前面我們分析了加班的法律規(guī)定，從法律規(guī)定來看，對(duì)于存在加班的企業(yè)尤其是勞動(dòng)密集型企業(yè)來說，成本壓力是很大的。另外，按照《勞動(dòng)爭(zhēng)議調(diào)解仲裁法》的規(guī)定，在勞動(dòng)關(guān)系存續(xù)期間，勞動(dòng)報(bào)酬的時(shí)效是不受限制的。這無疑將加大用人單位在加班費(fèi)上的管理風(fēng)險(xiǎn)。如何合法有效的控制加班費(fèi)和加班費(fèi)爭(zhēng)議，是企業(yè)控制成本尤其是勞動(dòng)用工成本的一項(xiàng)重要舉措。具體而言，要控制加班費(fèi)和加班費(fèi)爭(zhēng)議，需要綜合運(yùn)用以下幾項(xiàng)措施：
1．正確運(yùn)用工時(shí)制度
根據(jù)法律規(guī)定，加班與工時(shí)制度有直接的關(guān)系。至于用人單位與勞動(dòng)者簽訂的是什么類型的勞動(dòng)合同、實(shí)行月薪制還是年薪制，都與加班無關(guān)。加班只與工時(shí)有關(guān)，在我國工時(shí)有三類，即標(biāo)準(zhǔn)工時(shí)、綜合計(jì)算工時(shí)、不定時(shí)工時(shí)。有關(guān)加班與工時(shí)的關(guān)系，我們已在前面詳細(xì)分析過，這里就不再贅述。三類工時(shí)制度有各自適用的對(duì)象，用人單位要有效控制加班費(fèi)，首先必須正確運(yùn)用工時(shí)制度，對(duì)特殊的工作崗位需要按照法律規(guī)定申請(qǐng)?zhí)厥獾墓r(shí)。
2．建立加班的申報(bào)、審批制度
加班是用人單位與勞動(dòng)者雙方合意的行為，要么是公司安排、員工同意，要么是員工申請(qǐng)、加班公司批準(zhǔn)。因此，用人單位要控制加班費(fèi)，應(yīng)該制訂一套規(guī)范的加班管理制度。首先，單位應(yīng)當(dāng)設(shè)置規(guī)范的加班申請(qǐng)單，包含申請(qǐng)理由、加班截止時(shí)間等具體內(nèi)容，由員工提出加班申請(qǐng)；其次，要經(jīng)過部門經(jīng)理簽字，得到部門經(jīng)理的確認(rèn)(部門經(jīng)理加班由總經(jīng)理確認(rèn))；最后，到人事部門(或財(cái)務(wù)部門)備案。建立上述制度的重要意義還體現(xiàn)在加班費(fèi)爭(zhēng)議的處理中。因?yàn)?，在?shí)踐中，用人單位考勤制度中實(shí)行電子打卡的比較多，若考勤記錄顯示的工作時(shí)間超過法定的工作時(shí)間，就可以作為加班的初步證據(jù)。而如果用人單位事先建立加班的申報(bào)、審批制度的話，就可以對(duì)考勤記錄進(jìn)行制約，即雖然考勤記錄顯示的工作時(shí)間超過了法定工作時(shí)間，但未按照加班制度進(jìn)行申報(bào)或?qū)徟某瑫r(shí)工作不視為加班。因此，只有建立加班的申報(bào)、審批制度，當(dāng)因加班而發(fā)生爭(zhēng)議時(shí)，企業(yè)才能占據(jù)主動(dòng)地位。
3、科學(xué)設(shè)計(jì)工資結(jié)構(gòu)
加班費(fèi)的計(jì)算涉及加班工資計(jì)算基數(shù)，如果加班費(fèi)的計(jì)算基數(shù)降低了，加班費(fèi)也會(huì)隨之降低。按照目前的大部分地區(qū)的司法實(shí)踐，在計(jì)算加班工資時(shí)一般都按照當(dāng)月的工資總額作為計(jì)算加班費(fèi)的基數(shù)。因此，即使工資結(jié)構(gòu)中分為基本工資、獎(jiǎng)金、津貼、補(bǔ)貼等多個(gè)項(xiàng)目的，也無濟(jì)于事。因?yàn)椋吭碌墓べY項(xiàng)目細(xì)分再多，都是工資的組成部分，都應(yīng)計(jì)為加班費(fèi)的計(jì)算基數(shù)。如何設(shè)計(jì)工資的結(jié)構(gòu)才可以減少加班費(fèi)的計(jì)算基數(shù)呢?《企業(yè)工資條例(草案)》可以給用人單位提供啟示，《企業(yè)工資條例(草案)》中提出了一個(gè)“標(biāo)準(zhǔn)工資”的概念，作為加班工資的計(jì)算基數(shù)。同時(shí)將“標(biāo)準(zhǔn)工資”定義為：?jiǎn)T工在正常工作時(shí)間為用人單位提供正常勞動(dòng)應(yīng)得的報(bào)酬。但不包括：(1)支付周期超過一個(gè)月的工資，如季度獎(jiǎng)、半年獎(jiǎng)等以及按季度、半年等結(jié)算的業(yè)務(wù)提成；(2)無確定支付周期的工資。盡管這只是個(gè)草案，還未成為法律，但是從中可以看出將來的立法精神，因此用人單位在設(shè)計(jì)工資結(jié)構(gòu)時(shí)，可以考慮將每月的獎(jiǎng)金、補(bǔ)貼等設(shè)計(jì)為季度獎(jiǎng)、半年獎(jiǎng)等，以減少加班工資的計(jì)算基數(shù)。
4．合理選擇調(diào)休
按照法律規(guī)定，用人單位在休息日安排勞動(dòng)者加班的，可以選擇調(diào)休也可以選擇支付加班工資。從控制加班費(fèi)的角度來講，有條件的用人單位應(yīng)優(yōu)先選擇調(diào)休，尤其是管理人員加班更應(yīng)選擇調(diào)休來代替加班費(fèi)支出。
5．制作完備的工資支付憑證
對(duì)于存在加班現(xiàn)象的用人單位來說，工資支付憑證的制作是比較重要的。完備的工資支付憑證應(yīng)反映當(dāng)月的加班工資，否則，用人單位安排勞動(dòng)者加班又未在工資支付憑證中反映加班工資的話，事后勞動(dòng)者主張加班費(fèi)的，用人單位將處于被動(dòng)地位。
6．妥善保管考勤記錄和工資支付憑證
用人單位與勞動(dòng)者因加班費(fèi)發(fā)生糾紛的，考勤記錄和工資支付憑證，是兩項(xiàng)十分重要的證據(jù)。按照法律規(guī)定，這兩項(xiàng)證據(jù)都是應(yīng)由用人單位提供的。若用人單位無法提供或拒不提供的，需要承擔(dān)不利的后果。因此，從預(yù)防敗訴風(fēng)險(xiǎn)的角度講，用人單位應(yīng)妥善保管勞動(dòng)者的考勤記錄和工資支付憑證，而且按照《勞動(dòng)爭(zhēng)議調(diào)解仲裁法》關(guān)于勞動(dòng)報(bào)酬時(shí)效的規(guī)定，用人單位應(yīng)將這些證據(jù)保留至勞動(dòng)者離職后1年。
（吳圣奎編輯整理）
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