辦公室的秘密是什么？遠(yuǎn)程管理的“大坑”和高效秘笈，又在哪里?
為什么看似美好的遠(yuǎn)程辦公，體驗(yàn)如此不堪？
回答這個(gè)當(dāng)下人們都在頭疼的問題，要從一家美國(guó)軟件公司說起。37signals（現(xiàn)更名為Basecamp）是一家以“小、美、酷”著稱的企業(yè)，憑借分布在全球的30多名員工，為數(shù)百萬用戶提供服務(wù)。更重要的是，依靠遠(yuǎn)程辦公，讓它成為了全球效率最高的軟件公司之一。
作為創(chuàng)始人的賈森·弗里德和戴維·海涅邁爾·漢森曾經(jīng)出版了《REMOTE》一書，其中有一句話可以解答文章開頭提出的問題：
“想讓遠(yuǎn)程工作徹底失敗，就讓員工去‘試試看’，但公司還是按照原來的業(yè)務(wù)模式做事”。
換句話說，你以為你體驗(yàn)的是遠(yuǎn)程辦公，其實(shí)那只不過是遠(yuǎn)程假裝在辦公室辦公而已。遠(yuǎn)程辦公從來不是技術(shù)問題，而是管理問題。
為什么？這要從“辦公室的誕生”說起。
為什么會(huì)有辦公室？
現(xiàn)代辦公室起源于20世紀(jì)初，雖然它是一個(gè)供文職人員辦公的場(chǎng)所，但是核心理念仍然和工業(yè)大生產(chǎn)時(shí)期對(duì)流水線工人的設(shè)計(jì)相同，即泰勒主義。
泰勒認(rèn)為，企業(yè)管理的根本目的在于提高效率。在這種思想的指導(dǎo)下，企業(yè)從每一個(gè)工人、每一道工序抓起，設(shè)計(jì)出最佳的工位、最合理的勞動(dòng)定額以及標(biāo)準(zhǔn)化的操作方法。
所以最初的辦公室，就像是學(xué)校的教室：整齊劃一，完全開放，方便監(jiān)控。
后來，從20世紀(jì)50年代開始，人文主義關(guān)懷興起，企業(yè)開始關(guān)注雇員的需求。此時(shí)，格子間辦公室應(yīng)運(yùn)而生，格子間既明確了工位，又保護(hù)了員工隱私。時(shí)至今日，格子間是絕大多數(shù)辦公室的標(biāo)配。
而近年來，伴隨著一批創(chuàng)業(yè)公司的興起，學(xué)習(xí)谷歌的開放式辦公成為一種潮流。谷歌辦公室的設(shè)計(jì)理念是通過開放的空間促進(jìn)大家的溝通、協(xié)作，更好的提升工作效率和創(chuàng)新能力。
然而，辦公室的設(shè)計(jì)理念幾經(jīng)變遷，員工卻從來不滿意。
在泰勒主義下，員工的潛力得到了最大化挖掘，但是也成了被資本家壓榨的奴隸。
格子間的批評(píng)者認(rèn)為，格子間只是阻擋了視線，無法阻擋聲音，結(jié)果是即沒有保護(hù)隱私，還阻礙的交流。
谷歌的部分員工認(rèn)為，自己的隱私蕩然無存，溝通積極性被削弱，交流也是流于表面。
如果辦公環(huán)境讓員工感到不舒服，工作效率很難保證。因?yàn)榛仡欈k公室的風(fēng)格變遷，我們看到：不論外在形式如何變化，不論泰勒主義和人文主義誰占上風(fēng)，追求員工的高效率、高產(chǎn)出這一目標(biāo)是不變的。
為何辦公室工作效率如此之低？
和我們今天討論的遠(yuǎn)程辦公相比，根據(jù)權(quán)威數(shù)據(jù)分析，遠(yuǎn)程辦公的工作效率更高。
《哈佛商業(yè)評(píng)論》的一項(xiàng)研究表明，遠(yuǎn)程辦公的雇員其工作效率比辦公室員工高13.5%，同時(shí)他們表示有更高的幸福感和工作積極性。
另一項(xiàng)研究印證了同樣的觀點(diǎn)，斯坦福大學(xué)對(duì)16000名雇員進(jìn)行了分析，結(jié)果顯示遠(yuǎn)程辦公者的績(jī)效產(chǎn)出更高，即便是一周只有幾天可以享受遠(yuǎn)程辦公的員工，他們的績(jī)效產(chǎn)出仍然要高13%。
37signal的創(chuàng)始人弗雷德在TED做了名為“為什么在辦公室的時(shí)候無法工作”的分享，作者提出了非常有洞察的結(jié)論。
當(dāng)你詢問別人：他們需要工作的時(shí)候回去哪里？一般來說，你會(huì)得到三種不同的答案：一種回答是某個(gè)地方，比如房間；第二種是移動(dòng)的物體，比如火車；第三種是想要工作的時(shí)間。
無論如何，他們都不會(huì)說出“辦公室”這個(gè)選項(xiàng)。為什么？真實(shí)的情況可能是這個(gè)樣子：
“你剛走進(jìn)辦公室，先忙了15分鐘，然后被拉到另一件瑣事當(dāng)中，又忙了30分鐘，之后又有一個(gè)不得不參加的會(huì)議，會(huì)議結(jié)束很可能就要吃午飯了。
午飯過后你又專心工作了15分鐘，此時(shí)有同事來向你請(qǐng)教問題，還有你的經(jīng)理在等著與你溝通項(xiàng)目進(jìn)展，這些忙完了，已經(jīng)下班了，這一天幾乎沒做什么工作。”
打擾與會(huì)議，是辦公室工作高效率的天敵。
但是，打擾與會(huì)議只是問題的表象。這兩個(gè)表象共同指向了一個(gè)深層次的問題：企業(yè)管理模式。
你體驗(yàn)的是“偽遠(yuǎn)程辦公”
遠(yuǎn)程辦公不簡(jiǎn)單等于離開辦公室辦公，這只是其表現(xiàn)形式。
本質(zhì)上說，遠(yuǎn)程辦公是一個(gè)系統(tǒng)工程，這個(gè)系統(tǒng)的核心是管理理念的轉(zhuǎn)變。
疫情之下，各個(gè)公司匆忙啟動(dòng)遠(yuǎn)程辦公機(jī)制，而它們的管理模式依然是針對(duì)辦公室體制的，這種錯(cuò)位成為員工疲憊感的來源。
一、缺乏信任讓遠(yuǎn)程辦公變成遠(yuǎn)程監(jiān)工
之前互聯(lián)網(wǎng)上傳出某公司要求在家辦公人員在工作時(shí)間需要打開攝像頭，這一行為成為了“遠(yuǎn)程監(jiān)工”的真實(shí)寫照。
這充分說明了，該企業(yè)的管理是基于不信任管理，也就是默認(rèn)了員工會(huì)偷懶，這是一個(gè)隱含的假設(shè)。
基于這一假設(shè)，企業(yè)往往是用管“人”代替管“事”且衍生出了一整套的管理體系，比如盡可能延長(zhǎng)工作時(shí)間，默許“996”的存在，員工不在座位上會(huì)被認(rèn)為偷懶，因此能夠長(zhǎng)時(shí)間活動(dòng)在領(lǐng)導(dǎo)視線內(nèi)的員工往往有較高的績(jī)效。
在這一點(diǎn)上，歐美的成熟企業(yè)做的比較好。有一個(gè)形象的對(duì)比，成熟企業(yè)員工入職時(shí)，信用分是100，公司對(duì)招聘的員工充分信任、充分授權(quán)，相信他們可以在不用監(jiān)督的情況下做好本職工作。然而一旦出現(xiàn)不守信的情況，你的信用分就要相應(yīng)的扣除，直到最后走人。
這便是為什么疫情之下的遠(yuǎn)程辦公體驗(yàn)如此之差的原因之一。遠(yuǎn)程辦公本身是基于信任的管理，如果企業(yè)對(duì)員工不信任，反而會(huì)帶來更多的監(jiān)控。即便不是攝像頭監(jiān)控，那也可能是更多的會(huì)議、更多的匯報(bào)、甚至是對(duì)員工進(jìn)行定位確保沒有到處閑逛。
此時(shí)員工的疲憊感是來自于內(nèi)心深處的不被信任感。俗稱“心累”。
那企業(yè)應(yīng)該怎么做更合適？
如果企業(yè)真的想推行遠(yuǎn)程辦公，必須要從源頭杜絕不信任的企業(yè)管理模式。企業(yè)必須要清楚，如果員工真心想打游戲或者上網(wǎng)閑逛，在辦公室一樣能做到，因此額外的監(jiān)控是不必須的。
為了保證員工是值得信任的，那就要從招聘環(huán)節(jié)抓起：要么信任，要么走人。
二、不合格的管理者：以管理為工作
我們可以用情侶之間的互動(dòng)關(guān)系做一個(gè)類比。要求對(duì)方“立即回復(fù)”可能是一種心理疾病和過強(qiáng)控制欲的表現(xiàn)。有的人會(huì)因?yàn)閷?duì)方不能立即回復(fù)而發(fā)火，通常來說，這樣的人往往有焦慮癥或者強(qiáng)迫癥。
在企業(yè)管理中依然如此。根據(jù)二八原則，往往緊急且重要的事項(xiàng)最多占到20%，但是有的管理者卻非常熱衷，一旦員工回復(fù)不及時(shí)，就馬上觸發(fā)“不信任”的思考模式。
這就不難解釋，為什么某些企業(yè)要求遠(yuǎn)程的員工在工作群中保持活躍，這背后是管理者的“立即回復(fù)上癮癥”在作祟。
那么，合格的管理者應(yīng)該怎么做？
管理者的首要任務(wù)，是為員工充分發(fā)揮才能提供條件，同時(shí)分清楚當(dāng)下應(yīng)該處理的任務(wù)的優(yōu)先級(jí)。企業(yè)可以在流程上保證予以保證。
1. 遠(yuǎn)程辦公下，鼓勵(lì)員工多用文字溝通，非必要不使用即時(shí)聊天工具，多用郵件。郵件接收者可以根據(jù)緊急程度選擇立即回復(fù)還是稍后回復(fù)。
2. 使用日歷安排每日工作，強(qiáng)制要求員工養(yǎng)成在日歷上標(biāo)記日程的習(xí)慣。會(huì)議要求提前1天預(yù)約，盡量選擇大家重疊的空閑時(shí)間。
3. 采用協(xié)同辦公工具，促進(jìn)信息透明，資料共享，工作成果要展示。讓公司經(jīng)理了解每個(gè)人的狀態(tài)和進(jìn)度。
遠(yuǎn)程辦公，應(yīng)該注意哪些坑？
除了美國(guó)的37signal，在國(guó)內(nèi)也有一家軟件公司，堅(jiān)持遠(yuǎn)程辦公長(zhǎng)達(dá)5年的時(shí)間。我們采訪了PingCAP創(chuàng)始人黃東旭，他總結(jié)了自己關(guān)于遠(yuǎn)程辦公的經(jīng)驗(yàn)：
一、并不是所有人都適合遠(yuǎn)程辦公
遠(yuǎn)程辦公需要員工有強(qiáng)大的自驅(qū)力與自律。在招聘的時(shí)候，自驅(qū)力是必須要考核的一個(gè)因素。而即便滿足這些條件，員工也未必就能適應(yīng)遠(yuǎn)程辦公的生活。
在PingCAP曾經(jīng)有一名員工，遠(yuǎn)程工作一段時(shí)間，感覺不太好，甚至讓黃東旭懷疑自己招錯(cuò)人了。后來，該員工主動(dòng)要求到北京辦公室工作，之后的表現(xiàn)猶如脫胎換骨一般。由此說明，遠(yuǎn)程辦公這件事確實(shí)要看人，并不是人人都適合。
二、提倡飽和式溝通，寫作能力很重要
遠(yuǎn)程辦公之下，溝通必須要飽和，寧可啰嗦也不能假定對(duì)方聽懂了，更不能讓對(duì)方猜測(cè)自己的意思，要學(xué)會(huì)用大白話溝通，否則可能會(huì)導(dǎo)致誤會(huì)。
比如對(duì)方發(fā)了一個(gè)“呵呵”，你也不知道“呵呵”背后到底什么含義，可能是不屑，也可能就是個(gè)人聊天習(xí)慣。這個(gè)時(shí)候，建議“呵呵”之后可以加個(gè)表情，這樣就不會(huì)有誤會(huì)。
此外，遠(yuǎn)程辦公時(shí)，工程師的寫作能力很重要。因?yàn)橛械某绦騿T比較內(nèi)向，不擅表達(dá)，面對(duì)面溝通還可以理解對(duì)方的意思，當(dāng)用文字的時(shí)候就非常困難，公司在這方面有相關(guān)的培訓(xùn)。
三、遠(yuǎn)程辦公的企業(yè)，中層管理很重要
如果有員工技術(shù)能力很好，但是實(shí)在不擅長(zhǎng)溝通，此時(shí)溝通的重?fù)?dān)要落在中層經(jīng)理身上，然后把工程上的難點(diǎn)派給這位工程師去做。對(duì)于采用遠(yuǎn)程辦公的軟件公司，中層負(fù)責(zé)拆解任務(wù)、控制項(xiàng)目進(jìn)度，公司的組織建設(shè)應(yīng)該圍繞他們來做。
四、遠(yuǎn)程辦公要擔(dān)心員工過勞，而不是擔(dān)心偷懶
遠(yuǎn)程辦公下，員工非常容易過勞。因?yàn)楣ぷ骱蜕畹慕缦弈：苋菀自斐?4小時(shí)工作的狀態(tài)。就工作產(chǎn)出來說，在家比辦公室略高一些，能夠長(zhǎng)時(shí)間堅(jiān)持遠(yuǎn)程辦公的人，自控力非常強(qiáng)，完全不擔(dān)心怠工。
五、 臨時(shí)抓人開會(huì)不可接受
開會(huì)有嚴(yán)格的流程，必須要提前一天通知，臨時(shí)抓人開會(huì)，員工可以拒絕。工作上要有契約精神，接受了會(huì)議邀請(qǐng)，就要按時(shí)出現(xiàn)，臨時(shí)安排的會(huì)議，如果打亂了自己的工作節(jié)奏可以不參加。
六、遠(yuǎn)程辦公不是技術(shù)問題，其實(shí)是管理模式的問題
一家遠(yuǎn)程辦公做的好的企業(yè)，背后一定有一套流程和完善的管理模式。只有遠(yuǎn)程辦公的形式，而沒有配套的流程制度，這屬于戰(zhàn)術(shù)上的勤奮，戰(zhàn)略上的懶惰。想要真正的實(shí)踐遠(yuǎn)程辦公，必須要對(duì)企業(yè)進(jìn)行科學(xué)管理。
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