勞動合同管理是指根據(jù)國家法律、法規(guī)和政策的要求，運(yùn)用組織、指揮、協(xié)調(diào)、實(shí)施職能對合同的訂立、履行、變更和解除、終止等全過程的行為所進(jìn)行的一系列管理工作的總稱。勞動合同管理是人力資源管理中重要的一個環(huán)節(jié)。加強(qiáng)勞動合同管理，提高勞動合同的履約率，對于提高勞動者的績效，激發(fā)勞動者的積極性，維護(hù)和諧的勞動關(guān)系，促進(jìn)企業(yè)的健康發(fā)展來說具有十分重要的意義。本文擬通過一則案例向大家簡單介紹下勞動合同管理中可能出現(xiàn)的法律風(fēng)險隱患，希望能夠幫助到大家。
一、哪些文檔應(yīng)當(dāng)是用人單位應(yīng)該著重保存的呢？
簡要列舉如下：
1、 《入職登記表》及原單位開具的《離職證明》；
2、勞動者身份與資歷證明、體檢報告等；
3、《勞動合同書》及附件；
4、勞動者簽字確認(rèn)的規(guī)章制度、考勤登記表、工資條、社保聲明、請假條、績效考核結(jié)果等；
5、勞動者申請病假提交的診斷書、醫(yī)囑等；
7、《保密協(xié)議》；
8、《競業(yè)禁止協(xié)議》；
9、勞動合同補(bǔ)充協(xié)議；
10、勞動合同變更協(xié)議；
11、其他用人單位在人力資源管理中使用的文件。
二、原件的歸檔保存
用人單位為什么要將勞動合同相關(guān)的文件原件進(jìn)行歸檔保存？一方面，這是用人單位治理公司的必須；另一方面，也是勞動合同法等相關(guān)法律法規(guī)對用人單位的要求。
《勞動合同法》第五十條規(guī)定：“用人單位應(yīng)當(dāng)在解除或者終止勞動合同時出具解除或者終止勞動合同的證明，并在十五日內(nèi)為勞動者辦理檔案和社會保險關(guān)系轉(zhuǎn)移手續(xù)。用人單位對已經(jīng)解除或者終止的勞動合同的文本，至少保存二年備查?！?/p>
《中華人民共和國勞動爭議調(diào)解仲裁法》第六條規(guī)定：“發(fā)生勞動爭議，當(dāng)事人對自己提出的主張，有責(zé)任提供證據(jù)。與爭議事項(xiàng)有關(guān)的證據(jù)屬于用人單位掌握管理的，用人單位應(yīng)當(dāng)提供；用人單位不提供的，應(yīng)當(dāng)承擔(dān)不利后果。”
《中華人民共和國勞動爭議調(diào)解仲裁法》第三十九條規(guī)定：“當(dāng)事人提供的證據(jù)經(jīng)查證屬實(shí)的，仲裁庭應(yīng)當(dāng)將其作為認(rèn)定事實(shí)的根據(jù)。勞動者無法提供由用人單位掌握管理的與仲裁請求有關(guān)的證據(jù)，仲裁庭可以要求用人單位在指定期限內(nèi)提供。用人單位在指定期限內(nèi)不提供的，應(yīng)當(dāng)承擔(dān)不利后果?！?/p>
《勞動人事爭議仲裁辦案規(guī)則》第十七條規(guī)定：“當(dāng)事人對自己提出的主張有責(zé)任提供證據(jù)。與爭議事項(xiàng)有關(guān)的證據(jù)屬于用人單位掌握管理的，用人單位應(yīng)當(dāng)提供；用人單位不提供的，應(yīng)當(dāng)承擔(dān)不利后果?！?/p>
《最高人民法院關(guān)于審理勞動爭議案件適用法律若干問題的解釋（三）》第九條規(guī)定：“ 勞動者主張加班費(fèi)的，應(yīng)當(dāng)就加班事實(shí)的存在承擔(dān)舉證責(zé)任。但勞動者有證據(jù)證明用人單位掌握加班事實(shí)存在的證據(jù)，用人單位不提供的，由用人單位承擔(dān)不利后果?！?/p>
從以上法律法規(guī)、司法解釋的規(guī)定可知，用人單位對勞動合同的文件的檔案管理，不僅是管理企業(yè)之需，更是在處理與勞動者之間勞動爭議時維護(hù)自身合法權(quán)益的必須工具。立法機(jī)關(guān)基于在勞動合同關(guān)系中用人單位處于較為優(yōu)勢的地位這一基本事實(shí)，將較多的舉證責(zé)任轉(zhuǎn)到到用人單位身上。
因此，即使用人單位在管理勞動者的過程中嚴(yán)格履行了勞動合同法等相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定，也難免遇到不誠信的勞動者惡意糾纏。因此，用人單位做好勞動合同相關(guān)文件原件的存檔，是用人單位人力資源部門的首要任務(wù)。
【典型案例】
用人單位將勞動合同原件丟失，承擔(dān)二倍工資
【案情簡介】
甲于2005年4月1日至A公司工作，雙方最后一份勞動合同期限至2009年2月28日。2009年8月1日A公司和B公司簽訂“委派書”，約定自2009年8月1日起A公司委派員工至B公司，所委派的員工原歸屬于A公司的勞動關(guān)系及工作年限將同時轉(zhuǎn)至B公司，B公司將依法與該員工簽訂勞動合同，并及時辦理用工手續(xù)及社會保險等相關(guān)事宜。甲在委派書上簽名。
2009年8月1日B公司、甲建立勞動關(guān)系，雙方約定月工資5000元（稅前），但未簽訂勞動合同。2010年4月2日甲向B公司提交辭職信并填寫了離職申請表，稱個人原因提出辭職。甲工作至2010年5月31日。2010年8月9日甲向上海市黃浦區(qū)勞動人事爭議仲裁委員會申請仲裁，要求A公司支付2009年3月至8月未簽訂勞動合同二倍工資96860元、支付解除勞動合同經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償金53270元，要求B支付2009年9月至2010年5月未簽勞動合同二倍工資193720元。
【法庭答辯】
雙方確認(rèn)約定原告月工資為5000元（稅前），扣除稅費(fèi)后原告實(shí)發(fā)被告每月3984.16元。甲表示除上述工資外，B公司每月另行發(fā)放被告每月獎金2500元，并打入另外的銀行卡中。B公司表示否認(rèn)每月發(fā)放被告2500元獎金。
B公司提供了黃浦區(qū)職業(yè)介紹所網(wǎng)上“招用人員信息”及黃浦區(qū)職業(yè)介紹中心“單位辦理員工招工登記備案手續(xù)的辦事程序”，招用人員信息中顯示被告合同簽訂情況為“初簽”，合同起始日期為“20090801”；辦事程序顯示單位辦理員工招工登記備案手續(xù)需提交的資料有：單位與勞動者簽訂的勞動合同、錄用人員的《勞動手冊》……
B公司同時提供了有被告簽名的勞動合同復(fù)印件。B公司表示和甲建立勞動關(guān)系時，雙方簽訂了勞動合同，并持勞動合同為甲登記了招工登記備案手續(xù)，此后因B公司管理制度的缺失和不規(guī)范，導(dǎo)致勞動合同原件遺失。B公司將與甲的勞動合同遺失和不簽訂勞動合同有本質(zhì)的區(qū)別，故B公司不應(yīng)承擔(dān)未簽勞動合同的法律責(zé)任。甲不認(rèn)可勞動合同復(fù)印件上的被告簽名，并表示雖然B公司持勞動合同為其辦理了招工登記備案手續(xù)，但辦理招工登記手續(xù)的部門并不會審核勞動合同是否是勞動者本人簽名，故原告提供的證據(jù)并不能說明B公司與甲簽訂了勞動合同。
【審判要旨】
1、 B公司僅提供了勞動合同復(fù)印件，無法提供勞動合同原件，甲也不認(rèn)可該復(fù)印件上的簽名，故無法確認(rèn)該勞動合同的真實(shí)性。B公司提供的招用人員信息和辦事程序，雖然顯示雙方勞動合同簽訂情況為“初簽”，但因招工登記部門并不負(fù)有對用人單位提供的勞動合同進(jìn)行審核的職責(zé)，也無法就此推論雙方曾簽訂過勞動合同。故B公司稱與甲簽訂勞動合同，但勞動合同原件已遺失，本院不予采信。
2、用人單位自用工之日起超過一個月不滿一年未與勞動者訂立書面勞動合同的，應(yīng)當(dāng)向勞動者每月支付二倍的工資。B公司未及時與甲簽訂勞動合同，應(yīng)當(dāng)支付未簽勞動合同二倍工資差額。雙倍工資的計(jì)算基數(shù)應(yīng)按照雙方約定的正常工作時間月工資來確定?，F(xiàn)雙方均認(rèn)可被告每月工資為5000元，故B公司應(yīng)按每月5000元支付甲未簽勞動合同的二倍工資差額。
法院最終判令B公司于判決生效之日起十日內(nèi)支付甲2009年9月1日至2010年5月31日未簽勞動合同二倍工資差額人民幣45000元。
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