| 工作分析在人力資源管理實(shí)踐中的有效執(zhí)行 筆者將工作分析的理論與實(shí)踐具體進(jìn)行結(jié)合，通過(guò)自己的親身經(jīng)歷和體會(huì)，講述了有效進(jìn)行工作分析的具體操作過(guò)程；同時(shí)，為使工作分析在人力資源管理實(shí)踐中得到有效執(zhí)行，還進(jìn)一步指出了需要特別注意和把握好的五個(gè)方面：1、充分認(rèn)識(shí)工作分析的重要性；2、明確工作分析的目的；3、把握工作分析的內(nèi)容；4、理順工作分析的程序；5、工作方法的選擇要得當(dāng)。 一、前言 工作分析又稱(chēng)職務(wù)分析，是指全面了解、獲取與工作相關(guān)的詳細(xì)信息的過(guò)程，具體來(lái)說(shuō)，是對(duì)組織中某個(gè)特定職務(wù)的工作內(nèi)容和職務(wù)規(guī)范（任職資格）的描述和研究過(guò)程，即制定職位說(shuō)明書(shū)和職務(wù)規(guī)范的系統(tǒng)過(guò)程。 工作分析是一項(xiàng)細(xì)致性技術(shù)含量很高的工作，任何環(huán)節(jié)做不好，都可能會(huì)導(dǎo)致工作說(shuō)明書(shū)反映的內(nèi)容失實(shí)和不科學(xué)，對(duì)其他工作也就不能起到應(yīng)有的指導(dǎo)作用。 二、工作分析的具體實(shí)踐過(guò)程 筆者入學(xué)前曾在某大型軟件開(kāi)發(fā)公司工作，該公司時(shí)處管理體制改革階段。管理體制進(jìn)行改革，組織結(jié)構(gòu)優(yōu)化，以提高企業(yè)運(yùn)作效率，在此階段人力資源管理方面一項(xiàng)重要的工作內(nèi)容就是進(jìn)行工作分析，明確各崗位的職責(zé)及權(quán)限，從而對(duì)公司的整體改革起到基礎(chǔ)性的促進(jìn)作用。 工作分析本身就是一項(xiàng)費(fèi)力、費(fèi)神、耗財(cái)?shù)幕顒?dòng)，為保證工作分析的順利有效開(kāi)展，我們進(jìn)行了充分的準(zhǔn)備工作，對(duì)現(xiàn)有資料研究，這些資料包括各部門(mén)的部門(mén)說(shuō)明書(shū)、組織結(jié)構(gòu)圖、工作流程圖、人員名單和原有的職位說(shuō)明書(shū)等；設(shè)計(jì)調(diào)研用的工具，主要是問(wèn)卷調(diào)查表及工作日志范例。針對(duì)IT行業(yè)的特征和結(jié)合公司目前的現(xiàn)狀，為確保工作分析的有效進(jìn)行，公司專(zhuān)門(mén)成立了工作分析小組，并由公司總經(jīng)理?yè)?dān)任組長(zhǎng)，由人力資源部負(fù)責(zé)具體執(zhí)行。工作分析小組的成員事先也進(jìn)行了一定時(shí)間的集中培訓(xùn)。 我們的工作從工作信息的采集開(kāi)始，其具體的采集工作根據(jù)公司目前的崗位和工作流程開(kāi)展。我們根據(jù)公司目前的運(yùn)作特征將工作流程分為需求分析、編碼、開(kāi)發(fā)和測(cè)試四個(gè)環(huán)節(jié)。工作分析一般包括兩個(gè)方面的內(nèi)容：確定工作的具體特征；找出工作對(duì)任職人員的各種要求。我們將工作的重點(diǎn)放在對(duì)目前工作進(jìn)行詳盡的描述上，以形成規(guī)范的工作描述書(shū)，我們從工作名稱(chēng)、工作活動(dòng)、工作程序、物理環(huán)境、社會(huì)環(huán)境、聘用條件等5個(gè)方面著手，主要是解決工作內(nèi)容與特征、工作責(zé)任與權(quán)力、工作目的與結(jié)果、工作標(biāo)準(zhǔn)與要求、工作時(shí)間與地點(diǎn)、工作崗位與條件、工作流程與規(guī)范等問(wèn)題。 為了獲得更多的相關(guān)職務(wù)信息，我們進(jìn)行工作分析的方法主要采取的是訪談。每一崗位的訪談，從典型員工開(kāi)始，然后根據(jù)時(shí)間結(jié)合進(jìn)度爭(zhēng)取對(duì)同一崗位的每一位員工都可以進(jìn)行一次訪談。 在此過(guò)程中，我們經(jīng)常遇到的困難就是員工恐懼在工作分析實(shí)踐過(guò)程中的存在。由于員工害怕工作分析會(huì)對(duì)其已熟悉的工作環(huán)境帶來(lái)變化或者會(huì)引起自身利益的損失，應(yīng)而會(huì)對(duì)工作分析小組成員及其工作采取不合作甚至敵視的態(tài)度，例如員工對(duì)工作分析實(shí)施者的冷淡、抵觸情緒等，從而會(huì)影響到員工所提供的信息資料的準(zhǔn)確性。 員工恐懼對(duì)工作分析的實(shí)施過(guò)程、工作分析結(jié)果的可靠性及工作分析結(jié)果的應(yīng)用等方面會(huì)產(chǎn)生較大的影響。 想要更為成功的實(shí)施工作分析，就必須首先克服員工對(duì)工作分析的恐懼，從而使其提供真實(shí)的信息。我們首先就工作分析的原因、工作分析小組成員組成、工作分析不會(huì)對(duì)員工的就業(yè)和薪水福利等產(chǎn)生任何負(fù)面影響、為什么員工提供的信息資料對(duì)工作分析是十分重要等問(wèn)題向員工做了詳細(xì)清楚地解釋?zhuān)瑢T工及其代表納入到工作分析過(guò)程之中。因?yàn)橹挥挟?dāng)員工了解了工作分析的實(shí)際情況，并且參與到整個(gè)工作分析過(guò)程中之后，才會(huì)忠于工作分析，也才會(huì)提供真實(shí)可靠的信息。 同時(shí)結(jié)合公司目前正處在管理體制改革的關(guān)鍵階段和公司目前已經(jīng)實(shí)施的績(jī)效管理，為了使我們工作的進(jìn)行更有效，我們將訪談內(nèi)容確定在以下幾個(gè)方面，它主要包括： 1、日常工作內(nèi)容； 2、關(guān)于公司管理體制改革的建議； 3、一年工作中滿(mǎn)意和不滿(mǎn)意的地方； 4、關(guān)于薪酬福利方面的建議； 5、對(duì)公司人力資源管理方面的建議； 6、對(duì)公司目前績(jī)效考核工作的建議； 訪談的內(nèi)容選擇很重要，應(yīng)飽滿(mǎn)，以提高訪談的有效性和效率，不僅是為工作分析，同時(shí)為人力資源管理的其他功能模塊的進(jìn)行提供基礎(chǔ)支持，進(jìn)而以提高工作效率，否則工作效率將會(huì)低下，員工也會(huì)認(rèn)為是一個(gè)浪費(fèi)的過(guò)程。 訪談的組織和進(jìn)行，比預(yù)期的效果要更好，在訪談的進(jìn)行過(guò)程中和訪談完畢，員工們都普遍的表示歡迎和支持，他們普遍的反應(yīng)是，感覺(jué)到了公司對(duì)員工的關(guān)心和重視。員工們其實(shí)也一直都期望著能有這樣一次和公司談話(huà)的機(jī)會(huì)，以增強(qiáng)與公司間的了解和溝通。 在和員工訪談的過(guò)程中，工作分習(xí)小組的成員主要起著導(dǎo)航作用，以切實(shí)保證訪談的有效性。訪談的氛圍很輕松，員工們基本上都能很快進(jìn)入角色，能真實(shí)表達(dá)自己的想法。這種導(dǎo)航作用的一個(gè)重要體現(xiàn)就在于對(duì)訪談話(huà)題的駕馭功能上，針對(duì)所確定的訪談話(huà)題，有些員工有可能會(huì)表達(dá)出些不滿(mǎn)意的地方，要允許發(fā)牢騷，但應(yīng)在重要的話(huà)題上得到應(yīng)需要的信息。 在進(jìn)行訪談的過(guò)程中，我們很希望可以對(duì)同一崗位的每一位員工都可以進(jìn)行一次訪談，但是，由于我們?cè)L談工作的進(jìn)行主要是利用員工空余時(shí)間進(jìn)行，因?yàn)闀r(shí)間上的沖突等，我們只好先對(duì)某一崗位典型員工進(jìn)行訪談，然后向其他員工展開(kāi)。對(duì)每一位員工都進(jìn)行訪談固然好，但也同時(shí)會(huì)增加工作分析的時(shí)間成本。因此，并不一定非要對(duì)每一個(gè)人都進(jìn)行訪談，但應(yīng)保證有一定被訪談員工的普及率，80%左右為宜，不應(yīng)低于70%。 接下來(lái)的重要工作內(nèi)容就是對(duì)收集的信息進(jìn)行整理，與有關(guān)人員確認(rèn)信息，并做適當(dāng)?shù)恼{(diào)整，然后編寫(xiě)和形成職位說(shuō)明書(shū)。 三、有效進(jìn)行工作分析應(yīng)該注意的一些個(gè)問(wèn)題 工作分析是對(duì)組織中各項(xiàng)工作職務(wù)的特征、規(guī)范、要求、流程以及對(duì)完成此工作員工的素質(zhì)、知識(shí)、技能要求進(jìn)行描述的過(guò)程，是人力資源開(kāi)發(fā)與管理最基本的作業(yè)，是人力資源開(kāi)發(fā)與管理的前提，是現(xiàn)代人力資源所有職能——人力資源獲取、整合、保持激勵(lì)、控制調(diào)整和開(kāi)發(fā)等職能工作的基礎(chǔ)。只有做好了工作分析，才能據(jù)此完成企業(yè)人力資源規(guī)劃、績(jī)效評(píng)估、職業(yè)生涯設(shè)計(jì)、薪酬設(shè)計(jì)管理、招聘、甄選、錄用工作人員等等工作。有的企業(yè)人力資源管理者忽視或低估工作分析的作用，導(dǎo)致在績(jī)效評(píng)估時(shí)無(wú)現(xiàn)成依據(jù)、確定報(bào)酬時(shí)有失公平、目標(biāo)管理責(zé)任制沒(méi)有完全落實(shí)等等，挫傷員工工作積極性和影響企業(yè)效益的現(xiàn)象也時(shí)有發(fā)生。因此，對(duì)于人力資源管理者而言，做好工作分析至關(guān)重要，特別是要注意把握好以下幾個(gè)方面： ?。ㄒ唬┏浞终J(rèn)識(shí)工作分析的重要性 1、編制工作說(shuō)明書(shū)的需要。不難想象一個(gè)沒(méi)有工作說(shuō)明書(shū)的單位會(huì)亂成什么樣子，沒(méi)有工作說(shuō)明書(shū)的員工不知道自己的工作范圍，更不知道自己工作的努力方向，直接會(huì)導(dǎo)致人力資源的浪費(fèi)，降低員工的工作效率，影響企業(yè)的發(fā)展企業(yè)，因此企業(yè)必須存在一套完備、真實(shí)的工作說(shuō)明書(shū)。 2、設(shè)計(jì)考核方案的需要。一個(gè)建立在工作分析基礎(chǔ)上的績(jī)效考核方案才有真正說(shuō)服力和意義。科學(xué)合理的工作說(shuō)明書(shū)必含績(jī)效指標(biāo)一項(xiàng)，它是員工考核的依據(jù)。績(jī)效考核方案就是以績(jī)效指標(biāo)作為員工評(píng)價(jià)指標(biāo)，然后形成評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，在評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)基礎(chǔ)上為每一考核項(xiàng)目賦分，結(jié)合員工的工作表現(xiàn)，圍繞員工德、勤、能、績(jī)方面，形成對(duì)員工的評(píng)估。這樣的考核方案才是公正、公正的，對(duì)員工也才能起到真正的激勵(lì)作用。 3、人員招聘、選拔的需要。工作分析圍繞工作崗位本身開(kāi)展分析活動(dòng)，收集崗位信息，對(duì)工作崗位的勞動(dòng)復(fù)雜程度、責(zé)任大小、工作環(huán)境、勞動(dòng)強(qiáng)度進(jìn)行評(píng)價(jià)，得該崗位的特點(diǎn)及從事該工作所需要人員最基本的素質(zhì)，從而有了該崗位的任職條件，人力資源部門(mén)不用每次人員招聘都要費(fèi)精勞神地思考崗位招聘要求，這就為其他工作節(jié)省了時(shí)間，有助于工作效率的提高。 4、其他工作的需要。比如說(shuō)培訓(xùn)開(kāi)發(fā)工作、薪酬設(shè)計(jì)、工作設(shè)計(jì)、人力資源規(guī)劃等需要。拿員工培訓(xùn)來(lái)說(shuō)，通過(guò)工作分析，研究從事該崗位需要何種培訓(xùn)，及培訓(xùn)需求分析，以敲定合理的培訓(xùn)內(nèi)容；通過(guò)崗位評(píng)價(jià)，形成崗位序列，即我們常說(shuō)的崗位職層，針對(duì)崗位的技術(shù)要求、專(zhuān)業(yè)程度、勞動(dòng)條件、工作強(qiáng)度設(shè)計(jì)一個(gè)好的薪酬方案，起到激勵(lì)員工的需要。 ?。ǘ┟鞔_工作分析的目的 不同的組織，或者同一組織的不同階段，工作分析的目的有所不同。有的組織的工作分析是為了對(duì)現(xiàn)有的工作內(nèi)容與要求更加明確或合理化，以便制定切合實(shí)際的獎(jiǎng)勵(lì)制度，調(diào)動(dòng)員工的積極性；而有的是對(duì)新工作的工作規(guī)范作出規(guī)定；還有的企業(yè)進(jìn)行工作分析是因?yàn)樵庥隽四撤N危機(jī)，而設(shè)法改善工作環(huán)境，提高組織的安全性和抗危機(jī)的能力。在現(xiàn)實(shí)中，有的企業(yè)人力資源管理部門(mén)對(duì)工作分析的目的還不是很明確，出現(xiàn)了單純?yōu)榱斯ぷ鞣治龆ぷ鞣治龅墓脂F(xiàn)象，從而使人力資源管理的這一核心技術(shù)流于形式、沒(méi)有達(dá)到其應(yīng)有的目的。這一問(wèn)題在一些政府機(jī)關(guān)和國(guó)有企業(yè)中表現(xiàn)得尤為突出。有些企業(yè)雖然也形成了職務(wù)說(shuō)明書(shū)和工作描述書(shū)，但大都是按照現(xiàn)有工作人員的職責(zé)和要求進(jìn)行編制的，事隨人轉(zhuǎn)，根本就沒(méi)有進(jìn)行過(guò)細(xì)致的工作分析，等到人員有什么變動(dòng)，馬上就又起草一份職務(wù)說(shuō)明書(shū)，這樣的工作分析能否體現(xiàn)工作分析的目的可想而知。 ?。ㄈ┌盐展ぷ鞣治龅膬?nèi)容 工作分析一般包括兩個(gè)方面的內(nèi)容：確定工作的具體特征；找出工作對(duì)任職人員的各種要求。前者稱(chēng)為工作描述，后者稱(chēng)為任職說(shuō)明。在對(duì)工作分析的內(nèi)容進(jìn)行把握時(shí)要特別注意工作描述書(shū)（工作說(shuō)明書(shū)）與職務(wù)說(shuō)明書(shū)的區(qū)別與聯(lián)系。 規(guī)范的工作描述書(shū)包括工作名稱(chēng)、工作活動(dòng)、工作程序、物理環(huán)境、社會(huì)環(huán)境、聘用條件等5個(gè)方面，它主要是要解決工作內(nèi)容與特征、工作責(zé)任與權(quán)力、工作目的與結(jié)果、工作標(biāo)準(zhǔn)與要求、工作時(shí)間與地點(diǎn)、工作崗位與條件、工作流程與規(guī)范等問(wèn)題。而任職說(shuō)明書(shū)，旨在說(shuō)明擔(dān)任某項(xiàng)職務(wù)的人員必須具備的生理要求和心理要求，主要包括一般要求：年齡、性別、學(xué)歷、工作經(jīng)驗(yàn)；生理要求：健康狀況、力量與體力、運(yùn)動(dòng)的靈活性、感覺(jué)器官的靈敏度；心理要求：觀察能力、學(xué)習(xí)能力、解決問(wèn)題的能力、語(yǔ)言表達(dá)能力、人際交往能力、性格、氣質(zhì)、興趣愛(ài)好等等。 雖然工作說(shuō)明書(shū)和職務(wù)說(shuō)明書(shū)都是工作的相關(guān)結(jié)果，而且也是工作分析的主要內(nèi)容，但有的企業(yè)人力資源管理者對(duì)此似乎并沒(méi)有足夠、正確的認(rèn)識(shí)，甚至將兩者混為一談，這是一個(gè)不能不重視的問(wèn)題。此外，有的企業(yè)在工作的描述方面很不全面，在一份工作描述書(shū)中，缺乏工作關(guān)系、工作目標(biāo)等方面的描述；而且，憑經(jīng)驗(yàn)描述工作職責(zé)或職務(wù)職責(zé)的現(xiàn)象普遍存在，抑制了工作分析、評(píng)價(jià)在整體人力資源管理方案中的核心作用。 （四）理順工作分析的程序 工作分析是對(duì)工作一個(gè)全面的評(píng)價(jià)過(guò)程，這個(gè)過(guò)程可以分為六個(gè)階段，各個(gè)階段的主要工作如下： 1、準(zhǔn)備階段：成立工作小組；確定樣本（選擇具有代表性的工作）；分解工作為工作元素和環(huán)節(jié)，確定工作的基本難度、制定工作分析規(guī)范。 2、設(shè)計(jì)階段：選擇信息來(lái)源；選擇工作分析人員；選擇收集信息的方法和系統(tǒng)。 3、調(diào)查階段：編制各種調(diào)查問(wèn)卷和提綱；廣泛收集各種資源（7\“W\“）:工作內(nèi)容(What)；責(zé)任者(Who)；工作崗位(Where)；工作時(shí)間(When)；怎樣操作(How)；為什么要做(Why)；為誰(shuí)而服務(wù)(ForWhom)。 4、分析階段：審核已收集的各種信息；創(chuàng)造性地分析，發(fā)現(xiàn)有關(guān)工作或工作人員的關(guān)鍵成分；歸納、總結(jié)出工作分析的必需材料和要素。具體如何進(jìn)行分析呢？可從四個(gè)方面進(jìn)行： ?、俾殑?wù)名稱(chēng)分析：職務(wù)名稱(chēng)標(biāo)準(zhǔn)化，以求通過(guò)名稱(chēng)就能了解職務(wù)的性質(zhì)和內(nèi)容。 ②工作規(guī)范分析：工作任務(wù)分析；工作關(guān)系分析；工作責(zé)任分析；勞動(dòng)強(qiáng)度分析。 ?、酃ぷ鳝h(huán)境分析：工作的物理環(huán)境分析；工作的安全環(huán)境分析；社會(huì)環(huán)境。 ?、芄ぷ鲌?zhí)行人員必備條件分析：必備知識(shí)分析；必備經(jīng)驗(yàn)分析；必備操作能力分析；必備心理素質(zhì)分析。 5、運(yùn)用階段：促進(jìn)工作分析結(jié)果的使用。 6、反饋調(diào)整階段：組織的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)不斷變化，會(huì)直接或間接地引起組織分工協(xié)作體制的相應(yīng)調(diào)整，由此，可能產(chǎn)生新的任務(wù)、部分原有職務(wù)的消逝。 ?。ㄎ澹┕ぷ鞣椒ǖ卯?dāng) 工作分析的方法多種多樣，但企業(yè)在進(jìn)行具體的工作分析時(shí)要根據(jù)工作分析的目的、不同工作分析方法的利弊，針對(duì)不同人員的工作分析選擇不同的方法。一般來(lái)說(shuō)工作分析主要有資料分析法、問(wèn)卷調(diào)查法、面談法、現(xiàn)場(chǎng)觀察法、關(guān)鍵事件法等等。 這幾種工作分析方法各有利弊，如觀察法要求觀察者需要足夠的實(shí)際操作經(jīng)驗(yàn)，雖可了解廣泛、客觀的信息，但它不適于工作循環(huán)周期很長(zhǎng)的、腦力勞動(dòng)的工作，偶然、突發(fā)性工作也不易觀察，且不能獲得有關(guān)任職者要求的信息。面談法易于控制，可獲得更多的職務(wù)信息，適用于對(duì)文字理解有困難的人，但分析者的觀點(diǎn)影響工作信息正確的判斷；面談?wù)咭讖淖陨砝婵紤]而導(dǎo)致工作信息失真；職務(wù)分析者問(wèn)些含糊不清的問(wèn)題，影響信息收集；且不能單獨(dú)使用，要與其他方法連用。問(wèn)卷法費(fèi)用低、速度快；節(jié)省時(shí)間、不影響工作；調(diào)查范圍廣，可用于多種目的的職務(wù)分析；缺點(diǎn)是需經(jīng)說(shuō)明，否則會(huì)理解不同，產(chǎn)生信息誤差。采用工作實(shí)踐法分析者直接親自體驗(yàn)，獲得信息真實(shí)；只適應(yīng)于短期內(nèi)可掌握的工作，不適于需進(jìn)行大量的訓(xùn)練或有危險(xiǎn)性工作的分析。典型事件法直接描述工作中的具體活動(dòng)，可提示工作的動(dòng)態(tài)性；所研究的工作可觀察、衡量，故所需資料適應(yīng)于大部分工作，但歸納事例需耗大量時(shí)間；易遺漏一些不顯著的工作行為，難以把握整個(gè)工作實(shí)體。人力資源管理者除要根據(jù)工作分析方法本身的優(yōu)缺點(diǎn)來(lái)選取外，還要根據(jù)工作分析的對(duì)象來(lái)選擇方法，比如針對(duì)管理者的工作分析可采用管理職位描述問(wèn)卷方法（MPDQ）。 四、結(jié)束語(yǔ) 綜上所述，為使工作分析在人力資源管理實(shí)踐中得到有效執(zhí)行，我們需要將工作分析的理論與實(shí)踐積極進(jìn)行結(jié)合，并不斷創(chuàng)新，特別需要注意和把握好以下幾個(gè)方面具體實(shí)施：明確工作分析的目的、把握工作分析的內(nèi)容、理順工作分析的程序、工作方法得當(dāng)。 |
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