主辦方與協(xié)辦方對聯(lián)合會議、聯(lián)合行文歸檔的不同要求
很多時候，一次會議會由一方主辦，幾方協(xié)辦。這種情況下，對于主辦方和協(xié)辦方，同樣的會議材料在歸檔時要求是不同的。
《機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》第十一條，“機關(guān)聯(lián)合召開會議、聯(lián)合行文所形成的文件材料原件由主辦機關(guān)歸檔，其他機關(guān)將相應(yīng)的復制件或其他形式的副本歸檔”。
原件與副本、復制件在法律地位上是有所區(qū)別的。《檔案法實施辦法》第二十一條規(guī)定，檔案的復制件載有收藏單位法定代表人的簽名或者印章標記，才具有與檔案原件同等效力。
《文書檔案保管期限表》第5條、第8條第5款，將機關(guān)聯(lián)合召開會議、聯(lián)合行文形成的文件材料歸檔時，主辦機關(guān)和協(xié)辦機關(guān)雖然都對反映內(nèi)容相同的文件材料進行歸檔，但主辦機關(guān)對檔案保管期限的劃分明顯高于協(xié)辦機關(guān)，主要是為了避兔將來檔案重復進館，同時也便于協(xié)辦機關(guān)工作查考利用。按照國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)，省級以上檔案館應(yīng)接收同級機關(guān)永久保管的檔案，通過對主辦機關(guān)、協(xié)辦機關(guān)歸檔的內(nèi)容相同的文件材料保管期限的調(diào)整，能有效控制內(nèi)容相同檔案的重復進館問題。
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