會議是各級黨政機關研究部署工作的重要手段，會務工作的質量與水平直接影響到?jīng)Q策及其落實的質量和水平。筆者根據(jù)多年的辦會經(jīng)驗，把會務工作分為：會前準備、會中服務、會后總結三部分，并細化量化為22個關鍵點，將會務工作納入程序化、規(guī)范化的軌道。
會前準備
1.擬訂會議方案
會議方案是組織安排會議的關鍵。內容包括：會議名稱、時間、地點、規(guī)模、內容、議程、擬請出席領導、參會范圍、日程安排、文件材料目錄、宣傳報道、食宿行安排、安全保衛(wèi)、工作班子組成及職責分工等。制訂會議方案要堅持復雜程序簡明表述、簡單問題慎重對待的原則。方案報送相關領導審定后，要立即召集相關單位負責人召開協(xié)調會，對各項任務進行分解。
2.起草、審核會議通知
會議通知內容包括：會議名稱、主送單位、主要內容、報到時間和地點、參會范圍、報名要求、其他有關事項等。在會議通知起草過程中要注意：表達準確、條理清楚、言簡意賅、一目了然。會議通知一般由會議的承辦單位負責起草，然后報有關部門和領導審核簽批。
3.下發(fā)會議通知
會議通知下發(fā)要及時、準確。防止重發(fā)、錯發(fā)、漏發(fā)。如需召開緊急會議的，務必確保電話通知，其中要注意避免出現(xiàn)“明天”“后天”等字眼，必要時說明“幾號”“星期幾”，防止產生歧義。
4.落實與會人員
按照會議通知要求的時間，對與會人員逐一落實并做好登記，必要的進行電話核查、督促，統(tǒng)計匯總后列好請假人員名單，并及時向有關領導報告。
5.協(xié)調出席領導
根據(jù)會議性質擬定領導出席安排，報請領導同意后，逐一進行電話通知。內容包括：會議時間、地點、議程。并幫助銜接、督促講話稿或主持詞的起草與報送，確保及時送到相關領導手中。會前半小時要再對出席領導進行提醒。
6.預訂會議室
會議時間確定之后，要立即與會議場所聯(lián)系溝通，預訂會議室，并安排做好先期準備工作。
7.編印會議須知
大型會議需要編印會議須知，須知編排要求準確、周密、合理、簡潔。內容包括：日程安排、與會人員名單、分組名單、食宿安排、乘車安排、值班電話、作息時間、注意事項等。如有需要制作會議證件的，比如：出席證、列席證、工作證、車輛通行證等，要根據(jù)會議主題設計制作。
8.布置主席臺
主席臺的布置要從會議性質、領導人數(shù)、主席臺大小以及方便領導出入席等方面綜合考慮。一般中間坐職務較高的領導。
9.制作會標
會標體現(xiàn)會議的主題，會標制作一定要準確無誤，并注意把握會標的長度、字體與會場是否協(xié)調一致。
10.檢查音響和燈光
根據(jù)會議議程安排話筒的數(shù)量和擺放位置，并在布置會場時、開會前檢查音響燈光是否可以正常使用。
11.編制座區(qū)圖，擺放座簽
根據(jù)統(tǒng)計整理后的與會人員名單，合理安排與會人員的會場座次。座區(qū)圖和座簽要反復進行核對，防止遺漏、重復，防止出現(xiàn)錯別字。
12.組織調度會議用車
大型會議活動，需要借用或租用車輛。要安排專人負責車輛的召集和調度，車輛較多時要編排乘車分組，并對車輛進行編號。
13.安排新聞報道
需要新聞報道的會議，要提前通知有關新聞單位，并要求其將記者名單報值班室，再按名單通知到具體人。
14.安排會場警衛(wèi)和交通疏導
通知相關部門做好會場警衛(wèi)及交通疏導工作，防止會議過程中出現(xiàn)意外情況。規(guī)模較大的會議，由于到會車輛較多，要安排交警在會場附近進行交通疏導。
15.電力保障
會前與供電部門溝通聯(lián)系，安排保電任務，同時安排會議場所進行內部檢修。會議過程中還需安排專人值班，以便應對突發(fā)情況。
會中服務
16.簽到、分發(fā)會議材料
負責簽到的工作人員，要提前到達會場，幫助與會人員領取會議證件、文件材料、辦理住會手續(xù)。會議材料可以在會前通知各單位派人領取，也可以在會場簽到處一并發(fā)放，或是提前放置到與會人員桌上。對擺放在主席臺上的材料，要從頭到尾檢查順序和頁碼，確保不出差錯。
17.與音響師對接
準備一套會議材料，包括會議的主持詞交音響師，以方便其把握議程安排與音響的調配。
18.會議值班
會議值班的作用是收集和發(fā)送有關會議的信息，協(xié)調處理會議期間各項工作和突發(fā)事件，落實領導交辦的事項等。安排一人在會場內、一人在會場外值班，及時溝通情況，確保聯(lián)絡暢通。值班人員要時時將會議的實際進展情況與會議議程進行對比，掌握會議進程。
19.會場服務
提醒工作人員定時供應茶水，巡回檢查會場內的音響、燈光、室溫、通風、屏蔽等情況，發(fā)現(xiàn)問題迅速補救。遇到特殊情況需要向會議主持人匯報時，要采取靈活的方式處理，最大限度地減少對會議的影響。
20.維護會場秩序
會場秩序包括會場外秩序和會場內秩序。會議召開時，在會議室門口安排專人值班，防止無關人員進入會場，禁止大聲喧嘩。發(fā)現(xiàn)會場內不遵守紀律的行為，予以提醒和制止。會議開始后安排專人到會場清點人數(shù)，對遲到、缺席者進行登記。
會后總結
21.會議資料整理歸檔
會后將會議所有文件包括會議方案、通知、須知、簡報、發(fā)言材料、領導講話等收集起來，按順序裝訂成冊，以備查看。如有錄音、錄像資料的需要盡快收集整理。根據(jù)保密原則，對需回收的會議材料要逐份清查回收。
22.召開分析總結會
分析總結會務工作中的經(jīng)驗和教訓，以便指導做好今后的會務工作。注意收集參會人員對會務工作的意見，虛心采納、整改提高。如需做出專門總結的，將總結連同其他會議文件，一并歸檔。
（作者單位：河北省隆堯縣委組織部）
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