答老秘網網友問（之一）
(2113年7月11日老秘網網主整理問題，2013年7月12日書寫人生進行準備)
（2013年7月13日晚上21點至22點書寫人生老秘網在線回答）
一、理科生或生活秘書剛接觸機關文稿寫作應怎樣入門，如何盡快上手？
不是小秘：很想知道公文寫作的基本方法，作為一名理科類學生，文科基礎相對薄弱，也長時間沒有接觸寫作，所以現在底子很弱。如何從最基礎的做起，補習自學？然后是如何組織提綱，讓文章嚴謹合理？
答：根據你所介紹自己的有關情況，建議你到新華書店去選購一兩種公文寫作入門教材，從基礎學起。
哈爾濱文書：何老師，我是一個學理科的，近期轉行做文書，自我感覺邏輯性還算可以，但有一亟待解決的問題，在準備綜合性材料的過程中，考慮好文章架構并經領導通過后，提筆要寫時發(fā)現肚里沒詞，而且寫出來的東西感覺發(fā)平，沒有那么鼓舞人心。另外，現在我覺得要寫好一篇通訊，反而比寫綜合性材料要難。（一個6000多字的單位半年總結寫2天2夜，一個300多字的通訊反而要寫上4-5個小時，還感覺不盡如人意。）。想請教一下何老師，如何提高自己的文采?
答：第一個問題，我認為可能還是你對本單位的工作不夠熟悉，沒有很好地深入研究。如果你對本單位的工作進行了深入研究，包括研究它的歷史，研究它的現狀，研究它的未來趨勢，然后從宏觀的全面的角度去把握它，你一定會有自己的新想法即新思想新觀點。如果有了新的思想新的觀點，寫起來就非常方便了。
第二個問題，如果你覺得通訊難寫，那就請你去花點時間好好地學習研究通訊的寫作方法和要領。你不會寫通訊，說明你沒有掌握這種文體的寫作方法，所以需要學習需要補課。
第三個問題，文采體現的是一個人的語言功力，是一個人綜合素養(yǎng)的重要體現。如果你是一個初學者，建議把重點放在表達準確、平實、完善等方面，而不必太在意是否具有文采。當然，如果你希望將來寫文章有文采，那么我建議你從現在開始讀點古代詩文，譬如《古文觀止》、《唐詩三百首》等基本書目，要熟讀成誦，要理解，要運用，這是一個艱苦積累的過程，也是一個潛移默化的過程。
?？得貢?/font>：開始寫材料已經半年了，總感覺自己提升不多，寫的許多東西，不是太空就是小家子氣，如何提高寫作水平呢？領導說要多學習近年寫的東西，還說他年輕時寫材料經常把科長寫的東西背下來，您認為，背材料精典語句有必要嗎？
答：如何提升寫作水平，因人而異，不能一言以蔽之。你領導的說法值得商榷。如果你有時間，或者你愿意背誦文章，這是非常好的事情。但一定要選擇歷代經典名文，那些流傳千古的歷代著名篇章，是值得我們去下功夫熟讀成誦的。至于同事的文章，可以學習揣摩，但不值得去背誦。因為背誦必然要花費大量的時間和精力，而我們的時間和精力是非常有限的。學習對象的選擇非常重要。古人說，取法乎上，得乎其中；取法乎中，得乎其下。就好比學習書法，碑帖年代越早越好，你學習當代人的書法，就不如去學習古代人的書法，這里有一個源和流的關系問題。
天津企業(yè)秘書：小人我系津城央企某局某領導的兼職秘書，對領導主要負責：搞好日常服務（端茶、清潔），輔助辦公（接聽處理電話、聯系溝通安排瑣碎之事、收發(fā)傳遞領導需簽的文件、負責領導郵箱等），講話稿（領導喜歡自己寫稿——我這點很幸福，但也算是始終沒有長進的一個原因，我平時負責校對理順整理等輔助性工作），生活方面（負責辦公室的花草養(yǎng)護、出差訂票報銷等），類似的一些事情。特別強調一點，不隨領導出去搞應酬。以上是鋪墊，
我的問題來了：我平時寫年度個人工作總結時，作為領導秘書這方面，總是感覺不好下手。有些事做了，沒法寫出來，這點大家都能有所體會吧。那我怎么去寫呢？怎么來歸納？從哪些角度去落筆？很傷腦筋。希望老師能夠在萬忙之中指點迷津。感激不盡！
答：年度個人總結，是你自己的個人總結吧？這個材料應該是最好寫的，因為自己寫自己，自己的情況自己心里最有數。無論是個人總結，還是單位工作總結，結構都差不多。一般都包括過去一年所做的工作、存在的問題、今后一年工作的打算等幾個部分。寫過去所做的工作，采取的是敘述的方法，需要概括幾個方面進行表達。如果工作非?，嵓殻瑒t需要進行概括和抽象；如果工作比較抽象籠統(tǒng)，則需要進行具體化。寫存在的問題一定要有針對性，具體化，可改進。展望新的一年工作，寫工作打算計劃，同樣需要概括幾個方面進行表述。建議你可以去找一本教科書，看看個人總結的基本寫法。
回憶：一個人從毫無基礎，到能寫出像樣的材料，一般需要訓練多久？
答：一個人從毫無基礎，到能寫出像樣的材料，這種情況我在實際工作中沒有碰到過，所以回答不出來。我身邊的工作人員都具有碩士學位，他們都有一定的基礎，但到機關從事文字工作，從不熟悉到能夠獨當一面，一般需要七八年的時間，而且還需要個人付出艱苦的努力。如果個人不努力，那恐怕十年也不一定能夠磨出一把有用的劍。
-璇璣：我想學寫文章，不知該從何入手??？
答：可以從讀文章入手。多讀好文章，分析作者是如何寫作的。注意，從事機關文字工作，在閱讀別人文章的時候，一定要深入分析文章的結構、思路、寫法，這樣才算是讀懂了。這樣堅持下去，逐步地就會培養(yǎng)自己的鑒別欣賞能力，不至于對于文章不識好歹。以上講的是多讀。接下來就是要多寫。如何做到多寫呢？一是在讀的時候就要想到寫?？醋髡呤侨绾螌懙模偃缱约簣?zhí)筆將如何處理。二是同事寫我也寫。在機關里每當有寫作任務下來，有的人沒有接受寫作任務，不是難過而是高興，這是不對的啊。任何事情都是相輔相成的，讓你寫作表面上是讓你吃苦，其實也讓你有機會得到鍛煉。如果你沒有機會寫，同事寫你也可以寫嘛。你寫的文章，與同事是同題作文，也可以讓領導看，也可以征求其他同事的意見，這對自己是有好處的。就怕你不肯努力寫作努力訓練。三是要善于尋找寫作的題目。會找書讀，是讀書能力高的體現。會找題目寫，則是寫作能力強的體現。大凡學者做學問，論文題目都是在讀書研究過程中得到的。所以，要學習寫文章，一定要善于自己找題目去寫作。僅僅靠單位布置的寫作任務，來提高寫作能力，這是遠遠不夠的。
我的小葉子：為什么寫了這么多稿子，寫作水平還不見漲呢？
答：蘇軾說，“不識廬山真面目，只緣身在此山中?！蹦憧隙ㄓ羞M步，只是自己可能覺察不到。通過你的苦惱，你可能已經到了一點即破的地步，如果高人指點一二，可能就是“柳暗花明又一村”了。
二、收集寫作素材的方法有哪些？如何靈活運用材料為文章增色？
Hnhsez：寫匯報材料的時候，如何從一大堆良莠不齊的材料中歸納、概括出要點？如何化腐朽為神奇，用沒亮點的素材搞出亮點紛呈的匯報材料？
答： 這還是取決于你對工作的熟悉程度。只有非常熟悉工作情況，才能把握輕重緩急，才能對于主次作出準確的判斷。
我的小葉子：積累了不少材料，如何才能做到活學活用呢？
答：沒有材料的寫作，就等于無米之炊。而收集材料是需要講究方法的。有的人平時收集了很多材料，但寫作的時候卻無從下手。為什么？因為他只顧收集（剪報、做卡片、復印、網上下載等），結果雖然材料堆積如山，但真正需要用時卻不能夠信手拈來。問題關鍵在于，他沒有及時閱讀，沒有及時消化吸收，沒有把別人文章的精華轉化成自己的營養(yǎng)。其實，收集材料的方法非常簡單，就是在看到好文章好材料時，要及時閱讀分析，不僅要知道文章寫了什么，還要分析作者的寫作思路。在這個基礎上，把自己認為好的東西記錄在筆記本上，并標明文章的出處。假如一篇文章有上萬字，只要你讀懂了、消化了，真正需要記錄在案的內容其實不多。將來你只要看自己記錄的筆記，就相當于復習了上萬字的文章，這就是讀書的效率。而只有裝進自己腦子里面的東西，才是真正有用的東西。積累多了，也就信手拈來，也就得心應手。拙著《機關文字工作五十講》第三講“關鍵在于消化吸收”就是專門談機關文字工作收集材料的方法，這篇文章在《應用寫作》雜志2012年第6期上發(fā)表了，可供你參考。
三、文稿起草應怎樣理清寫作思路，特別是應急材料如何加快成文速度？
泥：在情況非常緊急的情況下，也許只有大半天時間，如何構思切入，快速成型寫出基本能過關的講話材料？平時應注意收集、積累哪些素材及數據，以便應對突然之急？
答：你提出的其實是一個如何寫急稿的問題。在機關從事文字工作，多數情況下文稿寫作的時間是比較寬裕的。所以，大家可以先構思，然后集體討論，最后由個人執(zhí)筆或者集體進行寫作。但是，有的時候任務非常緊急，我就碰到下午下班的時候領導叫去交待寫作任務，要求次日上午上班的時候交稿送審，而且是省領導的講話稿。碰到這種情況，如果讓剛剛入門的同志去完成，則是非常痛苦而艱難的事情。如果讓高手老手去承擔，也許就不在話下。所以，關鍵還是你所處的寫作階段，如果你處于入門階段，恐怕會非常累，而且不一定能夠順利完成任務。如果你到了創(chuàng)新的高級階段，恐怕就沒有問題。你說怎么辦呢？只有靠時間積累，靠勤學苦練，靠功夫修煉到家。除此之外，恐怕沒有好的辦法。拙著《機關文字工作五十講》第十八講“因革以為功”專門講從事機關文字工作的階段，網上可以找得到，可以為你提供參考，或許對你會有啟發(fā)。
不是小秘：如何提煉文字，快速成文（現在可能是因為底子太薄，寫篇東西感覺好慢，跟不上快節(jié)奏要求）？望大師點撥一二。
答：要快速成文，而且文字精煉，其實就是要做到又快又好。這是一個成熟文字工作者的標志，千萬不要希望立刻或者一下子就實現這個目標，而是需要有步驟地往前推進。我把從事機關文字工作簡單地分為模仿、入門、創(chuàng)新等三個基本的階段。你可以對照檢查，自己現在正處在哪個階段。如果你處在模仿階段，那就老老實實地進行模仿，爭取早日入門。如果你已經入門了，但也不要過度高興，因為還有更高的創(chuàng)新階段需要你去跨越。而到了創(chuàng)新的階段，也就是自由的階段，那時你想怎么寫就怎么寫，怎么寫就怎么好。同時，你必須知道，這三個階段是遞進的關系，需要你持之以恒地去努力，才能不斷地實現階段的新跨越。拙著《機關文字工作五十講》第十八講“因革以為功”專門講從事機關文字工作的階段，網上可以找得到，可以為你提供參考，或許對你會有啟發(fā)。
浙江小菜：如何應對領導思路常變，導致文稿反復推倒重來的情況？
答：我建議，當你接受寫作任務時，先認真思考，考慮得越深入越仔細越好，然后把自己的寫作思路搞成一個比較詳細的提綱，把這個提綱送領導審定。領導可能事先沒有什么思考，但看到你的寫作提綱，他可能就會有想法，然后他對你的提綱加以修改完善，經過這個過程，你的提綱就轉變成領導的思路了。表面上看，你是按照領導的思路寫作，而其實你是按照自己的思路寫作，這樣你就始終掌握著文稿寫作的主動權。而由于事先提綱經過領導審定，文稿在送審環(huán)節(jié)的修改就不可能傷筋動骨，而可能只是個別文字的修改。而如果事先沒有任何溝通，即當你接受寫作任務時就埋頭苦干，結果領導本來可能沒有想法，但看到你文稿之后就有了新的想法，這時他推翻你的文稿思路非常容易，而你只好被動地推倒重來了，這是非常痛苦的事情。可見事先溝通是非常重要的。拙著《機關文字工作五十講》第十三講“文章知己即知音”談擬稿人與領導人的關系里面專門談到機關文字工作者與領導人合作共事的三種模式，或許能夠為你提供參考。這篇文章在《應用寫作》雜志2013年第5期發(fā)表了，在我的博客里面也有。
四、對基層報送材料要重點對哪些方面進行把關？基本步驟是什么？修改文稿有何技巧？
麥兜響當當：我們領導的講話稿一般是各個局里準備的，但領導每次都先讓我把把關，修改后給他看，可問題是叫我寫一篇文章我還湊合，讓我改文章就不知道從何入手，總是容易被他們的文章給帶進去。有時候領導對我修改后的文章不滿意，我有時自己也不滿意，但不知從何改起，不知老秘們有何建議？改文章應該注意哪幾方面呢？或者說該文章的基本步驟是哪些？
答：修改別人文章是一件很不容易做好的事情。改得好是點石成金，改不好就是點金成石了。首先，要反復通讀文章，多讀幾遍，徹底讀懂，了解作者的寫作思路，在此基礎上找出文章存在的問題。這些問題一般包括語言表達方面、文章結構方面、客觀事實方面等。讀懂是基礎，只有讀懂了，才能夠發(fā)現問題。其次，進行修改，對于語法、邏輯和法律、事實等方面的明顯錯誤必改無疑，對于不同的表達方法屬于可改可不改的文字則盡量遵從原稿而少做改動，對于自己有疑惑但吃不準的地方則要與作者進行溝通商量再決定是否修改。盡量少改，改必須順著作者的思路，在作者原稿的基礎上改，千萬不要大幅度修改甚至于另起爐灶地重寫，這種吃力不討好的事情堅決不要做。
五、如何增強機關文稿寫作的邏輯性？
自強不息：請教何老師，在公文的起草過程中，如何有效避免內容邏輯上的混亂，同時請您談談增強寫作公文的邏輯性有什么好的建議，并提供一些比較好的書籍來學習、提高自己的寫作邏輯水平，謝謝?。?/font>
答：如果要學習邏輯學知識，可以到新華書店去購買形式邏輯方面的書籍。這方面的書籍很容易找到。
六、接到文稿寫作任務后，在動筆前應做好哪些準備工作？
訥河市秘書：接到一份材料，首先要做哪些關鍵性工作，才能寫出符合要求的材料。請具體說說步驟。
答：首先必須明確，對于本單位工作的了解、熟悉、研究等基礎性工作，以及收集材料并及時消化吸收等，都必須在平時完成。假設你有這個基礎，當接到寫作任務時，可以集中精力進行思考，考慮得越詳細越好。列寫作提綱，甚至把寫作思路寫成分析文章，這些都是很好的準備工作。最好是用三分之二的時間進行思考，三分之一的時間進行寫作，對于自己深思熟慮的文稿，可以說寫出來之后只要讀兩遍就可以了，根本無須過多修改。
海風：當接手一份材料時要做哪些工作，也就是從哪里入手。謝謝
答：一般說來，接到一個寫作任務，首先要做的事情是收集材料，即從收集材料入手。但是，我認為收集材料，消化材料，必須在平時完成。如果平時不注意收集和消化材料，而事到臨頭才去臨時抱佛腳，恐怕為時已經太晚了。如果你平時收集、消化材料做得好，則接受寫作任務，首先要做的事情恐怕就是深入思考了。
七、看一篇前人寫的文章，如何才能做到“既讀懂文章觀點，又參透作者寫作方法？”
haining8417：作為新人學習，很重要的一點就是學習過去單位寫過的東西，學習經典。但是我們如何學習呢，也就是如何分析文章呢？怎么才能看出作者為什么寫這句話、為什么寫那句話，為什么寫這段、為什么寫那段，這句話、這段話寫的是什么？意義？目的？措施？還是什么？
答：必須進行深入分析。分析文章的主題思想、具體觀點，以及作者是如何組織材料、安排結構、進行論述的。如果你堅持這樣分析，你就會逐步地懂得什么樣的文章才是好文章。拙著《機關文字工作五十講》專門舉例，告訴初學者如何分析人民日報上面的文章，舉一反三，可供參考。
八、每年甚至每季度都要寫的同一類型的文稿寫出新意和特色？同一會議上的不同領導發(fā)言如何選好角度，怎樣謀篇布局？
扎拉圖斯特拉： 何老師，我們每周一次黨政班子聯席會，要出紀要；每月一次黨委會，要出紀要；專題會議要出紀要。我現在每周都在寫會議紀要，老是“會議聽取了”、“會議認為”、“會議指出”、“會議強調”、“會議要求”、“會議決定”。我想問的是，會議紀要可以寫出新意嗎？如何寫出新意？如何把自己從繁重的紀要寫作中解放出來？如何在看似重復的紀要寫作中提升自己的能力？何老師，我現在寫全年總結、半年總結都是從平時學習積累的小標題中提煉，堅持不重復自己用過的小標題，可越往后越難啊，下一次的總結怎么辦，以后怎么辦？除了擴大積累，還要如何提煉、創(chuàng)造？求指點，謝謝！
答：從你所提出的問題來看，你應該是單位文字工作的骨干力量。會議紀要，顧名思義，就是紀錄會議的要點，所以，會議聽取了，會議研究了，會議認為，會議指出，會議強調，會議要求，會議決定，等等，這些表達方法應該是非常簡潔了，而且是大家約定俗成，很難有什么突破。而且，會議紀要也不是一個單位最重要的文稿，所以在這方面你不要花太多的心思去搞什么創(chuàng)新，因為這個文種的寫法本來就比較簡單而規(guī)范。紀要的難點在于把握會議核心內容，關鍵是對于大家討論每個議題的情況要進行綜合概括，要抓得準，要表達簡潔，不能拖泥帶水。你寫總結，肯下功夫，確實很不容易。如果要解決你面臨的問題，還是只有創(chuàng)造這種方法。
泥：1．對同一個問題提要求，中層部門主要負責人、分管局領導、局主要領導他們應分別站在什么角度、高度講話，各自講話內容涵蓋哪些方面，有什么特別和注意事項？
2．兩個領導同時在一個會議上講話，第一位領導談具體工作，最后一位領導提要求，這時最后作重要講話的領導一般從哪些方面來談，對前面一位已經講過的事情，如何再作強調和要求。還有針對一個會議幾個人的講話，一般有哪些寫法？
3．在寫重要性、責任感、緊迫感，也就是通常領導講話的第一這部分，如何既寫出高度，體現思想性，又很符合本地實際，不給人天下文章一大抄的感覺？形勢分析從何著手？
答：你提出的這三個問題，需要結合具體的例子來講，但我手頭上沒有合適的例子。如果光講道理，恐怕不容易聽得清楚。所以，建議你去找有關領導講話稿，進行認真分析，認真體會，這樣可能更好一些。譬如，現在正在進行群眾路線教育實踐活動，一般動員會上都會安排兩三個領導講話，其實他們講的都是同一個東西，你如果找到這些講話稿，進行分析，看看他們在內容上是如何根據領導人的身份不同而進行分工的。你想了解講話稿第一部分關于思想認識的寫法，還是多找?guī)灼v話稿進行分析研究為好。經過自己分析研究得到的認識體會才更加可靠更加有用。
浙江小菜：雖說文字工作常抄常新，但是要把舊飯炒香炒新，確實是一大難題。文字工作者如何充實自己，如何在大量外在信息中汲取有用信息？
答：首先，不同意你關于文字工作就是抄來抄去的觀點。我認為，機關文字工作是一項創(chuàng)造性的勞動。至于文字工作者如何充實自己？非常簡單，那就是加強學習，深入思考，把握精髓。見多才能識廣，得心才能應手。
haining8417：我給何老師提的問題是，天下文章一大抄，如何抄呢。如何靈活的抄。如何變化的抄。如何抄的靈活和變化。也就是說，怎么樣才能實現講的是一個事情、同樣一個道理，如何變化說法呢？請教具體的辦法，最好能有實例解說。不要理論解說。如何變化說法這是寫作很關鍵的事情，很多大家都講重要性，但是都沒有說怎么樣才能做到換個說法，變化說話都有什么途徑和方式做到呢?
答：首先，不同意你關于文字工作就是抄來抄去的觀點。我認為，機關文字工作是一項創(chuàng)造性的勞動。所謂抄，其實是材料運用處于低級階段的表現。運用材料，初級階段就是直接引用，相當于抄襲。中級階段，就是間接引用，即用自己的話把別人的思想觀點說出來，也就是換一個說法。高級階段，那是化用，在別人思想觀點的基礎上推陳出新，說出自己獨到的思想觀點。譬如說，你在位的時候，人們趨之若鶩，非常尊敬你；你退下來之后，沒有權力了，就會門前冷落。這種現象，傳統(tǒng)觀點概括為人走茶涼。但是，我有一次在為省領導寫講話稿時，講到領導干部從政道德修養(yǎng)，“大家過去有的主政一方，有的坐鎮(zhèn)一個部門，人雖已走，影響猶在，一定要保持高度警惕，拒腐防變，一刻都不能放松?！边@個寫法，就是對于習慣說法的一種創(chuàng)新改變。
九、集體寫作文稿時，如何協調配合、統(tǒng)籌安排，保持文稿寫作風格的統(tǒng)一性？
峰海之路：統(tǒng)稿問題，比如工作報告，幾個人分工負責，但最后統(tǒng)稿時感覺每個人寫的語言邏輯都不同，有的先措施后成效，有些先成效后措施，甚至有些雜糅寫，感覺很亂、不夠工整，但要把語序全部統(tǒng)一，工作量又非常大。遇到此，如何處理？
答：碰到這個情況，當然是在統(tǒng)稿時加以解決，最終使得整篇文稿表達方法前后一致起來。
十、其他問題
Hnhsez：理論文章如何立出新意，小標題怎樣做出彩？你喜歡使用對仗工整的小標題嗎？
答：寫出新意，可以說是所有文章的共同追求。一篇文章能夠有一兩點新意就很不錯了，因為工作是在繼承的基礎上逐步發(fā)展的。新意或者說是創(chuàng)新應該是多方面的，可以是寫作角度的創(chuàng)新，可以是文章結構的創(chuàng)新，可以是表達方法的創(chuàng)新，也可以是思想觀點的創(chuàng)新。至于標題，當然是簡潔精準為好，不要刻意追求對仗，那樣做是一種形式主義的表現。我研究生讀的是唐宋詩詞專業(yè)，我可以寫詩作對，但是我在機關文稿寫作過程中，很少在小標題中刻意去做對仗，主要是非常束縛思想。還是使用散句好。散句同樣可以體現一個人的語文功底，誰說一定要以對仗來表現自己的文采和能力呢。
浙江小菜：如何解決文稿高度與深度的問題？既要站位高，又要立意深，還要結合好實際？
答：拙著《機關文字工作五十講》第七講“登高望遠好深思”就是專門講機關文稿寫作的高度、深度、廣度的問題，這一篇是應湖南一位網友讀者的要求寫的，結合機關實際案例來講，比較好看的，網上應該可以找得到，希望能夠為你提供參考。
泥：總結和經驗材料的區(qū)別？經驗發(fā)言材料如何寫？
答：我體會，總結重點在于過去工作的梳理，而經驗材料則重點在于過去工作的做法。如果你要詳細了解兩者的區(qū)別，可以找教科書，上面肯定講得比較全面。經驗發(fā)言材料寫作，關鍵是要選擇好的角度，口子一定要小，講做法要具體、簡潔，篇幅要短小精悍。發(fā)言稿最忌諱的就是長篇大論，言不及義。
山東-大地：一篇單位內部的通報，擬選擇以下三個大標題：一是機關效能督查通報，二是工作紀律督查通報，三是關于工作紀律督查情況的通報。老秘，用哪個標題好？
答：這個問題必須由老秘來回答。因為山東-大地不是問我的，我不能搶老秘的活干。
