本文介紹了ISO9001：2015《質(zhì)量管理體系要求》標(biāo)準(zhǔn)變化的內(nèi)容，轉(zhuǎn)版的工作目標(biāo)，分析了一體化管理體系運(yùn)行期間易出現(xiàn)的誤區(qū)，并有針對性地提出了相應(yīng)工作建議。
2015年9月23日新版《質(zhì)量管理體系要求》（ISO9001：2015）發(fā)布，中國認(rèn)證認(rèn)可協(xié)會已對轉(zhuǎn)版做出安排。對建立一體化管理體系并獲得認(rèn)證的組織來說，其主要依據(jù)的3個(gè)標(biāo)準(zhǔn)《質(zhì)量管理體系要求》（ISO9001：2008）①《環(huán)境管理體系》（ISO14001：2004）及《職業(yè)健康安全管理體系》（ISO18001：2007），前兩個(gè)已轉(zhuǎn)版，其中，ISO9001：2015是建立一體化管理體系的基礎(chǔ)。國際標(biāo)準(zhǔn)化組織明確規(guī)定，認(rèn)證有效期在ISO9001：2015出版發(fā)行3年內(nèi)，已獲ISO9001：2008認(rèn)證將不再有效，在轉(zhuǎn)換期內(nèi)簽發(fā)的ISO9001：2008認(rèn)證，其失效日期與3年轉(zhuǎn)換期的結(jié)束時(shí)間一致。筆者探索中國石化石油勘探開發(fā)研究院（以下簡稱：石勘院）在一體化管理體系轉(zhuǎn)版過程中關(guān)注的問題，旨在為企業(yè)質(zhì)量管理體系（以下簡稱：QMS）的轉(zhuǎn)版及建設(shè)提供建議與幫助。
1ISO9001：2015版標(biāo)準(zhǔn)的主要變化
ISO9001：2015版標(biāo)準(zhǔn)在結(jié)構(gòu)與內(nèi)容方面均發(fā)生了重要變化。在內(nèi)容方面，新增了“理解組織及其環(huán)境”“理解相關(guān)方需求和期望”“應(yīng)對風(fēng)險(xiǎn)和機(jī)遇”“知識管理”等方面的要求；突出強(qiáng)調(diào)了最高管理者的領(lǐng)導(dǎo)作用和承諾，更加注重過程管理，明確指出要實(shí)現(xiàn)管理體系的預(yù)期輸出，即：提供合格、一致的產(chǎn)品和服務(wù)，以增強(qiáng)顧客滿意；強(qiáng)調(diào)了質(zhì)量績效和質(zhì)量管理體系的有效性。本次轉(zhuǎn)版同時(shí)弱化了管理體系文件形式的要求。新標(biāo)準(zhǔn)致力于使質(zhì)量管理體系更好地服務(wù)于組織目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)并創(chuàng)造價(jià)值。
2ISO9001：2015版標(biāo)準(zhǔn)的轉(zhuǎn)換是組織提升的重要契機(jī)
在國際石油價(jià)格持續(xù)下跌的大背景下，中國石化的生產(chǎn)經(jīng)營環(huán)境發(fā)生了重大變化，石勘院如何應(yīng)對內(nèi)、外部的風(fēng)險(xiǎn)，抓住發(fā)展的機(jī)遇，持續(xù)有能力為顧客提供合格的科研成果及滿意的科研服務(wù)和科研過程，需要經(jīng)歷時(shí)間的考驗(yàn)。
ISO9001：2015標(biāo)準(zhǔn)提出了幾個(gè)首次出現(xiàn)的管理理念，或許能促進(jìn)石勘院進(jìn)一步系統(tǒng)地識別經(jīng)營和決策的風(fēng)險(xiǎn)與機(jī)遇，抓住創(chuàng)新與變革等重要契機(jī)。
2.1“關(guān)系管理”原則的作用
質(zhì)量管理原則中首次增加了“關(guān)系管理”原則，即：倡導(dǎo)建立QMS的組織要正視并關(guān)注顧客及相關(guān)方的需求與期望，保持持續(xù)提供合格、一致的產(chǎn)品和服務(wù)的能力，不斷增強(qiáng)顧客滿意度，從而有助于組織改進(jìn)其總體績效，并形成一種可主動持續(xù)改進(jìn)的總體框架。這項(xiàng)新原則能夠促進(jìn)石勘院圍繞顧客或相關(guān)方的要求追求更高的研究目標(biāo)，占領(lǐng)更強(qiáng)的技術(shù)領(lǐng)域。
2.2“基于風(fēng)險(xiǎn)思維”的作用
首次明確要制定應(yīng)對風(fēng)險(xiǎn)和機(jī)遇的措施，將風(fēng)險(xiǎn)管理作為貫穿QMS管理的一條主線，不僅要求組織識別并確定影響其目標(biāo)的相關(guān)風(fēng)險(xiǎn)和機(jī)遇，還要求最高管理者（指全體院領(lǐng)導(dǎo)）承諾確保實(shí)施與組織及其相關(guān)方需求和期望的內(nèi)容，在實(shí)施過程中要隨時(shí)關(guān)注風(fēng)險(xiǎn)和機(jī)遇的動態(tài)變化，監(jiān)視、測量、評價(jià)風(fēng)險(xiǎn)和機(jī)遇，響應(yīng)風(fēng)險(xiǎn)中的變化和改進(jìn)，促進(jìn)石勘院相關(guān)部門加大科研風(fēng)險(xiǎn)及機(jī)遇方面的研究力度。
2.3關(guān)注“組織情境”的作用
首次指出組織所處的內(nèi)部或外部環(huán)境，會影響到組織的戰(zhàn)略方向與質(zhì)量目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，或許會影響其達(dá)到質(zhì)量管理體系預(yù)期結(jié)果的能力。因此，石勘院在轉(zhuǎn)版工作中，需認(rèn)真分析項(xiàng)目所在地海內(nèi)外的工作環(huán)境變化，以使建立的質(zhì)量管理體系適用并有效。如：分析外部環(huán)境時(shí)，要充分考慮國外、國內(nèi)、地區(qū)或當(dāng)?shù)氐奈幕?、社會、政治、法律法?guī)、財(cái)務(wù)、技術(shù)、經(jīng)濟(jì)、自然和競爭環(huán)境，與外部利益相關(guān)方的關(guān)系及其價(jià)值觀或感受；分析內(nèi)部環(huán)境時(shí)，要考慮企業(yè)文化、戰(zhàn)略方針、目標(biāo)、組織結(jié)構(gòu)、角色、職責(zé)、資源（資金、時(shí)間、人員、過程、系統(tǒng)技術(shù)）、信息系統(tǒng)、信息流和決策過程（正式及非正式的）等因素。
2.4組織“知識管理”的作用
首次明確要加強(qiáng)組織知識的管理，包括內(nèi)部和外部知識。在應(yīng)對不斷變化的需求和趨勢時(shí)，要考慮現(xiàn)在的知識及如何獲取必要的附加知識，以便更好地傳承并有利于組織發(fā)展。如：外部知識積累方面，要注重標(biāo)準(zhǔn)、學(xué)術(shù)界、會議、向客戶或合同方收集知識；內(nèi)部知識積累方面，要重視知識產(chǎn)權(quán)和項(xiàng)目的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)之類信息的收集，尤其要注意收集或捕捉專題、專家未形成文件的知識和經(jīng)驗(yàn)等。
2.5鼓勵創(chuàng)新的作用
首次提出“改進(jìn)”不僅包括持續(xù)改進(jìn)（即：改善），還包括糾正、糾正措施、突破性變化、創(chuàng)新和重組等。鼓勵組織進(jìn)行變革、創(chuàng)新或重組，不僅可改進(jìn)質(zhì)量管理體系的績效和有效性，還是應(yīng)對風(fēng)險(xiǎn)和機(jī)遇的重要措施。石勘院目前正在開展的全成本核算、績效改革、項(xiàng)目組試點(diǎn)改革、流程再造等工作，屬于管理創(chuàng)新的范疇；科研成果產(chǎn)業(yè)化既是科研管理的變革，還是成果從實(shí)驗(yàn)室走到生產(chǎn)一線的變革。為確保組織創(chuàng)新或變革之中經(jīng)營和決策的安全性，最高管理者應(yīng)按照“過程方法+基于風(fēng)險(xiǎn)的思維+PDCA循環(huán)”的工作方法，充分把握應(yīng)對當(dāng)前和今后工作中存在的風(fēng)險(xiǎn)和機(jī)遇。
3如何開展ISO9001：2015標(biāo)準(zhǔn)換版工作
3.1深入理解新標(biāo)準(zhǔn)并確立工作目標(biāo)
第一，對照新版及舊版標(biāo)準(zhǔn)，識別出石勘院在轉(zhuǎn)版工作中需要解決的差異，進(jìn)行影響分析和差異評審，以便識別資源和時(shí)間的現(xiàn)實(shí)問題。第二，制定轉(zhuǎn)版實(shí)施計(jì)劃，盡早開始轉(zhuǎn)換，避開轉(zhuǎn)換期將近結(jié)束時(shí)突擊審核的高峰。第三，向所有有關(guān)方（各職能、層次或過程的人員）提供適宜的培訓(xùn)和意識教育，使其明了自己在QMS運(yùn)行過程中的職責(zé)、權(quán)限和作用，以及產(chǎn)生非預(yù)期結(jié)果對QMS系績效及有效性的影響。第四，更新現(xiàn)有的QMS文件，以達(dá)到ISO9001：2015的要求，并驗(yàn)證其有效性；需更多關(guān)注結(jié)果，更少關(guān)注文件。第五，適用時(shí)，與認(rèn)證機(jī)構(gòu)聯(lián)絡(luò)轉(zhuǎn)換安排。
3.2正確認(rèn)識一體化管理體系工作
要開展好ISO9001：2015換版工作，就必須正確認(rèn)識一體化管理體系工作，澄清以往工作中認(rèn)識上的幾個(gè)誤區(qū)。
第一個(gè)誤區(qū)：一體化管理體系工作是主管部門一個(gè)部門的事。有的部門或科研所甚至認(rèn)為開展體系工作給自己增添了負(fù)擔(dān)。之所以認(rèn)為體系工作與自己部門無關(guān)，可能由以下原因造成：一是不清楚體系管理到底包括哪些內(nèi)容；二是不知道本部門所做的工作就是體系管理的一部分。
一體化管理體系工作的實(shí)質(zhì)，是規(guī)范并提升組織的內(nèi)部管理，使組織從經(jīng)驗(yàn)管理發(fā)展到標(biāo)準(zhǔn)化管理，最終提高科研成果（產(chǎn)品）、服務(wù)或過程的質(zhì)量，以滿足法律法規(guī)要求和滿足顧客需求。組織內(nèi)部的這種“法治”，可使管理者和被管理者都得到一定程度的解放。因此，管理體系的建立，是最高管理者基于提升內(nèi)部管理水平而做出的決策，管理體系運(yùn)行的各項(xiàng)工作，則由各職能部門按照分工共同承擔(dān)。
一體化管理體系工作貫穿于全院所有的日常工作，圍繞全院戰(zhàn)略目標(biāo)及年度工作目標(biāo)，策劃并實(shí)施科研項(xiàng)目的運(yùn)行、科研過程的中檢及驗(yàn)收、科研成果的交付等工作，達(dá)到顧客或合同方的滿意，是全院所有部門及員工圍繞同一目標(biāo)共同努力的工作過程。各職能部門承擔(dān)的工作任務(wù)都是體系管理的一部分，尤其是與科研生產(chǎn)密切相關(guān)的部門與人員，其績效的完成情況決定了全院質(zhì)量目標(biāo)的完成程度。比如：院長辦公室在文件制修訂、收發(fā)等方面，很好地控制了文件化信息工作；科研管理部與生產(chǎn)管理部按照三級質(zhì)量管理原則，主導(dǎo)了石勘院海內(nèi)外科研生產(chǎn)項(xiàng)目的質(zhì)量管理全過程；人力資源部在年度目標(biāo)制定、績效考核、人力資源的調(diào)配（包括：招聘、競聘等）及人員能力的提升（各級培訓(xùn)）等方面做出了不懈努力；信息管理中心則為全院員工提供了信息技術(shù)的支持；地質(zhì)資料中心在科研檔案管理方面，實(shí)現(xiàn)了科研過程的可追溯性；各科研所進(jìn)行科研項(xiàng)目的研究；HSE檢查工作是監(jiān)視、測量職業(yè)健康安全工作及環(huán)保工作是否達(dá)標(biāo)的過程等等。
一體化管理工作是一盤棋，離開哪個(gè)部門都不行。主管部門的一體化管理體系職責(zé)，其日常工作主要是根據(jù)石勘院年度總體情況的變化進(jìn)行體系文件的制修訂，按策劃的時(shí)間間隔組織全院開展內(nèi)部審核工作或迎接外部審核工作，并配合院領(lǐng)導(dǎo)主持召開管理評審大會。
第二個(gè)誤區(qū)：一體化管理體系工作與員工個(gè)人關(guān)系不大。原因可能在于員工從局部看待問題，未將崗位工作納入到全院整體工作來看；同時(shí)也不清楚個(gè)人的工作對全院工作有何影響。
ISO9001：2015規(guī)定，“組織應(yīng)在質(zhì)量管理體系所需的相關(guān)職能、層次和過程上建立質(zhì)量目標(biāo)。”，“最高管理者負(fù)有確保支持其他相關(guān)管理者在其負(fù)責(zé)的區(qū)域證實(shí)其領(lǐng)導(dǎo)作用。”由此可知，各相關(guān)職能、層次和過程上的領(lǐng)導(dǎo)和員工，都負(fù)有完成質(zhì)量目標(biāo)的責(zé)任，各級管理者擔(dān)負(fù)著質(zhì)量管理責(zé)任。同時(shí)，標(biāo)準(zhǔn)條款7.1“資源”中，明確將人員作為第一重要資源，并對從事與質(zhì)量管理體系績效和有效性工作人員的必要能力及質(zhì)量意識提出要求。要理解這些要求，首先要清楚哪些人是“在組織控制下從事質(zhì)量管理體系績效和有效性工作的人員”，然后致力于解決員工的意識問題。
石勘院的戰(zhàn)略目標(biāo)是“建設(shè)世界一流研究院和國際一流研究機(jī)構(gòu)”，主要工作任務(wù)是“為中石化海內(nèi)外提供科研和生產(chǎn)技術(shù)支撐”，科研項(xiàng)目質(zhì)量的高低直接影響到石勘院的聲譽(yù)及總體收益。凡圍繞石勘院科研項(xiàng)目提供服務(wù)或研究的人員，其工作崗位質(zhì)量的高低，對QMS績效和有效性都將產(chǎn)生直接影響。開展科研工作的人員、文件管理人員、標(biāo)準(zhǔn)管理人員、科研物資采購人員、實(shí)驗(yàn)人員等都是與QMS工作密切相關(guān)的人員。人力資源每年進(jìn)行的崗位競聘、組織的各類培訓(xùn)與研討會，職能部門舉辦或參加的業(yè)務(wù)交流會等，確保了人員能力的有效提升。
在質(zhì)量意識方面，員工還應(yīng)清楚以下幾項(xiàng)內(nèi)容：“質(zhì)量方針；相關(guān)的質(zhì)量目標(biāo)；個(gè)人對質(zhì)量管理體系有效性的貢獻(xiàn)，包括改進(jìn)績效的益處；不符合質(zhì)量管理體系要求可能引發(fā)的后果”。員工應(yīng)意識到按照“石勘院——部門——個(gè)人”層次進(jìn)行層層分解的個(gè)人工作目標(biāo)，是石勘院總體質(zhì)量目標(biāo)的有效部分，個(gè)人及部門工作目標(biāo)及質(zhì)量的完成情況，決定了石勘院總體工作質(zhì)量水平的高低。
第三個(gè)誤區(qū)：開展一體化管理體系工作就是認(rèn)證與取證。片面看待開展一體化管理體系工作的原因，在于不清楚體系管理的建立目的、范圍、建立過程及其運(yùn)作過程。
質(zhì)量管理體系的建立，首先源于組織有以下需求：一是證實(shí)有能力穩(wěn)定地提供滿足顧客要求和法律法規(guī)要求的產(chǎn)品或服務(wù)。二是通過體系的有效應(yīng)用，包括體系的改進(jìn)過程，以及保證符合顧客要求和適用的法律法規(guī)要求，旨在增強(qiáng)顧客滿意。確定體系范圍的邊界和適用性時(shí)，需要考慮組織運(yùn)行的內(nèi)外部環(huán)境、涉及的相關(guān)方要求、產(chǎn)品和服務(wù)等；建立、運(yùn)行、實(shí)施、保持和持續(xù)改進(jìn)管理體系時(shí)，需確定好工作過程及其相互作用，以及在整個(gè)組織中的作用。即要確定好如下事項(xiàng)：工作過程所需的條件及希望獲得的結(jié)果（即所需的輸入和期望的輸出）；工作過程的順序和相互作用；確定和應(yīng)用所需的準(zhǔn)則和方法（包括監(jiān)視、測量和相關(guān)績效指標(biāo)）；工作所需的資源及其可用性；工作職責(zé)和權(quán)限；可能遇到的風(fēng)險(xiǎn)和機(jī)遇；評價(jià)工作過程，實(shí)施工作變更；持續(xù)改進(jìn)。管理體系的要求，貫穿于全院所有部門的所有工作，涉及到全院每一個(gè)人，上至領(lǐng)導(dǎo)、下至員工。
認(rèn)證過程，即第三方機(jī)構(gòu)根據(jù)石勘院的申請，依據(jù)標(biāo)準(zhǔn)評價(jià)石勘院的日常工作，是檢驗(yàn)、監(jiān)測、分析和評價(jià)的一個(gè)過程。ISO體系認(rèn)證通過審核與評價(jià)、取得證書的關(guān)鍵，基于全院科研工作正常開展、管理未出現(xiàn)重大紕漏的實(shí)際，重在日常各項(xiàng)科研及管理工作的有效運(yùn)行，主營業(yè)務(wù)按合同方或顧客的要求圓滿完成，符合適用的法律法規(guī)要求及相關(guān)方要求。
如同圖紙是工程技術(shù)的語言一樣，ISO9001認(rèn)證證書，是組織標(biāo)準(zhǔn)化管理的證明，是承攬海外項(xiàng)目的國際通行證之一，明確向相關(guān)方傳達(dá)了以下信息：石勘院按照ISO9001標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行管理，追求持續(xù)改進(jìn)，鼓勵創(chuàng)新或變革，期望滿足顧客需求并不斷超越其需求。
第四個(gè)誤區(qū)：一體化管理體系工作與實(shí)際工作脫節(jié)。事實(shí)上，體系要求運(yùn)行的工作與日常工作并無二異。只是，體系更強(qiáng)調(diào)依據(jù)標(biāo)準(zhǔn)或要求工作，“標(biāo)準(zhǔn)”是建立體系依據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)，“要求”是適用的法律法規(guī)及顧客或相關(guān)方的要求（即合同方或合作方、用戶的要求），以及上級、石勘院的各項(xiàng)管理規(guī)定或制度（也是體系文件的必要組成部分）。管理體系文件系統(tǒng)地、全面地將各方面的工作職責(zé)與要求有機(jī)地統(tǒng)一起來，使工作接口明確，以免職責(zé)不清造成工作無人負(fù)責(zé)。若不建立QMS，短期內(nèi)并不會影響石勘院各項(xiàng)工作的正常開展，但從長遠(yuǎn)來看，隨著人員及崗位的變動，知識的傳承可能會斷層，不利于石勘院的可持續(xù)發(fā)展。
舉例說明QMS的工作已與日常工作相互融合。如，內(nèi)部審核、外部審核、管理評審，都是體系管理特有的工作內(nèi)容，其工作實(shí)質(zhì)都是監(jiān)視、測量、分析和評價(jià)的過程，目的都是尋求改進(jìn)的機(jī)會。再如，年中工作會議、全年總結(jié)大會，與ISO9001標(biāo)準(zhǔn)“按策劃的時(shí)間間隔進(jìn)行”一致，對應(yīng)的管理體系工作就是“管理評審”。再如，科研項(xiàng)目實(shí)行三級質(zhì)量管理，既是石勘院的規(guī)定，也是集團(tuán)公司（顧客之一）的要求，還是ISO9001標(biāo)準(zhǔn)第8章“運(yùn)行”的要求。會議精神、工作決定、項(xiàng)目中檢或驗(yàn)收等審查過程，必須留下記錄，與體系管理強(qiáng)調(diào)的“可追溯性”一脈相承?？梢哉f，體系管理已與日常管理相互交融，不可分割。
3.3權(quán)責(zé)明確地開展一體化管理體系換版工作
換版后ISO9001：2015標(biāo)準(zhǔn)可能的未來發(fā)展如下。結(jié)合“以風(fēng)險(xiǎn)為本”的思考，更加強(qiáng)調(diào)質(zhì)量管理原則，注重輸出（產(chǎn)品的符合性和過程的有效性）、管理知識、生命周期管理（LCM）、改進(jìn)和創(chuàng)新，以及時(shí)間、速度和靈活性，IT方面的技術(shù)和革新，結(jié)合使用質(zhì)量管理工具（6σ、QDF、標(biāo)桿管理）等等。以上變化與發(fā)展將對組織產(chǎn)生很多有益的潛在影響。
一體化管理體系換版是一項(xiàng)系統(tǒng)的、復(fù)雜的工作，需在全面掌握全院管理及科研狀況的前提下，方可進(jìn)行科學(xué)的規(guī)劃與運(yùn)作。院領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)戰(zhàn)略方向、資源提供、職責(zé)分配、體系范圍與框架等大的方面，具體工作可由主管部門牽頭，組織相關(guān)職能部門，職責(zé)清晰、權(quán)責(zé)明確地開展換版工作。
4結(jié)論
一體化管理體系是支撐基礎(chǔ)、前瞻性研究、核心技術(shù)研發(fā)和技術(shù)服務(wù)的管理基礎(chǔ)，是提高石勘院軟實(shí)力和核心競爭力的有效途徑，是助力石勘院邁向國際一流的有力推手。一體化管理體系工作不但要繼續(xù)開展，而且需要盡快把換版工作提到議事日程上來。
【資料來源：畢彩霞，王莉莉，昝玉明】
聯(lián)系客服
