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很多老板、管理者總是抱怨，員工的工作效率太低了，員工能力不行，員工缺乏主人翁精神。其實(shí)真的就是員工的問(wèn)題嗎？
如果員工都能夠自主自發(fā)的去工作，工作效率肯定是能提升的，但現(xiàn)實(shí)中這樣的人太少了，對(duì)于絕大多數(shù)員工而言，能按部就班完成本職工作和領(lǐng)導(dǎo)交代的任務(wù)就已經(jīng)很不錯(cuò)了。如果一個(gè)公司指望完全靠員工自己的主動(dòng)性去做事，那這個(gè)公司也就差不多快完蛋了。
企業(yè)老板和管理者們應(yīng)該深思一下，員工為什么效率不高？說(shuō)白了最關(guān)鍵的還是管理的問(wèn)題。管理跟不上，就算是有主動(dòng)性強(qiáng)的員工，慢慢也會(huì)被消磨到斗志全無(wú)。因此提高效率，首先就是管理者的自我反思和改進(jìn)。想提高效率，作為一個(gè)合格的管理者必須做好這幾個(gè)方面。
一、合理的分工
分工的目的，一方面是為了提升專業(yè)化水平，月專業(yè)熟練度越高，效率越高；另一方面就是平衡工作量，讓大家工作量基本持平，不能偏差太多，否則員工就會(huì)覺(jué)得不公平，就會(huì)出現(xiàn)故意拖他等問(wèn)題，最終損失的是企業(yè)。
同時(shí)，分工的基礎(chǔ)上還需要明確跨部門的配合，很多時(shí)候跨部門的溝通和配合存在很大問(wèn)題，溝通不暢，周期長(zhǎng)效率低。必須對(duì)交界面的權(quán)限、審批、范圍等作出明確劃分。
二、分工基礎(chǔ)上的合理薪酬規(guī)劃
分工完全公平不顯示，因?yàn)槊總€(gè)人的能力也不同，這個(gè)時(shí)候就需要通過(guò)薪酬規(guī)劃進(jìn)行補(bǔ)償，真正做到能者多勞，多勞多得，這樣才顯得公平。想讓馬兒快跑就要給馬兒吃草，否則員工也不傻，時(shí)間長(zhǎng)了就會(huì)通過(guò)其他途徑找回平衡。管理者要保證員工利益，不能讓員工把心思都花在怎么保證自己利益尋找平衡上，只有這樣內(nèi)耗和無(wú)端的浪費(fèi)才會(huì)減少。
三、完整的工作計(jì)劃
沒(méi)有目標(biāo)，沒(méi)有計(jì)劃，工作就缺少指導(dǎo)，如果監(jiān)督也不到位，效率自然會(huì)打折扣。針對(duì)這種問(wèn)題，工作細(xì)化，每個(gè)員工都制定出工作計(jì)劃表，細(xì)化到天、周、月、季度、年度需要做什么，什么要求等，這樣員工的工作就可以根據(jù)周期和具體要求進(jìn)行落實(shí)。只要計(jì)劃表做的合理、詳細(xì)，效果是非常明顯的。
四、必須進(jìn)行過(guò)程和結(jié)果監(jiān)督
工作計(jì)劃明確告訴了員工日常和周期性的工作要求，但不要指望員工全部會(huì)自主自發(fā)去做，過(guò)程中必要的監(jiān)督，一方面是監(jiān)督計(jì)劃的落實(shí)情況，是否按計(jì)劃推進(jìn)了，另一方面就是對(duì)員工執(zhí)行計(jì)劃中的問(wèn)題，給予適當(dāng)?shù)闹笇?dǎo)和糾正，避免偏離目標(biāo)太遠(yuǎn)。越早發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并改正，損失越小，效率也會(huì)越高。
五、合理的培訓(xùn)
效率不高的一個(gè)重要因素就是員工不會(huì)做，不熟悉，老員工新員工最大的區(qū)別就是對(duì)業(yè)務(wù)的熟悉程度不同。因此對(duì)員工的管理中，培訓(xùn)是一個(gè)很重要的環(huán)節(jié)。針對(duì)員工和工作分工的具體情況進(jìn)行合理的培訓(xùn)，提高員工的業(yè)務(wù)能力和素質(zhì)。技能提高了，效率才能提高。
六、適當(dāng)?shù)姆艡?quán)和鍛煉
有人會(huì)問(wèn)，放權(quán)跟效率有關(guān)系嗎？事實(shí)證明，這關(guān)系太大了，有時(shí)候是決定性的。
1、不放權(quán)，所有的審批管理權(quán)限都集中在老板、高層手里，任何事情都得層層審批，有些很簡(jiǎn)單的事情，一走審批就控制不住了，要么老板領(lǐng)導(dǎo)忙沒(méi)時(shí)間，要么流程太繁瑣，這本身就是浪費(fèi)。
通過(guò)合理放權(quán)，小事情分級(jí)處理，下面人的辦事效率就高了。同時(shí)，老板和高層也能從一些繁雜的小事中解放出來(lái)，留出更多的精力去思考和解決大事。
2、不放權(quán)，有些事情員工從來(lái)不接觸，從來(lái)沒(méi)做過(guò)，效率就會(huì)很低。老板領(lǐng)導(dǎo)卻覺(jué)得員工啥也不會(huì)，跟不上思路。說(shuō)白了你壓根不給他參與和實(shí)戰(zhàn)的機(jī)會(huì)，什么都不讓做，什么都不教，什么權(quán)利也不下放，員工缺乏鍛煉的機(jī)會(huì)他怎么能學(xué)會(huì)呢？
通過(guò)適當(dāng)放權(quán)和培養(yǎng)，有些事情下面人學(xué)會(huì)了，做熟了，效率自然就提高。老板和領(lǐng)導(dǎo)還能省心省事。
七、必要的競(jìng)爭(zhēng)
很多公司存在人浮于事的情況，忙時(shí)加班加點(diǎn)人還緊張，閑時(shí)沒(méi)事干。除了日常工作安排不合理的因素外，人員配置也是一個(gè)影響影響。同時(shí)有些公司氛圍太融洽，業(yè)務(wù)太穩(wěn)定，員工都失去了斗志，成天就是混日子。針對(duì)這些情況，該如何調(diào)動(dòng)積極性，提高效率呢。
1、人員配置一定不是滿編配置，避免出現(xiàn)人浮于事的情況，可以參照一個(gè)簡(jiǎn)單的計(jì)算公示：實(shí)際人員配置=（最低人員需求+最多人員需求）÷2。
例如某個(gè)部門業(yè)務(wù)不忙時(shí)需要6個(gè)人就夠，業(yè)務(wù)最忙時(shí)，需要10個(gè)人，實(shí)際配置的時(shí)候就是8個(gè)人。忙時(shí)適當(dāng)加班或臨時(shí)招人，不忙時(shí)正常工作和做一些培訓(xùn)等。
2、鯰魚效應(yīng)，有競(jìng)爭(zhēng)才有壓力，有壓力才能轉(zhuǎn)化為動(dòng)力
針對(duì)部門內(nèi)部一片和氣，缺乏活力的情況，就要考慮打破沉寂，引入新的血液或者在業(yè)務(wù)考核方面優(yōu)化，讓大家有競(jìng)爭(zhēng)，避開大鍋飯。
八、流程優(yōu)化和標(biāo)準(zhǔn)化
1、流程優(yōu)化
提高效率最明顯的方式就是流程優(yōu)化，因?yàn)槿魏我粋€(gè)業(yè)務(wù)都可以轉(zhuǎn)化為流程圖，每一步做什么，都是有順序的。其中有一些是增值環(huán)節(jié)，有一些是等待非增值環(huán)節(jié)，比如等待原料、等待上工序傳遞、部門溝通協(xié)調(diào)等。針對(duì)實(shí)際流程進(jìn)行詳細(xì)梳理，在關(guān)鍵點(diǎn)可控的前提下，盡可能取消不必要的環(huán)節(jié)，合并壓縮一些能整合的環(huán)節(jié)，減少等待等非增值環(huán)節(jié)。流程越短，溝通次數(shù)越少，效率越高。
2、標(biāo)準(zhǔn)化
標(biāo)準(zhǔn)化很容易理解，不同的人有不同的習(xí)慣和方式，但效率會(huì)有差別。習(xí)慣不同方式不同在匯總的時(shí)候就會(huì)增加一些不必要的活動(dòng)。通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)化，按照最優(yōu)的方式明確相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)，大家執(zhí)行的是統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和要求，結(jié)果也就基本一致了。標(biāo)準(zhǔn)化做好了，在很大程度上能夠規(guī)范各環(huán)節(jié)的管理，對(duì)提升工作效率是非常顯著的。尤其是生產(chǎn)環(huán)節(jié)和一些報(bào)表傳遞匯總的業(yè)務(wù)。以表格為例，格式一樣，各部門按照要求填寫各自部門的數(shù)據(jù)和信息，匯總起來(lái)就十分方便清晰。
3、明確的制度規(guī)范
制度規(guī)范是約束和規(guī)范員工行為，指導(dǎo)員工作業(yè)活動(dòng)的重要依據(jù)，如果沒(méi)有相應(yīng)的制度標(biāo)準(zhǔn)作為依據(jù)，全部是口口相傳、口頭要求，很多事情就無(wú)法得到有效落實(shí)。所以，白紙黑字寫下來(lái)，讓員工學(xué)習(xí)和掌握，并按要求執(zhí)行，效果才會(huì)好。同時(shí)，管理者監(jiān)督也按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)去執(zhí)行。上下一致，效果和效率就出來(lái)了。
最怕的就是說(shuō)的和做的不一樣，員工一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)，管理者一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)，大家不在一個(gè)層面上，評(píng)價(jià)不規(guī)范，大家就容易鬧矛盾，就會(huì)無(wú)形中增加內(nèi)耗，降低工作效率。
以上八個(gè)內(nèi)容是我多年工作的精華，做了這么多年的管理和咨詢工作，從事過(guò)很多行業(yè)和不同的企業(yè)，看過(guò)太多的問(wèn)題。應(yīng)該說(shuō)，管理者把這幾點(diǎn)做好了，做到為了，管理效率和工作效率是真的可以大幅度提升的。
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