中小企業(yè)信息化的問題和出路 (2007-7-3)
中小企業(yè)信息化的建設在政府相關部門的推動下, 經過幾年來的努力，取得了初步成效。 但是，信息化管理畢竟是一次新的變革,其規(guī)律仍需要我們不斷地探索和實踐來達成有效的目標，我們必須直面信息化建設中的問題，尋求理性化、可操作性的解決方案，鞏固和改善已有的成果。
下面是筆者在項目實踐中所得到的認識及初步結論。
1．中小企業(yè)信息化的特點
從華東的情況看，一些企業(yè)的管理信息化工作在短短的幾年中都已建立了自己的信息化系統(tǒng)， 包括OA、DCS 和ERP系統(tǒng)，其規(guī)劃的目標的第一階段基本完成。各企業(yè)的進展存在進度上的差異，但大體的方向是正確的，系統(tǒng)運行正常。為進一步的發(fā)展打了良好的基礎。
其特點是：
1） 信息化基礎好，工業(yè)自動化在前， 管理信息化緊跟
本次驗收的絕大部分企業(yè)都都有生產線上的DCS系統(tǒng), 實現(xiàn)了數(shù)控、CAD\CAM計算機的自動化生產管理。從產品設計、制模到車間的流水線自動化上看，工業(yè)的信息化水平已達到國內先進水平；管理信息化在工業(yè)自動化之后出現(xiàn)了強勁的需求，ERP的資源管理思想正在被廣泛地接受，大多數(shù)企業(yè)都自主地提出了管理信息化的實施要求。
2） 企業(yè)一把手重視，組織得力
驗收中發(fā)現(xiàn)試點企業(yè)都成立了內部的信息化領導機構， 絕大多數(shù)企業(yè)的一把手或是副總能夠親自掛帥， 成立了內部的信息管理部門，配置了專業(yè)人員組織設計開發(fā)工作， 部分企業(yè)還培養(yǎng)了自己的開發(fā)隊伍，同時也引進了合作伙伴，從組織上保證了信息化工作的質量。
3） 基礎建設扎實，網(wǎng)絡設施優(yōu)良
盡管信息化的進展存在差別，但企業(yè)的硬件與運行環(huán)境在最近幾年中普遍得到了很大的改善，網(wǎng)絡的覆蓋面積、帶寬及安全設施都走在了前面，一般都做到了1000M到樓，100M到桌面的通訊條件，信息化的基本建設投入比較大，為今后的發(fā)展下了良好的基礎。
4） 投資合理， 工作務實
信息化是一項長期投資， 管理不當也會出現(xiàn)“IT黑洞”現(xiàn)象，但我們從實際情況來看， 企業(yè)在信息化方面的投資是慎重的，在網(wǎng)絡、硬、軟、實施方面的投資比較合理，體現(xiàn)了務實的精神。
5） 規(guī)劃先行， 分步實施
企業(yè)一般都做了自己的信息化規(guī)劃及分步實施計劃， 規(guī)劃從企業(yè)的實際出發(fā)，考慮了戰(zhàn)略發(fā)展的要求；實施中有重點，重實效，引進了項目方法，有的還引入了信息化的監(jiān)理機制，注重了培訓和流程改善。
6） 從企業(yè)需求出發(fā)， 尋求個性化應用
企業(yè)在實施中，注意到了自己的管理需求和個性化應用，一般都提出了企業(yè)的經營管理的特點要求，不盲目求新求快，并要求軟件提供商進行二次開發(fā)。這表明了企業(yè)對自身信息化的認識程度躍上了新的臺階。
7） 對企業(yè)資源系統(tǒng)的認識趨于成熟，有創(chuàng)新
ERP系統(tǒng)是一個閉環(huán)的系統(tǒng)，但其思想是開放的。企業(yè)認識到了這一點，并在實施中體現(xiàn)了這一理念， 有的企業(yè)還提出新的發(fā)展與完善要求， 如提出了APS（ERP的高級應用）及“動態(tài)聯(lián)盟”的概念，使ERP向外部供應商擴展。
8） 信息化的理念已扎根， 自主發(fā)展的內在動力已形成
ERP說到底是企業(yè)自己的內功， 沒有企業(yè)的內在需求是很難成功的。目前的結果說明企業(yè)的內在動力正在形成， 第一階段的任務完成之后， 所有驗收的企業(yè)都提出了自己的下步要求。
9） 企業(yè)信息化的軟件平臺呈現(xiàn)出了多元化特征
從實施的系統(tǒng)來看， 企業(yè)選擇軟件系統(tǒng)供應商的標準各有所異。有軟件巨人SAP 、ORACLE， 也有自主開發(fā)的ERP系統(tǒng)， 還有與國內廠商聯(lián)合開發(fā)的。從目前的階段性成果上看，都是成功的。
10）經濟效益、管理效率提升明顯
企業(yè)管理信息化是一項重大的、長遠投資，其回報必將在管理和效益兩方面顯示出來。從驗收情況看， 企業(yè)的經濟效益和管理效率普遍得到了提高。最為突出的是 庫存資金占用量下降， 收入上升， 應收款下降，人工成本減少。
11）信息化的初步戰(zhàn)役見了成效，但實施效果和進度參差不齊
總的信息方向是朝著全面信息化的，由于企業(yè)信息化起步時間不同， 認識不同，做法各異， 本次驗收表現(xiàn)出了不同的信息化道路。
第一種是一次到位型的， 采用了國外的大型ERP系統(tǒng)，為以后的應用鋪墊了可擴展的平臺；
第二種是自主開發(fā)的模式，投資少，見效快，還培養(yǎng)了自己的信息化隊伍；
第三種是聯(lián)合開發(fā)的模式，企業(yè)提出自己的經營模式，由軟件公司實現(xiàn)軟件化。
企業(yè)的實施模式各有優(yōu)勢， 但長期上看， 自主開發(fā)及聯(lián)合開發(fā)的投資重頭戲在后面， 國外軟件在前， 前者會遇到集成的難題，解決得好就會闖出一條具有中國特色的ERP之路。
2．當前中小企業(yè)信息化中的問題
從企業(yè)管理信息化的發(fā)展上看， 也發(fā)現(xiàn)了一些值得注意的幾個具傾向性的問題。
1）企業(yè)管理信息化工作的理念提升還需加強
企業(yè)管理信息化應是企業(yè)的一場管理變革， 不是單單的上個系統(tǒng)就完事的工作。因此， 不管是上了哪家公司的ERP系統(tǒng)，都應體現(xiàn)出ERP的管理思想和意義。這需要企業(yè)徹底地轉變思想和管理習慣，以適應軟件的數(shù)據(jù)實時情況的管理。在這方面部分企業(yè)還停留在軟件實施的層面上，過份重視自動化操作，或是依賴于軟件的功能，很少在實施前對企業(yè)實際進行透徹的管理分析，自主地提出流程優(yōu)級化的方案。系統(tǒng)上線后也缺少管理效果的數(shù)據(jù)統(tǒng)計和分析。
2）重實用，輕長遠
企業(yè)對實用性極為關注， 實用性要求管理軟件能解決企業(yè)目前的手工操作和當前的管理問題， 所以，一般是以企業(yè)現(xiàn)實的管理模式為標準，尋找適應的或開發(fā)相應的軟件系統(tǒng)， 而很少研究信息化背景下的管理應是什么樣的模式。這樣一來， 長遠的應用和管理戰(zhàn)略就沒有得到重視,長期的發(fā)展要求沒有在應用上得到考慮，等到問題出現(xiàn)時， 可能就要重新實施，原來的投資的系統(tǒng)可能壽命就很短，其結果會使信息化出現(xiàn)虎頭蛇尾的局面。
3）重點上應用，輕面上應用
點上的應用， 如企業(yè)生產經營某個環(huán)節(jié)上的軟件化管理等，一般都給予了重視， 而像數(shù)據(jù)邏輯關系比較密切的多元控制信息往往被忽略，信息化的效果顯得單薄和膚淺。
4）重系統(tǒng)， 輕平臺
有些企業(yè)在選擇軟件時，多注重某某ERP系統(tǒng)， 而少問其平臺性能， 或是干脆沒有平臺的概念， 模塊化的思想僅僅體現(xiàn)為不同系統(tǒng)的簡單疊加， 這樣似乎是應用很全， 然而最后的效果還是點上的應用， 不能整合為一體。
5）重模塊， 輕集成
企業(yè)的需求研調， 停留在某某部門有什么需求上，疏于從整體流程上考慮軟件的功能。不同的部門間的業(yè)務往往還要人工干預來完成。此種做法違背了ERP系統(tǒng)的業(yè)務控制閉環(huán)的思想，直接導致了在新建的信息系統(tǒng)中出現(xiàn)“信息孤島”的現(xiàn)象。集成概念的淡薄是一個普遍現(xiàn)象。
6）重財務， 輕業(yè)務
多數(shù)企業(yè)有重財務核算，輕業(yè)務核算的問題。與此相反，在這方面表現(xiàn)比較先進的是一個制冷企業(yè)他們的領導和信息部門把財務看成是第二位要素， 把業(yè)務數(shù)據(jù)的完整性視為首要的基礎工作， 這給其它企業(yè)提供了正確的解決方案。從信息化的層面上來說，業(yè)務管理在前， 是基礎，財務管理是在業(yè)務管理之上的應用， 反過來對業(yè)務起到監(jiān)控和實時核算的作用，所以全面的信息化的實施結果會使企業(yè)的財務管理更為精細化。大多數(shù)企業(yè)都是走了先會計電算化，后業(yè)務信息化的路子。所以觀念陳舊導致了業(yè)務與信息化的業(yè)務環(huán)節(jié)脫節(jié)，數(shù)據(jù)不能共享，財務成為信息化的新“孤島”現(xiàn)象。驗收中，只有上了國外軟件的公司在ERP中集成了財務功能外，所有的企業(yè)都留有信息化中的孤島—財務系統(tǒng)。
7）重實施， 輕規(guī)劃
企業(yè)經營講實效是市場經濟的要求， 但管理信息化有其自身的規(guī)律性，從企業(yè)管理上說， 信息化是一項企業(yè)的戰(zhàn)略措施，應從一開始就應全面、分步地規(guī)劃，在一個相對較長的周期內做好全面的安排， 量力而行地實施。而從驗收結果看， 一些企業(yè)的信息化規(guī)劃還沒有做到位， 而是走一步說一步， 把問題留在了后面。這說明企業(yè)對信息化的規(guī)律性缺乏認識， 當發(fā)展到中期階段會有重復投資的問題。
8）重效益， 輕效率
企業(yè)把ERP看成是一項工具投資，這沒有錯，但ERP系統(tǒng)的實施還有另一層意義， 就是借軟件工具對企業(yè)進行規(guī)范化管理，提升企業(yè)的綜合素質，給企業(yè)提供持久的競爭力。這一點，對企業(yè)來說，還存在認識上的差距。企業(yè)老板更看重經濟效益的“立竿見影”，而對長期的管理提升疏于重視。表現(xiàn)為對信息化的集成度重視不夠。
9）重硬件， 輕軟件
目前啟動信息化項目的企業(yè)，其網(wǎng)絡環(huán)境投資都很到位，可以說信息高速都已通車，但稱為“車”的軟件系統(tǒng)的性能和應用，比之硬件環(huán)境相差懸殊。有個OA和郵件系統(tǒng)或是會計電算系統(tǒng)，還不能稱之為信息化，信息化是核心業(yè)務的信息化，需要強大的應用軟件的支持。目前發(fā)現(xiàn)企業(yè)對軟件開支的敏感度遠遠超過了硬件。
10）重功能， 輕一體化流程控制
一些企業(yè)對系統(tǒng)的功能相當重視，體現(xiàn)了對自身需求的把握，但對集成上的遠景應用嚴重缺乏認識。這些表現(xiàn)為企業(yè)在二次開發(fā)時，只關注了某個功能的實現(xiàn)， 而忽略了“實時”的性能， 如導入某個表時需要人工操作完成， 而看不到一旦上了系統(tǒng)后，在動態(tài)實時的環(huán)境下，人為操作降低了系統(tǒng)應用水平，也抵消了信息化的效果。
3．關于企業(yè)信息化的幾點認識
1）政府推動企業(yè)信息化，主要的動因仍是企業(yè)自己
從情況上看， 效果比較好的企業(yè)， 都是企業(yè)自己有明晰而緊迫的的信息化需求。政府推動應體現(xiàn)在激發(fā)企業(yè)內在的需求上，可以用兩個字來描述：“推”和“拉”。政府通過試點驗收和獎勵來“推”動；另一個是政府通過培訓、管理論壇來“拉”動企業(yè)的信息化需求。
2）ERP是個系統(tǒng)工程， 也是個一把手工程
企業(yè)信息化是一項復雜的系統(tǒng)工程， 從IT技術和管理兩方面來看， 需要科學的、前瞻性、統(tǒng)一、全面的規(guī)劃和分步的、扎實的實施，在其全過程中有若個關鍵環(huán)節(jié)需要組織和資源保證及項目控制，必要時還要做組織與流程的重組工作，因此，沒有企業(yè)老總的親自掛帥，不但資源調度不利，管理上的變革與協(xié)調更不能成為現(xiàn)實，甚至信息化工作出現(xiàn)半途而廢。
3）ERP是一個種管理模式， 更是一種管理思想
ERP是企業(yè)管理引入計算機后的產物， 這種模式改變了企業(yè)管理的方式，使信息動態(tài)實時，業(yè)務環(huán)節(jié)互相制約，企業(yè)管理更加規(guī)范化和客觀化，從而影響到企業(yè)文化層面的變化。這足以說明，企業(yè)信息化對企業(yè)管理的作用有更深刻的意義，而實施信息化的企業(yè)更應把ERP看成是新技術條件下的一種管理模式，其靈魂是ERP的管理思想，資源的調度、數(shù)據(jù)的精確與實時性、迅速及時反映等等。
4）政府引導企業(yè)信息化工作，應從多方面去做工作
企業(yè)的信息化已實施了多年，很多企業(yè)系統(tǒng)也上了不止一個，但對信息化的認識還存在許多不足之處，對信息化的規(guī)律性還處在摸索之中，尤其是信息化的遠景目標，多數(shù)企業(yè)認識不清。因此政府應從企業(yè)的老板入手，宣灌信息化的理念和技術先進性及對管理的推動作用。這仍需要進行思想準備、組織落實、方法傳授、典型示范、效益激勵。
5） 搞好企業(yè)信息化建設的橫向交流是避免企業(yè)投資失誤的好辦法
企業(yè)在信息化建設中， 在許多決策路口需要知識和經驗來支持， 由于對信息化建設的生命周期及各階段的關鍵點把握不夠，而埋下或造成隱蔽性失誤的可能性時時都存在， 所以，企業(yè)間的信息化建設經驗交流是必不可少的。而這方面政府大有可為。
6）推廣企業(yè)信息化建設的規(guī)范做法是保證ERP成功的關鍵
由于信息化是一種包含復合性知識的領域，從規(guī)劃、計劃、選型、應用到實施是一條邏輯嚴密的鏈條， 也是一種戰(zhàn)略安排， 在實踐中，ERP的用戶方形成了一套規(guī)范的方法，這些是保證企業(yè)ERP系統(tǒng)成功的關鍵； 另一方面，我們也注意到，ERP系統(tǒng)的提供方也有相應的方法，但廠商往往從其本身的利益著想，其推薦的不一定是企業(yè)的最佳方案。故企業(yè)方必須在信息化實施過程中形成自己的計劃與控制能力。
7） ERP系統(tǒng)的實施應與企業(yè)管理提升結合起來
管理軟件與工業(yè)自動化系統(tǒng)不同，比如DCS 系統(tǒng)本身是一個封閉的系統(tǒng)，安裝后自動運行，設計好組態(tài)和參數(shù)就可以實現(xiàn)自動控制了，而ERP系統(tǒng)是開放的系統(tǒng)，運行的效果與管理活動及人工影響有很密切的關系，如果不從管理需求上提出方向性的改進而被動依靠ERP軟件，簡單化地實現(xiàn)管理的自動化，意義就不大。
8）信息化對企業(yè)來說是一項長期的戰(zhàn)略
ERP不僅是企業(yè)的一種管理工具，也是一種戰(zhàn)略。它的實施周期和運行周期都很長， 其價值也是需要一個較長的時間才能體現(xiàn)出來。從這個意義說， ERP不能有大的失誤， 一個環(huán)節(jié)或是細節(jié)的問題可能也是整個戰(zhàn)略上的失誤，會導致企業(yè)信息化進度及投資的損失。
9）消除信息孤島是一項長期的任務
從驗收的試點企業(yè)上看，消除“信息孤島”，也是一項信息化發(fā)展中的戰(zhàn)略任務。目前絕大多數(shù)的企業(yè)信息化，在信息化推進的同時，也在構建新的“信息孤島”，如企業(yè)介紹說，“我們選擇了某某ERP系統(tǒng)管業(yè)務，選擇了某某系統(tǒng)管財務。”或是說，“我們還有一個財務系統(tǒng)，由財務部使用。”似乎企業(yè)以多個系統(tǒng)為榮， 好象企業(yè)信息系統(tǒng)越多越說明企業(yè)越先進。從信息化的目標上看， 企業(yè)最好是一個平臺，一個系統(tǒng)，多種應用，而不是越多越好。解決異構的系統(tǒng)間的集成應用，在第二階段不知要耗損企業(yè)多少時間和成本，然而也未必做好一體化的應用。
10）如何量化ERP的效益和效率是持續(xù)推進信息化的保證
企業(yè)的動機很簡單：不管是什么系統(tǒng)長遠上看都應是賺錢的系統(tǒng)，因為ERP不是原材料， 也不是能源，是管理工具，是固定資產上的投資。要使其成為企業(yè)一項必需的支出，就應讓企業(yè)看到投資回報，長遠的可以預測，目前的可以統(tǒng)計比較。所以政府經管部門應為ERP推出一套可以考核ERP實施效果的標準，從經濟效益和管理效率兩個方面來評價ERP實施的價值,從而讓企業(yè)自主、積極地實現(xiàn)信息化管理。
4．中小企業(yè)信息化的出路
根據(jù)信息化建設的規(guī)律和目前信息化推進的實際情況，企業(yè)應遵循正確的方針和處理好七大關系。
4．1 信息化推進工作的“十六字方針”
“管理驅動，統(tǒng)一規(guī)劃，業(yè)務一體，集成應用。”
管理驅動： 指企業(yè)的意愿、投資和系統(tǒng)建設應以管理為導向，由內在的需求引導和決定信息化的目標；
統(tǒng)一規(guī)劃： 按照企業(yè)的經營戰(zhàn)略，集團或總經理掛帥統(tǒng)一規(guī)劃信息化中的各個項目及子系統(tǒng)，以利于統(tǒng)一標準和應用，避免出現(xiàn)企業(yè)內部各自為政的現(xiàn)象；
業(yè)務一體： 企業(yè)在部署應用的時候，提倡企業(yè)把企業(yè)的各個管理過程、環(huán)節(jié)、職能業(yè)務統(tǒng)一在一個系統(tǒng)平臺中，實現(xiàn)業(yè)務與管理的連動，一體化運作；
集成應用： 在信息化的過程，提倡不增加新的“信息孤島”，盡量消除已有的“信息孤島”，擴大信息化的實施面積,把業(yè)務與財務管理的功能集成在一起，互相促進，實現(xiàn)真正的實時和動態(tài)管理。
該項方針是以信息化的最終目標為依據(jù)， 統(tǒng)管信息化全過程的。只在按照這個方針決策，信息化才能少走彎路，避免損失，從而實現(xiàn)信息化內部系統(tǒng)間的“祖國統(tǒng)一”。
4．2 需要正確處理的七大關系
鑒于已有的企業(yè)信息化現(xiàn)狀，完善和提高企業(yè)信息化的水平，提升企業(yè)的綜合競爭力，還需要正確處理以下七種關系。
(1) 處理好自主開發(fā)與購買軟件包的關系
現(xiàn)在有些企業(yè)在信息化的建設中培養(yǎng)了自己的信息化隊伍， 他們對自己企業(yè)的需求理解得深刻，索性自己操刀開發(fā)ERP系統(tǒng)。可以說，這是幾年來信息化深入發(fā)展的結果，也是繼續(xù)發(fā)展的基礎。如果，每個信息化的企業(yè)都采取這種方式顯然是不可取的，也是不現(xiàn)實的。所以，企業(yè)尤其是大企業(yè)要慎重處理好自行開發(fā)與購買軟件商產品的關系。比較合理的選擇是有實力企業(yè)自己進行二次開發(fā)，避免冒大的風險來開發(fā)不成熟的系統(tǒng)導致系統(tǒng)出現(xiàn)擴展和兼容不好的問題。
(2) 處理好經濟效益與管理效率的關系
從短期來看，ERP的實施效果更多體現(xiàn)在管理效率方面，經濟效益要在半年或一個會計期間內才能有所表現(xiàn)，就象保健藥是個慢性作用。而企業(yè)卻常?？粗亟洕б?，如此會誤解ERP系統(tǒng)的作用和意義，同時也會產生輕視管理改善的內容，降低實施效果。
(3) 處理好國外軟件與國產軟件的關系
企業(yè)由于規(guī)模和效益不同，選擇ERP軟件出現(xiàn)國產與國外的不同取向。一般的情況是大企業(yè)、大集團傾向于選擇國外的ERP系統(tǒng)，而中小企業(yè)則選擇國內廠商的ERP系統(tǒng)。其實， 選擇哪種軟件關鍵還看應用的復雜程度，大的企業(yè)即使上了國外的系統(tǒng)通常也要進行客戶化的二次開發(fā)，因為最終軟件要服務于企業(yè)管理需要，而管理又是個性化的。所以企業(yè)應以管理驅動信息化過程，實現(xiàn)管理目標為宗旨。
(4) 處理好財務系統(tǒng)與ERP系統(tǒng)的關系
目前, 由于大多數(shù)企業(yè)都在信息化的過程中保留了或單獨使用了國內的財務系統(tǒng)，一些業(yè)務與財務連動控制信息， 一般要經過人為轉換才能使數(shù)據(jù)同步或為財務所用， 這樣，財務的預先防范和實時監(jiān)控作用沒在ERP系統(tǒng)中得到體現(xiàn)，有背于信息化的初衷。這類問題可能是大多存在于信息化起步早、基礎環(huán)境好的企業(yè)。 因此， 獨立使用的財務系統(tǒng)有可能成為信息化進程中的最后一個“孤島”。凡是規(guī)劃時就想到財務與業(yè)務一體化的企業(yè)就不存在這個問題.所以，處理好業(yè)務與財務系統(tǒng)關系是進一步深化企業(yè)信息化的關鍵環(huán)節(jié)。
(5) 處理好規(guī)劃與實施的關系
一些企業(yè)對信息化手段的認識不到位，以為信息化就上個系統(tǒng)，實施了能用了就成了，沒有一個系統(tǒng)的方法和長期的戰(zhàn)略考慮和分步驟的計劃，這些稱之為“IT規(guī)劃”工作， 企業(yè)做得好的不多，做了規(guī)劃的企業(yè)，規(guī)劃中羅列了一些系統(tǒng)分期上線，但也沒有充分地注意到他們之間的集成性能。應引導企業(yè)在實施之前做好全面、統(tǒng)一的規(guī)劃，而這種規(guī)劃最好不要交給軟件開發(fā)提供商來做，自己做或委托專家組做，以保護企業(yè)的自身利益。
(6) 處理好業(yè)務流程與軟件標準的關系
一般是流程的模式已固化在ERP系統(tǒng)中了，可配置的選擇性有限。企業(yè)實施時，會遇到究竟是以軟件還是以企業(yè)的目前流程為標準的問題。這也是實施中是否能解決管理問題的一個關鍵點，這時企業(yè)應組織專家進行評估，完全照搬軟件，可能對企業(yè)的格局沖擊較大，不可取，但完全模仿企業(yè)的即定現(xiàn)狀也不科學，如果事先對管理做一個規(guī)范化的診斷后再決定取舍就可做出正確的決策了。
(7) 處理好實用性與超前性、先進性的關系
現(xiàn)在企業(yè)都相當重視實用性， 希望ERP系統(tǒng)“立竿見影”解決管理和效率問題。這一普遍心理，會導致企業(yè)過份關注目前的效用，陷入“實用主義”的泥潭，缺乏戰(zhàn)略意識，給進一步的發(fā)展設置了障礙。一些“信息孤島”的形成就是與該種思想有關。搞信息化就是著眼于未來而不是目前，信息化的花費所以稱為“投資”，其意義也在于此。
