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在這個信息爆炸的時代，人們每天都在面對著巨量的、不斷快速增長的數(shù)據(jù)，各行各業(yè)中都有越來越多的人從事與數(shù)據(jù)處理和分析相關(guān)的工作。大到商業(yè)組織的市場分析、生產(chǎn)企業(yè)的質(zhì)量管理、金融機構(gòu)的趨勢預(yù)測，小到普通辦公文員的部門考勤報表，幾乎所有的工作都依賴對大量的數(shù)據(jù)進行處理分析之后形成的數(shù)據(jù)報告。

數(shù)據(jù)分析工作到底是做些什么？數(shù)據(jù)報告究竟是如何“煉成”的呢？

從專業(yè)角度來講，數(shù)據(jù)分析是指用適當(dāng)?shù)慕y(tǒng)計分析方法對收集來的數(shù)據(jù)進行分析，以求理解數(shù)據(jù)并發(fā)揮數(shù)據(jù)的作用。數(shù)據(jù)分析工作通常包含五大步驟：需求分析、數(shù)據(jù)采集、數(shù)據(jù)處理、數(shù)據(jù)分析和數(shù)據(jù)展現(xiàn)。

圖 0-1 數(shù)據(jù)分析五大步驟

不要把數(shù)據(jù)分析想象得太復(fù)雜和神秘。簡單地說，做數(shù)據(jù)報告和裁縫做衣服是一樣的，都是根據(jù)客戶的需求和指定的材料，制作出對客戶有價值的產(chǎn)品。

1-1 需求分析

裁縫做衣服之前最重要的事情，就是了解客戶的想法和需求并測量客戶的身形。衣服要在什么場合和季節(jié)穿、需要什么樣的款式風(fēng)格、有沒有特別的要求等。這個過程必須非常認(rèn)真仔細，如果不能真正了解客戶想要什么，就難以做出令客戶滿意的衣服；如果把客戶的身材量錯了，那么將來做出來的衣服一定是個“杯具”。

同樣，需求分析是制作數(shù)據(jù)報告的必要和首要環(huán)節(jié)。我們必須首先了解報告閱讀者的需求，才能確定數(shù)據(jù)分析的目標(biāo)、方式和方法。

圖 0-2 了解需求

在實際工作中，如果有新的數(shù)據(jù)報告任務(wù)，最好先問清楚這個報告的用途、形式、重點目標(biāo)和完成時限。即使給你任務(wù)的人已經(jīng)幫你做了個草樣，也不要立即按框填數(shù)，而是通過了解報告需求來確定報告的制作方式。原因很簡單，一來你才是最終為這份報告內(nèi)容負責(zé)的人，只有你最清楚如何讓報告滿足需求；二來也許那份草樣并沒有考慮到所有細節(jié)，與其事后修補不如一開始就按你的思維開展工作。

不要抱著“多一事不如少一事”的態(tài)度，省掉這個環(huán)節(jié)。要知道，報告不合格，最后無論是挨批還是返工，倒霉的人還是你。

1-2 數(shù)據(jù)采集

在確定好目標(biāo)和設(shè)計方案之后，裁縫接下來就要開始安排布料和輔料，并且保證這些材料的數(shù)量和質(zhì)量都能夠滿足制衣的需求。

與此相類似，在完成前期的需求分析過程之后，就要開始收集原始數(shù)據(jù)材料。數(shù)據(jù)采集就是收集相關(guān)原始數(shù)據(jù)的過程，為數(shù)據(jù)報告提供最基本的素材來源。

在現(xiàn)實中，數(shù)據(jù)的來源方式可能有很多，比如網(wǎng)站運營時在服務(wù)器數(shù)據(jù)庫中所產(chǎn)生的大量運營數(shù)據(jù)、企業(yè)進行市場調(diào)查活動所收集來的客戶反饋表、公司歷年經(jīng)營所產(chǎn)生的財務(wù)報表等。這些生產(chǎn)經(jīng)營活動都會產(chǎn)生大量的數(shù)據(jù)信息，數(shù)據(jù)采集工作所要做的就是獲取和收集這些數(shù)據(jù)，并集中統(tǒng)一地保存到合適的文檔中用于后期的處理。

圖 0-3 收集數(shù)據(jù)

采集數(shù)據(jù)的數(shù)量要足夠多，否則可能不足以發(fā)現(xiàn)有價值的數(shù)據(jù)規(guī)律，此外，采集的數(shù)據(jù)也要符合其自身的科學(xué)規(guī)律，虛假或錯誤的數(shù)據(jù)最終都無法生成可信而可行的數(shù)據(jù)報告。這就要求在數(shù)據(jù)收集的過程中不僅需要科學(xué)而嚴(yán)謹(jǐn)?shù)姆椒?，并且對異常?shù)據(jù)要具備一定的甄別能力。例如，通過市場調(diào)研活動收集數(shù)據(jù)，就必須事先對調(diào)研對象進行合理的分類和取樣。

1-3 數(shù)據(jù)處理

方案和布料都已準(zhǔn)備妥當(dāng)，接下來裁縫就要根據(jù)設(shè)計圖紙來剪裁布料了，將整幅的布料裁剪成

前片、后片、袖子、領(lǐng)子等一塊塊用于后期縫制拼接的基本部件。布料只有經(jīng)過一道道的加工處理才能被用來縫制衣服，制作數(shù)據(jù)報告也是如此。

采集到的數(shù)據(jù)只有繼續(xù)進行加工整理，才能形成合理的規(guī)范樣式，用于后續(xù)的數(shù)據(jù)分析運算，因此數(shù)據(jù)處理是整個過程中一個必不可少的中間步驟，也是數(shù)據(jù)分析的前提和基礎(chǔ)。數(shù)據(jù)經(jīng)過加工處理，可以提高可讀性，更方便運算，反之，如果跳過這個過程，不僅會影響到后期的運算分析效率，更有可能得到錯誤的分析結(jié)果。

圖 0-4 處理數(shù)據(jù)

例如，在收集到客戶的市場調(diào)查反饋數(shù)據(jù)以后，所得到的數(shù)據(jù)都是對問卷調(diào)查的答案選項，這些ABCD的選項數(shù)據(jù)并不能直接用于統(tǒng)計分析，而是需要進行一些加工處理，比如將選項文字轉(zhuǎn)換成對應(yīng)的數(shù)字，這樣才能更好地進行后續(xù)的數(shù)據(jù)運算和統(tǒng)計。

1-4 數(shù)據(jù)分析

剪裁完成后的工作主要是縫制和拼接等成衣工序，在前期方案和材料都已經(jīng)準(zhǔn)備妥當(dāng)?shù)那闆r下，這個階段的工作就會比較順利，按部就班依照既定的方法就可以實現(xiàn)預(yù)定的目標(biāo)。

經(jīng)過加工處理之后的數(shù)據(jù)可用于進行運算統(tǒng)計分析，通過一些專門的統(tǒng)計分析工具以及數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，可以對這些數(shù)據(jù)進行分析和研究，從中發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)的內(nèi)在關(guān)系和規(guī)律，獲取有價值、有意義的信息。例如，通過市場調(diào)查分析，可以獲知產(chǎn)品的主要顧客對象、顧客的消費習(xí)慣、潛在的競爭對手等一系列有利于進行產(chǎn)品市場定位決策的信息。

圖 0-5 對數(shù)據(jù)進行分析

數(shù)據(jù)分析過程需要大量的統(tǒng)計和計算，通常都需要科學(xué)的統(tǒng)計方法和專門的軟件來實現(xiàn)，例如Excel中就包含了大量的函數(shù)公式以及專門的統(tǒng)計分析模塊來處理這些需求。

1-5 數(shù)據(jù)展

現(xiàn)衣服縫制完成之后要向客戶進行成果展現(xiàn)，或是讓客戶直接試穿，或是使用模特進行展示。衣服的整體穿著效果、鮮明的設(shè)計特點以及為客戶量身定做的價值所在是展現(xiàn)的主要目標(biāo)。

與此類似，數(shù)據(jù)分析的結(jié)果最終要形成結(jié)論，這個結(jié)論要通過數(shù)據(jù)報告的形式展現(xiàn)給決策者和客戶。數(shù)據(jù)報告中的結(jié)論要簡潔而鮮明，讓人一目了然，同時還需要足夠的論據(jù)支持，這些論據(jù)就包括分析的數(shù)據(jù)以及分析的方法。

圖 0-6 結(jié)論的展現(xiàn)

因此，在最終形成的數(shù)據(jù)報告中，表格和圖形是兩種常見的數(shù)據(jù)展現(xiàn)方式。通常情況下，圖形圖表的效果更優(yōu)于普通的數(shù)據(jù)表格。因為，對于數(shù)據(jù)來說，使用圖形圖表的展現(xiàn)方式是最具說服力的，圖表具有直觀而形象的特點，可以化冗長為簡潔，化抽象為具體，使數(shù)據(jù)和數(shù)據(jù)的關(guān)系得到最直接有效地表達。例如，要表現(xiàn)一個公司經(jīng)營狀況的趨勢性結(jié)論，使用一串枯燥的數(shù)字遠不如一個柱形圖的排列更能說明問題。

經(jīng)過上面這幾個步驟的操作，就可以形成一份完整的數(shù)據(jù)報告，其中的價值將會在決策和實踐中得以體現(xiàn)。

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