在工作簿中進行編輯修改等操作后，都需要經(jīng)過保存才能成為磁盤空間的實體文件，用于以后的讀取與編輯。培養(yǎng)良好的保存文件習慣，經(jīng)常性地保存工作簿可以避免由于系統(tǒng)崩潰、停電故障等原因所造成的損失。
I 保存工作簿的幾種方法
有以下幾種等效操作可以保存當前窗口的工作簿。
（1）在功能區(qū)依次單擊【文件】→【保存】（或【另存為】）命令。
（2）單擊【快速訪問工具欄】上的【保存】按鈕。
（3）按組合鍵。
（4）按組合鍵。
經(jīng)過編輯修改但未經(jīng)保存的工作簿，在關(guān)閉時會自動彈出提示信息，詢問是否保存，如圖 3-4 所示。
圖 3-4 關(guān)閉工作簿時詢問是否保存
單擊【保存】按鈕就可以保存此工作簿。
II 保存工作簿位置
單擊【文件】→【另存為】命令保存工作簿時，右側(cè)會出現(xiàn)保存位置的選項，如圖 3-5 所示。
圖 3-5 【另存為】顯示的路徑
? 最近：快速打開最近使用過的本地或OneDrive空間文件夾。
? OneDrive：將工作簿保存到當前已登錄賬戶的個人OneDrive空間。
? 這臺電腦：將工作簿保存到最近使用的本地文件夾。
? 添加位置：添加保存的路徑位置，可將Excel文件保存到個人OneDrive空間或是面向組織內(nèi)部成員提供的在線云存儲服務(wù)OneDrive For Business。
? 瀏覽：將工作簿保存到本地，單擊【瀏覽】按鈕后，直接進入資源管理器進行文件夾路徑的選擇。
示例：將工作簿保存到OneDrive上
將工作簿保存到OneDrive空間，能夠在不同地點或不同終端通過登錄賬號快速訪問該文件。操作步驟如下。
步 驟 1 依次單擊【文件】→【另存為】→【OneDrive】命令。若尚未登錄賬戶，則需要先登錄OneDrive。
步 驟 2 在打開的【另存為】對話框中，選擇一個OneDrive上的位置，然后在【文件名】文本框中輸入文件名，如“共享報表.xlsx”，單擊【保存】按鈕完成操作，如圖 3-6 所示。
圖 3-6 將工作簿保存到OneDrive上
III 【另存為】對話框
在對新建工作簿進行第一次保存操作時，會轉(zhuǎn)到【另存為】界面。選擇一個最近使用的位置，則會彈出【另存為】對話框，對文件命名后單擊【保存】按鈕即可，如圖 3-7 所示。
圖 3-7 保存工作簿
【保存】和【另存為】的名稱和實際作用都非常相似，但是實際上卻有一定的區(qū)別。
對于新創(chuàng)建的工作簿，在第一次執(zhí)行保存操作時，【保存】命令和【另存為】命令的功能完全相同，都將打開【另存為】對話框，進行路徑定位、文件命名和保存類型的選擇等一系列設(shè)置。
對于之前已經(jīng)保存過的現(xiàn)有工作簿，再次執(zhí)行保存操作時，這兩個命令有以下區(qū)別。
（1）【保存】命令不會打開【另存為】對話框，而是直接將編輯修改后的內(nèi)容保存到當前工作簿中。
工作簿的文件名、存放路徑不會發(fā)生任何改變。
（2）【另存為】命令將會打開【另存為】對話框，可以重新設(shè)置存放路徑和其他保存選項，以得到當前工作簿的副本。
更多保存選項
按功能鍵打開【另存為】對話框，在【另存為】對話框底部依次單擊【工具】→【常規(guī)選項】選項，將彈出【常規(guī)選項】對話框，如圖 3-8 所示。
在【常規(guī)選項】對話框中，可以為工作簿設(shè)置更多的保存選項。
I 生成備份文件
選擇【生成備份文件】復(fù)選框，則每次保存工作簿時，都會自動創(chuàng)建備份文件。
所謂自動創(chuàng)建備份文件，其過程是：當保存工作簿文件時，Excel將磁盤上前一次保存過的同名文件重命名為“XXX的備份”，擴展名為“.xlk”，即前面提到的備份文件格式，同時，將當前工作窗口中的工作簿保存為與原文件同名的工作簿文件。
這樣每次保存時，在磁盤空間上始終存在著新舊兩個版本的文件，可以在需要時打開備份文件，使表格內(nèi)容狀態(tài)恢復(fù)到上一次保存的狀態(tài)。
備份文件只會在保存時生成，并不會自動生成。從備份文件中也只能獲取最近一次保存時的狀態(tài)，并不能恢復(fù)到更久以前的狀態(tài)。
II 打開權(quán)限密碼
在【打開權(quán)限密碼】文本框內(nèi)輸入密碼，可以為保存的工作簿設(shè)置打開文件的密碼保護，沒有輸入正確的密碼，就無法讀取所保存的工作簿文件。
III 修改權(quán)限密碼
與打開權(quán)限密碼有所不同，【修改權(quán)限密碼】可以保護工作表不被意外修改。
打開設(shè)置過修改權(quán)限密碼的工作簿時，會彈出對話框，要求輸入密碼或以“只讀”方式打開文件，如圖 3-9 所示。
只有掌握此密碼的用戶才可以在編輯修改工作簿后進行保存，否則只能以“只讀”方式打開工作簿。在“只讀”方式下，不能將工作簿內(nèi)容所做的修改保存到原文件中，而只能保存到其他副本中。
IV 建議只讀
選中【建議只讀】復(fù)選框并保存工作簿后，再次打開此工作簿時，會彈出如圖 3-10 所示的對話框，建議以“只讀”方式打開工作簿。
圖 3-9 輸入密碼
圖 3-10 建議只讀
好書推薦
Good Book Recommendation
聯(lián)系客服
