Excel是最廣泛的數(shù)據(jù)處理工具之一，數(shù)據(jù)處理包括數(shù)據(jù)輸入、數(shù) 據(jù)加工和數(shù)據(jù)輸出3個密不可分的環(huán)節(jié)，如果日常數(shù)據(jù)輸入環(huán)節(jié)的效率都很低，那么再強大的工具也沒有用。
數(shù)據(jù)是多種多樣的，有數(shù)值型數(shù)據(jù)，如銷售量；有文本型數(shù)據(jù)，如產(chǎn)品名稱；有日期和時間型數(shù)據(jù)，如業(yè)務產(chǎn)生的時間等，如下圖所示。
在Excel中輸入數(shù)據(jù)時可能會遇到各種問題，如身份證號碼顯示不全、特殊字符的輸入等，今天我們主要與大家分享如何快速準確地輸入數(shù)據(jù)。
除常規(guī)數(shù)據(jù)外，還有一些比較特殊的數(shù)據(jù)，如身份證號碼，大家在輸入身份證號碼時，是不是都會遇到下面的問題呢？怎么解決呢？其實很簡單，在輸入身份證號碼之前，先輸入一個英文單引號。這樣就沒問題了，只是單元格的左上角有點特別。這是因為Excel中默認數(shù)字顯示11位，如果超過11位，就會顯示為科學記數(shù)法，如“4.1E+17”，如果超過15位，15位后的數(shù)字就會顯示為0，如“411111201903032000”。這就是上面例子出現(xiàn)“意外”的原因，而解決方法就是將數(shù)值型數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換為字符型數(shù)據(jù)。例如，在輸入數(shù)字前，先輸入一個英文單引號，如 “'411111201903032359”。并且，默認情況下，數(shù)字會右對齊，而字符會左對齊。在單元格中輸入鍵盤上沒有的符號，如在B5單元格的文字前輸入“§”小節(jié)符，具體操作步驟如下。步驟01 把光標定位在文字的最前面，選擇【插入】選項卡，在功能區(qū)中選擇【符號】組中的【符號】選項。步驟02 在彈出的【符號】對話框中選擇【符號】選項卡，找到需要的小節(jié)符號，如下圖所示。單擊【插入】按鈕，即可把“§”插入編輯區(qū)光標所在位置。提示：在插入特殊字符前記得先把光標定位在要插入的位置。有時要輸入的數(shù)據(jù)非常大，如“1200000”，后面有好多0，特別容易輸錯，這時用下面的方法，可以快速輸入。先數(shù)一下數(shù)據(jù)共有5個“0”，在單元格中輸入【12**5】，按【Enter】鍵即可。最后的數(shù)字5就表示末尾有5個“0”，前面用兩個“*”分隔。這時顯示數(shù)據(jù)為“1.20E06”，這是因為Excel對比較大的數(shù)自動按“科學記數(shù)法”的格式顯示，可以通過將單元格的數(shù)據(jù)格式設置為【常規(guī)】，即可顯示為“1200000”。只允許輸入某范圍內(nèi)的數(shù)據(jù)
工作表中有些數(shù)據(jù)的取值范圍非常明顯，如“學生成績表”中的成績范圍在0~100之間。可以利用“數(shù)據(jù)驗證”功能保證輸入的成績都是有效的，關(guān)鍵是它可以在輸入數(shù)據(jù)前進行有效提醒，而不是輸入錯誤數(shù)據(jù)后再提醒，這樣可以大大提高輸入效率，具體操作步驟如下。步驟01 選中C2:E6單元格區(qū)域，選擇【數(shù)據(jù)】選項卡，在【數(shù)據(jù)工具】組中單擊【數(shù)據(jù)驗證】下拉按鈕，選擇【數(shù)據(jù)驗證】選項，如下圖所示。步驟02 彈出【數(shù)據(jù)驗證】對話框，在【設置】選項卡中，設置【允許】為【小數(shù)】、【數(shù)據(jù)】為【介于】，在【最小值】參數(shù)框中輸入【0】、【最大值】參數(shù)框中輸入【100】，如下圖所示。 步驟03 在【輸入信息】選項卡中，在【標題】文本框中輸入【數(shù)據(jù)范圍】，【輸入信息】文本框中輸入【0~100的實數(shù)】，如下圖所示。步驟04 在【出錯警告】選項卡中，在【標題】文本框中輸入【輸入錯誤】，【錯誤信息】文本框中輸入【數(shù)據(jù)范圍為0~100的實數(shù)?！?，單擊【確定】按鈕，如下圖所示。步驟05 單擊C2:E6單元格區(qū)域中的任一單元格，系統(tǒng)會顯示設置的“輸入信息”，提醒用戶輸入數(shù)據(jù)的范圍。如果數(shù)據(jù)輸入錯誤，系統(tǒng)自動顯示設置的“出錯警告”，提示需要重新輸入正確數(shù)據(jù)。提示：如果“輸入信息”提示框擋住了輸入數(shù)據(jù)的單元格，可以把它拖動到不影響輸入的區(qū)域。在【數(shù)據(jù)驗證】對話框的【設置】選項卡中，【允許】下拉列表中還有一些常用數(shù)據(jù)有效性設置，如“整數(shù)”“日期”“文本長度”“序列”等，甚至數(shù)據(jù)范圍中可以用函數(shù)作為參數(shù)，該功能有非常實際的管理意義。在“學生成績表”中，學號具有唯一性。此外，還有身份證號、物資編號、快遞單號等都是沒有重復數(shù)據(jù)的，同樣可以通過設置“數(shù)據(jù)驗證”防止輸入重復數(shù)據(jù)，具體操作步驟如下。步驟01 選中A2:A11單元格區(qū)域，選擇【數(shù)據(jù)】選項卡，在【數(shù)據(jù)工具】組中單擊【數(shù)據(jù)驗證】下拉按鈕，選擇【數(shù)據(jù)驗證】選項。步驟02 在【設置】選項卡中，設置【允許】為【自定義】，在【公式】參數(shù)框中輸入【=countif(A:A,A2)=1】，即在A列中A2單元格的值只能有一個，A列后省略了行號，如下圖所示。步驟03 在【出錯警告】選項卡中，在【標題】文本框中輸入【輸入錯誤】，【錯誤信息】文本框中輸入【學號不能重復！】，單擊【確定】按鈕。步驟04 單擊A7單元格，如果輸入的數(shù)據(jù)與之前的數(shù)據(jù)重復，系統(tǒng)自動顯示設置的“出錯警告”，提示需要重新輸入正確數(shù)據(jù)。提示：countif 函數(shù)中的數(shù)據(jù)范圍“A:A”表示“A列中的所有數(shù)據(jù)”。由于Excel的運算精度是15位，而身份證號碼是18位文本型數(shù)據(jù)，countif函數(shù)會將身份證號碼第16位后的不同數(shù)字誤作為相同的數(shù)字進行判斷，從而造成數(shù)據(jù)驗證設置錯誤。這時需要用到sumproduct函數(shù)，公式為“=sumproduct (N(A:A=A2))=1”。在單元格中輸入分數(shù)“1/5”，按【Enter】鍵后變成了日期“1月5日”！這與系統(tǒng)的默認設置有關(guān)，輸入數(shù)據(jù)前要把單元格格式設置為“分數(shù)”。將單元格格式設置為分數(shù)的方法有以下4種。 （1）選擇單元格區(qū)域，按【Ctrl+1】組合鍵，彈出【設置單元格格式】對話框，在【數(shù)字】選項卡的【分類】列表框中選擇【分數(shù)】選項，在【類型】列表框中選擇其中一種格式，單擊【確定】按鈕，如下圖所示。（2） 在輸入的分數(shù)前加“'”( 半角的單引號 )。 （3） 在輸入的分數(shù)前加“0 ”（數(shù)字0和一個空格）。提示：這種情況不能輸入數(shù)據(jù)后再設置成“分數(shù)”格式。這些小技巧，你都了解了嗎？
