目錄
追求完美真的不好嗎？
完美主義診斷測試
完美主義的三種類型
01 完美主義者 從努力本身體會到成就感 時效主義者 從做出成績體會到成就感
02 完美主義者 在“努力”上不設(shè)限 時效主義者 有節(jié)制地努力
03 完美主義者 過于嚴(yán)謹(jǐn)，導(dǎo)致速度慢 時效主義者 多少有些粗枝大葉，但速度快
04 完美主義者 討厭時間壓力 時效主義者 巧妙利用deadline所激發(fā)出的極限潛能
05 完美主義者 見樹不見林的工作方式 時效主義者 擁有全局觀的工作方式
06 完美主義者 活在未來，杞人憂天 時效主義者 活在當(dāng)下，關(guān)注眼前
07 完美主義者 瑣事也要全力以赴 時效主義者 瑣事就想辦法省時省力地完成
08 完美主義者 總是被郵件分散注意力 時效主義者 活用郵箱使用規(guī)則
09 完美主義者 習(xí)慣于在一段完整的時間內(nèi)工作 時效主義者 傾向于用零碎時間做小型事務(wù)
10 完美主義者 開始得晚，習(xí)慣拖延 時效主義者 從細(xì)微處著手，立刻行動
重點回顧 習(xí)慣05 只顧眼前的人很危險！
11 完美主義者 不輕易妥協(xié) 時效主義者 策略性妥協(xié)，追求最佳成果
12 完美主義者 試圖全面覆蓋 時效主義者 專注于與成果直接相關(guān)的核心部分
13 完美主義者 重視過程 時效主義者 重視目的
14 完美主義者 立足于自己的堅持 時效主義者 立足于對方的訴求
15 完美主義者 沿襲前人之法 時效主義者 在創(chuàng)新上下功夫
16 完美主義者 試圖克服弱點 時效主義者 擅長發(fā)揮優(yōu)勢
17 完美主義者 墨守成規(guī) 時效主義者 勇于嘗試新方法
重點回顧 習(xí)慣17 何為“舒適區(qū)”和“挑戰(zhàn)區(qū)”
18 完美主義者 遇事三思而后行 時效主義者 做事雷厲風(fēng)行
19 完美主義者 追求一次就達到完美狀態(tài) 時效主義者 習(xí)慣先做草案
20 完美主義者 一招定勝負(fù)的思維模式 時效主義者 從概率論的角度思考問題
21 完美主義者 內(nèi)心脆弱，容易受挫 時效主義者 慢慢提升精確度
22 完美主義者 為自己無法掌控的事苦惱 時效主義者 專注于可控的事情
23 完美主義者 為全面應(yīng)對所有風(fēng)險做準(zhǔn)備 時效主義者 只為較大風(fēng)險做好萬全準(zhǔn)備
重點回顧 習(xí)慣21 成果曲線
24 完美主義者 缺乏充足的時間 時效主義者 創(chuàng)造充裕的時間
25 完美主義者 不輕易原諒自己 時效主義者 懂得自我肯定
26 完美主義者 盲目包攬所有責(zé)任，并為之沮喪 時效主義者 深知任何事都不需要自己負(fù)全責(zé)
27 完美主義者 用義務(wù)感驅(qū)使自己行動 時效主義者 用興奮感驅(qū)使自己行動
28 完美主義者 評判標(biāo)準(zhǔn)只有滿分或零分 時效主義者 柔性思維，接受灰色區(qū)域的存在
29 完美主義者 為了不時之需而囤積物品 時效主義者 多余的東西就主動“斷舍離”
重點回顧 習(xí)慣26 學(xué)會用餅圖法分散責(zé)任
30 完美主義者 苛責(zé)他人的失敗 時效主義者 對他人的失敗寬容以待
31 完美主義者 八面玲瓏，試圖討好所有人 時效主義者 從一部分人那里獲得絕對的支持
32 完美主義者 希望能從所有人那里獲得贊成票 時效主義者 徹底做好與核心人物的溝通工作
33 完美主義者 憑一己之力不斷拼搏 時效主義者 巧妙借用他人的力量
重點回顧 習(xí)慣28 你是不是“非黑即白”的思維方式？
參考文獻
2014年9月，世界網(wǎng)球四大公開賽之一的美國網(wǎng)球公開賽上，日本運動員錦織圭成為第一個打進大滿貫決賽的亞洲人，他的打法可以說是將張弛有度發(fā)揮到了極致。我們一起來看看他在半決賽中對陣世界排名第一的諾瓦克·德約科維奇（塞爾維亞選手）時的比賽結(jié)果吧。
第1局 6∶4 第2局 1∶6 第3局 7∶6 第4局 6∶3
這里我們應(yīng)該關(guān)注的是，錦織圭只得1分就失掉了第2局?；乜幢荣?，我們能很清楚地看到當(dāng)時他并沒有勉強自己去追球。
不過，這正是他的戰(zhàn)術(shù)，有意地避免白白消耗體力。在有取勝把握的局點，就拼盡全力；在可能失利的局點，就徹底地保持“松弛”。
有專家稱，這種張弛有度、收放自如才是他的真本領(lǐng)。 換句話說，“松弛的時機”極其絕妙。
同樣，在職場上如魚得水、取得優(yōu)異成績的人，恰好也是那些懂得何時該用盡全力、何時該有所退讓的人，并不需要將全部的力量平均地分配給每一項工作，而是將力量集中在其中最關(guān)鍵的兩成，只有這樣才能做出成績，收獲成果。
“他每天早早就回家了，為什么還能取得這么好的成績？” “為什么他看起來總是游刃有余的樣子，卻從未出現(xiàn)過不遵守deadline（最后期限）的問題？”
大家周圍是不是也有這種人呢？他們抓住了工作的本質(zhì)，能夠有針對性地在可以做出成績的核心部分拼盡全力，在其他部分有意地放松精力，適時“偷懶”。
但是，張弛有度“說起來容易做起來難”，那么究竟難在何處呢？ 難在大家心中的“完美主義思維”。
多年從事企業(yè)經(jīng)營、商務(wù)人士咨詢顧問的經(jīng)驗讓我深刻體會到，追求完美的思維方式會降低工作效率，產(chǎn)生巨大的精神壓力，讓人畏懼失敗，是使人陷入自我厭惡的元兇。
那么，高于完美主義的思維方式又是什么呢？正是“時效主義”。所謂時效主義，是指清楚什么時候該下力氣，什么時候該放松（專注于最關(guān)鍵的兩成），避免做無用功，在有限的時間內(nèi)實現(xiàn)結(jié)果最大化。掌握了這種思維方式，你就能夠在更短的時間內(nèi)，取得更好的成績。
除此之外，還可以避免給自己過度施加壓力，同時緩解壓力和不安。
在我看來，時效主義才是職場內(nèi)外能夠讓我們在有限的時間內(nèi)發(fā)揮最高效率找到幸福、做出成績的思維方式。
本書將向大家介紹由完美主義轉(zhuǎn)變?yōu)闀r效主義時所需的思維習(xí)慣和行為習(xí)慣。
如果能為你緩解無用壓力、更有效率地做出成績而提供一些靈感，將是我莫大的光榮。
完美主義者會在“盡善盡美”“注重細(xì)節(jié)”上體會到成就感，其實這本身并沒有什么不好。
完美主義當(dāng)然有它的優(yōu)點。我們先來看看，在我主辦的研討會上，大家心目中追求的完美都有哪些好處吧。
● 感覺能把工作完成得很好。 ● 能獲得成就感和自我滿足感。 ● 有努力奮斗的上進心。 ● 能獲得他人的認(rèn)可，受人尊敬。 ● 可以沒有失誤。 ● 自己能夠安心。 ● 能夠認(rèn)為自己已經(jīng)努力過了。 ● 完成度會有所提高。
當(dāng)完美主義者向時效主義者轉(zhuǎn)變時，或許就會產(chǎn)生害怕失去這些好處的恐懼心理。我也是一名完美主義者，所以完全能夠體會這種心境。
但是，本書所介紹的時效主義，是指要做到張弛有度，避免做無用功，以實現(xiàn)結(jié)果的最大化為目的。從結(jié)果來看，周圍人的評價以及取得的成績都會有所提升。
曾效力于美國職業(yè)棒球大聯(lián)盟的鈴木一朗所追求的理想擊球方式是一種極致的美，他對此的探索正是對完美的毫無止境的追求。
日本赫赫有名的天婦羅之“神”——早乙女哲哉30多年來，每天都在鉆研最佳的炸制方法，并多次復(fù)盤口味不佳的原因。
無論是大名鼎鼎的黑澤明導(dǎo)演，還是蘋果公司的創(chuàng)始人史蒂夫·喬布斯，都是嚴(yán)重的理想主義者、完美主義者。對完美的追求和渴望與他們?nèi)〉萌绱俗吭降某删褪窍⑾⑾嚓P(guān)的。
但是，在我看來，對于普通的工薪族來說，過度追求完美反倒會帶來負(fù)面影響。 運動員或工匠等職業(yè)，對理想和目標(biāo)的不斷追求與探索，或許可以帶給他人無限的感動。
而對于普通的工薪族來說，比起集中精力全身心投入某一項工作，更多的是在接到多個任務(wù)時，做到同步推進。在這個過程中，我們需要隨時調(diào)整各項工作的優(yōu)先級，優(yōu)化工作過程，在有限的時間內(nèi)做出成果。
換句話說，對完美的過度追求會妨礙過程的優(yōu)化。
我見過很多人，明明手里積壓了很多活兒，寧愿加班到半夜，甚至周六、周日還窩在公司里，都不愿交給別人去做，最終把身體搞垮。一位在銀行工作的女性，也有下面這些煩惱。
● 工作上不允許出現(xiàn)任何失誤，所以一定要做到完美。
● 總是害怕犯錯，內(nèi)心充滿了不安與恐懼，精神高度緊張。
● 從很久以前開始，只要不按照自己定下的步驟完成工作，內(nèi)心就會很焦慮。
● 對別人的要求越來越高，和那些“差不多先生”共事就會焦躁不安。
● 遇到一些責(zé)任重大的工作，總想著騰出點時間集中精力去完成，結(jié)果卻總是一拖再拖。 類似的問題都會在本書中找到解決方案。
“可是，完美主義不就是一種性格嗎？”
這是一個經(jīng)常會被問到的問題。
不過，根據(jù)我多次組織、參與研討會以及從事咨詢顧問的經(jīng)驗來看，完全可以斷定“完美主義并非性格，而是一種思考習(xí)慣”。
改變性格或許是非常困難的，但習(xí)慣是可以控制的。
作為研究習(xí)慣的專家，我?guī)椭芏嗳烁淖兞怂麄兊男袨榱?xí)慣、身體習(xí)慣、思考習(xí)慣。接下來，我將基于過往的知識和經(jīng)驗，介紹一種能夠減少壓力的思考習(xí)慣。
同樣是完美主義，但事實上每個人的心理傾向卻不盡相同。
我想，在掌握了自己的心理傾向之后再閱讀本書，效果會更好。因此，讓我們先來為你的完美主義思維進行一次診斷吧。
① 請回答下方表格中的問題。 ② 計算每個問題的得分，并將總分分別填入表格右側(cè)的空白欄。 ③ 最后將思維傾向1：1～5題、思維傾向2：6～10題、思維傾向3：11～15題的總分標(biāo)注在第7頁下方的完美主義診斷圖中。 標(biāo)注過的完美主義診斷圖（示例）如第7頁左下方所示。
完美主義大致可以分為三種類型。
這也是我在從事咨詢服務(wù)時，對思維傾向的分類。
下面我們就對各個要素進行說明。請對照完美主義診斷測試的結(jié)果，確認(rèn)自己的思維傾向。
這種思維傾向比較明顯的人，會極端地認(rèn)為事物的結(jié)果只有滿分或零分，極度恐懼失敗。 除此之外，他們還會無限地放大自己的失敗，深刻地責(zé)備自己，陷入自我厭惡中。由于完美主義者看重條理、崇尚正確的性格，因此，他們并不擅長根據(jù)實際情況靈活地改變自己的計劃和行為。
擁有這種思維傾向的人，是理想主義者，對任何事都會設(shè)定極高的行為標(biāo)準(zhǔn)和完成標(biāo)準(zhǔn)。
結(jié)果，完成一項工作就會花費大量的時間，對輕易妥協(xié)、降低難度有著強烈的抵觸感。
這種思維傾向比較明顯的人，非常在意他人的評價，害怕被人拒絕，過于察言觀色、思前想后，缺乏行動的勇氣，該做決斷時猶豫不決。00000000000
小A從剛進公司時就習(xí)慣于夸耀自己有多么忙，炫耀自己完成了多少工作，干了多少活兒。
深夜零點下班對他來說是家常便飯，經(jīng)常到了半夜三更還在忙著寫提案書。
一開始，上司也對他這種勤奮努力的態(tài)度夸贊不已，但某一天，在去吃午飯的路上，小A又得意揚揚地說道：“昨天一直在公司忙到凌晨2點，幾乎是熬了個通宵??！”沒想到卻被上司訓(xùn)斥道：“你以為在公司待得時間長就是工作嗎？你不會把加班當(dāng)成嗜好了吧！” 沒錯，“干得多”“努力奮斗”漸漸演變成了一種“美德”。
其實，很久以前就是這樣。許多人習(xí)慣于用時間長短來衡量一個人學(xué)習(xí)有多用功，卻對那些備考效率高、在考試中取得好成績的人嗤之以鼻。
但是，看看周圍那些在職場上取得驕人成績的人，他們總是能夠利用身邊的資源，及時且恰當(dāng)?shù)貙⒆约菏稚系墓ぷ魑薪o別人，充分利用白天的時間完成一些重要的工作，19點以后就享受美好的私人時光。
Leverage Consulting公司董事長本田直之在獨自創(chuàng)業(yè)前曾擔(dān)任過風(fēng)投企業(yè)的負(fù)責(zé)人，據(jù)說即使是在公司上市前夕最為忙碌的時候，他也盡可能縮短勞動時間，即在19點前結(jié)束工作，19點以后就在外面見見朋友、聚聚餐。
“就算成天待在公司也不一定就能干出些什么了不起的成績來，還是要多走出去?！北咎锵壬缡钦f。 這一觀點可以說帶有“杠桿達人”本田直之先生極其濃厚的個人色彩。 擅長收放自如、張弛有度的人認(rèn)為，不努力還能做出成績才是最厲害的。
讀到這里，可能有人會覺得這是“消極怠工”，是“偷懶”，但是所謂的不努力還能出結(jié)果，意味著要開動腦筋思考如何才能在付出最少精力的前提下，收獲最大的成果，這才是時效主義者的高明之處。
在“努力”上用力過猛的人往往容易出現(xiàn)效率低下的問題。原因就在于，他們習(xí)慣于努力本身獲得的成就感，認(rèn)為努力即“美德”，根本就找不出能夠高效完成工作的新方法。
從減少對努力本身的“美德感”，認(rèn)識到即使沒有多余的努力也能收獲成果做起，從下定決心為拿出成績而思考做起，效率就會有所提升。0000000000000
實踐 ① 善于思考如何能在最短的時間里拿出成果。 ② 與時效主義者共事。
“日本隊的問題就在于練習(xí)過度，我要把練習(xí)時間縮短到每周3次，每次2小時。”
這是曾效力于神戶制鋼，創(chuàng)造7連勝傳說的原橄欖球運動員平尾誠二在成為日本隊主教練后提出的第一條訓(xùn)練方針。關(guān)于原因，他是這樣說的。
實力強勁的國外球隊的練習(xí)時間遠(yuǎn)遠(yuǎn)短于日本隊。日本隊花五六個小時練習(xí)的項目，國外球隊只練習(xí)2小時。
但是，訓(xùn)練的密度完全不同。日本隊要在6小時的練習(xí)時間內(nèi)用完所有力氣，所以從某種意義上來說，單位時間內(nèi)的專注力是很低的。
相反地，國外球隊的訓(xùn)練時間只有2小時，也就是說，從一開始就要進行高強度的練習(xí)。
橄欖球比賽，上下半場各40分鐘，總共80分鐘。國外球隊訓(xùn)練的合理之處就在于，訓(xùn)練時長與比賽時長基本相當(dāng)，要求運動員在2小時內(nèi)保持精神高度集中。
換句話說，就是讓運動員在訓(xùn)練的時候也像正式比賽一樣，保持同樣的緊迫感，發(fā)揮出全部的能量。平尾教練認(rèn)為日本運動員在正式比賽時并不擅長保持精神的高度集中，所以才要開展訓(xùn)練大變革，縮短訓(xùn)練時間，相應(yīng)地提高訓(xùn)練密度。0000000000
平尾教練的改革，重點就在于如何提高單位時間內(nèi)的專注力。
使運動員在比賽時保持精神高度集中的方法，同樣適用于我們的工作，不是嗎？ 完美主義者大多勤奮努力，對待任何事情都習(xí)慣于使出渾身解數(shù)，但是這就容易造成工作時間越長、效率越低的問題。
反觀時效主義者，他們選擇集中注意力，在短時間內(nèi)快速高效地完成工作。 單位時間內(nèi)注意力不夠集中的人和高度集中的人，他們的工作效率是完全不同的。拉開3倍以上的差距也是極為常見的。
有一家效率極高的公司，名叫“未來工業(yè)”。000000000000
這家公司的獨特之處就在于禁止加班。8點30分上班，17點40分下班。
如果在這個時間段內(nèi)沒能完成工作的話，就要思考原因是什么，是否需要改進，以此來不斷優(yōu)化工作方式。正是因為這樣，才能保持效率不斷提升。 設(shè)定限制時間，保持堅定的決心，并想盡各種方法在限制時間內(nèi)完成任務(wù)，如此一來，工作效率就會有大的轉(zhuǎn)變。
實踐 ① 限制工作時間。 ② 提高專注力的精度。
創(chuàng)作了900多本商業(yè)書籍的中谷彰宏先生可以說是速度達人。
比如，會要站著開。因為一旦坐下，就會開始聊些沒有營養(yǎng)的閑話，導(dǎo)致遲遲無法下達最終決策。不僅如此，他還經(jīng)常連外套都不脫就開始開會，因為開完會他還要外出。
比如要在10分鐘內(nèi)完成企劃書。也許有人會說10分鐘怎么夠，但重要的是企劃內(nèi)容，而不是用電腦做出一份多么漂亮的資料，中谷先生可能會選擇當(dāng)場手寫一份企劃書。
有這樣一個故事，從事企業(yè)經(jīng)營顧問的神田昌典先生向中谷先生發(fā)出面談邀約。
發(fā)出邀約當(dāng)天，神田昌典先生就通過傳真收到了超級忙碌的中谷先生發(fā)來的感謝信，那封信還是中谷先生親手寫的。信中寫道“從很久以前就想著能與先生您見上一面”，字里行間透露著滿滿的感謝。
收到這封信的神田先生非常感動，他從沒想到中谷先生竟然能在百忙之中抽出寶貴的時間發(fā)出一封感謝信，而且還是在當(dāng)天就發(fā)出的手寫信。00000000000000
這個故事的核心在于速度。神田先生說：“其實感謝信上的字并非有多么漂亮，關(guān)鍵是如此快地收到這封信，這讓我非常開心?！?nbsp; 也就是說，單單是快速回應(yīng)，就能讓人感到滿足。相反地，時間過得越久，就越會期待收到高質(zhì)量的反饋。
完美主義者習(xí)慣于嚴(yán)謹(jǐn)?shù)赝瓿珊笤龠M行反饋。這本身并沒有什么壞處，但是更多情況下，快速應(yīng)對更能讓對方感到欣喜和滿足。
就像中谷先生那樣，當(dāng)場提交企劃書、10分鐘內(nèi)完成一場會議、立即用傳真發(fā)送感謝信等，或許在每一項工作上花費的時間很短，可能還有些粗糙，但“快速”就足以讓人滿足。
舉例來說，如果要在短時間內(nèi)快速完成公司內(nèi)部會議的會議紀(jì)要，即使紀(jì)要的措辭有些瑕疵，但在確認(rèn)紀(jì)要的參會者的心中，對這份紀(jì)要的印象并不會很差。因為這樣做有很多好處，比如可以在大家的記憶還比較清晰的狀態(tài)下準(zhǔn)確地確認(rèn)紀(jì)要是否有誤。
但是，如果過了一周才提交會議紀(jì)要，就有可能會被批評，“太晚了”“不能做得更快一些嗎”。即便是同樣的內(nèi)容，提交時間的早與晚，收獲的評價也大不相同。0000000000
實踐 ① 不拘泥于形式，在快速高效完成上下功夫。 ② 從風(fēng)險低的工作開始做起。
“deadline效應(yīng)”：最后期限；截止日期
deadline是第一生產(chǎn)力
“工作量會不斷膨脹，直至占滿所有可用的時間?！?/p>
這是1958年英國歷史學(xué)家、政治學(xué)家諾斯古德·帕金森在其著作《帕金森定律》中提出的法則。
這個理論闡述的是，如果一個人在完成某項工作時給自己安排了充裕的時間，那么為了用掉所有的時間，他就會在無形中放慢節(jié)奏，使工作效率變得低下。
帕金森定律原本是研究行政組織或企業(yè)效率低下的產(chǎn)物，但從時間效率的角度來看，這一定律可以說是一針見血，意義深遠(yuǎn)。
反過來說，如果能夠靈活運用“deadline效應(yīng)”，激發(fā)自己的極限潛能，就能找到在限定的時間范圍內(nèi)完成工作的辦法。 毋庸置疑，能夠有效提高效率的自然是“deadline效應(yīng)”。
完美主義者崇尚理想的過程，所以比起踩著deadline完成工作，他們更喜歡時間充裕，游刃有余。當(dāng)然，時間充裕也有一定的好處，比如能夠應(yīng)對一些意料之外的變故。
在這一前提下，我反倒會建議完美主義者在一些重要度相對較低的工作上靈活運用“deadline效應(yīng)”。 在工作中靈活運用“deadline效應(yīng)”有以下優(yōu)點。
● 專注力立刻得到大幅提升。 ● 能夠開動腦筋思考如何省去多余的工作。 有限的時間內(nèi)，必然無法執(zhí)行理想的過程，那么就必須重新構(gòu)建最有效率的工作方式。這時，就會被迫重新審視工作方式。
其結(jié)果，就能鍛煉我們的思考能力，讓我們學(xué)會區(qū)分哪些工作是必不可少的，哪些是無用功。
我習(xí)慣于把計劃表填得滿滿當(dāng)當(dāng)。如此一來，當(dāng)多項工作同時迎來deadline時，按照以往慣常的做法，肯定會錯過截止期限，那么就不得不調(diào)整工作方式。
就像這樣，把自己逼到deadline前最后一刻，就能激發(fā)出自己的潛能，在有限的時間內(nèi)以最高效率完成多項任務(wù)。00000000000
實踐 ① 特意設(shè)定一個更早一些的截止日期。 ② 越是時間緊迫，越要靜下心來計劃。00000000000000
05 完美主義者 見樹不見林的工作方式 時效主義者 擁有全局觀的工作方式 如果只關(guān)注眼前的事物，往往會被束縛住，陷入窘境。
比如，按照接到指示的時間順序工作，收到了一封郵件，就立馬著手郵件中安排的工作，結(jié)果上司突然又讓做資料，便立刻去做資料。
諸如此類，沒有任何計劃性，只是盯著眼前的活兒，被工作牽著鼻子走，工作效率就會非常低。被工作折騰了一天之后，回過頭來才發(fā)現(xiàn)最重要的工作竟然還沒有動手，到那時只會感嘆，“真是走了好多彎路啊”“做了些無用功啊”。
反觀時效主義者，他們會做好每一星期、每一天的工作計劃，然后再專注于眼前的工作。
做好每一星期、每一天的計劃，意味著視線范圍內(nèi)不僅有眼前的一棵樹，更有背后的大片森林。
比如，能在面對眼前的工作任務(wù)時，擁有全局觀，就會思考“這項工作必須現(xiàn)在就做嗎”“這種優(yōu)先度真的合理嗎”。不僅如此，還會仔細(xì)確認(rèn)緊迫性，視具體情況與對方交涉延長deadline。 由此即可根據(jù)實際情況，以自我為主體，靈活調(diào)整各項工作的優(yōu)先度。000000000
完美主義者容易將焦點放在小事上，因此有時會忽略整體情況。
其結(jié)果，真正重要的事項反倒極有可能被忽略，往往工作內(nèi)容已經(jīng)發(fā)生變化，有的作業(yè)已經(jīng)不需要了，卻仍然悶頭在做。
解決這一問題的要點就在于是否擁有全局觀，是否能看到一棵樹背后的整片森林。 俗話說“站得高，看得遠(yuǎn)”，只有自上而下俯視，才能準(zhǔn)確把握所有工作的重要度，察覺出其中的變化。
工作內(nèi)容是會因情況的改變而變化的。眼下的情況或許已經(jīng)與上司指派工作任務(wù)時有所不同。所以在工作過程中必須隨時關(guān)注相關(guān)事項的進展情況。客觀地看待過度專注于眼前某一項工作時的自己，是非常關(guān)鍵的。
如果你的直屬上司是科長，那么就站在部長的角度宏觀地審視工作。倘若能夠把站位放在比自己高兩級的領(lǐng)導(dǎo)的位置上，就能總覽全局，幫助你思考“工作的重點是什么”“有沒有風(fēng)險”等。
除此之外，還要時常在心中問問自己，如果我是領(lǐng)導(dǎo)，給下屬安排這項工作究竟是何意圖。
實踐 ① 站在比自己高兩級的領(lǐng)導(dǎo)的角度思考。 ② 想象如果自己是上司會怎么做。0000000000000
你有沒有這種習(xí)慣——手上正忙著某一項工作，突然想起了另外一件事，便開始忙那一件事，結(jié)果兩件事都沒干完，工作效率非常低。
完美主義者很容易焦慮，所以總是擔(dān)心這個害怕那個，“是不是忘記了些什么？”“這樣OK嗎？”…… 我以前也是這樣。 正做著資料呢，中途又忙著回復(fù)郵件，或是打電話聯(lián)系業(yè)務(wù)。
就像汽車在行駛過程中每次變換速度都要更換擋位一樣，這種一心多用（同時進行多項工作）的工作方式，在每次改變工作內(nèi)容時，就需要轉(zhuǎn)化思維。 如此一來，勢必會分散注意力，結(jié)果手上凈是些干了一半兒的工作。 反觀時效主義者，他們習(xí)慣于單任務(wù)工作方式，即只專注于某一項工作。
一旦開始著手某項工作，即使有人打擾，或是有其他事情干擾，也會直接回復(fù)“不好意思，現(xiàn)在騰不出手來”，等忙完手上的事再去處理。如果是比較緊急的事情，雖然會應(yīng)允下來，但還是會明確地告訴對方“下午再給您回復(fù)哦”，依舊能夠優(yōu)先完成手上正在進行的工作。
集中注意力給每一項工作畫上句號后，再去做下一項，才可以避免多余的“換擋”，切實高效地推進工作。00000000000000
如果要切換工作內(nèi)容，大多數(shù)情況下要花費一定的時間才能進入狀態(tài)，還會消耗一定的能量。真正進入正軌之前白白浪費大量時間，無形中影響了工作效率。 提高工作效率的關(guān)鍵在于，一心一意把注意力集中在某一項工作上。
完美主義者總是為無法完成工作而不安，常常擔(dān)心要是失敗了怎么辦。 比如，“小A能不能趕在deadline前完成啊”“小B的提案有沒有順利通過審批啊”，總是為各種事情而焦慮不安。
完美主義者的內(nèi)心深處總是隱藏著毫無緣由的不安和對自己無法掌控的事態(tài)的焦慮，時常害怕如果自己的擔(dān)心變?yōu)楝F(xiàn)實該如何是好。
如果正在做某一項非常重要的工作時，腦海中浮現(xiàn)了其他令你擔(dān)憂的事，那么就先把那件事寫在紙上，放在一邊吧。倘若還能寫下“需要做些什么”“何時著手”，那么就能放下心來，專注于眼前正在進行的工作。
實踐 ① 減少焦慮，消除不安。 ② 提高只集中于某一個點的注意力。
如果身處團隊中舉足輕重的位置，那么工作量相應(yīng)地也會有所增加。
要想快速高效地完成工作，就需要在面對重要度較低的瑣事和意義重大的要事時，做到有張有弛、有緊有慢。 但是，完美主義者卻很難做到這一點，在處理瑣事時，不懂得省時省力。
當(dāng)然，省時省力并不代表可以敷衍了事。說白了，這不過是一個如何分配時間的問題。
完美主義者總是在無意識中追求減少失誤，無論是對內(nèi)還是對外的郵件，回復(fù)時都過于小心謹(jǐn)慎，翻來覆去地檢查報告里有沒有錯字、漏字等。 反觀時效主義者，他們卻習(xí)慣于想辦法省時省力地完成瑣事，盡可能不在瑣事上浪費太多時間。
給大家講一個我從在銀行工作的朋友那里聽來的故事吧。
銀行的工作，即便是一些雞毛蒜皮的業(yè)務(wù)，一旦出現(xiàn)失誤都會成為大問題，所以銀行的辦事員總是帶著壓力和緊張給客戶辦理業(yè)務(wù)。 在銀行里，有一名非常優(yōu)秀的辦事員，她總能在不出現(xiàn)失誤的前提下，非常高效地辦結(jié)業(yè)務(wù)。 在和這名優(yōu)秀的辦事員討教其中的秘訣時，她是這樣回答的。
“一般來說，容易出現(xiàn)失誤的大多就是那幾個固定的環(huán)節(jié)，一旦出錯后會造成很大影響的無外乎那幾處，所以我總是會以那幾處為重點進行確認(rèn)和檢查。
“除此之外，我還會參考過去的成功案例，只需修改個別相對比較典型的內(nèi)容就可以了。 “這樣一來，需要確認(rèn)檢查的內(nèi)容就會有所減少，干起來就輕松了許多?！?/p>
省時省力地完成工作，并不意味著失誤。看來，懂得什么時候該下功夫，什么時候該“偷個小懶”是非常關(guān)鍵的。
要想避免在瑣事上浪費太多時間，提高速度和改變工作方式是不可或缺的。
比如，嘗試在50分鐘內(nèi)完成過去需要1小時才能做完的工作吧。過程中，要靜下心來思考如何才能省時省力且高效地達成這一目標(biāo)。 如果在同一件瑣事上，需要多次反復(fù)用同樣的方法，那么就只能以相同的效率推進，也就很難騰出時間去完成其他更重要的工作。
實踐 ① 固定的日常工作，就想辦法省時省力地完成。 ② 從同事身上或書本中學(xué)習(xí)高效應(yīng)對瑣事的智慧。
小A在公司用電腦辦公時，習(xí)慣讓郵箱始終保持常開狀態(tài)，哪怕是出外勤，也會在空閑時間用手機確認(rèn)和回復(fù)郵件。
也正因如此，小A每天要收到250封郵件，還要回復(fù)100封。而其中有很多都是需要調(diào)查確認(rèn)后才能準(zhǔn)確回復(fù)的，所以加班成了家常便飯，整個人被郵件折騰得疲憊不堪。 而小B卻從不會被卷進郵件的旋渦中。
關(guān)鍵在于他制定了一套郵箱的使用規(guī)則，即每天只在9點、13點和17點收發(fā)郵件。
再看看小B回復(fù)的郵件，沒有任何多余的詞句，言簡意賅、直截了當(dāng)。除此之外，如果打電話直接溝通能比發(fā)郵件更快地解決問題，他就不會再回郵件了。
同樣的業(yè)務(wù)內(nèi)容，小B每天只收到150封郵件，回復(fù)的更是只有60封。小B收發(fā)郵件的數(shù)量遠(yuǎn)遠(yuǎn)少于小A。 結(jié)果是，與小A相比，小B的下班時間平均下來要早2個小時。0000000000
不論是郵件、電話，還是業(yè)務(wù)上的安排，完美主義者都崇尚極致的周到和嚴(yán)謹(jǐn)。 而時效主義者，卻習(xí)慣于把時間用在最重要的工作上。比起在收發(fā)郵件上花費大量時間，他們更喜歡騰出時間當(dāng)面與對方溝通，或是靜下心來思考新的提案。 被郵件牽著鼻子走的人，一般都有以下3個特征。
① 不確認(rèn)郵件就不安心，所以就會時不時地打開郵箱，看看有沒有未讀郵件。 ② 一通電話或是當(dāng)面溝通就能解決的問題，非要來來回回發(fā)好幾次郵件。 ③ 每次寫郵件都過于小心謹(jǐn)慎，追求有禮有節(jié)，單單發(fā)一封郵件就要耗費很長時間。 出于這3個特征，花在收發(fā)郵件上的時間越來越多，占用了大量的工作時間。 郵件，的確是工作過程中必不可少的工具。但是，究竟是被它牽著鼻子走，還是巧妙地用好它，工作效率是截然不同的。
如果你也有經(jīng)常確認(rèn)郵箱的習(xí)慣，那么建議你把確認(rèn)郵件的次數(shù)減少到“每小時一次”或“每天最多三次”。
實踐 ① 制定郵箱使用規(guī)則。 ② 巧妙運用電話溝通或面對面交流。
假設(shè)，你的待辦事項清單里有下面這些工作任務(wù)。
前提條件為你是一名銷售員，需要在9點～17點拜訪兩家客戶。 ● 電話聯(lián)系A(chǔ)客戶，調(diào)整走訪日程。 ● 給領(lǐng)導(dǎo)匯報商務(wù)談判的進展。 ● 寫日報。 ● 編制給B客戶的提案書。 ● 收發(fā)郵件（20封）。
面對這些工作，你會如何安排呢？ 這些工作任務(wù)中，能夠用零碎時間完成的是電話溝通和收發(fā)郵件。00000000 如果是完美主義者，就會把那些需要思考的工作安排在一段完整的時間內(nèi)，坐在辦公室里沉下心來集中完成。 而時效主義者，卻會在零碎時間內(nèi)盡可能完成更多的工作。
比如，給領(lǐng)導(dǎo)匯報工作，如果能先用郵件在出外勤的時候進行簡要匯報，并在郵件中寫明“詳細(xì)情況待返回公司后再做匯報說明”，匯報時間就會大幅縮短。
日報，只要在每次走訪完客戶都進行相應(yīng)的補充，等回到公司后只需最終確認(rèn)即可提交。
給B客戶的提案書，可以這樣分配工作。 ● 思考提案內(nèi)容（在公共交通上進行）。 ● 手寫提案內(nèi)容（走訪客戶的間隙，在咖啡店集中注意力思考20分鐘）。
如果能做好這些準(zhǔn)備工作，那么回到公司之后只需要把手寫的內(nèi)容轉(zhuǎn)化成PPT就可以了。
加班頻次少、效率高的人，大多都擅長巧妙利用零碎時間。
尤其是外勤比較多的工作，能否有效利用碎片化的時間，對加班時間的長短起決定性作用。
我在從事企業(yè)經(jīng)營顧問時，通過對銷售部的員工進行了仔細(xì)深入的觀察，我發(fā)現(xiàn)乘車或步行的移動時間、等待時間等都是他們的零碎時間，算下來平均一天有3小時。
當(dāng)然，這3小時是30分鐘等候時間，還有坐電車的10分鐘、步行的5分鐘，以及乘車的20分鐘等，各種被碎片化時間的合計值。
正因為如此，我們才要采用區(qū)別于辦公室里完整的3小時的方法去有效利用這些寶貴的時間。
實踐 ① 統(tǒng)計自己有多少零碎時間。 ② 把等候時間、乘車時間與工作任務(wù)聯(lián)系起來。
人在遇到自己不擅長的工作或是責(zé)任重大的關(guān)鍵性工作時，大多都不愿動手，習(xí)慣于盡可能往后拖。原因在于，人會不自覺地回避那些讓自己感受到巨大心理負(fù)擔(dān)的工作。
完美主義者往往追求完美的開始，所以面對自己不擅長且責(zé)任重大的工作時，更容易拖延。
以寫報告為例，完美主義者首先會在腦海中想象出一幅已經(jīng)完成報告的畫面。如此一來，就會聯(lián)想到自己并不擅長的寫作、錯字漏字的確認(rèn)核對以及領(lǐng)導(dǎo)的全面否定等，越想越?jīng)]有動手的積極性。
反觀時效主義者，他們的思路是一點點累積，只要最后寫完了就行，所以能夠?qū)⒆铋_始的一步化解為最小單位，然后立刻行動。 還是寫報告的例子，時效主義者會先集中注意力思考整篇報告的結(jié)構(gòu)。
如果能從細(xì)微處動手，壓力也不會那么大，整個工作會一點點向前推進，不知不覺中就完成了。但是，一旦有所停頓，心情就會更加沉重，隨著完成期限一天天逼近，壓力也越來越大。
要想養(yǎng)成高執(zhí)行力的習(xí)慣，關(guān)鍵在于如何減少心理負(fù)擔(dān)。 而要想減少心理負(fù)擔(dān)，采用“下切法”和“嬰兒學(xué)步法”邁出第一步是極為有效的。
下切法，是指將工作拆解劃分為多個小任務(wù)。比如，我們嘗試用下切法來完成寫報告的工作。 ① 從過往的報告書中尋找可借鑒的實例。 ② 以分項列舉的形式打草稿。 ③ 征求前輩的意見。 ④ 寫正文。 ⑤ 拜托文員同事幫忙檢查有無錯字、漏字。 ⑥ 最終確認(rèn)。
就像這樣把工作拆解為多項小任務(wù)，就能擺脫寫報告這項看似龐大的工作任務(wù)所帶來的壓力，從而輕松地邁出第一步。
另一個方法是“嬰兒學(xué)步法”。顧名思義，是降低工作難度，把從細(xì)微處開始行動比喻為“像嬰兒學(xué)步一樣一小步一小步地往前走”。比如，嘗試著在5分鐘內(nèi)完成“從過往的報告書中尋找可借鑒的實例”。
實踐 ① 拆解工作任務(wù)。 ② 似嬰兒學(xué)步般邁出第一步。
下面這幅圖清晰地描繪了如果只顧眼前的事物，最終會被吞噬的道理。
在職場中，推進工作時，我們要有全局觀，宏觀地全面把握工作任務(wù)；否則就有可能錯過重要工作的完成期限，造成無法挽救的后果。
給你指派工作的人，并不了解你手上都有哪些工作，所以你必須主動制訂一周、一天的工作計劃，一旦接到了緊急的任務(wù)，就需要與對方溝通完成期限，從而及時調(diào)整優(yōu)先度。
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