文/于焱 呂素
當(dāng)工作群帶給員工的是焦慮、倦怠，而不是便捷、高效時，應(yīng)引起管理者的重視。
“@所有人”“收到請回復(fù)”……相信很多職場人都有被微信工作群消息狂轟濫炸的經(jīng)歷。
如今微信因其功能多樣、互動性強(qiáng)等特點(diǎn)被廣泛應(yīng)用于工作領(lǐng)域，尤其在新冠肺炎疫情期間，很多企業(yè)采用線上辦公的形式，微信工作群逐漸成為企業(yè)員工必不可少的辦公工具。此前《解放日報》曾對1000名職場員工進(jìn)行調(diào)查，結(jié)果顯示，56.6%的被訪者表示領(lǐng)導(dǎo)習(xí)慣在群聊中下達(dá)工作指令，而不是通過正式流程；35.8%的被訪者稱非工作時間的工作指令幾乎每天都會出現(xiàn)。
建立工作群的初衷是便于組織成員之間的信息共享與溝通便捷，但不知從何時開始，員工的業(yè)余生活被工作群干擾，不管在哪里、在做什么，一旦收到工作群內(nèi)的指示他們就得馬上回復(fù)并處理工作，嚴(yán)重影響正常休息與生活質(zhì)量。
工作群的過度使用給員工帶來的工作壓力與生活負(fù)擔(dān)越來越大，不斷涌現(xiàn)的負(fù)面情緒積攢到一定程度便會對現(xiàn)有工作感到倦怠，這無疑不利于組織良性發(fā)展。
01信息轟炸加重工作負(fù)擔(dān)
工作群方便組織成員隨時隨地溝通，但由于其建立簡單，導(dǎo)致大家不論工作任務(wù)大小就建群，工作完成后也不解散，有時不再用的群會突然彈一些無用的消息，比如投票或幫忙助力等。
任何人在群內(nèi)都能隨時隨地發(fā)起話題，很多員工被迫在工作或非工作時間內(nèi)參與一些和工作業(yè)務(wù)無關(guān)的話題和事宜。另外，在企業(yè)層級管理下，一個業(yè)務(wù)部門十幾個群，有總?cè)?、大群、分類群……每一級領(lǐng)導(dǎo)都會和下屬員工建立一個自己為管理員的工作群，如此員工往往同時在很多群里。
有時直屬領(lǐng)導(dǎo)會直接將上級領(lǐng)導(dǎo)的通知原文轉(zhuǎn)發(fā)到自己的群里，造成各個工作群內(nèi)消息交叉重復(fù)，再加上員工的各種發(fā)言和反饋，導(dǎo)致信息雜亂無序。
當(dāng)微信辦公成為企業(yè)普遍現(xiàn)象，那些本該按明確流程走的工作事項變得權(quán)責(zé)不清，有時大家該打確認(rèn)電話的不打，該發(fā)公函簽收的不發(fā)，誤事后員工就以“群里通知了”來搪塞推責(zé)，而不在意信息是否“送而不達(dá)”。
員工打開微信后各種工作群映入眼簾，各個群動輒顯示“未讀消息150條”，可點(diǎn)進(jìn)去后往上翻看到的都是“收到”，半天翻不到具體通知，很容易漏掉重要信息。員工每天花費(fèi)大量時間瀏覽與處理群消息，不僅降低工作效率、增加工作負(fù)擔(dān)，還容易滋生負(fù)面情緒，產(chǎn)生工作倦怠感。
02制造焦慮影響工作推進(jìn)
你有沒有被工作群提示音不斷打擾的經(jīng)歷？每天工作群消息響個不停，但怕錯過重要消息又不能屏蔽，這種焦躁感想必很多人深有體會。
很多員工每天被不斷彈出的群消息包圍，極易產(chǎn)生煩躁情緒，手邊工作還沒處理完畢群里突然下發(fā)新任務(wù)，不僅分散員工注意力，還擾亂正常工作思路和節(jié)奏。
員工如果在工作時間從工作群中得知一些非業(yè)務(wù)消息，產(chǎn)生不安、煩躁或者激動情緒的話，可能會影響當(dāng)前工作的推進(jìn)；員工怕錯過工作群里的通知或擔(dān)心沒及時回復(fù)而擔(dān)心耽誤工作進(jìn)度，就會不停地看群消息，這種無序的工作安排讓員工力不從心、精疲力盡。
工作群的使用真的讓工作更高效便捷了嗎？顯然，如今工作群已經(jīng)成為很多人的夢魘。
有些工作幾乎需要員工全天不時地查看群消息，時刻保持工作待命狀態(tài)，導(dǎo)致員工患上“職場焦慮癥”。
當(dāng)員工每天通過工作群處理過量信息時，會逐漸產(chǎn)生壓力和抵觸心理，所以一些員工在面對不斷彈出的群消息時變得麻木，甚至抗拒對工作群的使用，進(jìn)而喪失工作熱情、缺乏工作動力，出現(xiàn)逃避工作及責(zé)任的現(xiàn)象。
△ 員工的家逐漸成為新的辦公場所，原本應(yīng)陪伴家人朋友、修復(fù)自己疲勞身心的時間，卻必須時刻關(guān)注工作群乃至處理工作
03混淆生活與工作的邊界
生活和工作應(yīng)是兩個獨(dú)立領(lǐng)域，但工作群的過度使用讓兩個領(lǐng)域的邊界越來越模糊，工作領(lǐng)域不斷入侵生活領(lǐng)域。
在工作群發(fā)布消息靈活、快捷，所以有些領(lǐng)導(dǎo)或員工不論何時都往群里發(fā)工作指令，導(dǎo)致員工每天下了班以及周末也要時刻關(guān)注群里通知并完成工作。
沒有工作氛圍和條件，員工在非工作時間處理工作需要更多精力和時間，導(dǎo)致他們工作壓力過大。員工身心俱疲，休息時間無法充分休息，上班時就難以調(diào)整到最佳工作狀態(tài)。
本身“996”工作制已經(jīng)嚴(yán)重影響員工的工作熱情，再加上工作群濫用，使他們本來就不多的個人時間變得更加珍貴。
員工的家逐漸成為新的辦公場所，原本應(yīng)陪伴家人朋友、修復(fù)自己疲勞身心的時間，卻必須時刻關(guān)注工作群乃至處理工作。久而久之，休息時間不斷被工作填滿，隱形加班逐漸成為常態(tài)。
很多企業(yè)并不重視這一情況，將過多過濫地使用工作群視為理所當(dāng)然，對其造成的不良后果熟視無睹。
工作群過度使用使員工工作量增加、工作時間延長，但企業(yè)對此并沒有相應(yīng)補(bǔ)貼，薪酬福利和晉升制度也不夠完善。員工會對自己為企業(yè)付出時間與精力卻沒有得到補(bǔ)償?shù)那闆r越來越不滿，逐漸對組織感到失望，降低對企業(yè)的認(rèn)同感。
04形式主義回復(fù)消耗精力
有的工作群存在溜須拍馬的不良風(fēng)氣，比如有時領(lǐng)導(dǎo)在群里發(fā)消息，很多人紛紛點(diǎn)贊，跟風(fēng)獻(xiàn)上奉承話。
這種歪風(fēng)邪氣的盛行使工作群的本質(zhì)發(fā)生改變，成了形式主義的秀場?？傆幸恍肮贇狻笔愕念I(lǐng)導(dǎo)十分關(guān)心有多少人給自己的發(fā)言點(diǎn)贊，回復(fù)了哪些恭維話。
還有些領(lǐng)導(dǎo)計較員工所發(fā)文字中透出的所謂工作態(tài)度，在他們眼中，“嗯”和“嗯嗯”，“OK”的表情和“好的，老板”表達(dá)了工作態(tài)度的不同。迫于這些隱形壓力無奈謹(jǐn)慎回復(fù)的群成員難免煩躁：回復(fù)工作群消息還要揣摩對方意思，每句話都要字斟句酌，實在太消耗精力。
有時員工對群消息回復(fù)慢了會被單獨(dú)@好多遍，可能有些較真的領(lǐng)導(dǎo)還會單獨(dú)私聊詢問員工為什么沒有及時回復(fù)，給他留下工作不認(rèn)真、消極怠工的不良印象，影響晉升。
過去，員工的工作倦怠多是由于工作量大、流程瑣碎、內(nèi)容重復(fù)枯燥引起的，隨著企業(yè)治理模式的現(xiàn)代化和新產(chǎn)品的運(yùn)用，員工工作倦怠成因進(jìn)一步擴(kuò)大。
工作群的過度使用帶來負(fù)面影響就是一個典型例子，它降低了員工對組織的認(rèn)同感以及對工作的滿意度，造成員工工作效率低下，不利于企業(yè)長遠(yuǎn)發(fā)展。
05減輕工作群過度使用
帶來的負(fù)面影響
首先，制訂工作群使用規(guī)范。
企業(yè)應(yīng)制訂具體的工作群使用規(guī)范條例，允許階段性項目成立專門的工作群，但必須經(jīng)過相關(guān)負(fù)責(zé)人同意，當(dāng)工作完成后，工作群要及時解散。
堅持工作群“誰主辦，誰負(fù)責(zé)”的原則，群主要明確管理責(zé)任，對群內(nèi)人員的管理、工作發(fā)布、交流討論等進(jìn)行整體把控，全權(quán)負(fù)責(zé)。
企業(yè)內(nèi)部各層級應(yīng)控制建群的數(shù)量，避免過多；對要向群里發(fā)送的信息進(jìn)行篩選，控制無效信息的傳播，減輕員工處理群消息的難度；明確哪些是能在非工作時間向員工傳達(dá)的信息，不在工作群里閑聊，防止有效信息被淹沒；工作群中可發(fā)布的內(nèi)容包括通知公告類、制度規(guī)定類、工作動態(tài)類，除此之外信息的發(fā)布要經(jīng)過嚴(yán)格審核，嚴(yán)禁在工作群內(nèi)散布與工作無關(guān)的信息；涉密文件不在工作群內(nèi)發(fā)布，業(yè)務(wù)該走的流程應(yīng)落實到位，切不可僅在工作群發(fā)布工作指令草草了事。
其次，以人為本完善福利制度。
企業(yè)應(yīng)弘揚(yáng)以人為本的企業(yè)文化，就工作項目成立工作小組、建立工作群。采用彈性工作制，允許組內(nèi)每位員工合理調(diào)整對工作群的使用時間并輪崗，保證小組內(nèi)有人對群內(nèi)發(fā)布的工作任務(wù)及時接收與反饋。這樣既能不漏掉信息、完成工作群發(fā)布的工作，又確保每位員工都有休息時間。
在非工作時間內(nèi)主動參與完成工作群內(nèi)發(fā)布的任務(wù)的員工，企業(yè)應(yīng)給予一定獎勵，提高員工福祉。
對員工的激勵不限于薪酬、獎金等物質(zhì)激勵，還應(yīng)有精神獎勵。如企業(yè)可給工作壓力大而有負(fù)面情緒的員工安排休假，避免其心理失衡。
由于員工以失去生活為代價服從工作安排，企業(yè)的人文關(guān)懷也應(yīng)包括員工的家庭成員，確保員工在為企業(yè)工作的同時沒有后顧之憂。
最后，及時疏導(dǎo)員工的職業(yè)倦怠情緒。
作為領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)以身作則，改善不合理的工作方式，營造團(tuán)結(jié)友愛、互相信任的組織氛圍。及時關(guān)注員工的情緒變化，如果發(fā)現(xiàn)員工已經(jīng)產(chǎn)生職業(yè)倦怠情緒，及時安撫和疏導(dǎo)。
企業(yè)可建立員工心理壓力監(jiān)管體系，組織員工定期進(jìn)行壓力測評和舉辦心理培訓(xùn)講座；引導(dǎo)員工以積極心態(tài)看待工作群的使用，善于自我排解壓力，提高處理信息的速度與效率并及時回復(fù)工作群內(nèi)的詢問消息，工作時不摻雜負(fù)面情緒；群成員之間有工作交流時，盡量采取“一對一”私聊的溝通模式，非必要不在工作群內(nèi)展開討論，以免給其他群成員帶來困擾；鍛煉員工加強(qiáng)自己的邊界管理，盡量實現(xiàn)工作與生活的平衡與融合?！?/span>
作者單位 長春大學(xué)管理學(xué)院
本文刊發(fā)于《企業(yè)管理》雜志2022年第9期
