（一）會議的發(fā)起
由會議發(fā)起人在會議前七天，向公司主管領(lǐng)導(dǎo)提交要舉辦會議的目的、內(nèi)容、時間、地點(diǎn)、要求等書面申請。
（二）會議組織和機(jī)構(gòu)
由公司領(lǐng)導(dǎo)層研究確定承辦會議的組織機(jī)構(gòu)，并明確會議的主責(zé)領(lǐng)導(dǎo)、組織機(jī)構(gòu)和公司參加會議的人員。
會議組織機(jī)構(gòu)一般設(shè)：總指揮、會務(wù)內(nèi)勤組、會務(wù)外勤組、資料組。各組成員一般由會議主題相關(guān)單位派出，必要時在全公司選調(diào)，一經(jīng)明確，除特殊情況，會議期間各組成員應(yīng)以會議工作為第一首要工作。
（三）會議分工和責(zé)任
由總指揮組織召開會議籌備工作分工會，明確各組職責(zé)和要求，指定各組負(fù)責(zé)人（組長），各組組長召開本組分工會，把每項(xiàng)工作落實(shí)到人。
（一）會議前期工作
依照會議的整體流程對下列工作的進(jìn)行落實(shí)，每天將各個小組工作情況及時準(zhǔn)確的向會議總指揮匯報。
1參會客人的聯(lián)系、函達(dá)及情況落實(shí)。
1．1參會客人的函文格式的起草、且提前五天函達(dá)給參會客人。
1．2會議前兩天落實(shí)來參會客人情況。
1.2.1來客人數(shù)。
1.2.2來客身份。
1.2.3來客性別。
1.2.4重要客人的習(xí)俗。
1.2.5來客聯(lián)系方式。
1.2.6參會來客的對方協(xié)調(diào)人。
按照來客身份整理順序并正式報告會議總指揮。
1．3會議前兩天落實(shí)參會來客到達(dá)機(jī)場、車站的具體情況。
1.3.1乘坐飛機(jī)到達(dá)的班次、時間、人員。
1.3.2乘坐火車到達(dá)的的車次、時間、人員。
1.3.3乘坐班車到達(dá)的的終點(diǎn)站、時間、人員。
1.3.4有無自行開車來的人員情況。
按照來客到達(dá)時間整理順序并正式報告會議總指揮。
1．4由會議總指揮指定專人負(fù)責(zé)和參會客人保持聯(lián)絡(luò)，落實(shí)路途情況且每半天匯報給總指揮，重要參會客人需及時匯報。
2參會資料的準(zhǔn)備。
2．1依據(jù)落實(shí)的來客情況，按照規(guī)定格式在會議前兩天制作好秩序冊（初稿）。
2．2依據(jù)會議內(nèi)容在會議前三天起草完成開幕辭。
2．3依據(jù)會議安排在會議前三天起草完成各會議講話。
2．4依據(jù)會議內(nèi)容安排在會議前三天制作完成會議演示資料。
2．5依據(jù)會議內(nèi)容在會議前三天準(zhǔn)備完成產(chǎn)品相關(guān)資料（經(jīng)內(nèi)審、簽署）。
2．6由會議總指揮組織人員對上述材料進(jìn)行統(tǒng)籌和協(xié)調(diào)后，送公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、部門審定。
2．7由會議資料組在規(guī)定的時間內(nèi)完成上述定稿資料的統(tǒng)一制作。
3會議場所的考察、落實(shí)，并作出預(yù)算報告。
3．1依據(jù)會議規(guī)模要求，對預(yù)選的賓館入住條件進(jìn)行考察，并在會議前三天書面匯報會議總指揮。
3．2依據(jù) 會議要求，對預(yù)選的會議場地進(jìn)行考察，并在會議前三天書面匯報會議總指揮。
3．3在考察預(yù)選的賓館和預(yù)選的會議場地進(jìn)行考察時對其服務(wù)情況進(jìn)行落實(shí)。
3．4在考察預(yù)選的賓館和預(yù)選的會議場地進(jìn)行考察時對其周圍環(huán)境進(jìn)行考察。
3．5在考察預(yù)選的賓館和預(yù)選的會議場地進(jìn)行考察時對交通情況進(jìn)行考察。
4參會資料的制作落實(shí)，并作出預(yù)算報告。
依據(jù)貨比三家原則在會議前三天書面匯報：
4．1資料制作周期。
4．2資料制作樣式。
4．3資料制作費(fèi)用。
5參會物品的情況落實(shí)，并作出預(yù)算報告。
依據(jù)貨比三家原則在會議前三天書面匯報：
5．1制作橫幅樣式、費(fèi)用、時間。
5．2酒水、飲料等價格。
5．3參會客人禮品的樣式、價格。
5．4會議用品（文件袋、筆、軟皮本）樣式、價格。
5．5相應(yīng)的發(fā)票情況。
6參會人員用車情況落實(shí)，并作出費(fèi)用報告。
依照會議的日程安排，在會議前三天書面匯報：
6．1車型、車況。
6．2租用費(fèi)用。
7進(jìn)行財務(wù)預(yù)算整理，并報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。
7．1由會議總指揮組織、評定各匯報的情況。
7．2由會議總指揮指定會議財務(wù)專人，對評定下來的情況進(jìn)行財務(wù)預(yù)算整理。
7．3在會議前三天報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。
7．4在公司領(lǐng)導(dǎo)評審?fù)ㄟ^后，由指定的專人和財務(wù)部協(xié)商及時領(lǐng)出會議?？?。
7．5由會議總指揮制定會議財務(wù)用款制度。
8擬定參會客人的詳細(xì)接待、安排計劃。
在會議前兩日，由會議總指揮組織會議，依照時間順序?qū)ο旅婀ぷ鬟M(jìn)行詳細(xì)計劃：
8．1參會客人及陪同人員住宿安排。
8．2參會客人餐飲安排。
8．3參會客人行程安排。
8．4會議結(jié)束后活動安排。
8．5會議前、中、后陪同人員的安排。
8．6參會客人的接站工作安排。
8．7會議期間與客人協(xié)調(diào)工作。
8．8突發(fā)事件應(yīng)急處理工作、人員。
9會議現(xiàn)場的工作安排。
在會議前一日對下面工作完成，由會場工作負(fù)責(zé)人進(jìn)行檢查。并將結(jié)果及時匯總匯報給總指揮。
9．1參會客人、陪同人員、工作人員房間。
9.1.1所有房間內(nèi)情況的落實(shí)。
9.1.2所有房間鑰匙統(tǒng)一領(lǐng)取，并做出相應(yīng)標(biāo)示。
9.1.3制作好房間人員入住空表格。
9.1.4會議秩序冊的送到參會客戶房間。
9.1.5水果、鮮花的送到參會客戶房間。
9．2會場的布置，會場內(nèi)設(shè)備的調(diào)試。
9.2.1會場內(nèi)座椅擺放整齊，布局合理。
9.2.2會場內(nèi)橫幅的懸掛整齊，標(biāo)示粘貼牢固。
9.2.3會場內(nèi)投影儀及幕布調(diào)試無誤。
9.2.4會場內(nèi)所有麥克風(fēng)、音響調(diào)試無誤。（保密會議不能用無線麥克風(fēng)）
9.2.5會議講演用電腦和資料聯(lián)機(jī)調(diào)試無誤。
9.2.6會場內(nèi)燈光、開關(guān)、電源及插板的落實(shí)。
9.2.7會場用打印機(jī)和紙張落實(shí)，聯(lián)機(jī)調(diào)試無誤。
9.2.8會議現(xiàn)場錄音設(shè)備或器材的落實(shí)，且調(diào)試無誤。
9.2.9會議場所各指引標(biāo)示的落實(shí)；
9．3會議所有物品、資料的到場、分裝整理。
9.3.1會議所有物品指定規(guī)放位置。
9.3.2會議用各物品及時購買，分裝整理好。
9.3.3會議用所有資料進(jìn)行標(biāo)示、并蓋好圖章；
9.3.4會議用的物品（文件袋、筆、軟皮本）檢查無誤分裝入袋。
9.3.5會議用產(chǎn)品資料分裝入袋，并做好發(fā)放人員編號表格。
9．4參會客人的桌牌、會議牌制作。
9.4.1由會議總指揮對參會客人座次進(jìn)行排定。
9.4.2核實(shí)所有桌牌名字無誤，并按照規(guī)定擺放整齊。
9.4.3依照參會人員數(shù)量制作相應(yīng)會議牌。（藍(lán)底黑字無人員姓名）
9.4.4按照公司會議人員制作相應(yīng)會議牌。（黃底黑字有人員姓名）
9．5會議過程的攝影、照相安排。
9.5.1人員的確定。
9.5.2各重要時刻的攝影、照相確定。
9.5.3合影留念的場地確認(rèn)。
9．6會議用車的安排。
9.6.1確定好參會客人車輛到場時間。
9.6.2確定好參會客人車輛行走路線。
9.6.3確認(rèn)好接機(jī)、接站車輛、時間、人員。
10會議現(xiàn)場外工作安排。
在會議前一日對下面工作完成，并由外場工作負(fù)責(zé)人進(jìn)行檢查。并將結(jié)果及時匯總匯報給總指揮。
10．1試驗(yàn)設(shè)備的調(diào)試、要參觀的生產(chǎn)現(xiàn)場的布置工作。
10．2參觀期間路線制定、講解人員、試驗(yàn)人員準(zhǔn)備工作。
10．3會議用各物品的采購工作。
10．4公司人員、設(shè)備、資料和物品的運(yùn)送到會議現(xiàn)場。
10．5會議期間天氣情況及物品的準(zhǔn)備。
10．6藥品準(zhǔn)備。
10．7會議期間道路通行情況。
11公司人員的儀容儀表要求。
（二）會議中工作
會議期間每天晚上各會議小組組長將情況向會議總指揮進(jìn)行匯報，并按照會議總指揮要求做出第2天工作安排。
1檢查工作。
由會場工作組組長隨時對下面工作進(jìn)行檢查，并根據(jù)情況及時安排：
1．1公司人員、設(shè)備、資料和物品的情況。
1．2會議用水果、酒水、物品、禮品的購買、分裝、整理情況。
1．3會議室情況。
1.3.1會議用煙、煙灰缸、打火機(jī)的落實(shí)，并在會議前30分鐘擺放到位。
1.3.2會議用礦泉水的落實(shí)，并在會議前30分鐘擺放到位。
1.3.3會議用茶水、茶杯的落實(shí)，并在會議前30分鐘準(zhǔn)備好。
1．4會議用車、攝影、照相人員的落實(shí)和通知情況。
1．5參會客人的接機(jī)、接站工作安排情況。
2迎接工作。
2．1接機(jī)、接站參會客戶工作安排。
2.1.1將參會客戶的到機(jī)場、火車站進(jìn)行時間排序。
2.1.2落實(shí)好接客的司機(jī)和車輛。
2.1.3定好到達(dá)賓館門口迎接的準(zhǔn)確時間。
2．2賓館門口迎接參會客人的安排。
2.2.1由司機(jī)將接到客人的情況及時通知會議總指揮。
2.2.2由總指揮根據(jù)參會客人到達(dá)賓館時間，指定負(fù)責(zé)人安排公司人員在門口迎接。
2.2.3負(fù)責(zé)人對公司人員進(jìn)行分工安排，指定主要迎接客人人員、門口服務(wù)人員，登記服務(wù)人員。
2.2.4負(fù)責(zé)人隨時保持與會議總指揮的聯(lián)系，在得知客人到達(dá)賓館前十五分鐘通知公司人員到門口等侯，并準(zhǔn)備好迎客的工作。
2.2.5準(zhǔn)備好客人房間鑰匙；房間人員入住表格；各車輛內(nèi)的客人情況落實(shí)工作。
2.2.6司機(jī)將車開到賓館門口，由門口服務(wù)人員將車門拉開并站立一旁?？腿讼萝嚂r，主要迎送人員上前迎接問候，并引領(lǐng)客人到登記服務(wù)人員處。
2.2.7由登記服務(wù)人員進(jìn)行來客身份確認(rèn)，發(fā)放房間鑰匙，并引領(lǐng)客人到房間。
2．3與對方協(xié)調(diào)人員的溝通、落實(shí)到客情況。
2.3.1實(shí)到參會人數(shù)。
2.3.2參會來客情況。
2.3.3參會客人身體狀況。
2.3.4參會客人有無其它要求。
3公司領(lǐng)導(dǎo)會面工作。
3．1公司領(lǐng)導(dǎo)與參會客人的會面安排。
3．2參會客人入住后走訪、交流工作。
4會場工作。
4．1會議資料的到位檢查。
4.1.1會議演示資料。
4.1.2產(chǎn)品資料。
4.1.3秩序冊中會議議程表。
4.1.4各發(fā)言辭稿。
4.1.5投影指示激光筆。
4．2會議現(xiàn)場秩序及人員工作的安排。
4.2.1會議現(xiàn)場總調(diào)度的人員指定。
4.2.2會議主持人的安排。
4.2.3會議發(fā)言人及順序安排。
4.2.4會議答辯人員及順序的安排。
4.2.5會議現(xiàn)場服務(wù)人員的安排。
4．3會議場外人員工作的安排。
4.3.1會議用水的準(zhǔn)備。
4.3.2會議用物品的準(zhǔn)備。
4.3.3與會場服務(wù)人員溝通、協(xié)調(diào)工作。
4.3.4會場內(nèi)交待的任務(wù)。
4.3.5其它偶發(fā)事件。
4．4資料協(xié)助人員的安排。
4.4.1投影資料的協(xié)助。
4.4.2文件修改及打印工作協(xié)助。
4．5會議全程記錄人員的安排。
4.5.1會議現(xiàn)場的文字書記人員。
4.5.2會議現(xiàn)場的錄音記錄人員。
4．6會議全程攝影、照相人員安排。
5散會后工作。
5．1參會客人就餐的準(zhǔn)備、安排。
5.1.1依照會議前制定的會餐安排對就餐地點(diǎn)進(jìn)行落實(shí)。
5.1.2對菜單進(jìn)行落實(shí)。
5.1.3就餐客人座位、排序的落實(shí)。
5.1.4在會議結(jié)束前30分鐘與就餐部門聯(lián)系確認(rèn)情況。
5.1.5在會議結(jié)束前10分鐘確認(rèn)涼菜均已經(jīng)上桌，酒水、飲料到位。
5．2安排落實(shí)引領(lǐng)客人到餐廳的人員。
5．3引領(lǐng)客人到餐廳。
5．4與對方協(xié)調(diào)人員進(jìn)行溝通確認(rèn)。
5.4.1參會客人返程時間、方式。
5.4.2參會客人其它要求。
5．5餐后休息安排。
5．6其它安排。
5.6.1參會客人返程票務(wù)的落實(shí)。
5.6.2參會客人是否有旅游活動及安排。
5.6.3晚餐及晚上活動的安排。
（三）會后工作
1送機(jī)、送站參會客戶工作安排。
1.1將參會客戶的去機(jī)場、火車站地進(jìn)行時間排序。
1.2將離開的客人進(jìn)行合理安排，并落實(shí)好送客的司機(jī)和車輛。
1.3定好到達(dá)賓館門口迎等的準(zhǔn)確時間。
2賓館門口迎送參會客人的安排。
2.1由總指揮根據(jù)參會客人離開時間安排公司人員在門口迎送，指定負(fù)責(zé)人。
2.2負(fù)責(zé)人對人員進(jìn)行分工安排，指定主要迎送客人人員、門口服務(wù)人員，門外服務(wù)人員。
2.3負(fù)責(zé)人在客人離開前十分鐘通知公司所有送別人員到門口等侯，并準(zhǔn)備好送客的禮物。
2.4客人下來時，由主要迎送人員上前迎接，其它人員面帶微笑，由門口的迎送人員拉開門等候，司機(jī)將車開到門口，由門外人員將車門拉開等候。
2.5當(dāng)客人到門口時，所有人員齊聲說“歡迎再來！”，當(dāng)客人坐上車后集體揮手道別。
3結(jié)賬工作。
3.1由會議財務(wù)專人對會議期間的費(fèi)用進(jìn)行記賬。
3.2在客人離開房間前對房卡、其它費(fèi)用進(jìn)行核實(shí)。
3.3和賓館、餐館等的人員進(jìn)行對賬。
3.4結(jié)清費(fèi)用并審核票面。
4聯(lián)系參會客人平安到否工作。
4.1對參加會議的客人進(jìn)行分類，并細(xì)分落實(shí)到每個和客戶聯(lián)系的人員。
4.2根據(jù)客戶離開的時間，乘坐的交通工具。在參會客戶到達(dá)目的地1個小時內(nèi)進(jìn)行電話聯(lián)系確認(rèn)平安與否。
4.3將聯(lián)系結(jié)果及時向會議總指揮匯報。
5會后公司內(nèi)部總結(jié)會。
5.1由會議總指揮指定時間對會議的情況組織開總結(jié)會。
5.2由會議總指揮主持，邀請公司領(lǐng)導(dǎo)出席。
5.3由會議總指揮對會議情況進(jìn)行書面匯報。
5.4由會議記錄人對會議中參會客人提出的問題進(jìn)行書面匯報。
5.5各小組負(fù)責(zé)人書面匯報本小組在會議期間的工作情況。
5.6由會議期間負(fù)責(zé)財務(wù)的負(fù)責(zé)人對會議期間所有的費(fèi)用情況對公司領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行書面匯報。
5.7由會議中各領(lǐng)導(dǎo)對匯報工作進(jìn)行點(diǎn)評，并進(jìn)行工作安排。
5.8由公司文員進(jìn)行總結(jié)會議的會議記錄。
6會后資料的整理。
6.1現(xiàn)將會議的所有資料包括總結(jié)會議記錄進(jìn)行分類。
6.2對整理好的會議資料進(jìn)行編號。
6.3對于答復(fù)客戶提出來的問題按照時間節(jié)點(diǎn)完成。
7制作參會人員名冊。
依據(jù)此次參加會議的客人，對所有來客資料做成名冊。
8資料、名冊的存檔與送達(dá)。
8.1對所有會議資料進(jìn)行存檔管理。
8.2對于客戶要求的回復(fù)的資料，在時間節(jié)點(diǎn)內(nèi)完成，經(jīng)審核沒有問題，及時發(fā)給客戶。
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