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大多數(shù)的工作/學(xué)習(xí)都離不開各種 Word、Excel、PowerPoint 文檔。

微軟出品的 Office 全套軟件是不少人在 PC 時(shí)代的裝機(jī)必備。而在這個(gè)移動(dòng)時(shí)代，大家都在用手機(jī)聊工作，郵件、聊天工具上的文檔也是一個(gè)接著一個(gè)。這不僅要求我們學(xué)會(huì)如何「移動(dòng)辦公」，也要求我們的手機(jī)——應(yīng)該擁有處理文檔的能力。

今天 AppSo（微信號(hào) appsolution）要給大家分享的，是 12 個(gè)誰(shuí)都能學(xué)會(huì)的手機(jī) Office 實(shí)用技巧。

首先需要說明，這里指的 Office 是微軟出品的 Microsoft Office，本文提到的主要有 5 款 app：Word, Excel, PowerPoint, OneNote 和 Outlook。此外這個(gè)系列還有我們?cè)?jīng)介紹過的 Office Lens 和 Skype 等等，但不在本文討論之列。

另外，Android 以及 iOS 版 Office 都可以免費(fèi)使用核心功能，你無需擔(dān)心花錢的問題。

Microsoft Word 是微軟出品的全功能文字處理軟件。它能讓你創(chuàng)建和編輯排版豐富的文檔，輕松添加圖片、表格等圖文信息，是碼字愛好者的必備單品。

完美兼容性：跟「打不開」和「格式錯(cuò)亂」說再見

如果你在手機(jī)上，突然收到一份重要文件。這個(gè)時(shí)候你最怕的一件事是什么？

打不開、格式錯(cuò)亂、顯示亂碼…… 要是有重要數(shù)據(jù)搞錯(cuò)了地方，那真不是道個(gè)歉就能搞定的失誤。

用 Microsoft Word 可以最大程度地避免這些問題，因?yàn)槭俏④浌俜匠銎罚嫒菪圆⒎堑谌?app 可以相比。

你不僅可以用它來打開幾乎所有 doc/docx 文件，還能得到和電腦完全一致的排版，不會(huì)再莫名錯(cuò)過一些重要信息。

如果你使用的是其他同類軟件，可能會(huì)遇到各種奇怪的狀況。比如 AppSo 的一位天才作家告訴我，用其他 app 打開自己的畢業(yè)論文會(huì)看不到公式，而用 Microsoft Word 就不會(huì)遇到這樣的問題。

閱讀模式：如翻看電子書般閱讀文檔

解決了「能看」的問題，第二件惱人的事情就是：電腦上做的文檔發(fā)到手機(jī)上看，字怎么這么小，看起來好麻煩……

其實(shí)只要你善用 Word 內(nèi)置的「重排」功能（可以理解為「閱讀模式」），這根本就不是問題。

它能將文檔以適合手機(jī)閱讀的版式呈現(xiàn)，同時(shí)又不改變文檔原有的版式。效果怎樣？看下面這個(gè)對(duì)比圖就知道啦。

批注功能：其他人對(duì)文檔的意見，一目了然

有時(shí)候我們還需要在手機(jī)上做一些輕量的修改工作。

特別是對(duì)編輯和作者等職人來說，最少不了的事情就是「改稿」。

有不少人喜歡在微信、QQ 里將文章的相應(yīng)部分選中、截圖，然后把修改意見通過聊天工具發(fā)送。

信息極度碎片化容易干擾思路，最重要的是，時(shí)間再多也不能這么浪費(fèi)啊。

而手機(jī)版 Word 提供了完整的批注支持：它可以完整展示不同人的批注，他們對(duì)哪一部分有什么修改意見，你在手機(jī)上就可以輕松看到。

你可以直接回復(fù)批注，方便讓對(duì)方知道你的想法。每個(gè)批注都有獨(dú)立的窗口，因此絕對(duì)不會(huì)跟討論的其他問題混淆。

如果需要修改文稿也很簡(jiǎn)單，除了最基礎(chǔ)的增刪文字，Word 還將常用的文字格式選項(xiàng)（比如加粗、斜體、下劃線、高亮、字號(hào)顏色等）放在了最容易操作的區(qū)域，你可以通過它們快速修改文字格式。

智能查找：不懂的馬上查，馬上懂

有不少資料（比如論文、文獻(xiàn)等等）也是用 Word 寫成，遇到陌生名詞的幾率非常高。如果是關(guān)鍵的名詞沒有搞懂，影響的是對(duì)整篇文章的理解。

這個(gè)時(shí)候就可以使用 Word 內(nèi)置的「智能查找」功能，一鍵通過 Bing 搜索相應(yīng)的關(guān)鍵詞，簡(jiǎn)直是成人版的「哪里不會(huì)點(diǎn)哪里」。

便捷分享：可發(fā)送給微信好友

只要你不是在 Word 上寫日記，否則做好的文檔肯定都是要發(fā)給別人的。

Word 提供了附件和鏈接分享兩種形式。這里著重說一下微軟為中國(guó)用戶新增的「發(fā)送給微信好友」的功能：在完成文檔的編輯后，你可以以 Word 或者 PDF 格式直接發(fā)送給微信好友，或者直接添加到微信收藏。

因?yàn)槲⑿乓呀?jīng)成為了許多人最傾向選擇的溝通渠道，因此我們覺得有必要跟大家介紹一下這個(gè)功能。

Microsoft Excel 是一款全能的電子表格工具。你可以用它的圖表、公式、篩選和排序等功能，在手機(jī)上就能查看和編輯電子表格，輕松處理關(guān)于數(shù)據(jù)的一切。

此外，Excel 更強(qiáng)大的地方在于將數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換為可視化圖表，助你洞察到數(shù)據(jù)背后的趨勢(shì)——用官方的話來說，就是「將數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為洞察力」。

凍結(jié)窗格：手機(jī)看表格的福音

在手機(jī)上看表格，最痛苦的事情之一就是……屏幕太小了，數(shù)據(jù)太多了。

很多時(shí)候，你其實(shí)不需要表格里的所有數(shù)據(jù)，可能只是需要將某行或者某列表格固定住，方便數(shù)據(jù)的對(duì)照查看而已。

這個(gè)時(shí)候可以用很多 Excel 新手不知道的「凍結(jié)窗格」功能。

手機(jī)版 Excel 提供了「凍結(jié)首行」、「凍結(jié)首列」和「凍結(jié)窗格」三個(gè)選項(xiàng)，前兩個(gè)都比較好理解，第三個(gè)功能的意思是將所選窗格的上方和左側(cè)表格都凍結(jié)。

如果你需要使用到這個(gè)功能，可以點(diǎn)擊 app 頂部的第二個(gè)按鈕喚出功能選單，再切換到「視圖」，在底部即可找到「凍結(jié)窗格」。

調(diào)整后的效果是這樣的（以下為動(dòng)圖）：

公式展示：再?gòu)?fù)雜的都不怕

得益于微軟 Office 良好的兼容性，如果一份 Excel 文檔插入了復(fù)雜公式，你也可以在手機(jī)版 Excel 上看到。而如果使用其他類 Excel 應(yīng)用打開，卻只能看到一片空白。

注：此特性同樣適用于 Word、PowerPoint。

Microsoft OneNote 就是你的隨身筆記本。不同的是，在紙質(zhì)筆記本上你只能寫寫畫畫，OneNote 則幾乎沒有限制。除了基本的文字、涂鴉、圖片，你還可以添加視頻、音頻、鏈接等各種形式的內(nèi)容……你可以在這里搜集一切，記錄一切。

OneNote 徽章：讓你隨時(shí)快速記錄

使用 OneNote 最重要的場(chǎng)景，就是快速記錄。

Android 版的 OneNote 提供了一個(gè)非常不錯(cuò)的功能，那就是無論在手機(jī)哪個(gè)界面都懸浮著的「OneNote 徽章」。

大家都知道靈感稍縱即逝，這個(gè)徽章可以讓你無需打開 OneNote 就隨時(shí)記錄下想法。除了文字，它還可以讓你拍照記錄，在看書做摘抄的時(shí)候就非常實(shí)用。

如果懶得打字，OneNote 也內(nèi)置了語(yǔ)音備忘錄的功能，你只要說話就可以輕松記錄。

利用 OneNote 收藏微信文章

如果你想要將平時(shí)在微信看到的優(yōu)質(zhì)文章保存到 OneNote，這里也提供一個(gè)技巧。

關(guān)注微信公眾號(hào)「微軟云筆記」（微信號(hào)msmyonenote）并綁定你的微軟賬號(hào)，之后遇到想要收藏的文章，只需要將其轉(zhuǎn)發(fā)到「微軟云筆記」即可。之后打開 OneNote 即可看到你收藏的微信文章。

此外，你也可以直接給「微軟云筆記」賬號(hào)發(fā)送文字、圖片或者語(yǔ)音消息，所有消息都會(huì)直接發(fā)送至你的 OneNote。

更多的 OneNote 技巧，大家可以參考 AppSo 以前分享的這篇文章。

Microsoft PowerPoint 是協(xié)助你做好演講、展示的得力工具。你可以通過它在手機(jī)上查看 PPT 文件，做輕量的編輯，甚至直接做出精美的演示幻燈片。無論你在哪里，只要你手上有手機(jī)，就能利用碎片時(shí)間為下一場(chǎng)演講做好準(zhǔn)備。

推薦使用微軟官方的 PowerPoint，是因?yàn)樗鼘?duì)最新特性的兼容性是最好的。最好的兼容性意味著完整的還原，假設(shè)你需要在會(huì)場(chǎng)的路上再回顧一下自己做的 PPT，你肯定不希望自己看到的跟正式演講時(shí)有什么不一樣。

舉個(gè)例子：一些在其他 app 里展示不出來的效果（如「變形」切換），在 PowerPoint 里就可以完整展現(xiàn)。不要小看這些細(xì)節(jié)，它們對(duì)演講的節(jié)奏把控至關(guān)重要。

（由于 GIF 限制，僅做簡(jiǎn)單效果展示）

如果你想知道更多準(zhǔn)備 PPT 的經(jīng)驗(yàn)，可以參考這篇文章。

Microsoft Outlook 這款郵件 app 簡(jiǎn)潔不花哨，也不會(huì)提供非常復(fù)雜的功能，就專注于幫你在移動(dòng)端處理好電子郵件這件事。它的前身，是我們很久之前就給大家推薦過的 Acompli，后來被微軟以 2 億美元收購(gòu)。注：微軟也提供了名為 Outlook 的郵箱服務(wù)，這個(gè)不在本文的討論之列。

文件視圖：再也不用找附件找到抓狂

不管在學(xué)校還是在職場(chǎng)，重要文件一般都是通過郵件來發(fā)送的。

而用 Outlook 查找郵件里的文件真的非常簡(jiǎn)單。它的「文件視圖」能將你各個(gè)郵箱及云盤的文件都收歸一處，你再也不需要一封一封郵件地翻才能找到自己需要的文件。

在這個(gè)文件視圖里內(nèi)置了搜索功能，你只需要搜索關(guān)鍵字就能輕松找到自己的文件。

日歷功能：快速分享你有空的時(shí)間

當(dāng)有人在郵件里問「你什么時(shí)候有空」，你會(huì)怎么做？

在此之前，我總需要打開另一個(gè)日歷 app，看看自己的日程安排，再選一個(gè)空閑時(shí)間轉(zhuǎn)述成文字發(fā)給對(duì)方。

而 Outlook 內(nèi)置了一個(gè)非常實(shí)用的功能：不僅能直接查看日歷，還支持快速分享自己的「空閑時(shí)間」。

你只需要在發(fā)郵件的時(shí)候，選擇右上角的「日歷」按鈕，選擇「發(fā)送空閑時(shí)間」即可看到自己的日程表，點(diǎn)擊空白區(qū)域即可選中自己的「空閑時(shí)間」，再點(diǎn)擊右上角的確定，Outlook 就會(huì)生成一個(gè)漂亮的空閑時(shí)間表供你直接發(fā)送。

速度很快，還能免梯子收發(fā) Gmail

喜歡 Outlook 的第三大亮點(diǎn)，無論對(duì)誰(shuí)都很重要。

我試用過很多電子郵箱客戶端，Outlook 的「快」給我留下了深刻印象。當(dāng)你打開一封郵件，你并不需要花時(shí)間等待它加載完成。

另外有個(gè)小秘密：除了最初添加賬號(hào)需要梯子外，用 Outlook 收發(fā) Gmail 郵件都可以全程免掛梯子。

更多 Outlook 的實(shí)用特性，你可以查看 AppSo 此前分享的這篇文章。

有不少人跟我說過，他們不覺得手機(jī)可以成為一個(gè)生產(chǎn)力工具：「工作就應(yīng)該到電腦上，手機(jī)辦公就是個(gè)笑話?！?/p>

而我想說，手機(jī)并不是要取代電腦辦公，而是扮演特定的的角色，應(yīng)對(duì)特定的場(chǎng)景。對(duì)我們來說，找到合適的工具，再找到合適的方法和技巧才是最好的做法。

我們希望今天分享的這些技巧可以助你一臂之力，讓你成為一個(gè)更敏捷的移動(dòng)辦公者。