作為Microsoft Offic 97五大主件之一的Microsoft Access，一出世好象就受到了“偏見”和“虐待”，它的名聲遠(yuǎn)沒有WORD、EXCEL那么大。然而ACCESS在MIS管理系統(tǒng)中散發(fā)的迷人芳香卻是無法抗拒的，你想了解它嗎？好，那就讓我們走近她、揭開她美麗伊人的面紗吧！
a+{4n5y@)y[164511 Microsoft Access 97數(shù)據(jù)庫面面觀:
G"X0za\ltR164511 那么Microsoft Access數(shù)據(jù)庫到底是什么呢？簡單地說它就是一些關(guān)于某個特定主題或目的的信息集合。使用 Microsoft Access，可以在單一的數(shù)據(jù)庫文件中管理所有的信息。在這個文件中，用戶可以將自己的數(shù)據(jù)分別保存在各自獨立的存儲空間中，這些空間稱作表；可以使用聯(lián)機(jī)窗體來查看、添加及更新表中的數(shù)據(jù)；使用查詢來查找并檢索所要的數(shù)據(jù)；也可以使用報表以特定的版面布置來分析及打印數(shù)據(jù)。Office中國社區(qū)門戶 k LAz-~ |w _]p
如果要保存數(shù)據(jù)，請為每一種類型的信息創(chuàng)建一個表。如果要從查詢、窗體或報表中的多個表中將數(shù)據(jù)合并在一起，就要定義各個表之間的關(guān)系。Office中國社區(qū)門戶 k%H7ob` s3E*o
如果要搜索并檢索符合指定條件的數(shù)據(jù)，包括來自多個表中的數(shù)據(jù)，就要創(chuàng)建查詢。查詢的同時也可以更新或刪除多條記錄，并對數(shù)據(jù)執(zhí)行內(nèi)嵌或自定義的計算。Office中國社區(qū)門戶 n Cw4r e;q
如果要簡單地直接在某個表中查看、輸入及更改數(shù)據(jù)，請創(chuàng)建一個窗體。在打開一個窗體時，Microsoft Access 將從一個或多個表中檢索數(shù)據(jù)，并使用用戶在“窗體向?qū)?#8221;選擇的版面布局或所創(chuàng)建的版面布局，將窗體顯示在屏幕上。Office中國社區(qū)門戶)K q#t$Q B0]Bk q0HK
如果要分析數(shù)據(jù)或?qū)?shù)據(jù)以特定的方式打印出來，請創(chuàng)建一個報表。例如，可以打印一份將數(shù)據(jù)分組并計算數(shù)據(jù)總和的報表，也可以打印另一份帶有各種數(shù)據(jù)格式的打印郵件標(biāo)簽的報表。Office中國社區(qū)門戶 y1s8|G^I }3m
輕輕松松創(chuàng)建MIS管理系統(tǒng)
FYXLu&d:z O164511 你家中的CD、VCD一定很多吧？是不是常遇到為找一張CD把一抽屜的碟子翻得亂七八糟的情況，你一定沒少受埋怨——你不想整理它們一下？Office中國社區(qū)門戶k dY+l.Z8i
如：影片是國產(chǎn)的、還是國外的，是言情的、還是槍戰(zhàn)的，這個明星主演了那些名片，這些影片又是哪個導(dǎo)演導(dǎo)的，等等如果你愿意，就讓我們一起利用Microsoft Access建立一個家庭CD、VCD管理的MIS系統(tǒng)。
&Pd\:l%]PB8?!L!S4z164511 1．準(zhǔn)備工作——確定數(shù)據(jù)庫需要的表和字段Office中國社區(qū)門戶'P o@dH6n
由于我們要創(chuàng)建的MIS系統(tǒng)是一個小管理系統(tǒng)，因此，不必要建立幾個表，只需一個表就行了。該表的字段有：編號、影片名稱、領(lǐng)銜主演、導(dǎo)演、發(fā)行公司、影片類型、是否獲獎。其中“編號”為主關(guān)鍵字，該關(guān)鍵字唯一確定每個記錄的字段或字段集。Office中國社區(qū)門戶'T:j ? g3b t
2．向前走——創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫Office中國社區(qū)門戶 k!i-R9M hMJ4Z
（1）使用“數(shù)據(jù)庫向?qū)?#8221;創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫 ：
$t;ht'X6R/av164511 在啟動 Microsoft Access 時，將自動顯示對話框，上面有新建數(shù)據(jù)庫或打開已有數(shù)據(jù)庫的選項。單擊“數(shù)據(jù)庫向?qū)?#8221;，然后單擊“確定”按鈕。在新建空數(shù)據(jù)庫對話框中單擊“確定”，然后指定數(shù)據(jù)庫的名稱和位置，單擊“創(chuàng)建”按鈕啟動新建的數(shù)據(jù)庫。接著新建表，然后填入相應(yīng)的字段名稱和數(shù)據(jù)類型，并設(shè)置字段大小、索引等項目，其它不填或取默認(rèn)值。其中字段的最大設(shè)置值是255字節(jié)，數(shù)據(jù)類型有文本、備注、數(shù)值、日期/時間、貨幣、自動編號、OLE對象等，你可以根據(jù)不同的要求選擇（如圖1、圖2）。
8S q^'_3Q164511 ?。?）不使用向?qū)?chuàng)建數(shù)據(jù)庫
YKObB FLU*^164511 在啟動 Microsoft Access 時，將自動顯示對話框，上面有新建數(shù)據(jù)庫或打開已有數(shù)據(jù)庫的選項，請單擊“空數(shù)據(jù)庫”，然后單擊“確定”。如果已經(jīng)打開了數(shù)據(jù)庫或當(dāng)Access 打開時顯示的對話框已經(jīng)關(guān)閉，請單擊工具欄上的“新建數(shù)據(jù)庫”按鈕，然后雙擊“常用”選項卡上的空數(shù)據(jù)庫圖標(biāo)。指定數(shù)據(jù)庫的名稱及位置，并單擊“創(chuàng)建”按鈕。Office中國社區(qū)門戶E d2c+dd^
3．別回頭——數(shù)據(jù)庫基本操作
6gCn3m!Kj8v do/` j9bK164511 數(shù)據(jù)庫的結(jié)構(gòu)創(chuàng)建好了，接下來我們需要做的就是對數(shù)據(jù)庫進(jìn)行一系列的基本操作。Office中國社區(qū)門戶5K(i dk |px M'R
增加記錄：在“數(shù)據(jù)表”視圖或“窗體”視圖中打開相應(yīng)的窗體，單擊工具欄上的“新記錄“按鈕 ，鍵入所需數(shù)據(jù)，然后按 TAB 鍵轉(zhuǎn)至下一個字段，在記錄末尾，按 TAB 鍵轉(zhuǎn)至下一個記錄（如圖3）。Office中國社區(qū)門戶7h.O"y h L tp
編輯記錄：如果要編輯字段中的數(shù)據(jù)，單擊要編輯的字段，如果要替換整個字段的值，指向字段的最左邊，在鼠標(biāo)變?yōu)榧犹枙r，單擊該字段，鍵入要插入的文本。Office中國社區(qū)門戶0t.[ NE2Ay1k B
注意：如果鍵入有錯，可按 BACKSPACE 鍵；如果要取消對當(dāng)前字段的更改，按ESC 鍵；如果要取消對整個記錄的更改，在移出該字段之前再次按 ESC 鍵，當(dāng)從一個記錄移動到其它記錄時， Access 將保存對該記錄的修改。Office中國社區(qū)門戶k:C#v3S9Z U
復(fù)制或移動數(shù)據(jù)：在其它應(yīng)用程序，如Excel、Word中，選擇要復(fù)制或移動的一至多行。如果是從Word中復(fù)制數(shù)據(jù)，應(yīng)確保記錄在選擇之前已經(jīng)在表中排列好或已經(jīng)使用制表符分隔開，如果粘貼數(shù)據(jù)到數(shù)據(jù)表中，應(yīng)確保數(shù)據(jù)表中的列與要復(fù)制或移動的數(shù)據(jù)的順序一致，如果粘貼數(shù)據(jù)到窗體上，而窗體上相應(yīng)的控件名稱與復(fù)制數(shù)據(jù)的列名相同，Access 將粘貼數(shù)據(jù)到名稱相同的控件上。在Access 中，打開要向其中粘貼記錄的數(shù)據(jù)表或窗體，如果要替換現(xiàn)有記錄，選擇要替換的記錄，然后單擊工具欄上的“粘貼追加”或“粘貼”按鈕 ；如果窗體中的記錄選定器不可用，要選擇當(dāng)前記錄，可單擊“編輯”菜單中的“選擇記錄”命令。Office中國社區(qū)門戶R w1k w/{'\o*e!t2o K
刪除記錄：單擊要刪除的記錄，單擊工具欄上的“刪除記錄”按鈕 。Office中國社區(qū)門戶2jb8n6D~s6JY B
4．尋尋又覓覓——資料的排序、篩選與查詢
]2JLzPL U164511 如果你想使你的VCD資料庫中的影片擺放整齊、并且查詢方便，因此掌握資料庫的排序、查詢與篩選是非常重要的。
U/O-Z xO3qU6S'W/h;T9g164511排序記錄：Office中國社區(qū)門戶,UI4|v(~ uZ
在“窗體”視圖或“數(shù)據(jù)表”視圖中，單擊要用于排序記錄的字段。單擊鼠標(biāo)右鍵，你就可以選擇該字段的升序排序或降序排序，圖4就是按“領(lǐng)銜主演”排序的記錄集。在數(shù)據(jù)表中，可以同時選擇兩個或更多相鄰近字段進(jìn)行分別排序。Microsoft Access 從選擇的最左邊的列開始排序記錄。在保存窗體或數(shù)據(jù)表時，Microsoft Access 將保存該排序次序。
_O Y&W*Qb164511創(chuàng)建篩選：
rIr(fs Eo164511 如果可以容易地在窗體、子窗體或數(shù)據(jù)表中找到并選擇想要篩選記錄包含的值的實例，可使用“按選定內(nèi)容篩選”。操作方法是：單擊“記錄”子菜單“篩選”中“按選定內(nèi)容篩選”，即可；（如圖5），就是篩選出選定內(nèi)容的一個例子。Office中國社區(qū)門戶-?-tx {2hG a7B&S
如果要從列表中選擇所需的值，而不想瀏覽數(shù)據(jù)表或窗體中的所有記錄，或者要一次指定多個準(zhǔn)則，可使用“按窗體篩選”。Office中國社區(qū)門戶1Yu iog
如果焦點正位于窗體或數(shù)據(jù)表的字段中，而恰好需要在其中輸入所搜索的值或要將其結(jié)果作為準(zhǔn)則的表達(dá)式，可使用“輸入篩選目標(biāo)”。而如果是更復(fù)雜的篩選，則可使用“高級篩選/排序”。
P M%I| Ua164511 創(chuàng)建查詢：Office中國社區(qū)門戶3zx'h!["rgg
利用查詢可以通過不同的方法來查看、更改以及分析數(shù)據(jù)。也可以將查詢作為窗體和報表的記錄源，最常見的查詢類型是選擇查詢。選擇查詢將安裝指定的準(zhǔn)則，從一個或多個表中獲取數(shù)據(jù)，并按照所需的排列次序顯示。Office中國社區(qū)門戶^we5Ti+ND| h5Ri
具體操作：單擊數(shù)據(jù)庫視圖的“查詢”，按“新建”，選擇設(shè)計視圖，“確定”，選擇表和查詢，添加表，然后按“添加”，在“選擇查詢”表中選擇“字段”，并確定排序要求，最后保存查詢，這樣，一個選擇查詢就完成了（如圖6）。
5`%}D o J8Cs164511你也可以在“新建”中選擇簡單查詢向?qū)А⒔徊姹聿樵兿驅(qū)?、查找重?fù)項查詢向?qū)А⒉樵儾黄ヅ洳樵兿驅(qū)斫⒉樵儭?div style="height:15px;">
m a Lk:Hu]p6Q(G1L164511 5．美麗新世界——報表制作Office中國社區(qū)門戶&C ZX4^6KpYSe9l_F
也許，你想把你的VCD資料庫打印出來，隨時查看。如果你是VCD店的老板，那么這也將是最好的宣傳。Microsoft Access中的報表功能，就能辦到，它可以在報表中控制每個對象的大小和顯示方式，并可以按照所需的方式來顯示相應(yīng)的內(nèi)容。
1A vBA?tu164511具體操作：單擊“報表向?qū)?#8221;，在“報表向?qū)?#8221;對話框中選擇可用字段，按“下一步”，然后選擇字段排序，最多可用四個字段排序， “下一步”選擇報表的布局，最后按“完成”。如圖7所示，就是一個家庭VCD資料庫的報表設(shè)計格式。圖8為報表的預(yù)覽界面。
9_*B+iC B:J e6F x164511還有其它報表的設(shè)計方法，如自動報表（縱欄表）、自動報表（表格）、圖標(biāo)向?qū)?、?biāo)簽向?qū)В揖筒灰灰恢v了，大家可以自己嘗試嘗試。
zo9vc] q8p r164511 一統(tǒng)江湖——與其它軟件共享數(shù)據(jù)庫
9i%jRh*|X0l164511 ?。?）數(shù)據(jù)庫類型轉(zhuǎn)換
va'ON3O"x164511 以往，不同數(shù)據(jù)庫往往無法分享彼此建立的資料。如果你以前習(xí)慣使用dBase建立數(shù)據(jù)庫，卻因Windows世界的到來，老板為了趕時髦，下了一道命令，以后公司不再使用dBase建立數(shù)據(jù)庫，還要你將所有在dBase上所建立的數(shù)據(jù)庫，全部重新輸入至Access 97的數(shù)據(jù)庫中，聽到這個消息后，想必你一定是哭天怨地、手足無措。就算有一千個使用Access 97的理由，你還是不情愿更換數(shù)據(jù)庫。其實，對于這一點Access 97早就想好了對策，Access 97提供了調(diào)用、導(dǎo)出等多種方法來讓你做數(shù)據(jù)庫的轉(zhuǎn)換。你只要點擊“工具”菜單數(shù)據(jù)庫實用工具”子菜單中的“轉(zhuǎn)換數(shù)據(jù)庫”（如圖9），然后選擇要轉(zhuǎn)換的其它類型數(shù)據(jù)庫，如dBase，數(shù)據(jù)庫就會成功地從dBase轉(zhuǎn)換到Access 97中，非常地簡單。 Office中國社區(qū)門戶*w*i$i)x(G1z
（2）在Word 中調(diào)用Access 數(shù)據(jù)
S2R5fyc}6y`164511可以以 RTF 格式 (.rtf) 文件保存數(shù)據(jù)表、窗體或報表的輸出。RTF 格式文件可保留字體和樣式等帶格式的信息，可以用 Microsoft Word 和其他 Windows 字處理程序或桌面出版程序打開。 如前例，在Microsoft Access中，打開CD、VCD管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫的表1，點擊“保存為/導(dǎo)出”，把表1以 RTF 格式保存，然后在Microsoft Word文件指定位置打開表1.rtf就行了（如圖10）。
slB"JbZ7E \164511 ?。?）將Access 數(shù)據(jù)導(dǎo)出到Excel： Office中國社區(qū)門戶O2|+^0r9ZwY
如前例所示，在數(shù)據(jù)庫窗口中單擊要導(dǎo)出的表或查詢的名稱，表1，然后在“文件”菜單上，單擊“另存為/導(dǎo)出”命令，在“另存為”對話框，單擊“另存為一個外部文件或數(shù)據(jù)庫”，然后單擊“確定”按鈕。在“保存類型”框中單擊所需的電子數(shù)據(jù)表格式。單擊“保存位置”框右側(cè)的箭頭，選定導(dǎo)出的目標(biāo)驅(qū)動器和文件夾。在已有的電子數(shù)據(jù)表，或者在“文件名”框內(nèi)輸入新文件名。此時注意在保存到已有電子表時Access 將刪除并替代其中的數(shù)據(jù)，因此要特別小心。f單擊“導(dǎo)出”按鈕，Access 將會創(chuàng)建包含表或查詢數(shù)據(jù)的電子數(shù)據(jù)表文件。表或查詢中的字段名被放置在電子數(shù)據(jù)表的第一行（如圖11）。
*^ W2tFqj:n4\s164511 防患于未然——保護(hù)數(shù)據(jù)庫
.i NOX:S164511 ?。?）加密或解密數(shù)據(jù)庫Office中國社區(qū)門戶 t4o.PB)gbIh|
對數(shù)據(jù)庫進(jìn)行加密將壓縮數(shù)據(jù)庫文件，并使其無法通過工具程序或字處理程序解密。數(shù)據(jù)庫解密則為加密的反過程。
#Q1|s@ L:CY%z6\164511 方法：啟動Microsoft Access，但不打開數(shù)據(jù)庫。單擊“工具”菜單“安全”子菜單中的“加密/解密數(shù)據(jù)庫”。指定要加密或解密的數(shù)據(jù)庫，然后單擊“確定”按鈕。指定加密或解密之后的數(shù)據(jù)庫名稱、驅(qū)動器及文件夾，然后單擊“確定”按鈕。如果使用原有的數(shù)據(jù)庫名稱、驅(qū)動器和文件夾，在加密或解密成功后，Microsoft Access 會自動將原有的數(shù)據(jù)庫替換為加密或解密后的版本。但如果出現(xiàn)錯誤，Microsoft Access將保留原有的數(shù)據(jù)庫文件。
,v!G0j*}:|$QR#ix164511 （2）給數(shù)據(jù)庫設(shè)置密碼：
~b*y Y,a.J0WJ$i t W164511 方法：打開數(shù)據(jù)庫，并選擇“獨占”復(fù)選框，單擊“打開”，然后單擊“工具”菜單“安全”子菜單中的“設(shè)置數(shù)據(jù)庫密碼”，輸入密碼，驗證，最后單擊“確認(rèn)”就完成了數(shù)據(jù)庫設(shè)置的密碼，（如圖12）當(dāng)打開VCD資料庫的時候，要提示輸入密碼r
