對(duì)某某人力資源的審計(jì)報(bào)告
根據(jù)工作安排，審計(jì)人員于****年11月18日-12月25日對(duì)某某的人力資源進(jìn)行審計(jì)，本次審計(jì)重點(diǎn)是了解某某人力資源各項(xiàng)工作的開(kāi)展情況，明確人力資源各項(xiàng)規(guī)章制度、流程是否建立健全，基礎(chǔ)工作是否落實(shí)，人員資質(zhì)是否符合崗位要求，及審核相關(guān)內(nèi)部控制流程的規(guī)范性。
一、人力基本情況：按某某對(duì)《審計(jì)報(bào)告（征求意見(jiàn)稿）》的反饋意見(jiàn)分析
（一）截止至****年11月5日，某某（含集團(tuán)總后勤）共有42個(gè)部門(mén)，員工963人。
見(jiàn)表一、二、三：（明細(xì)見(jiàn)附件一）
（二）員工分別按工種、學(xué)歷、籍貫劃分：
工種 人數(shù) 占總?cè)藬?shù) 學(xué)歷 人數(shù) 占總?cè)藬?shù) 籍貫 人數(shù) 占總?cè)藬?shù)
普工 457 47.46% 初中 582 60.44% 湖南 184 19.11%
技工 193 20.04% 高中 157 16.30% 廣東 172 17.86%
管理 171 17.76% 大專(zhuān) 82 8.52% 云南 164 17.03%
文職 82 8.52% 中專(zhuān) 73 7.58% 四川 106 11.01%
銷(xiāo)售 58 6.02% 本科 25 2.60% 河南 83 8.62%
設(shè)計(jì) 2 0.21% 小學(xué) 20 2.08% 廣西 72 7.48%
合計(jì) 963 100.00% 中技 10 1.04% 湖北 55 5.71%
職高 3 0.31% 江西 48 4.98%
高技 1 0.10% 陜西 22 2.28%
中師 1 0.10% 福建 19 1.97%
其他 9 0.93% 安徽 12 1.25%
合計(jì) 963 100.00% 貴州 10 1.04%
其他 16 1.66%
合計(jì) 963 100.00%
備注：
1、管理：指總經(jīng)理、副總、廠長(zhǎng)、經(jīng)理、主管、主管助理、正副班長(zhǎng)、領(lǐng)班、主任、領(lǐng)隊(duì)、正副隊(duì)長(zhǎng)等職務(wù)。
2、文職：指文員、跟單員、統(tǒng)計(jì)員，及財(cái)務(wù)部、人力部職員。
3、技工：指操作各種機(jī)械設(shè)備的生產(chǎn)一線員工。
管理人員大專(zhuān)以下學(xué)歷的占管理人員總數(shù)的83.04%，素質(zhì)有待提升。
見(jiàn)下表：（明細(xì)見(jiàn)附件二）
管理人員學(xué)歷 合計(jì) 小學(xué) 初中 高中 職高 中技 中專(zhuān) 大專(zhuān) 本科 無(wú)資料
管理人員人數(shù) 171 2 85 38 1 5 11 16 10 3
占比 100.00%；1.17%；49.71%；22.22%；0.58%；2.92%；6.43%；9.36%； 5.85%；1.75%
（三）****年1月1日-11月5日，全年離職率為24.92%，離職人數(shù)321人。
見(jiàn)下表：（明細(xì)見(jiàn)附件三）
項(xiàng) 目 異動(dòng)人數(shù) 占異動(dòng)總?cè)藬?shù)比 離職類(lèi)別
辭職 234 72.90%
自離 63 19.63%
辭退 23 7.17%
調(diào)到其他公司 1 0.31%
工齡 不滿1年 173 53.89%
1-3年 81 25.23%
3-5年 36 11.21%
5-10年 21 6.54%
大于10年 10 3.12%
學(xué)歷 初中 204 63.55%
高中 54 16.82%
中專(zhuān)/中技/職高 26 8.10%
大專(zhuān) 21 6.54%
小學(xué) 9 2.80%
本科 7 2.18%
工種/崗位 普工 234 72.90%
技工 35 10.90%
文職 22 6.85%
銷(xiāo)售 17 5.30%
管理 13 4.05%
備注：離職率=全年離職人數(shù)/(統(tǒng)計(jì)期末的在職人數(shù)+全年離職人數(shù))
離職人數(shù)排在前5名的依次為A車(chē)間28人、B車(chē)間28人、C車(chē)間27人、D車(chē)間25人、E23人，離職原因：①認(rèn)為工資低（普工以此為由離職是正常情況）；②影響身體；③同行業(yè)挖角；④車(chē)間主管與員工溝通少，管理不細(xì)致。
10年以上工齡員工離職10人，人力部所述離職原因簡(jiǎn)單，未見(jiàn)詳細(xì)的離職面談?dòng)涗洝Ｒ?jiàn)下表：
二、 審計(jì)發(fā)現(xiàn)：
審計(jì)人員抽取了60位員工的人事資料進(jìn)行檢查，抽查人數(shù)占員工總?cè)藬?shù)的6.2%，發(fā)現(xiàn)：
1、崗位測(cè)評(píng)做得較好。
對(duì)部份崗位進(jìn)行入職心理素質(zhì)測(cè)試（性格測(cè)試）、智能素質(zhì)測(cè)評(píng)（文字運(yùn)用能力、人際交往能力）、文案測(cè)評(píng)、電腦操作測(cè)評(píng)，做得較好，但應(yīng)明確規(guī)定哪些崗位需做測(cè)評(píng)，做哪些測(cè)評(píng)，并且設(shè)定測(cè)評(píng)的評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)。
2、企業(yè)文化建設(shè)較好。
文體娛樂(lè)活動(dòng)豐富，促進(jìn)了員工的凝聚力，并且有企業(yè)內(nèi)刊，在宣傳企業(yè)文化、提高企業(yè)知名度方面走在了整個(gè)集團(tuán)公司的前列。
3、部門(mén)設(shè)置不夠合理。
至****年11月5日，某某員工963人，卻有42個(gè)部門(mén)，易造成管理人員多、班組長(zhǎng)多、崗位重復(fù)、職責(zé)重疊、管理權(quán)限模糊、相關(guān)部門(mén)接口不清晰等問(wèn)題。
某某人力資源部提供的《員工花名冊(cè)》中的部門(mén)與“反饋意見(jiàn)”中的部門(mén)不相符。
4、人事基本檔案資料管理不完善。
① 入職檔案記錄不完整，檔案表格未按要求填寫(xiě)，不夠規(guī)范。如：
A的聘用員工協(xié)議無(wú)人力資源部負(fù)責(zé)人簽名。根據(jù)集團(tuán)公司*****（外）文字第*****號(hào)規(guī)定：有關(guān)集團(tuán)總后勤部管理由某某全權(quán)負(fù)責(zé)。對(duì)移交過(guò)來(lái)的人事資料，人力部也應(yīng)進(jìn)行審核并補(bǔ)全、增加相應(yīng)手續(xù)。
·入職登記表中人力部未填寫(xiě)“面試情況記錄”和“用人部門(mén)復(fù)試情況”；
·司機(jī)《特種設(shè)備作業(yè)人員證》過(guò)期；
·某的《安全管理制度》，人力部漏簽名；
·某的轉(zhuǎn)正有員工轉(zhuǎn)正表，但未見(jiàn)到轉(zhuǎn)正考核的具體內(nèi)容資料；
·沒(méi)有規(guī)定哪些崗位轉(zhuǎn)正時(shí)需要詳細(xì)考核；
·張龍，原名張弟，96年6月22日入職，改名無(wú)戶籍當(dāng)?shù)嘏沙鏊母C明，入職登記表無(wú)審批記錄；
·身份證復(fù)印件可以將正、反面復(fù)印在A4紙的同一面上，并放入檔案；
·入職登記表設(shè)計(jì)欠科學(xué)合理，很難一眼看到必須的信息欄位，如：入職日期、應(yīng)聘崗位等信息，且入職登記表、員工檔案、員工簡(jiǎn)歷表三個(gè)表有設(shè)計(jì)重復(fù)的地方。如果表格是政府勞動(dòng)部門(mén)下發(fā)的指導(dǎo)性意見(jiàn)，可以根據(jù)公司實(shí)際情況調(diào)整表格內(nèi)容。
②抽查的60份勞動(dòng)合同，32份合格，28份不合格，合格率為53.33%。如：
·勞動(dòng)合同簽署不全，留有空白處未填；
·勞動(dòng)合同沒(méi)有試用期，但入職申請(qǐng)表或聘用員工協(xié)議中試用期為3個(gè)月；
·的勞動(dòng)合同期限時(shí)間填錯(cuò)，合同附件有涂改，且合同的“不定時(shí)工資或固定工資”低于政府規(guī)定的最低工資標(biāo)準(zhǔn)770元/月，存在勞資糾紛風(fēng)險(xiǎn)。
③人事檔案未定期更新，后期管理不嚴(yán)謹(jǐn)。如：
·的臨時(shí)居民身份證未換正式身份證；
·林身份證過(guò)期；
·身份證未更新為二代身份證，若能提倡逐步將身份證更新為二代，安全系數(shù)更高。
④離職交接清單不完善，并且應(yīng)對(duì)離職人員做出全公司、關(guān)聯(lián)單位通告，以免產(chǎn)生法律糾紛。如：
·陳的離職交接清單不夠詳細(xì)；
·和業(yè)務(wù)一部年7月20日入職，****年9月9日辭職，工齡12年）是自動(dòng)離職，未辦理手續(xù)，人力部對(duì)于這種情況可以在其檔案里做出說(shuō)明，使后續(xù)管理人員和需要查閱檔案的人員清楚明了；
·調(diào)動(dòng)人員沒(méi)有職位異動(dòng)單。如：莫某，****年4月1日調(diào)動(dòng)，沒(méi)有調(diào)動(dòng)程序。
5、人員招聘程序不規(guī)范。
① 各部門(mén)需招聘人手時(shí)，用白紙書(shū)寫(xiě)招聘申請(qǐng)，無(wú)用人需求申請(qǐng)表。無(wú)論是缺員補(bǔ)員還是擴(kuò)編，都應(yīng)填寫(xiě)用人需求申請(qǐng)表。
② 員工體檢無(wú)書(shū)面定點(diǎn)醫(yī)院，體檢醫(yī)院不統(tǒng)一，無(wú)指定的入職體檢項(xiàng)目，今后盡量避免特殊情況。
6、教育培訓(xùn)方面存在不足。
①未結(jié)合培訓(xùn)需求調(diào)查結(jié)果、全年培訓(xùn)預(yù)算來(lái)制訂合理詳細(xì)的培訓(xùn)計(jì)劃；
②培訓(xùn)結(jié)束后未進(jìn)行培訓(xùn)評(píng)估，無(wú)法評(píng)判培訓(xùn)效果是否達(dá)到預(yù)期目標(biāo)；
③培訓(xùn)考試題目設(shè)計(jì)不太符合崗位要求，應(yīng)符合崗位特點(diǎn)；
④部分2、3、4月入職的員工在5月才進(jìn)行新員工培訓(xùn)，時(shí)效性差；
⑤員工培訓(xùn)無(wú)論費(fèi)用多少?gòu)奈春炦^(guò)培訓(xùn)協(xié)議約定服務(wù)期，若公司重點(diǎn)培養(yǎng)的員工辭職，公司投入的培訓(xùn)成本得不到回報(bào)。
7、質(zhì)量管理、安全措施不到位。
① ****年1-9月員工受處罰160次，罰款金額21,230元。處罰最多的3個(gè)部門(mén)見(jiàn)下表：（明細(xì)見(jiàn)附件四）
部門(mén) 處罰次數(shù) 占總處罰 處罰金額 占總處罰金額
A車(chē)間 43 26.88% 3,300.00 15.54%
B部 17 10.63% 3,250.00 15.31%
統(tǒng)計(jì)部 14 8.75% 4,250.00 20.02%
合計(jì) 74 46.25% 10,800.00 50.87%
② 員工受處罰及工傷較多，造成不必要的經(jīng)濟(jì)損失。如： ****年1-9月發(fā)生工傷34次，共支付醫(yī)藥費(fèi)87,337.98元。明細(xì)見(jiàn)下表：（明細(xì)見(jiàn)附件五）
③ 新員工訓(xùn)練不夠及時(shí)，且安全管理制度只是放在檔案里，未發(fā)放給員工。
8、資料銷(xiāo)毀過(guò)于隨意。
一些人事資料因保密原因被銷(xiāo)毀，但無(wú)授權(quán)銷(xiāo)毀審批手續(xù)、無(wú)指定銷(xiāo)毀人員和清單記錄，這樣處理一是過(guò)于隨意，二是可能將不能銷(xiāo)毀的資料也一并銷(xiāo)毀了，三是如果將來(lái)涉及到勞資糾紛法律訴訟，公司會(huì)因無(wú)證據(jù)而處于劣勢(shì)。
9、部門(mén)內(nèi)同戶籍人員比例過(guò)高，有存在搞小團(tuán)體、架空領(lǐng)導(dǎo)的風(fēng)險(xiǎn)。
·某某廠共有125人，其中湖南籍45人，占板材廠總?cè)藬?shù)36%，超過(guò)某某全公司湖南籍比例(19.03%) 16.97%。
·45位湖南員工中“平江”籍共24人（含廠長(zhǎng)本人），占湖南籍員工的53.33%。
·廠管理人員共19人，其中湖南籍11人，占管理人員總數(shù)的57.89%，而這11位人員中有6人都為湖南“平江”籍；板材開(kāi)料部4個(gè)管理人員，3個(gè)來(lái)自湖南平江。見(jiàn)下表：
根據(jù)以上審計(jì)發(fā)現(xiàn)，我們認(rèn)為：某某整體人事行政制度、流程已初步建立，但各項(xiàng)人力管理工作的深度不夠，對(duì)已有的制度流程落實(shí)情況一般，需進(jìn)一步強(qiáng)化執(zhí)行力度，尤其要加強(qiáng)基礎(chǔ)性工作的執(zhí)行力；人事行政制度和流程還需更新和健全，以求適應(yīng)公司的發(fā)展；組織實(shí)施以后的工作要繼續(xù)跟進(jìn)到位，不能只表面執(zhí)行，無(wú)后期跟蹤評(píng)估；薪酬、績(jī)效與激勵(lì)機(jī)制工作較為薄弱。（受實(shí)際情況影響，人力部未全權(quán)參與調(diào)薪方案的制定與執(zhí)行，公司無(wú)配套的薪酬績(jī)效體系，公司高層對(duì)人力資源管理重要性的認(rèn)識(shí)有待加強(qiáng)。）
三、審計(jì)建議：
（一）精簡(jiǎn)機(jī)構(gòu)，梳理組織結(jié)構(gòu)。
1、重新修訂組織架構(gòu)，減少管理崗位，合并相關(guān)職位和重疊部門(mén)，明晰各崗位職責(zé)。
2、人力資源部按“42個(gè)部門(mén)”提供一份新的《員工花名冊(cè)》，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后報(bào)審計(jì)部備案。
（二）完善“選人、用人、育人、留人”上的配套管理方式與理念。
1、各崗位職責(zé)與資格應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)化，明確規(guī)定哪些崗位需做入職測(cè)評(píng)和轉(zhuǎn)正考核，并且設(shè)定測(cè)評(píng)和考核的評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)。
2、規(guī)范人員招聘程序，無(wú)論屬于缺員補(bǔ)員或新增編制都應(yīng)用“用人申請(qǐng)表”進(jìn)行書(shū)面申請(qǐng)。
3、提前做好教育培訓(xùn)需求調(diào)查，編制全年培訓(xùn)費(fèi)用預(yù)算，制定培訓(xùn)計(jì)劃，提高培訓(xùn)時(shí)效性，培訓(xùn)課程與考核題目要符合崗位要求，培訓(xùn)后應(yīng)作評(píng)估和總結(jié)培訓(xùn)效果。
4、擬定外訓(xùn)管理制度，對(duì)超過(guò)規(guī)定費(fèi)用的培訓(xùn)簽訂培訓(xùn)協(xié)議，對(duì)違反協(xié)議的離職員工，按培訓(xùn)協(xié)議中約定的服務(wù)期按比例追繳培訓(xùn)費(fèi)用，以免培訓(xùn)成本沒(méi)有回報(bào)。
5、規(guī)范員工調(diào)動(dòng)程序，完善相關(guān)手續(xù)。
6、完善離職手續(xù)，視實(shí)際所需要做好離職面談?dòng)涗?、離職審批手續(xù)及離職清交登記。
7、人力部應(yīng)按相關(guān)制度對(duì)各部門(mén)用人嚴(yán)格把關(guān)和審批，對(duì)各部門(mén)用人申請(qǐng)進(jìn)行分析審核，對(duì)部門(mén)內(nèi)同戶籍比例過(guò)高的進(jìn)行合理調(diào)配，并定期對(duì)人員結(jié)構(gòu)進(jìn)行分析。
8、特種設(shè)備作業(yè)人員應(yīng)有管理部門(mén)的批準(zhǔn)證明，并持相關(guān)證書(shū)上崗。
9、對(duì)身份證信息有變更的員工，應(yīng)提供員工戶籍所在地派出所出具的書(shū)面證明。
10、對(duì)員工開(kāi)展意見(jiàn)調(diào)查并進(jìn)行評(píng)估。
（三）嚴(yán)格落實(shí)執(zhí)行現(xiàn)有的各項(xiàng)行政人事制度、流程，不斷優(yōu)化改善，加強(qiáng)人事基礎(chǔ)工作的力度。
1、入職須繳交的資料應(yīng)齊全，檔案記錄應(yīng)完整，人事檔案表格按要求規(guī)范填寫(xiě)，補(bǔ)充、完善員工檔案記錄，嚴(yán)格填寫(xiě)資料。
2、規(guī)定定期更新人事檔案的時(shí)間，并盡快更新目前檔案內(nèi)不規(guī)范資料。
3、員工簽署勞動(dòng)合同需嚴(yán)謹(jǐn)，應(yīng)事先做好既符合法律、又維護(hù)公司立場(chǎng)的勞動(dòng)合同，不能等到發(fā)生糾紛時(shí)才去完善。
4、建議在庫(kù)存表單用完后，對(duì)入職登記表、員工檔案、員工簡(jiǎn)歷表三個(gè)表進(jìn)行整合統(tǒng)一，規(guī)范人事表單資料。
5、指定醫(yī)院進(jìn)行員工入職體檢，指定體檢項(xiàng)目，為全體員工創(chuàng)造一個(gè)健康的公共環(huán)境，避免因身體健康問(wèn)題產(chǎn)生人力成本的浪費(fèi)。
6、車(chē)間作業(yè)應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行安全措施，并監(jiān)督好生產(chǎn)質(zhì)量，降低不必要的經(jīng)濟(jì)損失。人力部應(yīng)在工傷發(fā)生后進(jìn)行調(diào)查分析，并對(duì)反復(fù)發(fā)生工傷的員工與部門(mén)出具分析報(bào)告、提出改善意見(jiàn)。
（四）公司領(lǐng)導(dǎo)提高對(duì)人力資源管理重要性的認(rèn)識(shí)，并建立科學(xué)的薪酬激勵(lì)機(jī)制。
1、建議人力部參與或負(fù)責(zé)制訂薪酬福利體系、制度和激勵(lì)機(jī)制，增加員工對(duì)企業(yè)的歸屬感。人力部組織各部門(mén)主管討論、建立員工績(jī)效考核指標(biāo)和具體內(nèi)容，由人力部組織實(shí)施績(jī)效考核工作，并將評(píng)審后的員工考核資料交財(cái)務(wù)部作為薪酬福利等的支付依據(jù)。
2、建立科學(xué)合理、公平公正的考評(píng)方案，制定管理人員考評(píng)制度、優(yōu)秀員工評(píng)獎(jiǎng)制度。
（五）制定資料銷(xiāo)毀的管理規(guī)定。
設(shè)定2人以上銷(xiāo)毀人員和監(jiān)督人員，編制銷(xiāo)毀資料清冊(cè)，登記銷(xiāo)毀時(shí)間，并經(jīng)公司總經(jīng)理審批。銷(xiāo)毀資料清冊(cè)可另找地方安全保管、長(zhǎng)期保存。
（六）出具人力資源部工作量分析報(bào)告。
針對(duì)某某人力資源部提出：目前人員配置無(wú)法完成審計(jì)建議中的工作量。建議某某對(duì)人力部各崗位工作量進(jìn)行評(píng)估，出具工作量分析報(bào)告，由某某總經(jīng)理審批后定崗定編，并報(bào)集團(tuán)審計(jì)部備案。
（七）反饋落實(shí)審計(jì)建議的時(shí)間、部門(mén)、責(zé)任人。
請(qǐng)某某人力資源部負(fù)責(zé)人、總經(jīng)理對(duì)上述發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及各項(xiàng)審計(jì)建議制訂“整改時(shí)間、整改部門(mén)、整改責(zé)任人”，在****年3月26日前報(bào)審計(jì)部備案，以便審計(jì)部開(kāi)展后續(xù)跟進(jìn)工作。對(duì)于《審計(jì)報(bào)告（征求意見(jiàn)稿）》中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，某某未回復(fù)的部份，視為符合實(shí)際情況，并同意按審計(jì)建議改進(jìn)。
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