文/小爽
旭華是96年出生的，今年剛大學(xué)畢業(yè)進(jìn)入職場(chǎng)。職場(chǎng)新人出錯(cuò)是很正常的事情，可沒想到，在領(lǐng)導(dǎo)出差的短短5天里他就被批評(píng)了5次！
因?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)出差不在辦公室的緣故，他只能用微信向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作，可是這一匯報(bào)吧，就出不少岔子：
給領(lǐng)導(dǎo)連發(fā)5條語(yǔ)音信息，每一條長(zhǎng)達(dá)20秒；
領(lǐng)導(dǎo)問(wèn)項(xiàng)目進(jìn)度，用文字寫了整整一屏手機(jī)，密密麻麻；
好不容易看完了，發(fā)現(xiàn)還是不知道現(xiàn)在進(jìn)展到哪一步了；
......
領(lǐng)導(dǎo)出差回來(lái)后，單獨(dú)找旭華談話，把他責(zé)罵了一頓。旭華感到很委屈：“哎，做好工作就很不容易了，沒想到匯報(bào)也這么多講究！”還自暴自棄：“我真蠢！我再也不想用微信匯報(bào)工作了！”
匯報(bào)工作是一件非常重要的事情，追隨松下幸之助30年的江口克彥在書《我在松下三十年》中指出：“對(duì)于上司來(lái)說(shuō)，最讓人心焦的就是無(wú)法掌握各項(xiàng)工作的進(jìn)度......如果沒有得到反饋，以后就不會(huì)再把重要的工作交給這樣的下屬了。所以要知道，雖然只是一個(gè)簡(jiǎn)單的匯報(bào)，卻能讓你得到上司的肯定?！?/p>
向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作這么重要，而微信又成為一種普遍使用的社交工具，我們難免要用微信和領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行溝通。但是很多職場(chǎng)新人，在用微信進(jìn)行工作匯報(bào)時(shí)經(jīng)常出錯(cuò)，我們有哪些要注意的事情呢？
工作匯報(bào)的形式多種多樣，可以是當(dāng)面匯報(bào)，可以是書面表達(dá)、電話又或者是用微信，那么哪些情況是適合用微信來(lái)匯報(bào)工作的？主要有以下兩個(gè)：
1.領(lǐng)導(dǎo)出差、不在辦公室
這種情況下，我們和領(lǐng)導(dǎo)沒有辦法進(jìn)行直接溝通，要匯報(bào)工作就不得不采用微信這樣工具。
2.小事情可以用微信簡(jiǎn)單說(shuō)明
一些小事情如告知電話號(hào)碼、匯報(bào)買辦公用品的花銷等可以用微信簡(jiǎn)單說(shuō)明，如果是很重要的事情，如負(fù)責(zé)一個(gè)完整的項(xiàng)目，那就需要當(dāng)面匯報(bào)，說(shuō)明工作的進(jìn)度、細(xì)節(jié)，以及需要解決的問(wèn)題。
以上是2個(gè)我們需要用微信匯報(bào)工作的場(chǎng)合，那在用微信匯報(bào)時(shí)要掌握哪些原則呢？
之前有一個(gè)重慶小伙，因?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)出差在外，給領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作的時(shí)候2天之內(nèi)發(fā)了6、7條語(yǔ)音，領(lǐng)導(dǎo)回來(lái)后在開會(huì)時(shí)點(diǎn)名批評(píng)他工作態(tài)度有問(wèn)題。
很多網(wǎng)友都站在領(lǐng)導(dǎo)這一方，表示用微信語(yǔ)音真的很不好。為什么這樣說(shuō)呢？因?yàn)榘l(fā)語(yǔ)音有這樣的幾個(gè)弊端：
首先第1個(gè)領(lǐng)導(dǎo)不方便聽。環(huán)境嘈雜的時(shí)候，語(yǔ)音聽不清楚，或者像這位領(lǐng)導(dǎo)在開車的路上沒辦法聽語(yǔ)音；
第2個(gè)是沒時(shí)間聽。明明用1秒鐘就可以看完的字，非要變成10秒鐘的語(yǔ)音，這樣很浪費(fèi)領(lǐng)導(dǎo)的時(shí)間；
第3，即使是有語(yǔ)音轉(zhuǎn)文字的功能，但也要保證前提是普通話很標(biāo)準(zhǔn)，如果有些人普通話不標(biāo)準(zhǔn)，轉(zhuǎn)出來(lái)的文字也完全看不懂。
倫敦大學(xué)學(xué)院心理學(xué)博士表示，文字輸入雖然緩慢，但是表達(dá)效率更高，發(fā)送語(yǔ)音時(shí)間雖短，但對(duì)方理解的時(shí)間卻大幅增加。
用微信語(yǔ)音給領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作，方便了自己卻浪費(fèi)了領(lǐng)導(dǎo)時(shí)間。所以，最好能用文字的就盡量用文字，避免給領(lǐng)導(dǎo)發(fā)語(yǔ)音。
有人可能覺得很好奇，這不是寫公眾號(hào)文章，也不是做海報(bào)設(shè)計(jì)，要排版什么呀？可千萬(wàn)別小看排版，雖然只是1條微信消息，但是它也非常重要。
要注意2點(diǎn)：
1.一件事情用一條信息發(fā)完
領(lǐng)導(dǎo)在出差的時(shí)候，給旭華發(fā)微信，咨詢下是否有客戶陳總的微信：
領(lǐng)導(dǎo)：你有沒有陳總的電話？
旭華：有的。（然后打開手機(jī)，翻了好半天通訊錄）
旭華：這是陳總電話：136xxxxxxxx（過(guò)了一會(huì)又想到，萬(wàn)一陳總在開會(huì)先打辦公室電話找秘書比較好）
旭華：這個(gè)是他辦公室的電話：xxxxxxx
領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)時(shí)回復(fù)了句“好的”，過(guò)了1小時(shí)領(lǐng)導(dǎo)才又彈出1條信息：“你1件事情發(fā)好幾條信息給我，我總是被你的信息打斷。下次能不能整理好了再一起發(fā)？”
旭華感到很受挫，不過(guò)領(lǐng)導(dǎo)說(shuō)的的確有道理，1件事情用1條信息發(fā)完，要么就2條連著發(fā)，隔一段時(shí)間來(lái)一條很容易給別人帶來(lái)困擾。
2.3行之后就分段空行
給領(lǐng)導(dǎo)發(fā)微信要條分縷析，有條有理。如果信息太長(zhǎng)，在3行之后就要換行，分成幾個(gè)段落，減輕領(lǐng)導(dǎo)閱讀的壓力。在每一段的首句標(biāo)上阿拉伯?dāng)?shù)字（1、2、3、4）或是用中文表達(dá)（第一、第二、第三、第四），重點(diǎn)內(nèi)容用中括號(hào)（【xxx】）標(biāo)出。
如果是簡(jiǎn)單的問(wèn)題，那直接回復(fù)就好，但如果是比較復(fù)雜的問(wèn)題，怎樣把內(nèi)容組織好表達(dá)出來(lái)就非常重要。
金字塔結(jié)構(gòu)來(lái)源于巴巴拉·明托的書《金字塔原則》，是說(shuō)在寫作、撰寫方案時(shí)用到的邏輯結(jié)構(gòu)，保證條理清晰，其實(shí)也可以用這種結(jié)構(gòu)來(lái)進(jìn)行工作匯報(bào)。
金字塔結(jié)構(gòu)具體解釋就是：先說(shuō)結(jié)論，再說(shuō)原因；先說(shuō)重要，再說(shuō)次要；先說(shuō)全局，再說(shuō)細(xì)節(jié)，像一個(gè)自上而下的金字塔形狀。
舉個(gè)例子，旭華最開始是這樣給領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)項(xiàng)目進(jìn)度的：
歡哥，我是星期三開始做這個(gè)項(xiàng)目的，前兩天把海報(bào)做好了，現(xiàn)在在寫軟文，還有嘉賓分享的文字稿沒有提交。對(duì)了，嘉賓還差一個(gè)人，要找誰(shuí)呢？海報(bào)上的活動(dòng)價(jià)格設(shè)置成多少呀？我看別人設(shè)置成的是9.9元，我們也要這樣嗎？現(xiàn)在還有一個(gè)大禮包沒有確定下來(lái)......
這樣的話你能看懂嗎？知道現(xiàn)在活動(dòng)有哪些已經(jīng)完成，還差什么沒有做好，有哪些需要和領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)嗎？
完全不知道！這樣的匯報(bào)會(huì)讓領(lǐng)導(dǎo)覺得像一團(tuán)亂麻，要自己動(dòng)腦去思考會(huì)不會(huì)有哪一步遺漏，哪里沒有做好。
而如果用金字塔結(jié)構(gòu)匯報(bào)，則是這樣的：
歡哥，目前項(xiàng)目已經(jīng)完成了30%，已經(jīng)做完海報(bào)，還有文案和分享嘉賓、價(jià)格、大禮包沒有確定。
1.【海報(bào)】已經(jīng)發(fā)到你郵箱，你看看有沒有需要修改的；
2.【文案】我正在寫，寫完后會(huì)發(fā)到你微信；
3.這些地方需要和你確認(rèn)：分享嘉賓xxx、價(jià)格xxx、大禮包xxx；
4.目前還在【物料準(zhǔn)備】階段，預(yù)計(jì)本周四開始【裂變分銷】。
這樣是不是就會(huì)清楚很多？用金字塔結(jié)構(gòu)來(lái)進(jìn)行工作匯報(bào)，領(lǐng)導(dǎo)也能清楚知道目前情況，方便領(lǐng)導(dǎo)掌控全局。
根據(jù)工作內(nèi)容及領(lǐng)導(dǎo)要求，選擇重點(diǎn)內(nèi)容向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，不需要面面俱到。有人會(huì)問(wèn)：什么才是重點(diǎn)呢？
重點(diǎn)沒有具體的評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，但是一般來(lái)說(shuō)這樣3個(gè)方面可以作為重點(diǎn)來(lái)進(jìn)行匯報(bào)：
（1）領(lǐng)導(dǎo)的目的是否已經(jīng)達(dá)到；
（2）個(gè)人成就有哪些；
（3）目前棘手的問(wèn)題是什么；
詳細(xì)突出重點(diǎn)，而細(xì)枝末節(jié)部分則可以省略，細(xì)致末節(jié)的內(nèi)容不會(huì)對(duì)工作產(chǎn)生影響，告訴領(lǐng)導(dǎo)反而是在浪費(fèi)他的時(shí)間。
旭華遇到1個(gè)問(wèn)題：做引流活動(dòng)時(shí)宣傳語(yǔ)上寫著會(huì)給用戶發(fā)199元大禮包，可是他不知道禮包發(fā)什么比較好。于是，他發(fā)微信向領(lǐng)導(dǎo)求助：
旭華：歡哥，這個(gè)199元大禮包要送什么呀？
歡哥：你認(rèn)為送什么好？這是你負(fù)責(zé)的項(xiàng)目。
旭華遲遲不敢回復(fù)，心想：我也不知道送什么呀，我要知道了還用問(wèn)嗎？這時(shí)歡哥又發(fā)來(lái)一條信息：
你要讓領(lǐng)導(dǎo)做選擇題，而不是問(wèn)答題。
這就說(shuō)明，遇到問(wèn)題向領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示時(shí)，要自己準(zhǔn)備解決方案，讓領(lǐng)導(dǎo)判斷方案A或者B哪個(gè)更好。我們可以使用KPT匯報(bào)法，在書《不會(huì)匯報(bào)工作，還敢拼職場(chǎng)》中有提到。這是來(lái)自日本的一種工作記錄方法，由3個(gè)部分組成：
K（Keep）：當(dāng)前任務(wù)或項(xiàng)目的正常描述
P（Problem）：遇到的問(wèn)題
T（Try）：準(zhǔn)備要嘗試的解決方案
用這個(gè)方法能讓我們?cè)趨R報(bào)時(shí)不止提問(wèn)題，更要思考想出解決辦法。讓我們從信息接受者變成主動(dòng)思考者，逐步實(shí)現(xiàn)從被動(dòng)的執(zhí)行者向管理者的角色轉(zhuǎn)換。
為向領(lǐng)導(dǎo)說(shuō)服自己的解決方案是可行的能被采納的，可以使用演繹法，也就是蘇格拉底的三段論：大前提、小前提以及結(jié)論。
大前提：人都是要死的。
小前提：蘇格拉底是人。
結(jié)論：蘇格拉底是要死的。
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