“簡(jiǎn)化，簡(jiǎn)化，再簡(jiǎn)化”
梭羅
任何一個(gè)時(shí)間管理系統(tǒng)的關(guān)鍵內(nèi)容之一，是待做事項(xiàng)清單，它幫你整理好所有當(dāng)前不能做的任務(wù)，讓你一直都清楚需要做哪些事情。
戴維·艾倫的GTD建議你將任務(wù)分類，整理到不同的待做事項(xiàng)清單，即“情境清單”，如@工作、@電腦、@家里、@電話、 @雜事等等。這樣做的原因是，當(dāng)你處于某個(gè)特定的情境時(shí)，只需看一眼此刻你實(shí)際能處理的任務(wù)，而不必查看當(dāng)前大多數(shù)都做不了的冗長(zhǎng)任務(wù)清單。
在ZTD中，持有一個(gè)你確實(shí)會(huì)使用的清單系統(tǒng)很重要，你能依靠它用于管理信息。以下是簡(jiǎn)單、可信的清單系統(tǒng)的三個(gè)組成部分：
1、結(jié)構(gòu)：一個(gè)簡(jiǎn)單的清單系統(tǒng)包括收件箱、日程表、清單和參照系統(tǒng)。
2、工具：重要的一點(diǎn)是，你要使用非常簡(jiǎn)單的工具，這樣就無須花太多精力維護(hù)這個(gè)系統(tǒng)。
3、用途：最后，實(shí)實(shí)在在把這個(gè)系統(tǒng)用起來很重要，并要養(yǎng)成每天檢查它的習(xí)慣。結(jié)構(gòu)ZTD告訴你應(yīng)該使用需要的清單，但要使你的系統(tǒng)盡可能簡(jiǎn)單。盡管情境清單的理念有用，但維護(hù)起來有難度。因此，盡量持有少量的清單。
一個(gè)清單的結(jié)構(gòu)可能類似這樣：
@工作：一切與工作相關(guān)的事項(xiàng)。
@個(gè)人：所有個(gè)人任務(wù)。
@雜事：簡(jiǎn)單的雜事清單。
@電話：在任何地方都可以打的電話。
@待跟進(jìn)：你需要跟進(jìn)的事情清單。
@可能事項(xiàng)：你現(xiàn)在不想做或不能做、但是之后想再確認(rèn)一下的事情的清單。不管怎么操作，記住這些不是你的日常待做事項(xiàng)清單。工作清單和個(gè)人事項(xiàng)清單是兩個(gè)主清單，你可以把它們拉過來，服務(wù)你的每日要事和“大石塊”。雜事清單、電話清單、待跟進(jìn)清單，可以在需要的時(shí)候查看。此外，如果你覺得項(xiàng)目清單有用，可以用起來，記錄你的項(xiàng)目進(jìn)展。
除了清單，這個(gè)系統(tǒng)的其他組成部分還包括多個(gè)收件箱（見第五章）、一個(gè)日程表和一個(gè)簡(jiǎn)單的歸檔系統(tǒng)。
工具
很多流行的GTD工具
把事情弄得有點(diǎn)復(fù)雜，實(shí)際上你所需的只是清單。
很多人深陷于糾纏工具、糾纏創(chuàng)造復(fù)雜的系統(tǒng)以及糾纏每一兩周就更換工具和系統(tǒng)的情形，而不是實(shí)實(shí)在在完成事情。
ZTD要你使用盡可能最簡(jiǎn)單的工具，然后忘掉它們。因?yàn)閆TD關(guān)注的是行動(dòng)，而不是工具本身。所以，很明顯的問題來了：用什么工具打理你的清單？以下是我的推薦，它們是最簡(jiǎn)單、最有效的GTD工具：ZenTodo。簡(jiǎn)易GTD有你需要的功能，界面漂亮，毫無虛設(shè)。好好玩，它的界面極其直觀，不需要看手冊(cè)就會(huì)操作。它特色不多，不過這正是其魅力所在。
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