淺談Access數(shù)據(jù)庫在中小企業(yè)
檔案信息化管理中的應(yīng)用
梁浩
（中鐵三局集團(tuán)有限公司綜合部，山西太原，030001）
摘要：闡述了Access數(shù)據(jù)庫在中小企業(yè)檔案管理中的作用，介紹了運(yùn)用Access數(shù)據(jù)庫創(chuàng)建檔案管理數(shù)據(jù)庫的實(shí)施步驟。
關(guān)鍵詞：Access數(shù)據(jù)庫；檔案信息化管理；中小企業(yè)
隨著信息化技術(shù)的飛躍發(fā)展，給各行各業(yè)帶來前所未有的沖擊和技術(shù)革命，通過利用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)來加強(qiáng)和提高檔案管理水平，已成為檔案信息化管理發(fā)展的趨勢和要求。充分利用計(jì)算機(jī)對檔案信息進(jìn)行信息化管理，與傳統(tǒng)的手工管理相比，具有檢索迅速、查找方便、可靠性高、存儲(chǔ)量大、保密性好、壽命長、成本低等無法比擬的優(yōu)勢和特點(diǎn)。利用專業(yè)檔案管理軟件可實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)輔助立卷、整理和各類目錄的自動(dòng)編排打印等工作，提高檔案管理的信息化水平，使檔案員從繁復(fù)的整理裝訂案卷、謄抄目錄中解放出來，從而達(dá)到降低勞動(dòng)強(qiáng)度、提高勞動(dòng)效率的效果。檔案管理信息化的發(fā)展是檔案部門實(shí)現(xiàn)科學(xué)化、正規(guī)化管理的必要條件。
對于部分中小企業(yè)，由于資金和設(shè)備投入上還存在一些差距，推廣應(yīng)用專業(yè)檔案管理軟件還有一定難度，如何通過利用信息化技術(shù)手段提高檔案管理水平，解決使用專業(yè)檔案管理軟件投資大、設(shè)備性能要求高等問題，已成為解決中小企業(yè)檔案管理信息化的迫切要求。經(jīng)過幾年的實(shí)踐與探索證明，通過充分利用Access數(shù)據(jù)庫對檔案進(jìn)行信息化管理，運(yùn)用到中小企業(yè)日常檔案管理工作中，可較好地解決困擾中小企業(yè)檔案管理信息化的問題。
1 中小企業(yè)檔案管理實(shí)施Access的意義
Access作為數(shù)據(jù)庫管理程序，主要用于管理某個(gè)特定主題的信息的集合。比如維護(hù)和管理若干個(gè)人檔案資料，管理和維護(hù)某一個(gè)單位全體人員的工資，管理和維護(hù)同學(xué)通訊錄等。在Access數(shù)據(jù)庫的應(yīng)用中，可實(shí)現(xiàn)大到管理某一個(gè)企業(yè)集團(tuán)的人事、財(cái)務(wù)、營銷、庫存等，建立一個(gè)集成化綜合信息管理系統(tǒng)；小到應(yīng)用到家庭，建立家庭財(cái)務(wù)管理等。且Access數(shù)據(jù)庫具有簡單易學(xué)、易于掌握、維護(hù)便利等特點(diǎn)，可滿足一般的數(shù)據(jù)管理及處理需要。
利用Access數(shù)據(jù)庫程序建立檔案管理數(shù)據(jù)庫，通過把檔案資料目錄按設(shè)定的數(shù)據(jù)庫格式錄入到計(jì)算機(jī)中，建立檔案管理信息數(shù)據(jù)；通過掃描儀、刻錄機(jī)的運(yùn)用做到脫機(jī)載體電子文件歸檔的工作；通過OLE控件鏈接相關(guān)內(nèi)容，實(shí)現(xiàn)文件內(nèi)容全文數(shù)字化檢索；通過直接查閱相關(guān)電子檔案內(nèi)容即可實(shí)現(xiàn)檔案查閱，雙套制歸檔的傳統(tǒng)載體檔案一般不需再提供利用；采用計(jì)算機(jī)進(jìn)行目錄檢索，只需在標(biāo)題檢索中鍵入關(guān)鍵字，輸入?yún)?shù)，計(jì)算機(jī)即能在幾秒鐘內(nèi)檢索出包含此關(guān)鍵字的所有文件，檔案利用的查準(zhǔn)率和查全率可達(dá)到100％；并可根據(jù)需要設(shè)置報(bào)表模塊，打印輸出各類檔案目錄；通過利用Access建立信息檔案數(shù)據(jù)庫，可促進(jìn)中小企業(yè)的檔案管理工作逐步走上了現(xiàn)代化、系統(tǒng)化、信息化的軌道。
2 Access實(shí)施的步驟
2.1 創(chuàng)建檔案管理數(shù)據(jù)庫
通過啟動(dòng)Microsoft Office Access程序創(chuàng)建“檔案管理數(shù)據(jù)庫”及數(shù)據(jù)表。數(shù)據(jù)表是Access數(shù)據(jù)庫中真正存儲(chǔ)數(shù)據(jù)信息的組件，是整個(gè)數(shù)據(jù)庫的基礎(chǔ)，其他“查詢”“窗體”和“報(bào)表”等組件都是基于數(shù)據(jù)表建立的。
（1）在“檔案管理數(shù)據(jù)庫”窗口中打開“表”選項(xiàng)卡，利用“使用設(shè)計(jì)器創(chuàng)建表格”創(chuàng)建數(shù)據(jù)表1。在表格“設(shè)計(jì)”視圖中設(shè)置需要的字段，如：綜合編號(hào)、案卷號(hào)、案卷標(biāo)題、起始時(shí)間、終止時(shí)間、卷內(nèi)頁數(shù)、保管期限及字段屬性等，設(shè)綜合編號(hào)為主關(guān)鍵字段。
（2）在“檔案管理數(shù)據(jù)庫”窗口中打開“表”選項(xiàng)卡，利用“使用設(shè)計(jì)器創(chuàng)建表格”創(chuàng)建數(shù)據(jù)表2。在表格“設(shè)計(jì)”視圖中設(shè)置我們需要的字段，如：綜合編號(hào)、順號(hào)、文件作者、文件字號(hào)、文件標(biāo)題、文件日期、頁號(hào)、備注、OLE和字段屬性等，設(shè)綜合編號(hào)為主關(guān)鍵字段。
（3）通過主關(guān)鍵字段的連接，創(chuàng)建“對多”的關(guān)系，建立子數(shù)據(jù)表。
2.2 創(chuàng)建查詢系統(tǒng)
在使用檔案管理數(shù)據(jù)庫的過程中，會(huì)產(chǎn)生檢索某些特定數(shù)據(jù)的要求，這些數(shù)據(jù)信息可能存儲(chǔ)在一個(gè)表格中，也可能分散在不同的表格中，Access數(shù)據(jù)庫中的查詢功能可實(shí)現(xiàn)提取所需數(shù)據(jù)并組織在一起。根據(jù)實(shí)際工作需要，可以建立多種形式的查詢。如：案卷號(hào)查詢、案卷目錄查詢、年代查詢、標(biāo)題查詢、文件字號(hào)查詢、綜合查詢、年代加標(biāo)題查詢等等，既方便又快捷，大大提高了工作效率。
2.3 創(chuàng)建窗體
在Access數(shù)據(jù)庫中，窗體是比較重要的對象類型，利用它可以使數(shù)據(jù)庫的輸入、更新和查看操作變得直觀簡潔。另外，窗體還可以作為數(shù)據(jù)庫管理軟件的用戶界面，完成各種操作。首先，使用“自動(dòng)創(chuàng)建窗體”向?qū)Э梢钥焖俚厣筛鞣N形式的窗體。只需在“新建窗體”對話框中選擇窗體數(shù)據(jù)來源表或查詢，Access數(shù)據(jù)庫將自動(dòng)創(chuàng)建一個(gè)窗體。其次，在“檔案管理數(shù)據(jù)庫”窗口中打開“表”選項(xiàng)卡，利用“使用窗體向?qū)?chuàng)建窗體”；并利用“設(shè)計(jì)”視圖、添加控件、設(shè)置控件屬性來設(shè)計(jì)自定義窗體。最后，創(chuàng)建檔案管理數(shù)據(jù)庫程序的切換面板窗體。打開數(shù)據(jù)庫，單擊“工具”菜單下的“數(shù)據(jù)庫實(shí)用工具”子菜單，然后單擊其中的“切換面板管理器”命令，輸入相關(guān)的內(nèi)容。
2.4 創(chuàng)建報(bào)表
在Access數(shù)據(jù)庫中，報(bào)表是一個(gè)以打印格式來顯示數(shù)據(jù)、輸出信息的對象?？梢园凑招枨?，對數(shù)據(jù)進(jìn)行比較、分組和匯總，并且直觀地打印出來。報(bào)表的數(shù)據(jù)來源可以是表、查詢，可以根據(jù)工作需要制定各種報(bào)表。
通過以上簡單的定義操作，檔案數(shù)據(jù)庫基本上建立起來了，它不僅可以運(yùn)用在文書檔案管理上，還可以運(yùn)用到科技檔案、榮Access數(shù)據(jù)庫的日常維護(hù)也非常簡單，它不但可以用
Excel、Word發(fā)布數(shù)據(jù)，也可以用Excel導(dǎo)入數(shù)據(jù)，而且還可以與OA辦公平臺(tái)軟件連接，作為外掛數(shù)據(jù)庫，來實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的信息化管理。雖然Access數(shù)據(jù)庫不能與專業(yè)的檔案管理軟件相媲美，但它確也是我們檔案管理工作中不可缺少的助手，它使得我們的工作變得更為迅速、簡捷、高效，大大提高了工作效率，通過充分利用Access數(shù)據(jù)庫對中小企業(yè)檔案進(jìn)行信息化管理，可較好地提高中小企業(yè)檔案管理信息化水平。
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第一作者簡介：梁浩，女，1975年4月生，2005年畢業(yè)于山西大學(xué)檔案專業(yè)，館員，中鐵三局集團(tuán)有限公司綜合部檔案科，山西省太原市迎澤大街269號(hào)，030001.
（原文載于《科技情報(bào)開發(fā)與經(jīng)濟(jì)》2010年第10期）
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