為什么焦慮情緒總是縈繞在心頭？
工作時(shí)，會(huì)議、報(bào)表、事務(wù)性工作把一天的時(shí)間安排的滿滿當(dāng)當(dāng)；
下班時(shí)，工作沒做完，還有幾個(gè)應(yīng)酬得去參加；
回到家，屋里雜亂不堪還沒來得及收拾，孩子在嚷嚷著要陪他玩；
周末休息時(shí)，孩子輔導(dǎo)班、朋友聚會(huì)、老婆逛街、陪父母檢查身體......各種積壓的事務(wù)一并蹦出來。
為了解決這些問題，我們嘗試寫日程表，安排事務(wù)優(yōu)先性，做工作計(jì)劃，但即使這樣，還是經(jīng)常被突如其來的事務(wù)搞得狼狽不堪。
感覺自己分身乏術(shù)，感覺時(shí)間不夠用，對(duì)工作和生活都很焦慮。
工作生活一團(tuán)糟：GTD時(shí)間管理法，5個(gè)步驟幫你遠(yuǎn)離壓力提高效率
什么原因?qū)е伦约好Φ慕诡^爛額呢？
戴維·艾倫說：壓力不是來自事務(wù)本身，而是任務(wù)在大腦中混亂而造成心理焦慮和抵觸。
我們需要的是清理大腦中的事務(wù)，將他們更有條理地梳理出來，并制定每一步的行動(dòng)計(jì)劃，全力以赴做好所有的事情。
接下來，我們就聊聊他的高效時(shí)間管理方法。
什么是GTD時(shí)間管理法？
戴維·艾倫在《搞定：無壓工作的藝術(shù)》中提出了GTD時(shí)間管理方法，全稱：Getting Things Done，意思是“把事情做完”。
它有五個(gè)核心的步驟，都需要通過記錄的方式，把腦中所想轉(zhuǎn)移記錄下來。
這樣大腦中紛亂的思緒就放到了外部系統(tǒng)中，然后用理性的邏輯管理統(tǒng)一梳理，消滅高壓力狀態(tài)，提高人生效率。
GTD方法的核心原則是要清空大腦，按照記錄下來的方法心如止水地聚焦完成每項(xiàng)事務(wù)，從而避免思緒雜亂時(shí)的低效行為。
而每項(xiàng)事務(wù)的分門別類整理，需要有對(duì)應(yīng)的下一步計(jì)劃，并且設(shè)置各種各樣的提醒方式，督促自己在每個(gè)時(shí)間段把正確的事情完成。
如果在實(shí)施計(jì)劃過程當(dāng)中出現(xiàn)突發(fā)事情，可以采取“兩分鐘原則”：兩分鐘之內(nèi)可以做完的事情，馬上就去做；預(yù)期超過兩分鐘的事務(wù)放到待辦計(jì)劃中，然后繼續(xù)專注在當(dāng)下的工作，把事情做完。
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怎樣有效運(yùn)用GTD時(shí)間管理法？
一，收集：歸攏材料
收集的關(guān)鍵在于把一切事務(wù)趕出大腦，將他們轉(zhuǎn)移到收集起來，并分門別類歸納，例如：工作類、生活類、社交類、雜務(wù)類等。
1.收集一切“未竟之事”
如果你還在猶豫某件事是否需要完成和如何完成，那么它就是未竟之事。
全部收集起來的目的，是要為清空腦袋和下一步行動(dòng)做準(zhǔn)備，避免在集中精力處理事務(wù)時(shí)過多干擾信息出現(xiàn)。
2.收集工具
手機(jī)上有一些最基礎(chǔ)的App可以充分利用，比如備忘錄、筆記和便簽軟件等。它們便于隨時(shí)操作，而且還可以設(shè)置提醒功能。
當(dāng)然也可以通過紙質(zhì)記錄，與電子記錄方式組合使用。
3.影響成功收集的因素
雖然收集工具有很多種，但在實(shí)際使用過程中，很可能得不到充分利用，甚至遺漏某些內(nèi)容。
因此，成功收集需要注意3個(gè)關(guān)鍵因素：
把一切趕出大腦：每件事情都必須記錄下來，而不是存在腦子里。
減少收集工具數(shù)量：盡可能控制收集工具的數(shù)量，越少越好，夠用即可。
必須定期清空這些設(shè)備：清空不是刪除，而是根據(jù)事情應(yīng)當(dāng)采取什么樣的具體行動(dòng)來推動(dòng)它的發(fā)展。
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二、理清：梳理材料并清空
只有行動(dòng)才能掌握世界，而不是思考。手比眼更重要，手是思想的利刃--J·布朗勞斯基
收集起來的信息五花八門，需要進(jìn)一步理清，確定每項(xiàng)事務(wù)是什么，需要采取什么行動(dòng)。
1.不需要采取行動(dòng)的事務(wù)
沒有意義的信息不必保留，直接刪除掉。
目前不需要，但日后可能需要處理，將它們記在備忘錄中。
具有潛在有用信息，日后可能會(huì)派上用場，將它們保存下來。
2.需要采取行動(dòng)的事務(wù)
采用“一次一事”原則，集中精力處理最關(guān)鍵的事務(wù)，迫使注意力全部用于對(duì)該事務(wù)的判斷，避免分散注意力而導(dǎo)致事情做不完變成積壓。
采取行動(dòng)按照“兩分鐘原則”處理，通常會(huì)面臨三個(gè)選擇：
立即執(zhí)行：兩分鐘內(nèi)能完成的自己立即執(zhí)行，這將清理一部分事務(wù)。
指派他人：預(yù)計(jì)超過兩分鐘，有其他最佳人選的話可以委托其他人辦理，然后將事務(wù)納入下一個(gè)步驟中。
延遲處理：預(yù)計(jì)超過兩分鐘自己是最佳人選，可以放到下一步行動(dòng)清單中。
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三，組織整理：建立好清單
為了讓知識(shí)轉(zhuǎn)變?yōu)樯a(chǎn)力，我們必須學(xué)會(huì)見林觀木。我們必須學(xué)習(xí)使兩者結(jié)合起來。--彼得·德魯克
在上一個(gè)步驟中，指派他人和延遲處理的任務(wù)都不是一步就能完成的，這就需要進(jìn)一步建立項(xiàng)目清單來提醒自己，直到最終完成。
1.組織整理行動(dòng)提示信息
利用自己身處的不同環(huán)境，分類整理可執(zhí)行的行動(dòng)提示清單。
常見分類：在家時(shí)、辦公室時(shí)、外出時(shí)等，根據(jù)不同環(huán)境階段處理對(duì)應(yīng)事務(wù)。
比如在電腦旁，那就將需要在電腦上操作的事務(wù)集中處理；而在電話旁，就將需要撥打的電話集中打完。
2.組織整理“等待”清單
“等待”清單的內(nèi)容，是那些不用關(guān)心過程，只需注重結(jié)果的事務(wù)。
在整理完后，需將“等待”清單放到手邊或與下一步行動(dòng)放在一起，便于跟蹤任務(wù)達(dá)成的進(jìn)度。
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3.組織整理項(xiàng)目提示信息
“項(xiàng)目”清單是將所有為完成的任務(wù)羅列起來，并且無須將它們排序，只要放到一張主清單當(dāng)中就可以。
它起到總目錄和索引的作用，是從微觀細(xì)節(jié)轉(zhuǎn)至宏觀高度的工具，總攬全局才能作出戰(zhàn)略決策。
4.組織整理非行動(dòng)性資料
非行動(dòng)資料要與可執(zhí)行事務(wù)區(qū)分開來，將非行動(dòng)資料中無用信息刪除掉，其他資料再分別合理處理。
參考資料：分清哪些是非行動(dòng)性資料，將他們當(dāng)做資料庫。比如：媒體報(bào)道、圖書信息等。
“將來/也許”類事情的管理：記錄那些可能在以后需要付諸行動(dòng)的事情。比如：冬季旅行計(jì)劃。
5.核查清單：創(chuàng)造性和建設(shè)性提示
建立和使用核查清單，關(guān)注項(xiàng)目、流程、事件等可能出現(xiàn)的潛在問題，避免出現(xiàn)遺漏現(xiàn)象。
核查清單是根據(jù)自己的需要，可以是生活方面，也可以是交際方面，列出不同類型的核查清單，在特定時(shí)間或參與特定行動(dòng)時(shí)隨時(shí)使用。
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四，回顧：保障系統(tǒng)的有效運(yùn)行
定期回顧各項(xiàng)清單和行動(dòng)結(jié)果，對(duì)它進(jìn)行反思，才能讓整個(gè)系統(tǒng)保持時(shí)效功能，這是實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)清晰和穩(wěn)定的前提。
比如，當(dāng)日你的清單上是去參加會(huì)議，但實(shí)際執(zhí)行時(shí)有電話事務(wù)被遺漏，大腦就會(huì)對(duì)清單產(chǎn)生質(zhì)疑。所以，回顧是要讓系統(tǒng)保持實(shí)時(shí)更新，與當(dāng)前狀態(tài)保持同步，這樣才能在行動(dòng)中做出合理選擇。
1.回顧的內(nèi)容
首先需要看日程表，了解當(dāng)日的內(nèi)容和時(shí)間安排，便于確定是否還需增加執(zhí)行事務(wù)。
其次再看行動(dòng)清單，檢查完日程表安排后，需要瀏覽各項(xiàng)事務(wù)對(duì)應(yīng)的行動(dòng)清單，并結(jié)合當(dāng)前時(shí)間、精力，選擇合適的行動(dòng)。
2.每周回顧
要保持清晰的系統(tǒng)清單和正確的判斷狀態(tài)，最好做到每周回顧。
不斷對(duì)日程和清單進(jìn)行重新評(píng)估、重新安排，才能將重心抓住，做到心中所想和執(zhí)行方向一致，讓行動(dòng)始終保持在正確的系統(tǒng)安排上。
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五，執(zhí)行：選擇最合適的行動(dòng)
對(duì)所有突發(fā)事件置若罔聞，就意味著放棄了所有機(jī)會(huì)、喪失所有主動(dòng)權(quán)，同時(shí)也失去了豐富多彩的生活。--史蒂芬·柯維
每一個(gè)行動(dòng)決策都是憑直覺做出的，但是我們又總是受到突發(fā)事件的干擾，所以必須知道每個(gè)行動(dòng)的正確性。
關(guān)于如何從希望這個(gè)選擇是正確的過渡到對(duì)它的正確性深信不疑，戴維·艾倫提出3個(gè)評(píng)估方法。
1.確定某一時(shí)刻具體行動(dòng)的“四標(biāo)準(zhǔn)法”
根據(jù)不同標(biāo)準(zhǔn)要素選擇正確的行動(dòng)，將有效提高任務(wù)完成的效率。
情境：根據(jù)不同情景組織整理行動(dòng)提示信息，比如：在辦公室、出差途中、周末在家等。
有多少時(shí)間：根據(jù)空閑時(shí)間長短選擇合適行動(dòng)，比如：通勤途中有半小時(shí)時(shí)間、晚飯到休息之間有3個(gè)小時(shí)時(shí)間等。
有多少精力：根據(jù)精神狀況選擇最合適的行動(dòng)，比如：工作一天后精神疲憊，看會(huì)書要比寫工作報(bào)告更高效。
重要性：前三個(gè)環(huán)節(jié)已經(jīng)劃定了行動(dòng)選擇范圍，這一步應(yīng)當(dāng)考慮事務(wù)的重要性，篩選出當(dāng)前最重要的事務(wù)去做。
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2.確定每日工作的“三分類法”
工作和生活中，大多數(shù)事情都是突然出現(xiàn)的，而且它們還都很重要。
如果盲目去應(yīng)付突發(fā)事情，只能讓自己感到更加焦慮不安。
所以，將工作事務(wù)分為3類分別作出正確的應(yīng)對(duì)：
執(zhí)行事先安排好的工作：按照日程表和行動(dòng)清單執(zhí)行即可。
處理突發(fā)事件：按照“兩分鐘原則”處理。
安排自己的工作：更新行動(dòng)清單，隨手解決兩分鐘內(nèi)能完成的任務(wù)。
3.總體檢視工作的“六層次法”
我們必須明確哪些工作才是最重要的，當(dāng)行動(dòng)與最高層次目標(biāo)或價(jià)值觀沖突時(shí)，應(yīng)當(dāng)及時(shí)取消這個(gè)行動(dòng)，轉(zhuǎn)到正確的方向。
為了形象理解不同層次的重要性，將六層次比作從一幢建筑物里往外看，不同的樓層會(huì)看到不同的景象。
需要注意的是，這個(gè)方法是自下而上的，無論處理什么事情，它都可以讓你清除煩擾，保持精力集中，并且具備較高的自由度。
我們舉個(gè)例子：“你當(dāng)前在寫工作郵件“，通過這個(gè)動(dòng)作逐層來看“六層次法”的實(shí)施。
地面：當(dāng)前行動(dòng)--你在寫郵件。
一樓視野：當(dāng)前項(xiàng)目--關(guān)于當(dāng)月銷售活動(dòng)的費(fèi)用申請。
二樓視野：關(guān)注和責(zé)任范圍--公司批復(fù)5%的促銷費(fèi)用，當(dāng)月預(yù)估銷售目標(biāo)將會(huì)達(dá)成130%。
三樓視野：1-2年目標(biāo)--年度銷售目標(biāo)超額達(dá)成，將送選優(yōu)秀經(jīng)理評(píng)比，而年度目標(biāo)差異的關(guān)鍵在當(dāng)月達(dá)成。
四樓視野：長期愿景--優(yōu)秀經(jīng)理評(píng)選得獎(jiǎng)，會(huì)獲得競聘銷售總經(jīng)理的資格。
五樓視野：人生目標(biāo)和原則--成為銷售總經(jīng)理，實(shí)現(xiàn)財(cái)富自由。
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最后，總結(jié)GTD時(shí)間管理法如下，希望該方法可以幫助更多人提高時(shí)間管理和人生效率。
1、它要求把事務(wù)從大腦中趕出去，放到“外腦”系統(tǒng)中--收集資料
2、采用“一次一事”原則，集中精力處理最關(guān)鍵的事務(wù)--梳理并清空資料
3、建立項(xiàng)目清單來提醒自己，不遺漏任何信息--組織并建立清單
4、讓系統(tǒng)保持實(shí)時(shí)更新，與當(dāng)前狀態(tài)同步--回顧
5、在正確的目標(biāo)下，選擇適合的行動(dòng)--執(zhí)行
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