簡化系統(tǒng)
GTD系統(tǒng)有許多需要遵守的原則和培養(yǎng)的習(xí)慣，其中每周回顧更是非常必要的。但是，整個系統(tǒng)是可以簡化的。通過簡化系統(tǒng)，你可以花少量的時間來維護(hù)整個GTD系統(tǒng)。下面是簡化系統(tǒng)的方法：
- 減少你的任務(wù)。我在處理事情遵循這么一條：在管理任務(wù)前，減少它。如果你只有三件任務(wù)要管理，相比二十件任務(wù)，你只要更少的時間（甚至不要）去管理了。那你應(yīng)該如何減少任務(wù)呢？你可以刪除、委派他人、延遲某些任務(wù)。你可以閱讀褪墨上的GTD系列文章。
- 收集。我認(rèn)識這是GTD系統(tǒng)非常有效的步驟。在把事情遺忘前，把所有進(jìn)入大腦的想法和要完成的任務(wù)都記錄下來，這樣你就能夠心無雜念地集中于一事。我便是隨身攜帶一本Moleskine筆記本，及時記錄自己的思緒。
- 最重要的事情。在所有要完成的任務(wù)中，哪三件是今天最重要的？將這三件事記在一個顯眼的地方，接著集中注意力去一一完成它們。如果你完成了這三件事，那今天你就過得挺有效率的了，建議閱讀《放置大石頭的藝術(shù)：讓你的效率翻倍》。
- 集中處理。除了完成每天最重要的事情外，每天你還會有很多瑣事需要處理。為了避免這些瑣事影響你去處理最重要的事情，你應(yīng)該將這些瑣事集中處理。安排每天工作要結(jié)束前的一個時段，專門處理它們——在固定的一個時間（下午四點)去處理郵件，去整理你的文件夾，將所有的收件箱都處理為零，等等，而不是花一天來處理這些事。我的筆記本上，最頂端總是最重要的事情，而下端才是這些集中處理的事情。
- 目標(biāo)。目標(biāo)如此重要，但是目標(biāo)太多又會分散你的注意力（最后一事無成）。所以，采用一個簡單的目標(biāo)系統(tǒng)就行了：一年一個大的總目標(biāo)，然后將總目標(biāo)分成次級的半年目標(biāo)，最后將半年目標(biāo)分離成一個個每月、每周小目標(biāo)。你每天的最重要的事情盡量要于這些目標(biāo)相關(guān)，使自己不斷靠近半年目標(biāo)、總目標(biāo)。只有集中于一個目標(biāo)，不要太多，你定會成功的。
這套簡化后的系統(tǒng)，仍然保存了GTD的精髓，但是更集中于最重要的任務(wù)，將工作量限制在合理的范圍，也使你避免過得繁忙而效率降低?？偠灾?，以高質(zhì)量完成你應(yīng)該完成的最重要的任務(wù)！
采用這套簡化系統(tǒng)，你需要注意：
- 工具。我建議使用便攜的紙質(zhì)記事本，使用它來收集所有的想法和任務(wù)，記錄你每天最重要的事情、集中處理的事情、目標(biāo)。使用更少的工具，你也更容易管理。
- 每周回顧。如果每周都沒有太多的任務(wù)，你或許可以不進(jìn)行每周回顧（但要每月回顧等）。不過，我還是建議你進(jìn)行簡短的每周回顧，回顧下周要完成的任務(wù)，確認(rèn)自己的目標(biāo)，這些步驟都是非常有幫助的。
- 將來某時/也許、項目清單。如果你需要，那就加入簡化系統(tǒng)中吧，因為它們也非常實用。如果沒必要，那就不要麻煩了，像我就沒有使用。
- 存檔。我已不再將文件存檔了，而是全部都放在網(wǎng)絡(luò)上（Google Docs、Gmail等等），使用這些工具我就能夠迅速找到自己想要的文檔了 。
- 備忘錄。如果你不是個大忙人，復(fù)雜的43 Folders系統(tǒng)就大可以免了（記住你是簡化系統(tǒng)，而不是復(fù)雜它）。我認(rèn)為GCal已經(jīng)滿足大部分的提醒功能了。
綜上所述
你若有越少的任務(wù)，你需要管理它們的時間就越少。從而，你可以將更多的時間投入到集中完成最重要的任務(wù)上。彌縫建議你也閱讀《更簡單，更具行動力的終極高效系統(tǒng)：Zen To Done(簡易做)》系列。
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