工作分析最重要的結(jié)果——職位說明書，是人力資源管理的基礎(chǔ)之一。從招聘、人員配置到績效考核、薪酬管理，都必須以此為依據(jù)。職位說明書明確了工作的職責(zé)權(quán)限、任職資格、工作特點(diǎn)、工作目標(biāo)等重要因素，能夠進(jìn)行崗位工作的客觀數(shù)據(jù)和主觀數(shù)據(jù)分析，有助于整個(gè)人力資源管理逐步走向標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化。
我國的IT企業(yè)在經(jīng)歷了"資本泡沫"后，開始從資本擴(kuò)張型步入注重人力資源開發(fā)的管理擴(kuò)張型，越來越多的業(yè)界人士開始認(rèn)識(shí)到人力資源管理的重要性，并制訂了相應(yīng)的考核、薪酬等各種激勵(lì)制度，但是成效并不大。原因就在于只是注重了"人"的事務(wù)，忽視了"工作"事務(wù)。職位說明書之所以重要，正因?yàn)樗菑?事"出發(fā)，進(jìn)而講求"事"與"人"的匹配，求得最好的工作績效，無疑，它是人力資源管理自然和邏輯的起點(diǎn)。以一家IT企業(yè)為例，來看看職位說明書在現(xiàn)代人力資源管理中的作用與影響。
人手緊張，職責(zé)重疊
該企業(yè)成立于1995年，目前有17個(gè)部門，200多名員工，其員工的年齡比較年輕，知識(shí)層次比較高，各個(gè)部門的經(jīng)理主要是通過外部招聘，或是內(nèi)部重組時(shí)的人員調(diào)配而來，管理經(jīng)驗(yàn)豐富。但由于企業(yè)目前正處于發(fā)展期，在人力資源管理方面暴露出以下問題：
1.人手緊張：業(yè)務(wù)的不斷擴(kuò)張，使人員非常緊張，不但部門所承擔(dān)的職責(zé)很多，經(jīng)理們都很忙，而且下屬也存在一人兼多職的現(xiàn)象。
2.部門之間職責(zé)重疊：由于是一個(gè)新企業(yè)，其組織結(jié)構(gòu)還不穩(wěn)定，還會(huì)隨著業(yè)務(wù)的不斷發(fā)展而有新的調(diào)整。結(jié)果，部門之間職責(zé)劃分不清，有重疊，出了事情就互相推諉。
3.工資制度不規(guī)范：IT行業(yè)以前是一個(gè)高工資的領(lǐng)域，但近來工資也在進(jìn)行調(diào)整，以適應(yīng)競爭。擬通過規(guī)范的工資制度，來調(diào)動(dòng)員工的積極性，提高公司的效率。
變忙的忙死、閑的閑死，為職責(zé)權(quán)限清晰規(guī)范
針對(duì)上述缺憾，公司領(lǐng)導(dǎo)決定通過專家的咨詢，明確各個(gè)部門的職責(zé)、制定薪酬體系。
專家經(jīng)過分析發(fā)現(xiàn)：人手的不足，正是因?yàn)閸徫坏穆氊?zé)不清，工作的指派有很大的隨意性，完全是從個(gè)人的能力出發(fā)，"能者多勞"，結(jié)果，忙的忙死，閑的閑死，自然，員工的滿意度下降。每個(gè)崗位的情況如此，到了部門，情況也就更為糟糕了。有了好處各個(gè)部門都爭，有了責(zé)任大家都推。從行業(yè)和地區(qū)來看，雖然工資不算低，但員工的內(nèi)部公平感卻很差。
經(jīng)過訪談、員工滿意度調(diào)查和對(duì)公司各種文獻(xiàn)的分析，專家認(rèn)為，上述弊端的根源仍然在于缺乏完備的工作分析。通過與公司高層的溝通，決定采用工作日志、職位分析問卷和現(xiàn)場觀測的形式，制定職位說明書。即首先明確每一個(gè)崗位的職責(zé)、任職資格、工作性質(zhì)和范圍、崗位目標(biāo)。
為此，專家還和各個(gè)部門經(jīng)理一起探討部門的崗位設(shè)置，力求科學(xué)合理。在確定了崗位之后，開始發(fā)動(dòng)全體員工對(duì)確定的崗位進(jìn)行描述，在專家的指導(dǎo)下制定職位說明書。通過職位說明書，明確了部門中每一個(gè)員工的職責(zé)權(quán)限，所需資格條件。
令專家和公司管理層驚訝的是，在職位說明書擬就后，工資、考核制度尚未制定和實(shí)施，管理層和員工的積極性和工作的順暢程度很快有了提高。這在以前是難以想像的。
在整個(gè)過程中，員工參與咨詢，管理層高度重視，加上使用著名的"Hay"管理咨詢公司職責(zé)描述的范式，較為規(guī)范和專業(yè)化。職位說明書現(xiàn)在已成為員工守則的一部分，員工戲稱為工作的"基本法"。
規(guī)范今天，鋪墊明天
這次咨詢，為該企業(yè)帶來了明顯的效果，從直接效果上看：
1.明確了各個(gè)部門的職責(zé)。這次咨詢對(duì)于部門的設(shè)置也有一定的調(diào)整，有效地解決了部門的職責(zé)重疊現(xiàn)象，當(dāng)然也包括互相推諉的現(xiàn)象。
2.明確了崗位職責(zé)。咨詢的直接成果就是擬定出了規(guī)范的職位說明書，這些職務(wù)說明書是經(jīng)過部門經(jīng)理和主要員工的協(xié)商，并經(jīng)過專家小組的修改而得到的。
3.為公司的未來發(fā)展奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。該公司目前比較大的問題就是人員緊張，而這次咨詢得到的職位說明書為企業(yè)未來招聘奠定了基礎(chǔ)，設(shè)立了科學(xué)的任職資格，方便了人力資源部的招聘工作。
從間接效果上看：
1.強(qiáng)化了員工的職責(zé)意識(shí)。職業(yè)化和專業(yè)化是人力資源改革的方向，但是如果沒有清晰、規(guī)范的職位說明書，員工對(duì)于職責(zé)的履行是從自身情況出發(fā)而不是從企業(yè)的角度來要求自己，有較大的隨意性。而工作分析后所形成的職位說明書，對(duì)每個(gè)工作的性質(zhì)、特征、以及擔(dān)任此類工作應(yīng)具備的資格條件，都能做出詳盡的說明和規(guī)定。這就使員工明確了工作標(biāo)準(zhǔn)，在履行職責(zé)時(shí)，避免了盲目性，保證了"因事?lián)袢?、任人唯賢、專業(yè)對(duì)口"，結(jié)果自然有助于職責(zé)意識(shí)的提高。
2.便于企業(yè)定編定員。定編就是指按照一定的程序，采用科學(xué)的方法，從企業(yè)組織條件出發(fā)，合理確定組織的結(jié)構(gòu)、形式、規(guī)模，以及人員配置數(shù)額。定員是在定編的基礎(chǔ)上，嚴(yán)格按編制員額和崗位的質(zhì)量要求，為企業(yè)每個(gè)崗位配置合格的人員。定編定員主要是為以下工作提供科學(xué)依據(jù)：(1)編制企業(yè)人力資源計(jì)劃和調(diào)配人力資源；(2)充分挖掘人力資源潛力，節(jié)約使用人力資源；(3)不斷改善勞動(dòng)組織，提高勞動(dòng)生產(chǎn)率。
3.方便崗位職務(wù)培訓(xùn)。崗位職務(wù)培訓(xùn)是職工培訓(xùn)的重要組成部分，具有很強(qiáng)的針對(duì)性和實(shí)用性，其根本目的是為了幫助職工獲得崗位必備的專業(yè)知識(shí)和技能，具備上崗資格，提高職工勝任本職工作的能力。崗位職務(wù)培訓(xùn)的前提是崗位規(guī)范化，崗位規(guī)范包括崗位標(biāo)準(zhǔn)和崗位培訓(xùn)規(guī)范。
4.為人事考核提供依據(jù)。人力資源考核是按照一定的標(biāo)準(zhǔn)，采用一定的方法對(duì)企業(yè)職工的工作能力、工作成績和結(jié)果所進(jìn)行的考察、評(píng)定、審核。好的職位說明書，既要按照重要性的先后順序，列明每項(xiàng)職責(zé)的主要內(nèi)容，又要說明該職責(zé)是全責(zé)，還是部分責(zé)任，或是輔助支持性的工作；同時(shí)，也要列明相應(yīng)的考核方法?？己酥笜?biāo)可以是反映質(zhì)量的，也可以是反映數(shù)量的。從人力資源管理的工作程序上看，工作分析是人力資源考核的前提，工作分析要為人力資源考核的內(nèi)容、項(xiàng)目和指標(biāo)體系的確定，提供客觀依據(jù)。
忌匆忙應(yīng)付、因人設(shè)崗
回顧整個(gè)咨詢過程，也存在一些常見的問題，值得日后各企業(yè)進(jìn)行工作分析時(shí)注意：
1.管理者的態(tài)度影響重大。個(gè)別部門經(jīng)理，由于業(yè)務(wù)緊張，匆匆忙忙地應(yīng)付差事，而未能借此機(jī)會(huì)與屬下進(jìn)行交流，在以后職位說明書的應(yīng)用過程中，也就容易出現(xiàn)屬下不理解、不利用、不執(zhí)行的情況，使職位說明書變成了可有可無的擺設(shè)。
2.對(duì)號(hào)入座的情況。即因人設(shè)崗，過分遷就現(xiàn)任職者。最典型的例子就是，某分公司的某部門只有經(jīng)理一人，其實(shí)從效率上講，沒有必要設(shè)這個(gè)部門，主要是為該經(jīng)理的級(jí)別而設(shè)。職位說明書應(yīng)描述職位本身所具有的特性，而與從事或即將從事此工作的具體人員無關(guān)。編寫時(shí)不應(yīng)摻雜著現(xiàn)任職者的身影，盡管這很難做到，但過分遷就目前的任職者，會(huì)影響其客觀公正性。
3.矯枉過正的情況。即不顧現(xiàn)實(shí)條件，按照絕對(duì)理想的任職標(biāo)準(zhǔn)和考核標(biāo)準(zhǔn)來編寫任職資格。起初員工普遍反映任職資格部分普遍高于現(xiàn)有人員的實(shí)際水平，重要原因就是大家都要強(qiáng)調(diào)自己所擔(dān)任的崗位在整個(gè)組織中的重要性，而忽略了橫向間的比較。經(jīng)過專家的培訓(xùn)，員工最后終于調(diào)準(zhǔn)了任職資格。
以上這些問題都會(huì)影響職位說明書的效果，因此在實(shí)際操作的過程中必須考慮，應(yīng)合理地予以處理。
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