信不信由你，如果處理得當(dāng)?shù)脑挘@兩類問題均可以通過一度被你視為煩惱的員工例會(huì)加以解決。會(huì)上，你可以同下屬即時(shí)進(jìn)行交流，可以當(dāng)著眾人的面認(rèn)可他們的成績。這樣做并不僅僅意味著讓你充當(dāng)啦啦隊(duì)隊(duì)長的角色而已，更大的動(dòng)機(jī)來自內(nèi)部，員工們必須承擔(dān)起責(zé)任來進(jìn)行自我推動(dòng)。而作為經(jīng)理所肩負(fù)的職責(zé)，就是創(chuàng)造一個(gè)可促使下屬自我推動(dòng)的環(huán)境，計(jì)劃周密的每周員工例會(huì)將是一個(gè)很好的溝通場所，有助于增強(qiáng)員工認(rèn)同彼此出色的工作。
成功的員工例會(huì)所需做的第一步，就是要與每位下屬談?wù)勊麄冊诠ぷ髦懈髯悦媾R的現(xiàn)狀。尤其要問到的是，“過去的一周里完成了什么工作，以及所遇到的挑戰(zhàn)是什么？”比如：一個(gè)負(fù)責(zé)人事招聘的員工可能會(huì)提到，這一周通過他們的努力填補(bǔ)了公司的多少個(gè)職位空缺，又有哪些職位空缺，因?yàn)槟澄唤?jīng)理的決定拖延或中介公司提供的人選不適合，而沒有得到預(yù)期填補(bǔ)。
讓每個(gè)人談?wù)撟约旱木硾r不僅十分重要，而且也非常關(guān)鍵，這能讓所有的職員了解其他人在做什么。很多時(shí)候，職員們都是埋頭各干各的，這樣很容易想當(dāng)然地認(rèn)為自己在做所有的工作。而一旦他們聽到其他人也在做工作時(shí)，才會(huì)更正確評(píng)價(jià)同事的貢獻(xiàn)。
當(dāng)然，這種信息共享也能使你始終知曉下屬的情況。作為主管所遇到的最普遍的困惑之一，就是下屬將自己拋到一邊盲目行事。畢竟，這是你手頭棘手的一大麻煩事，同時(shí)你應(yīng)該從其他作主管的同事那里學(xué)習(xí)如何解決這個(gè)問題，而不是從下屬那尋找答案。
常規(guī)例會(huì)讓每個(gè)人有可能最大程度地了解周圍的最新動(dòng)態(tài)。但是，關(guān)鍵在于首先要允許下屬們分享信息。這種會(huì)議不是“從上向下”傳達(dá)指示，而是“從下向上”反饋情況，收集信息，并讓大家彼此尊重各自在工作中所做出的貢獻(xiàn)。
向大家征求意見與看法
員工例會(huì)的第二部分，是要在做決定的過程中引入建設(shè)性的批評(píng)意見。尤其要問到：“針對現(xiàn)有狀況，我們需要采取什么不同的做法，來徹底改造所在部門的工作流程？”結(jié)果是——最好的想法往往來自那些平時(shí)不事聲張的人。
很多另謀高就的職員在與原公司的人力資源部門提及離職的原因時(shí)，理由多數(shù)是因?yàn)闆]人在意及理會(huì)他們的想法，這令他們感到很失望。如此一來，每天的工作只是機(jī)械地重復(fù)著早晨上班，晚上下班，所處的工作氛圍無法帶給他們?nèi)魏握嬲饬x上的沖擊和影響。其實(shí)，我們只需簡單地征求他們的建議，就能滿足他們最基本的心理需求，并產(chǎn)生截然不同的積極效果。何樂而不為呢？
懇請員工們提出自己的建議及關(guān)心的問題，在剛開始時(shí)，你可能會(huì)感到有些不舒服。畢竟，如果他們抱怨的是些你無能為力的問題，你將如何是好呢？新的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)、緩慢的互聯(lián)網(wǎng)接入、以及來自其他部門的問題--這些障礙擺在所有的人的面前，但是切記，你并不是在主持一個(gè)訴苦大會(huì)。
你的目的是幫助員工們?nèi)リP(guān)注，在現(xiàn)有資源下能做些什么。首先，你應(yīng)該將建議的所有權(quán)賦予提出建議的人，從而真正地鼓勵(lì)員工著眼于你現(xiàn)有的做事方法，并重新審視那些造成低效率、延遲或整體故障的關(guān)鍵點(diǎn)。 接著，你要制訂一個(gè)很小的、容易執(zhí)行且適合一周工作量的行動(dòng)計(jì)劃，并征求自愿者擔(dān)當(dāng)該項(xiàng)計(jì)劃的先頭兵。如此授權(quán)——不僅給予了人們提出更好建議的充分自由，也樹立了你自身的權(quán)威，使得修正后的方法上打上了你個(gè)人的烙印。
員工例會(huì)的第三個(gè)要素，是你的部門在過去的一周里，有沒有更好的做法使得整個(gè)公司處于更好的位置。這聽起來象是唱高調(diào)，但工作就是這么回事。招募員工是為了給公司增加收入、減少費(fèi)用及節(jié)省時(shí)間，凡是涉及到這三方面中的任何一個(gè)，今后有可能影響到公司發(fā)展的問題，都應(yīng)該在員工例會(huì)上進(jìn)行討論、研究甚至一再提及?！拔覀兛梢圆扇∈裁床煌淖龇ǎ俊边@一想法與開始的問題是自然相對應(yīng)的，因?yàn)樗从吵鎏囟ǖ臅r(shí)期整個(gè)部門的工作將如何進(jìn)展。它也同樣令大家有機(jī)會(huì)進(jìn)行案例分析，從而使類似的情形在以后得到更有效的解決，朝前發(fā)展。
作為經(jīng)理，應(yīng)該時(shí)不時(shí)地記著用第三個(gè)問題問自己，以檢驗(yàn)自己的工作成效：“我還能采取什么其他做法，為下屬們提供更好的組織架構(gòu)、指導(dǎo)及反饋，成為大家事業(yè)上的良師益友?！边@是一流的、平和的與下屬接觸的方式，當(dāng)然，開始時(shí)你可能會(huì)感受到攻擊和責(zé)難。
然而，你如果不問就永遠(yuǎn)不會(huì)知道每個(gè)下屬的需要。事實(shí)上，每個(gè)人都很忙，以至于到了下班時(shí)也未必能作完當(dāng)天的工作。還有，只有保持開明的領(lǐng)導(dǎo)作風(fēng)和對員工充分信任，才能建立起同事間的友誼以及最大程度地減少人員流動(dòng)。
最好的建議是什么？那就是花些時(shí)間，從事業(yè)發(fā)展、再培訓(xùn)及增加責(zé)任等方面來了解下屬們的需要。你所投入的時(shí)間和關(guān)懷將會(huì)得到很好的回報(bào)。
那么如果工作關(guān)系上已經(jīng)出現(xiàn)了缺乏信任的現(xiàn)象，應(yīng)該怎么辦呢？如果你確信大家覺得你高高在上、無法觸及甚至缺乏能力的話，這種平和的方法在員工例會(huì)上反而只會(huì)讓大家覺得你是虛情假意，更糟糕的結(jié)果是——你還可能是在拿自己的職業(yè)前途冒險(xiǎn)。在這種情況下，不要向整個(gè)團(tuán)隊(duì)觸及敏銳話題，與團(tuán)隊(duì)成員進(jìn)行單獨(dú)會(huì)談會(huì)更容易讓他們買賬。一個(gè)接一個(gè)的單獨(dú)會(huì)談結(jié)束后，在更一致的基礎(chǔ)上，再引入良師益友的概念就有把握了。
如果在你的團(tuán)隊(duì)里彼此之間缺乏信任，而且在過去的十個(gè)月里你們曾一同共事，那么請注意，你恐怕至少得倒退十個(gè)月回到起點(diǎn)。你必須從某個(gè)起點(diǎn)開始，作為經(jīng)理你的責(zé)任就是要?jiǎng)?chuàng)造一個(gè)良好的工作環(huán)境，使得員工可以實(shí)現(xiàn)自我推動(dòng)并感受到鼓舞，以達(dá)到與以前截然不同的積極效果。針對你的管理風(fēng)格，征求有建設(shè)性的建議，會(huì)讓員工們知道，確實(shí)應(yīng)該從各自埋頭做事的狀態(tài)中走出來，同時(shí)讓自己對團(tuán)隊(duì)中發(fā)生的事情變得更敏感。
回報(bào)
每周的例會(huì)究竟需要達(dá)到什么目的？最首要的，當(dāng)你鼓勵(lì)員工之間彼此交流、認(rèn)同及信任時(shí)，就意味將強(qiáng)化整個(gè)公司的企業(yè)文化。因?yàn)楫?dāng)一個(gè)人腦子里缺乏周圍的信息，腦子形成一種真空時(shí)，就會(huì)用各種猜想來填補(bǔ)這部分空間，而通過員工例會(huì)能增強(qiáng)了解及認(rèn)同，使無中生有的猜測減少，這樣會(huì)使每個(gè)人活得更輕松些。其次，當(dāng)你的下屬們與你、及他們相互之間有更多的面對面的機(jī)會(huì)時(shí)，同事間的友誼將會(huì)最終得到發(fā)展。
請記住，人們每天之所以需要匯報(bào)工作，其主要原因之一就是工作本身的“社會(huì)因素”在起作用。沒人愿意遭到回避、被視為局外人或被圈內(nèi)的人所排斥，當(dāng)這種情況發(fā)生時(shí)，被犧牲的員工將會(huì)抱怨所受到的不公正待遇。
最后，這些例會(huì)將有希望從工作分配和計(jì)劃更新等微觀的方面，擴(kuò)展到對整個(gè)組織形成更巨大沖擊的宏觀方面。例如，公司每年度對職員的表現(xiàn)進(jìn)行評(píng)估時(shí)，所要涉及的三個(gè)典型問題都可適用于每周例會(huì)上：
“自上次（或上周）評(píng)估以來你做了哪些工作來為公司增加收入、減少開銷或節(jié)約時(shí)間？”
“身為你的經(jīng)理，我如何能真正地提供更多的支持，并幫助你達(dá)到事業(yè)上設(shè)定的目標(biāo)?！?
“接下來的一個(gè)階段（或一周）你要達(dá)到什么目標(biāo)？衡量是否達(dá)到目標(biāo)的尺度是什么？”
這樣非經(jīng)常性地檢驗(yàn)員工的表現(xiàn)，無論對個(gè)人還是整個(gè)團(tuán)隊(duì)來說都是受益匪淺的。這些問題也會(huì)激發(fā)大家討論一些更深入的，關(guān)于本部門所扮演的角色與整個(gè)公司其他部門之間關(guān)系的話題。
鼓勵(lì)更加開放的團(tuán)隊(duì)交流對于員工而言，就猶如一味“心靈雞湯”，既簡單又及時(shí)。無論如何，你的責(zé)任就是營造一個(gè)有足夠安全感的工作氛圍，使下屬們不致于感覺到他們在冒著巨大的風(fēng)險(xiǎn)而工作。依照這三步驟如何做的良方，你會(huì)發(fā)現(xiàn)員工們自始至終都樂于在工作的過程中接觸和接納你。
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