工作中經(jīng)常需要作匯報，工作匯報、進(jìn)度匯報、總結(jié)匯報……這些總結(jié)性的匯報都繞不開一個東西——PPT。如果能熟練地使用PPT中的一些小工具，就可以大大縮短完成這些匯報文檔的時間了。
接下來，就給大家簡單的介紹幾個在制作PPT時很實用、使用率也很高的操作。
1、一鍵替換字體
剛做好了一份PPT，才發(fā)現(xiàn)應(yīng)用的字體太丑了，難道一張一張的點擊進(jìn)去然后修改字體嗎？不?。?！PPT軟件里就存在著一個工具，可以馬上完成這個操作，既省時又省事。
第一步，點擊【開始】工具欄中的【替換】-【替換字體】；
第二步，選擇要替換的字體和想要進(jìn)行替換的字體，點擊“替換”按鈕；
文檔里的所有“宋體”文字都會被替換為“微軟雅黑”。
2、一鍵復(fù)制格式
如果需要將一個格式應(yīng)用到多個文本框中，一般是這么做的：選擇一個文本框，點擊格式刷，再點擊一下想要應(yīng)用該格式的另一個文本框，然后，重復(fù)以上的三個操作。要是只有幾個文本框的話還可以，要是有幾十個甚至上百個呢……別哭，只要加上一個小小的操作，就可以大大的簡化這個步驟。
第一步，選擇已應(yīng)用格式的文本框；
第二步，雙擊【開始】工具欄中的【格式刷】；
然后拿著這個格式刷把其他想要應(yīng)用該格式的文本都刷一次吧。搞定之后，輕點一下鼠標(biāo)的右鍵它就會消失了。
3、一鍵多圖排版
匯報展示中圖片是少不了了，圖片的排版也一直是讓人頭疼的一點。怎么排版能更簡潔整齊些？借助SmartArt工具就可以辦到了。
第一步，點擊【插入】工具欄中的【SmartArt】；
第二步，選擇合適的SmartArt圖形，點擊“確定”；
接著在一個個框格內(nèi)把對應(yīng)的圖片插入，排版完成。
4、字體保護(hù)設(shè)置
排版時用了很好看的字體，但是演示用的電腦并沒有這些字體怎么破？可以在保存文檔時用一個操作把字體給保護(hù)起來。
第一步，點擊【文件】-【選項】；
第二步，在彈窗中勾選“保存”下的“將字體嵌入文件”，確定；
之后保存的文檔去到哪里放映，都不會出現(xiàn)字體無法展示的情況了。
還有另一個更簡單的方法，用“迅捷PDF轉(zhuǎn)換器”將PPT轉(zhuǎn)換成PDF，不單是字體，也不用擔(dān)心文檔被別人修改了。
5、排練計時設(shè)置
PPT匯報，基本上都會有一個大致的用時規(guī)定，如何好好的安排好演示時間，對匯報效果是很重要的。PPT中有一個小工具可以給你的排練幫忙計時，讓你更有效地利用這點時間。
點擊【幻燈片放映】工具欄中的【排練計時】；
這時幻燈片開始放映，左上角會出現(xiàn)一個“錄制中”的小窗口，可以看到各張PPT的用時和總時長，方便你掌握演示進(jìn)度。
6、一鍵去除動畫
有時因為時間或者其他原因，并不能完整的將做好的PPT進(jìn)行展示，需要刪減一些動畫過程來縮短演示時長，一個個的點擊文本框和頁面進(jìn)行動畫刪除，不僅費(fèi)時費(fèi)事還可能有缺漏，應(yīng)該怎么辦呢？一個小操作就搞定啦。
第一步， 點擊【幻燈片放映】工具欄中的【設(shè)置幻燈片放映】；
第二步，勾選“放映時不加動畫”，確定；
這樣進(jìn)行演示放映的時候，動畫效果都會“不見了”。
7、一鍵快速定位
演示時間不足還會導(dǎo)致另一個問題，有些準(zhǔn)備好展示的內(nèi)容無法展示只能跳過，只有幾張PPT的話一張張翻過就是了，但是當(dāng)有十幾張的時候，一張張的點擊翻過有些影響觀感，這時候用上“定位”可以解決這個問題。
第一步，放映PPT文檔；
第二步，按住想要跳轉(zhuǎn)到的PPT頁碼的【數(shù)字鍵】（如果是兩位數(shù)，先后按住該數(shù)字鍵），再按下【Enter】；
當(dāng)前放映的頁面就會跳到你想要的那一頁了。
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