文/本刊記者?莊文靜
清晨，你要處理新收到的郵件。你甚至可能只用半小時(shí)，就處理完大腦勻速運(yùn)轉(zhuǎn)1-2天才能處理完的信息。為什么這樣的“奇跡”不易在辦公室發(fā)生?
在辦公室環(huán)境中，人們平均每三分鐘就會(huì)被數(shù)字干擾或人為干擾打斷一次。加州大學(xué)的近期研究表明：每當(dāng)干擾發(fā)生一次，要讓思維重新回到手上的工作，平均需要23分鐘。
因此，如何讓辦公環(huán)境減少干擾，讓員工專(zhuān)注工作是一個(gè)大課題。是把辦公室打通，還是更多的建立私密辦公空間?這不需要趕潮流，而是要考慮人性的需求，以及業(yè)務(wù)流程、組織戰(zhàn)略的需要。
私密性危機(jī)
Steelcase是成立于1912年的全球性辦公家具企業(yè)，也長(zhǎng)期研究辦公環(huán)境對(duì)員工行為和效率的影響。它發(fā)現(xiàn)，在各國(guó)的企業(yè)里，太多的互動(dòng)和太少的私密性已呈現(xiàn)危機(jī)之勢(shì)。這對(duì)于員工的創(chuàng)造力、生產(chǎn)力、敬業(yè)度以及身心健康都造成了嚴(yán)重的負(fù)面影響。
毋庸置疑，同事間的彼此互動(dòng)對(duì)達(dá)成目標(biāo)事關(guān)重要。但也需要給每個(gè)人留出集中思考、恢復(fù)精力的時(shí)間和空間。而今天太多的辦公場(chǎng)所，并沒(méi)有將私密性作為一個(gè)必須實(shí)現(xiàn)的功能。
“人們時(shí)不時(shí)對(duì)私密性的需求，無(wú)論是在工作中還是在公共場(chǎng)合里——和人們需要有群體一樣，都是基本的人性。”Steelcase WorkSpace Futures研究小組總監(jiān)Donna Flynn解釋道，“當(dāng)人們合作共事的程度越深，讓他們有獨(dú)處的時(shí)間就越重要——沒(méi)有打擾，可以運(yùn)用專(zhuān)長(zhǎng)，對(duì)手頭的挑戰(zhàn)形成扎實(shí)的觀點(diǎn)。同時(shí)人們也需要私密空間來(lái)解壓放松、恢復(fù)體力?！?/p>
“很容易分心”、“環(huán)境充滿壓力感”、“不能正確地聆聽(tīng)自己的思考”是員工對(duì)對(duì)缺乏私密空間經(jīng)常的抱怨，甚至有人不得不戴著耳機(jī)，聽(tīng)著音樂(lè)或只為捂耳朵，以享受安靜的工作，而不是周?chē)碌穆曇?。?jù)一家英國(guó)的咨詢(xún)機(jī)構(gòu)Sound Agency主席Julian Treasure指出，辦公室里最具破壞性的聲音就是人們交談的話語(yǔ)聲。還有其他惱人的噪音，像空調(diào)、電話鈴聲、車(chē)流聲、附近施工等，辦公環(huán)境的噪音甚至?xí)?dǎo)致生產(chǎn)力下降66%。
蓋洛普近期發(fā)布的全球辦公場(chǎng)所狀況表明：全世界范圍內(nèi)，只有11%的員工在工作中感到投入和被鼓舞，他們有相對(duì)而言更多的私密空間，對(duì)辦公場(chǎng)所也更為滿意;相反，對(duì)辦公環(huán)境強(qiáng)烈不滿意的員工中，有63%的員工缺乏敬業(yè)度。
而進(jìn)一步剖析數(shù)據(jù)會(huì)發(fā)現(xiàn)：在美國(guó)員工中，有20%遠(yuǎn)程辦公時(shí)間的員工，是所有受訪者中敬業(yè)度最高的一群。這些人可以在辦公室里和同事們互動(dòng)合作，也可以在遠(yuǎn)程的私密空間里完成個(gè)人工作，并且兩者達(dá)到了平衡。
給員工選擇在哪兒工作的權(quán)利
影響員工對(duì)辦公環(huán)境的滿意度的一個(gè)誘因是，員工沒(méi)有選擇在哪兒工作的權(quán)利。
每個(gè)人的座位是固定的，不得不在充斥著各種刺激源的環(huán)境中工作。暢銷(xiāo)書(shū)《安靜：內(nèi)向性格的競(jìng)爭(zhēng)力》一書(shū)的作者Susan Cain表示，許多人表現(xiàn)出色的條件是：不能一直有他人在身邊。
許多時(shí)候，團(tuán)隊(duì)合作常常凌駕于其他需求之上，結(jié)果很可能造成“群體思維”的心理現(xiàn)象——人們自然傾向于向同輩壓力屈服，贊同他人，而不是冒著被孤立的風(fēng)險(xiǎn)提出不同的觀點(diǎn)。
2014年，Steelcase發(fā)起了一項(xiàng)覆蓋全球14個(gè)國(guó)家的調(diào)研，證實(shí)對(duì)工作環(huán)境滿意度高的員工同時(shí)敬業(yè)度也最高。
為什么一說(shuō)到高敬業(yè)度，就讓人不禁想起最“最佳雇主”?隨即想到了那些囊括了生活、娛樂(lè)、社會(huì)屬性于一身，無(wú)比愜意的、令人向往的辦公環(huán)境?原來(lái)，好的辦公環(huán)境不只是一個(gè)物理空間，更是一個(gè)符合人性需求、健康需求、能激發(fā)創(chuàng)造力的場(chǎng)所，乃至比家還要舒適且更讓人流連。有些企業(yè)的辦公環(huán)境，除設(shè)有咖啡廳、健身房之外，還有診所甚至是幼兒園，員工完全可以和孩子共進(jìn)午餐。
而過(guò)去的辦公室，最多也只是關(guān)注到“人體工學(xué)”的需求。比如，給員工配備更舒適的桌椅、更適合的燈光、更適合的溫控系統(tǒng)等。如今，企業(yè)認(rèn)識(shí)到讓員工多活動(dòng)身體的重要性，因?yàn)殚L(zhǎng)時(shí)間一個(gè)姿態(tài)工作，將直接造成脖頸腰背痛、注意力下降，甚至影響精神和思維水平。Steelcase的研究表明，高度敬業(yè)的員工中有96%能在工作中自由活動(dòng)并且變換姿勢(shì)。于是，給員工選用一把可以讓他變化多種姿勢(shì)依然坐得很舒服的座椅，給員工設(shè)計(jì)可以不拘姿態(tài)的“沙發(fā)間”，可以想跑跑步、活動(dòng)幾下的健身房有多重要。
如今，員工的工作時(shí)間普遍很長(zhǎng)，或者你想留下員工自愿加班，那么提供給員工各種室內(nèi)和戶外的空間就非常關(guān)鍵。
“治愈系”的生態(tài)辦公環(huán)境
神經(jīng)學(xué)家了解到，社交互動(dòng)的數(shù)量和質(zhì)量對(duì)人身心健康有著重要影響。
當(dāng)你的工作搭檔身處大洋彼岸，而你的辦公環(huán)境卻不能支持并促進(jìn)你們交流，你會(huì)不會(huì)抓狂?人們需要舒服地看到自己的團(tuán)隊(duì)伙伴，清晰地聽(tīng)見(jiàn)彼此交談，以實(shí)現(xiàn)必要的“思維共享”。
因此，你的辦公場(chǎng)所是不是有更為高速的網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、硬件支持，以及很容易找到安靜的小會(huì)議間。這也許并不需要你有多大的辦公場(chǎng)所，一些看似不能“施展”多大功能的一隅，經(jīng)過(guò)巧妙設(shè)計(jì)卻可能別有洞天;一個(gè)敞開(kāi)式空間，因?yàn)榧釉O(shè)了幾根立柱，就會(huì)呈現(xiàn)出獨(dú)立空間的感受，還不影響辦公環(huán)境的通透性。
員工不僅需要明亮的辦公環(huán)境，同時(shí)需要可以自我修復(fù)、乃至滿血復(fù)活的地方。這便意味著今天的辦公場(chǎng)所，要能幫助人集中注意力，充分地專(zhuān)注于當(dāng)下的事，實(shí)現(xiàn)有創(chuàng)造性的思考。因此，辦公場(chǎng)所要成為一個(gè)既互相聯(lián)接，又彼此獨(dú)立的空間所構(gòu)成的生態(tài)系統(tǒng)，能夠滿足人們身體、精神、心理層面的需求，并讓他們自由選擇和控制工作的地點(diǎn)和方式。
同時(shí)，一個(gè)企業(yè)的辦公環(huán)境，將反映你的企業(yè)文化、人力資源戰(zhàn)略及業(yè)務(wù)流程，這是一個(gè)共生的生態(tài)系統(tǒng)。
研究表明，由于人的注意力和記憶力存在極限，因此當(dāng)人們可以將認(rèn)知的內(nèi)容卸載到環(huán)境中去時(shí)，他們能表現(xiàn)得更好。而Steelcase研究人員正在探索：怎樣憑借科技建筑元素和家具，讓物理環(huán)境能承擔(dān)日常的任務(wù)，比如，預(yù)見(jiàn)到何時(shí)應(yīng)該打開(kāi)設(shè)備，如果能將一些功能卸載到環(huán)境中去，能讓員工釋放“腦內(nèi)存”來(lái)處理復(fù)雜的問(wèn)題。這相對(duì)于Steelcase已經(jīng)推出的交互式電子白板，又是一種智能升級(jí)了。
當(dāng)工作發(fā)生變化時(shí)，人的需求也會(huì)發(fā)生變化;當(dāng)需求改變時(shí)，辦公環(huán)境也需要改變，來(lái)保持對(duì)工作的支持性;而當(dāng)環(huán)境變化時(shí)，人的行為也會(huì)隨之改變。
你的企業(yè)文化，就印在你的辦公環(huán)境中，不信你自己看吧!
(本文部分觀點(diǎn)數(shù)據(jù)綜編自Steelcase 360雜志)
來(lái)源：《中外管理》雜志
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