編按：哈嘍，大家好！平時我們做表的時候，難免會遇到數(shù)據(jù)繁多、雜亂的情況，今天要給大家分享的是一個excel中整理數(shù)據(jù)的神功能——分類匯總，它能3秒解決數(shù)據(jù)“臟、亂、差”的問題，讓你的數(shù)據(jù)煥然一新，趕緊來看看吧！
當(dāng)工作表中的數(shù)據(jù)比較繁雜時，可以在對關(guān)鍵字進(jìn)行排序后，通過分類匯總的方法對數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，如統(tǒng)計(jì)某部門的員工數(shù)量、某業(yè)務(wù)員的業(yè)績情況等，對于經(jīng)常用Excel處理數(shù)據(jù)的人來說，分類匯總是一個必不可少的技巧，它可以讓很多工作事半功倍。
話不多說，下面通過某銷售公司的訂單信息來學(xué)習(xí)分類匯總的知識。
一、創(chuàng)建多字段和多匯總方式的分類匯總
某銷售公司需要將一段時間內(nèi)的訂單信息列舉到工作表中，現(xiàn)在需要根據(jù)員工信息，統(tǒng)計(jì)出其訂單的總金額，同時將該員工相同的商品訂單信息進(jìn)行歸類、匯總、計(jì)數(shù)，使數(shù)據(jù)更加條理化，方便查詢。
在進(jìn)行分類匯總之前，首先需要對工作表的數(shù)據(jù)進(jìn)行兩重條件的排序。如下圖所示，如果在根據(jù)“經(jīng)手人”字段創(chuàng)建“總金額”字段的求和分類匯總之前，沒有先對“經(jīng)手人”字段進(jìn)行排序，這就會導(dǎo)致當(dāng)相鄰記錄并不是同一經(jīng)手人時，它們會分別產(chǎn)生一個匯總項(xiàng)。這樣非但不能看出每一個“經(jīng)手人”的“總金額”匯總數(shù)據(jù)，反而會使表格數(shù)據(jù)顯得更加凌亂。
我們的需求首先是根據(jù)員工信息統(tǒng)計(jì)其名下訂單的總金額，其次是把該員工名下相同的商品訂單信息進(jìn)行匯總，這可以通過先創(chuàng)建一個“經(jīng)手人”字段的“求和”分類匯總，然后再創(chuàng)建一個“商品名稱”字段的“計(jì)數(shù)”分類匯總來實(shí)現(xiàn)，具體步驟如下：
① 選擇數(shù)據(jù)區(qū)域任意單元格，在“數(shù)據(jù)”選項(xiàng)卡中單擊“排序”按鈕，選擇“自定義排序”，分別以“經(jīng)手人”和“商品名稱”作為關(guān)鍵字，對數(shù)據(jù)表進(jìn)行排序。單擊“確定”按鈕關(guān)閉對話框。
② 在“數(shù)據(jù)”選項(xiàng)卡中單擊“分類匯總”按鈕。
③ 在彈出的對話框的“分類字段”中選擇“經(jīng)手人”選項(xiàng)，“匯總方式”默認(rèn)“求和”，在“選定匯總項(xiàng)”列表框中選中“總金額”復(fù)選框，再單擊“確定”按鈕。
在創(chuàng)建分類匯總的時候，分類字段可以是表格中已有的任意字段，我們在實(shí)際操作時，應(yīng)選擇具有實(shí)際分類意義的字段進(jìn)行分類。而匯總的類型決定了匯總行中匯總字段的值，如上表中匯總的“總金額”用的就是“求和”的匯總方式。
④ 再次打開“分類匯總”的對話框，將“分類字段”設(shè)置為“商品名稱”選項(xiàng)，“匯總方式”設(shè)置為“計(jì)數(shù)”，匯總項(xiàng)設(shè)置為“商品名稱”，取消選中“替換當(dāng)前分類匯總”復(fù)選框，并單擊“確定”按鈕。
⑤ 一個多字段多方式的分類匯總就做成了。
無論是單獨(dú)創(chuàng)建多個分類字段的分類匯總，還是包含多種匯總方式的分類匯總，都需要執(zhí)行一次分類匯總創(chuàng)建的操作過程，這其中的關(guān)鍵在于必須取消選中“替換當(dāng)前分類匯總”復(fù)選框，否則，新的分類匯總將替換原來的分類匯總，無法達(dá)到多種分類匯總共存于同一數(shù)據(jù)區(qū)域的目的。
二、快速查閱匯總結(jié)果
對工作表進(jìn)行分類匯總，是為了更方便的查看每種類別的匯總數(shù)據(jù)，經(jīng)過分類匯總后的工作表通常需要隱藏?zé)o用數(shù)據(jù)或顯示明細(xì)數(shù)據(jù)。
現(xiàn)在需要在銷售公司的訂單信息匯總表中隱藏“洪七公”的明細(xì)數(shù)據(jù)，我們選擇“洪七公匯總”區(qū)域，在“數(shù)據(jù)”選項(xiàng)卡中單擊“隱藏明細(xì)數(shù)據(jù)”按鈕，或者單擊左側(cè)對應(yīng)的“－”按鈕，就可隱藏該類別下的明細(xì)數(shù)據(jù)，僅顯示匯總行的數(shù)據(jù)。
同樣，如果需要顯示被隱藏的明細(xì)數(shù)據(jù)，可選中該匯總行，然后在“數(shù)據(jù)”選項(xiàng)卡中單擊“顯示明細(xì)數(shù)據(jù)”按鈕，或單擊匯總行左側(cè)的“+”按鈕，就可顯示該類別下的明細(xì)數(shù)據(jù)。
在創(chuàng)建了分類匯總或分級顯示數(shù)據(jù)的表格中，工作表左側(cè)將出現(xiàn)“分組級別”任務(wù)窗格，在窗格上方會顯示當(dāng)前表格的分組級別，單擊相應(yīng)的級別按鈕，可以顯示該級別的數(shù)據(jù)，以及隱藏下一級別的數(shù)據(jù)。
三、按類別將匯總結(jié)果分頁顯示
分類匯總可以非常方便的對數(shù)據(jù)進(jìn)行“條件統(tǒng)計(jì)”、“條件求和”等分析，如果需要將數(shù)據(jù)按類別分別打印到不同頁上，比如按員工信息，分別打印出每位員工的訂單信息，就可以通過分類匯總實(shí)現(xiàn)。
操作步驟：單擊“數(shù)據(jù)”選項(xiàng)卡，選擇“分類匯總”，在分類字段中選擇“經(jīng)手人”，匯總方式選擇“求和”，在選定匯總項(xiàng)中勾選“總金額”以及下方的“每組數(shù)據(jù)分頁”復(fù)選框，再單擊確定按鈕。這樣一來，表格會根據(jù)員工信息自動插入 “分頁符”，通過打印預(yù)覽即可看到效果。
四、刪除分類匯總
對數(shù)據(jù)分析完后，為了方便后續(xù)對數(shù)據(jù)的引用和計(jì)算，我們可以在不影響表格數(shù)據(jù)的前提下，刪除分類匯總的功能。
我們可以在創(chuàng)建了分類匯總的數(shù)據(jù)區(qū)域中選擇任意一個單元格，在“數(shù)據(jù)”選項(xiàng)卡下單擊“分類匯總”按鈕，在打開的對話框中單擊“全部刪除”按鈕即可。
OK，今天我們介紹了分類匯總功能，聰明的你有什么別的想法，歡迎留言。
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