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編者按：時(shí)間對(duì)每個(gè)人都是公平的的。每個(gè)人每天都只有24小時(shí)。但是為什么有些人就能多干什么事情，取得更大成就，有些人卻碌碌無為，虛度光陰或者瞎忙，不知道這忙什么呢？區(qū)別在于時(shí)間管理的技巧不一樣。Dan Silvestre總結(jié)了對(duì)自己有效的13項(xiàng)時(shí)間管理技巧，你看看其中的一些對(duì)自己是不是也管用。原文標(biāo)題是：13 Time Management Techniques of Insanely Productive People
劃重點(diǎn)：
跟蹤時(shí)間消耗
時(shí)間分塊
先難后易
番茄工作法
要事優(yōu)先
根據(jù)精力行事
排除干擾
二八定律
批處理
任務(wù)自動(dòng)化
做好計(jì)劃
不辦事宜清單
設(shè)置時(shí)間約束
時(shí)間管理在于簡化工作方式，更快更好地完成工作。
這樣你就會(huì)有更多時(shí)間去玩、去休息，去做自己喜歡做的事情。
時(shí)間管理的重點(diǎn)是巧干，不是苦干。
時(shí)間對(duì)所有人都是公平的，每個(gè)人每天都只有24小時(shí)。不同的是大家對(duì)時(shí)間的利用方式不一樣。
時(shí)間沒法存下來，也沒法借，你不能把時(shí)間保存下來供日后使用。你只能決定怎么更好地把時(shí)間花在高價(jià)值的活動(dòng)上，而不是低價(jià)值的那些。
時(shí)間管理就是個(gè)選擇的游戲：選擇要做什么項(xiàng)目，要干什么工作，要遵循什么樣的例程。
“時(shí)間管理不是什么次要的活動(dòng)或者技能，而是生活當(dāng)中其他一切賴以生存的核心技能?！?—布賴恩·特雷西（Brian Tracy）
以下是我最喜歡的時(shí)間管理技巧清單。
想專注于重要的事，干完更多的事，提高工作效率嗎？
那就應(yīng)用這里所列的原則、規(guī)則和技能吧，因?yàn)檫@會(huì)改變你處理時(shí)間的方式。
知道自己每項(xiàng)任務(wù)花了多少時(shí)間嗎？我們大多數(shù)人都可以猜，但我們的估計(jì)通常跟實(shí)際相差甚遠(yuǎn)。
時(shí)間跟蹤是用來記錄工作時(shí)間的一種時(shí)間管理技術(shù)。它有助于衡量工作時(shí)間，并能提供相關(guān)信息，讓我們了解自己在每個(gè)特定任務(wù)上花費(fèi)了多少時(shí)間。
怎么跟蹤自己的時(shí)間消耗？
你可以用人工的方式去跟蹤，打開你的電子表格，每隔30分鐘記下你的工作內(nèi)容即可。
或者也可以利用時(shí)間跟蹤app。時(shí)間跟蹤app可以為你提供有關(guān)生產(chǎn)效率的真實(shí)數(shù)據(jù)。
比方說RescueTime就是一款免費(fèi)的應(yīng)用，這款應(yīng)用可以準(zhǔn)確跟蹤你在計(jì)算機(jī)上面所花費(fèi)的時(shí)間。每周結(jié)束時(shí)，應(yīng)用會(huì)提供一份報(bào)告，里面總結(jié)了你這一周是怎么度過的。你還可以查看其他的指標(biāo)，比方說在每一項(xiàng)特定任務(wù)上花費(fèi)的時(shí)間。
記錄了幾周之后，你就會(huì)注意到自己的行為模式，知道時(shí)間都花在哪里了，以及自己的時(shí)間是怎么被浪費(fèi)掉的。
一旦對(duì)自己時(shí)間消耗的模式有了了解，你可以制定計(jì)劃來把浪費(fèi)時(shí)間的行為給消滅掉。
時(shí)間跟蹤是一項(xiàng)強(qiáng)大的時(shí)間管理技術(shù)。通過獲取有關(guān)自己工作的真實(shí)數(shù)據(jù)，你就可以剖析出提高工作效率的辦法。
有時(shí)你會(huì)感覺自己被日程安排給控制住了。要做的時(shí)間太多了，留給你的時(shí)間太少了。
只是把要做的事情列出來然后拼命干是不夠的。這樣形成不了日常的結(jié)構(gòu)或例程。
你還需要引入一個(gè)重要的元素：時(shí)間。
為此，你要將任務(wù)跟時(shí)關(guān)聯(lián)起來。確定什么時(shí)候該完成任務(wù)以及完成任務(wù)需要多長時(shí)間。
如果這一條聽起來似乎很簡單，那是因?yàn)槭聦?shí)就是如此。
時(shí)間分塊（Time blocking）這種方法將任務(wù)管理與日歷結(jié)合到了一起。就是把一天的時(shí)間分成“一塊塊”，然后給不同的時(shí)間塊分配要關(guān)注的任務(wù)。
每一項(xiàng)任務(wù)都有適用的時(shí)間塊。在此期間就干那一件事，不能中斷。
慢慢地，你的日程安排就已安排得滿滿當(dāng)當(dāng)。工作任務(wù)，社交活動(dòng)，休息。一切都已計(jì)劃好并確定了優(yōu)先級(jí)。
這項(xiàng)時(shí)間管理技術(shù)的優(yōu)點(diǎn)在于，這會(huì)迫使你想清楚該如何消費(fèi)自己的時(shí)間。
跟沒完沒了的待辦事項(xiàng)清單相比，這項(xiàng)技巧更加強(qiáng)大且效率更高。
摘自Brian Tracy的《吃掉那只青蛙》（Eat That Frog）：
“你沒法吃掉池塘里面所有的蝌蚪和青蛙。但是，你可以吃掉里面最大、最丑陋的那個(gè)，那就夠了，至少暫時(shí)夠了。”
每一天都要確定自己最重要的任務(wù)是什么。那就是你的青蛙，是對(duì)你的工作影響最大的那項(xiàng)任務(wù)。
要從干掉這只青蛙來開始新的一天。訓(xùn)練自己，從最重要的任務(wù)開始，而且要不被打斷地干完那項(xiàng)工作。
這種做法為什么行得通？
因?yàn)檫@項(xiàng)簡單的時(shí)間管理技術(shù)能夠早早給一天帶來一場勝利。這會(huì)讓你充滿動(dòng)力和成就感。重大目標(biāo)就是這么實(shí)現(xiàn)：每天不斷努力，積小勝為大勝。
記住：
要抵制住先解決掉最簡單的任務(wù)的誘惑。總是從吃掉那只青蛙開始新的一天。
但是，如果要吃的青蛙很多該怎么辦？
馬克吐溫有答案：
“如果吃掉一只青蛙是你的工作，那么早上的第一件事最好先干這個(gè)。如果你的工作是要吃掉兩只青蛙，那你最好先吃掉一只?！?/span>
早上的第一件事是先吃掉青蛙。
如果要吃掉的青蛙不止一只，先吃掉最大的那只。
大腦同時(shí)只能專注于一件事。在任務(wù)之間切換會(huì)給工作和效率造成破壞成本。
番茄工作法是一個(gè)簡單的時(shí)間管理系統(tǒng)，會(huì)強(qiáng)制你專注于單項(xiàng)任務(wù)上。
番茄工作法可以說是最簡單但最有效的時(shí)間管理技術(shù)之一。
排除一切干擾，把計(jì)時(shí)器設(shè)置成25分鐘。在這段時(shí)間內(nèi)，你只能進(jìn)行一項(xiàng)任務(wù)。
25分鐘聽起來沒有多長。但這是完全不間斷，深度工作的25分鐘。
從現(xiàn)在開始，你每天都要這樣做，這樣才能養(yǎng)成番茄工作法的習(xí)慣。
番茄工作法（Pomodoro）是怎么節(jié)省出時(shí)間的？
很簡單。其背后的想法是要營造出一種緊迫感。
有了25分鐘的時(shí)間設(shè)定，你就知道自己只有25分鐘的時(shí)間來盡可能取得進(jìn)展，而不是覺得自己有一整天的時(shí)間來完成任務(wù)了。
此外，這還會(huì)迫使你去休息一下。這對(duì)于全天都保持斗志昂揚(yáng)來說至關(guān)重要。在計(jì)算機(jī)前呆好幾個(gè)小時(shí)而不會(huì)感到疲倦是不可能的。
知道如何確定工作的優(yōu)先級(jí)是一項(xiàng)必不可少的時(shí)間管理技術(shù)。當(dāng)什么事情都要有限考慮的話，那就是沒有優(yōu)先了。
不是所有的任務(wù)都是一樣的。艾森豪威爾矩陣（又稱要事優(yōu)先矩陣）可助你找出最重要的任務(wù)。
任務(wù)可以劃分進(jìn)這4個(gè)象限：
緊急且重要
重要但不緊急
緊急但不重要
不緊急也不重要
這個(gè)矩陣應(yīng)該這么用：
先把所有的任都寫下來務(wù)。次序（暫時(shí)）先不要管
現(xiàn)在，先確定緊迫且重要的事情。用“U”標(biāo)記緊急任務(wù)，用“I”標(biāo)記重要人任務(wù)。每項(xiàng)任務(wù)可以有一個(gè)標(biāo)記，2個(gè)標(biāo)記或者沒有標(biāo)記
把每項(xiàng)任務(wù)插入到相應(yīng)象限，然后采取相應(yīng)行動(dòng)。第一象限的任務(wù)要馬上處理；第二象限的要做好安排；第三象限的，委派給別人處理；第四象限的待辦事宜刪掉就是。
為了提高工作效率，要把更多的時(shí)間花在第二象限的活動(dòng)上。也就是對(duì)你本人和你的工作很有意義，但并不緊急的任務(wù)。
用德懷特·D·艾森豪威爾的話說：
“重要的事很少是緊急的，緊急的事很少是重要的?！?/span>
每天早上都要用一下艾森豪威爾矩陣。這是一個(gè)有效的時(shí)間管理工具，可以幫助對(duì)任務(wù)進(jìn)行排名。
精力充沛程度會(huì)影響工作的效率。所以，你應(yīng)該把關(guān)鍵工作安排在工作效率最高的時(shí)間段。
找出自己什么時(shí)候最有效率，然后給這些時(shí)間段安排深度工作。
精力不足的時(shí)候，去做一些低價(jià)值的，對(duì)精力要求不高的任務(wù)（又叫做“浮淺工作（shallow work）”）。
比方說：
如果你早上的工作效率最高的話，這段時(shí)間就該安排最關(guān)鍵的工作。
午餐過后，你的精力可能會(huì)渙散。這時(shí)候正好用來清理一下桌子，看看電子郵件，或者更新一下電子表格。
要想知道自己什么時(shí)候精力最充沛，只需要每隔30分鐘就評(píng)估一下自己的精力（按照1到10打分），然后記錄到電子表格上。這么堅(jiān)持幾周后你就能夠識(shí)別出自己的模式了。
而且精力每周的不同天也會(huì)有區(qū)別。對(duì)于大多數(shù)人來說，星期二似乎是效率最高的一天。找到你自己的模式。
怎么根據(jù)自己的精力水平安排好一周呢？不妨參考下面的做法：
星期一：精力經(jīng)過周末的休息正在慢慢恢復(fù)。這一天可安排類似目標(biāo)設(shè)定、組織和計(jì)劃之類對(duì)精力要求不高的任務(wù)
星期二、星期三：精力達(dá)到高峰。這兩天用來解決最困難的任務(wù)?？梢匀懽鳌㈩^腦風(fēng)暴，這是你的創(chuàng)客時(shí)間，用來創(chuàng)造吧。
星期四：精力開始走下坡路?？捎脕戆才艜?huì)議，尤其是在需要達(dá)成共識(shí)的時(shí)候。
星期五：精力達(dá)到了最低點(diǎn)?？砂才乓恍╅_放性的工作，進(jìn)行長期規(guī)劃，建立關(guān)系。
分心會(huì)損害工作效率和注意力。
（研究表明）被打斷后大概需要23分鐘才能重新集中注意力。
在《最重要的事只有一件》里，加里·凱勒（Gary Keller）闡述工作被打斷時(shí)會(huì)發(fā)生什么：
事實(shí)上：
半小時(shí)的全神貫注要比2小時(shí)內(nèi)在兩項(xiàng)任務(wù)之間來回切換更高效。要把分心的事情都排除掉，避免任務(wù)切換的成本。
要想排除干擾：
關(guān)掉手機(jī)和計(jì)算機(jī)上的一切通知
將手機(jī)放在遠(yuǎn)離工作區(qū)的地方
戴上降噪耳機(jī)。如果你看起來很忙并且正在干活的話，同事就不太可能會(huì)打擾你
把文章先保存到Pocket或Instapaper上，稍后再看
完成某項(xiàng)任務(wù)不需要Wi-Fi的話，請(qǐng)將其關(guān)閉掉
工作過程中不要使用社交媒體。沒法不看？那就安排好“分心時(shí)間”，在那段時(shí)間看看
把手機(jī)和app（比方說Slack、Hangouts、Messenger）設(shè)置成“請(qǐng)勿打擾”
把收件箱變成GTD Gmail，提高電子郵件的處理效率。你還可以利用Inbox Pause來暫停接收新的電子郵件
如果你有自己的辦公室的話，關(guān)上門
80/20法則是指 “80％的產(chǎn)出或結(jié)果來自20％的輸入或行動(dòng)”。
換句話說：
結(jié)果的絕大部分都是由小部分事情決定的。
為了更有效地管理好時(shí)間，請(qǐng)專注于帶來80％結(jié)果的那20％的任務(wù)。利用這種時(shí)間管理技巧來執(zhí)行最據(jù)影響力的任務(wù)。
為了運(yùn)用好二八法則，問問自己以下這些問題：
20％的電子郵件是不是占到了重要對(duì)話的80％？
干擾的80％是不是由20％的來源貢獻(xiàn)的？
工作樂趣的80%是不是由20％的任務(wù)貢獻(xiàn)的？
80％的問題是否源自20％的項(xiàng)目？
80％的客戶只用了軟件20％的功能？
80％的投訴是不是由20％的客戶提出來的？
批處理就是把相似的特定任務(wù)分為一組一并執(zhí)行。其想法少分散注意力，聚焦的時(shí)間更長。
一次性處理所有的電子郵件，或者周日把一個(gè)星期的菜都做好，這些就是批處理。
這種時(shí)間管理技巧可讓你高效完成很多任務(wù)。這樣的話你的心流就能保持，因?yàn)槟切┗顒?dòng)要求的思維方式都是類似的。
批處理會(huì)讓大腦每次專注于一種類型的任務(wù)。這樣可減少啟動(dòng)和怠工時(shí)間，減少凌亂的日常，同時(shí)改善專注力。
哪些任務(wù)可以一起做呢？你的先把當(dāng)天和當(dāng)周的所有活動(dòng)都寫下來。那些要求類似思維方式的任務(wù)就可以批處理。
你可以先試試看，如有必要，可以重新編排。
以下幾項(xiàng)任務(wù)可以試著進(jìn)行批處理：
一次性給下周要寫的所有文章列好提綱
一次性處理掉所有的溝通：電子郵件、Slack以及電話等
同時(shí)更新幾張相關(guān)的工作表
一次把所有的雜事干完——超市購物、干洗、去郵局
要想提高批處理的效率，不妨運(yùn)用番茄工作法在設(shè)定的時(shí)間內(nèi)處理完相似的任務(wù)。
你是不是每天（或每周）都得一遍遍地做相同的任務(wù)？
對(duì)這些任務(wù)不不自動(dòng)化的話，那就是在浪費(fèi)寶貴的時(shí)間。每年要浪費(fèi)掉好幾千個(gè)小時(shí)。
讓一些日常任務(wù)自動(dòng)駕駛是巧干的關(guān)鍵。
好消息是：你可以把多出來的時(shí)間用來從事深度工作或休息。
以下是你可以在10分鐘內(nèi)實(shí)現(xiàn)自動(dòng)駕駛的一些任務(wù)：
在Gmail里面創(chuàng)建反復(fù)要寫的罐裝回復(fù)
在Google日歷上設(shè)置提醒，讓你永遠(yuǎn)不會(huì)忘記任何事情
用Grammarly對(duì)所寫的東西進(jìn)行語法校對(duì)
用Buffer預(yù)先對(duì)社交媒體發(fā)文進(jìn)行安排和自動(dòng)化
用LastPass填充在線表單，把所有的密碼都保存在一個(gè)地方
為每周或每月必須執(zhí)行的任務(wù)創(chuàng)建電子表格模板
改進(jìn)時(shí)間管理的最好方法之一就是對(duì)時(shí)間的利用做好計(jì)劃。
每天都做好計(jì)劃，這種儀式可以讓你不會(huì)陷入混亂，為你的一天指引方向。
通過對(duì)時(shí)間做好規(guī)劃，你就可以更好地應(yīng)對(duì)未來的挑戰(zhàn)。這樣以來，你就再也不會(huì)拖延了。你的工作會(huì)比以往更快更流暢。
什么時(shí)候該做好一天的計(jì)劃呢？你有兩種選擇：前一天的晚上，或者早晨起來的第一件事。
花幾分鐘寫下當(dāng)天要干的所有事情。
待辦事宜清單里面應(yīng)該有什么內(nèi)容？那些能幫助你朝著職業(yè)目標(biāo)和個(gè)人目標(biāo)邁進(jìn)的任務(wù)。
在數(shù)學(xué)里面，有一項(xiàng)問題解決技巧叫做反演（inversion.）。以終為始，然后倒推出已知條件。
反演這個(gè)工具很強(qiáng)大。這可以迫使你找到關(guān)于要解決的問題的隱藏理念。
你需要考慮如何最大限度地減少負(fù)面影響，而不是讓正面影響最大化。
正向思考的話，你會(huì)把所有可以提高工作效率的事情都列出來。但是通過是從反演的角度來看問題的話，你會(huì)去思考哪些事情會(huì)降低工作效率。
于是就有了不辦事宜清單。
把所有你想戒掉的習(xí)慣都寫下來，把所有你希望擺脫的行為都列出來。
想象一下你平時(shí)都做了哪些事情——跟不喜歡的人長時(shí)間地開會(huì)，無聊的重復(fù)性任務(wù)—然后就從這些事情入手。
創(chuàng)建一份希望從生活中戒掉的壞習(xí)慣清單。用它來作為生活戒律準(zhǔn)則。
以下是幾個(gè)例子：
早上起來干的第一件事情或者睡覺前干的最后一件事情不能是收發(fā)電子郵件
不要在早上開會(huì)
除非100％確定可以交付，否則不要輕易許諾
下午不要喝咖啡
不同意參加沒有明確議程或結(jié)束時(shí)間的會(huì)議
反演為什么有效？原因很簡單：不做什么決定了可以做什么。
用史蒂夫·喬布斯的話來說：
人們以為“專注”的意思就是對(duì)你必須關(guān)注的事情點(diǎn)頭稱是。大錯(cuò)特錯(cuò)！“專注”的內(nèi)涵在于你要對(duì)另外100個(gè)好主意說“不”！創(chuàng)新意味著你要對(duì)一千件事情說不。
當(dāng)你確定完成特定任務(wù)需要多少時(shí)間時(shí)，你就會(huì)變得更有效率。所以我們才要?jiǎng)?chuàng)建截止日期。
帕金森法則指出：“在完成工作所允許的時(shí)限內(nèi)，工作會(huì)不斷增加，直到所有時(shí)間都被占據(jù)為止”。
分配的時(shí)間不是越多越好
因此，如果你減少完成任務(wù)所需要的時(shí)間，就會(huì)強(qiáng)迫大腦集中精力去完成那項(xiàng)任務(wù)。
要設(shè)置好截止日期，哪怕你不需要。給完成任務(wù)安排更少的時(shí)間會(huì)迫使大腦集中精力。
這里有個(gè)例子：
你必須查看并回復(fù)一封電子郵件，這項(xiàng)任務(wù)通常需要20分鐘左右。
現(xiàn)在，你把時(shí)間縮短到10分鐘，然后設(shè)置倒計(jì)時(shí)，盡一切努力在截止期限內(nèi)搞定它。
倒計(jì)時(shí)會(huì)產(chǎn)生緊迫感，敦促你集中精力，提高效率。
利用截止日期和時(shí)間限制來發(fā)揮自己的優(yōu)勢。就算你沒有截止日期，也要設(shè)定一個(gè)截止日期。你的大腦會(huì)承認(rèn)這一點(diǎn)的。
知道自己只有一個(gè)小時(shí)來寫完報(bào)告的話，你就不會(huì)跑到Facebook上面浪費(fèi)20分鐘了。
讓自己陷入忙碌之中太容易了，以至于我們都忘了去享受自己正在做的事情了。工作的終極目標(biāo)是享受。你想多花些時(shí)間去做自己喜歡的事情。
工作可以而且應(yīng)該是有趣的。是有趣激發(fā)了你的動(dòng)力、激情、創(chuàng)造力以及生產(chǎn)力。如果延誤工作的話，再好的時(shí)間管理技巧也幫不了你。
有些最好的時(shí)間管理技巧非常簡單明了。有的則稍微復(fù)雜一些，但是所有上述技巧你都可以在日常生活當(dāng)中輕松應(yīng)用。
但是請(qǐng)記?。好總€(gè)人都不一樣。
上述技巧是我所發(fā)現(xiàn)的，對(duì)生活有用的時(shí)間管理技巧，但對(duì)你可能沒有用。所以哪些適合你的你就用，然后不斷嘗試改進(jìn)自己的做法。
最后，還要定期對(duì)這些技巧進(jìn)行重新評(píng)估，并思考如何提高自己的時(shí)間管理技能。
譯者：boxi。
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