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作為一個(gè)部門管理者，真正要把人管好、把事管好，可沒(méi)有那么簡(jiǎn)單。針對(duì)紛繁復(fù)雜的事物，筆者開(kāi)發(fā)了一個(gè)管理表格，幫助管理人員做好部門的運(yùn)營(yíng)管理。

部門工作管理表格，展示了部門的工作內(nèi)容、完成的時(shí)間截點(diǎn)、具體的負(fù)責(zé)人，以及定期檢核的情況和改進(jìn)建議。表格展現(xiàn)了“四有”管理——有計(jì)劃、有布置、有檢查、有改進(jìn)。

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這張表格怎么用？我們可以按照四個(gè)步驟實(shí)施：

做計(jì)劃

做好部門工作計(jì)劃是最為關(guān)鍵的，因?yàn)橛?jì)劃做不好，一切都白忙。做計(jì)劃其實(shí)要篩選出部門重要和緊急的事務(wù)?？梢园巡块T一個(gè)月的工作都羅列出來(lái)，然后根據(jù)緊急和重要兩個(gè)維度來(lái)評(píng)估，將事情羅列在緊急重要、緊急不重要、重要不緊急、不緊急不重要四個(gè)象限當(dāng)中。然后，根據(jù)事情的緊急和重要性，填在“四有”管理表的工作內(nèi)容計(jì)劃?rùn)谥小?/span>

做布置

將工作內(nèi)容計(jì)劃羅列進(jìn)來(lái)之后，部門負(fù)責(zé)人應(yīng)該琢磨每項(xiàng)工作分配到哪個(gè)人員來(lái)做較為合適。然后做出工作任務(wù)安排。在這個(gè)環(huán)節(jié)，部門負(fù)責(zé)人需要再三與被分配任務(wù)者確認(rèn)工作內(nèi)容、輸出結(jié)果以及完成時(shí)間。很多執(zhí)行偏差，就是因?yàn)闆](méi)有對(duì)任務(wù)的內(nèi)容、結(jié)果及完成時(shí)間達(dá)成共識(shí)。

做檢查

工作分配之后，要在工作截止日期之前召開(kāi)階段性會(huì)議。主要是監(jiān)督檢查執(zhí)行者對(duì)于任務(wù)的執(zhí)行進(jìn)展?fàn)顩r和遇到的問(wèn)題。很多管理者，總是等到工作截止日期，才追問(wèn)執(zhí)行者關(guān)于工作的結(jié)果。這樣就有可能存在兩個(gè)問(wèn)題：（1）執(zhí)行者沒(méi)有完成任務(wù)；（2）結(jié)果出現(xiàn)嚴(yán)重偏差。由于時(shí)間迫切，任何一種狀況的發(fā)生，都有可能導(dǎo)致部門負(fù)責(zé)人無(wú)法彌補(bǔ)工作損失。

做改進(jìn)

監(jiān)督檢查發(fā)現(xiàn)問(wèn)題之后，要及時(shí)督促執(zhí)行者進(jìn)行整改和糾偏。很多部門負(fù)責(zé)人發(fā)現(xiàn)問(wèn)題之后，只是簡(jiǎn)單地反饋問(wèn)題，而沒(méi)有及時(shí)地督導(dǎo)改善問(wèn)題，導(dǎo)致問(wèn)題繼續(xù)發(fā)生和蔓延，最終結(jié)果出現(xiàn)嚴(yán)重偏差。

注意要點(diǎn)

成功導(dǎo)入“四有”管理表格要注意以下幾點(diǎn)：

一是工作計(jì)劃和任務(wù)的分解要具體。只有具體而明確的工作計(jì)劃和任務(wù)，才更容易在負(fù)責(zé)人和執(zhí)行者之間最快地達(dá)成共識(shí)。

二是任務(wù)的安排要知人善用。了解部門每個(gè)人的長(zhǎng)處和缺點(diǎn)，盡量做到任務(wù)的分配相對(duì)合理。

管理者在工作中可能或多或少也是按照這種模式來(lái)做的，但是，“四有”管理表格，通過(guò)一張表，把復(fù)雜的管理過(guò)程進(jìn)行簡(jiǎn)單的呈現(xiàn)，可以更加清晰、有效地幫助管理者做好部門工作。