所謂策劃既是策略和規(guī)劃，是從全局的、前瞻的、長遠(yuǎn)的、動態(tài)的角度對某種活動進(jìn)行安排和部署，為活動目標(biāo)順利成功的實現(xiàn)奠定基礎(chǔ)。所以，會展策劃既是為會展活動的順利進(jìn)行、會展目標(biāo)的順利實現(xiàn)而在展前、展中、展后對各個細(xì)節(jié)、步驟及其目標(biāo)的完成進(jìn)行全方位、多角度規(guī)劃。

  會展策劃包括會議策劃和展覽策劃。所以會展策劃關(guān)鍵就是做好這兩方面的工作。

  一方面，會議策劃要使會議能切實的達(dá)到信息交換的目的。

   另一方面，展覽策劃就是要使各種各樣的展覽能到達(dá)產(chǎn)品展示和技術(shù)交流的目的。在這兩種情況下，要充分利用現(xiàn)有的條件和資源，用最有效率的方式，以最小的成本獲得最大的收益為準(zhǔn)則達(dá)到營銷活動預(yù)定目標(biāo)。

   會展策劃是一項龐大而復(fù)雜的工程。需要大量的人力、物力和財力，還要周密的布置和安排以及必須的一些程序。

  會展策劃包括四個階段：

    一 ，展覽籌備階段：

        決策階段（展覽決定，展覽目標(biāo)，展覽選擇），展覽策劃（拓展與組團(tuán)，聯(lián)絡(luò)與談判）

    二，籌備階段：

        展品與運(yùn)輸，設(shè)計與施工，宣傳與公關(guān)，展臺工作準(zhǔn)備

    三，展出階段：

        展臺工作管理

    四， 展后階段：

        后繼工作（評估與總結(jié)）

首先，我們先看第一階段。決策階段，先是展出決定，展出決定需要考慮多方面因素：（一）內(nèi)部有無發(fā)展需要（營銷需求）（二）外部何處市場有潛力（市場條件）（三）應(yīng)使用何種營銷手段（四）內(nèi)部有多少資源可以利用（內(nèi)部條件）。我們說會展是一種很好的營銷方式，但應(yīng)注意選擇營銷方式要綜合多方因素：營銷目標(biāo)和戰(zhàn)略，市場環(huán)境和條件，營銷方式本身的形式和作用。無論那種方式只要能很好的達(dá)到目標(biāo)，并使成本效益最低就是好方法。所以不一定要選擇會展。另外還要考慮內(nèi)部條件，比如財力，人力，精力（注意展覽籌備時間要在6個月以上，且不能中斷）

如果綜合分析之后確定要參展，要制定展出目標(biāo)：制定恰當(dāng)?shù)哪繕?biāo)是展出成功的必要條件。展出目標(biāo)包括基本目標(biāo)，產(chǎn)品目標(biāo)，價格目標(biāo)，宣傳目標(biāo)，銷售目標(biāo)，管理目標(biāo)。如果是集體展出還要有集體目標(biāo)。制定目標(biāo)一定要有依據(jù)，要全面考慮展出與其他工作的關(guān)系，要實際，有重點，具體，穩(wěn)定，落實。

展出選擇;首先對展覽種類進(jìn)行選擇也即在性質(zhì)，內(nèi)容等大的方面選擇符合展出者營銷目標(biāo)要求的展覽項目。二，選擇在時間，質(zhì)量等具體方面合適的項目

展出策劃。展出策劃有四大因素：（1）明確人員及分工（2）確定工作事項及順序(3)規(guī)定時間和期限（4）規(guī)定費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)   ： 制定預(yù)算方案。預(yù)算方案指定的好壞直接影響會展的收益以及效益。預(yù)算方案的制定要有計劃、有步驟，不斷更新信息。一般來說制定一份會展預(yù)算應(yīng)包括以下內(nèi)容：1.歷史數(shù)據(jù)。2.行政管理費(fèi)。3.收益。4.固定費(fèi)用。5.可變費(fèi)用。6.詳細(xì)開列的項目。7.調(diào)整控制。

   展覽策劃方面包含拓展與組團(tuán)，聯(lián)絡(luò)與談判。其中，拓展與組團(tuán)要先進(jìn)行拓展宣傳(注意宣傳對象，宣傳內(nèi)容，宣傳方式)，選擇參展者，還要注意組團(tuán)管理等。而聯(lián)絡(luò)與談判方面則主要和主辦方的交涉，要和主辦方保持良好的關(guān)系，對參展的作用不言而喻。

第二，籌備階段;

展品與運(yùn)輸：首先選擇展品，要有針對性，代表性。這些要考慮到展出者的供應(yīng)能力，市場條件和需求潛力等因素。然后展示展品，注意包裝和裝箱。

          （二）運(yùn)輸  運(yùn)輸之于展覽就如糧草之于軍隊。俗話說："兵馬未動，糧草先行。"后勤保障對于任何行業(yè)都是至關(guān)重要的。在展覽運(yùn)輸中根據(jù)形式的不同分為國內(nèi)展品運(yùn)輸和國外展品運(yùn)輸，本地參展運(yùn)輸和異地運(yùn)輸。一般來說，本地參展的運(yùn)輸環(huán)節(jié)較少比較好解決，但異地參展中的運(yùn)輸問題則往往是最讓組織者頭疼的問題。因此，運(yùn)輸要考慮多方因素：運(yùn)輸方式，路線，日程，費(fèi)用，公司，代理，展品特點等，另外又分去程運(yùn)輸和回程運(yùn)輸。  
設(shè)計與施工需要設(shè)計策略。商業(yè)展覽展示設(shè)計是以傳達(dá)展覽信息、吸引參觀者為主要技能的有目的、有計劃的環(huán)境、展臺、展品設(shè)計。設(shè)計策略要詳細(xì)具體，操作性強(qiáng)。

　 宣傳和公關(guān)要制定媒體策略?，F(xiàn)代社會，人與人之間、企業(yè)與企業(yè)之間都需要交流，而信息交流的主要載體是各種各樣的煤體。會展組織者要根據(jù)有限的廣告預(yù)算以及舉辦會議或者展覽會的需要和條件，來選擇合適的媒體，在選擇媒體的類型時需要綜合考慮目標(biāo)受眾的媒體習(xí)慣、產(chǎn)品性質(zhì)、信息類型以及廣告成本等因素。

   第六，撰寫策劃方案。包括從構(gòu)想、分析、歸納、判斷，一直到擬訂策略、方案的實施、事后的追蹤與評估過程。廣義的會展策劃可以涵蓋經(jīng)市場調(diào)查而成生的市場可行性研究報告、項目意向書、項目建議書以及廣告策略方案、宣傳手冊等，包括圍繞會展展前、展中、展后所有的策劃文案

   展臺準(zhǔn)備階段 ：  也即會展設(shè)計階段，要注意展示空間設(shè)計，會戰(zhàn)陳列設(shè)計，會展照明，色彩設(shè)計等另可為你的展覽會設(shè)計一個主題，如果你試圖接觸某個特定的團(tuán)體，就得設(shè)計一個主題去對那個團(tuán)體表明你的意圖。  
   三，展出階段：

        展臺工作管理

       創(chuàng)造一個吸引人的展臺環(huán)境  
        一個貿(mào)易展覽會上，你的展臺應(yīng)該在不到5秒鐘的時間內(nèi)引起某個客戶的注意。如果你的展臺布景使用超過4年，就要利用新的顏色和外型布置一下。 
    選定特殊廣告 
    要求參觀者填寫調(diào)研表格，然后送上富有創(chuàng)新意義而實用的贈品。  
    訓(xùn)練員工  
    讓您的員工接受訓(xùn)練，學(xué)習(xí)介紹產(chǎn)品和提供服務(wù)、熟悉展覽會的禮儀、知道怎樣達(dá)成交易、熟練制定一個銷售帶頭人、讓貿(mào)易保持活力。  
    選擇引人注目的形象  
    先要確定自己在貿(mào)易會上的形象，讓員工參與，集思廣益。有時，西裝會是很好的選擇；有時，合身、配套的上衣或T恤衫會引來潛在顧客的詢問和尋求幫助。

  另外，可策劃一些活動。策劃一個成功的活動,可以起到豐富完善展會的作用,活躍會展氣氛,吸引更多的潛在參展企業(yè)與觀眾,但活動要符合一定的原則：

1.活動的主題與形式必須符合展會的需要..

   四， 展后階段

    后繼工作（評估與總結(jié)）

   會展的后續(xù)工作很多，實施效果評估是最重要的一種。另外，建立客戶信息數(shù)據(jù)庫發(fā)展，發(fā)展客戶關(guān)系，洽談簽訂合同。據(jù)統(tǒng)計60％的業(yè)務(wù)是在會展后達(dá)成的。