2012年2月，我到上海交大，給MBA們培訓(xùn)采購(gòu)與供應(yīng)鏈管理。這個(gè)MBA是交大與麻省理工學(xué)院（MIT）合辦的，專(zhuān)注全球運(yùn)營(yíng)和供應(yīng)鏈管理，可以說(shuō)是國(guó)內(nèi)這個(gè)領(lǐng)域的“黃埔軍?！薄商斓呐嘤?xùn)下來(lái)，反響挺好。課后閑談，有幾個(gè)MBA提到，這個(gè)培訓(xùn)從高層面理清了采購(gòu)與供應(yīng)鏈管理，但如果能講更多的訂單操作層面的東西就好了。
訂單操作層面？公司一年花幾十萬(wàn)，招你們這些MBA去，可不是讓你們?nèi)ハ掠唵蔚陌伞２贿^(guò)轉(zhuǎn)眼想想，也想通了：訂單其實(shí)是供應(yīng)鏈管理的一個(gè)基本分子（另一個(gè)是供應(yīng)商），表面上低級(jí)，其實(shí)不然。采購(gòu)和供應(yīng)鏈的問(wèn)題，大多是來(lái)自對(duì)這兩個(gè)分子的處理不妥。MBA們沒(méi)做過(guò)、不熟悉，但知道問(wèn)問(wèn)題；業(yè)界人士每天都在做，但“只緣身在此山中”，整天忙著砍價(jià)、追料，真正能做好、能解決這兩個(gè)層面問(wèn)題的寥寥無(wú)幾。
我們先從兩個(gè)三角形談起。
左邊的正三角是很多公司的現(xiàn)狀：采購(gòu)的大多精力花在瑣碎雜務(wù)上（訂單層面），例如下單、跟單、追料、驗(yàn)貨、收貨、付款等，整天處于救火狀態(tài)，按下葫蘆起了瓢，結(jié)果是擠占了高附加值任務(wù)的時(shí)間，導(dǎo)致供應(yīng)商層面重要但不緊急的事沒(méi)法及時(shí)完成，或者根本就沒(méi)時(shí)間去做。這些重要但不緊急的事，例如供應(yīng)商選擇與總體績(jī)效管理，如果處理不當(dāng)，日后到了訂單層面，就導(dǎo)致更多訂單層面的問(wèn)題，進(jìn)一步蠶食供應(yīng)商管理層面的時(shí)間，形成惡性循環(huán)，結(jié)果是整個(gè)采購(gòu)組織深陷日常運(yùn)作的泥淖。有個(gè)本土企業(yè)，年?duì)I收都超過(guò)100億人民|幣了，但上至首席采購(gòu)官，下至采購(gòu)員，一半的時(shí)間在路上，到供應(yīng)商現(xiàn)場(chǎng)蹲點(diǎn)、催料，為短缺和質(zhì)量問(wèn)題忙得焦頭爛額，就是例子。
圖：資源分配從“正三角”到“倒三角”
而良性循環(huán)則從右邊的倒三角開(kāi)始。供應(yīng)商層面的事情，例如供應(yīng)商評(píng)估、選擇、簽約和績(jī)效管理，一旦理順了、做到位，訂單層的麻煩就少很多，采購(gòu)就有更多的時(shí)間和精力來(lái)處理供應(yīng)商層面的事，從而讓訂單層次的問(wèn)題更少，這樣就走上良性循環(huán)的道路。
從左邊正三角到右邊的倒三角有三條路可走：（1）借助信息技術(shù)，自動(dòng)化訂單操作的很多任務(wù)，把資源解放出來(lái)，用于供應(yīng)商管理；（2）把供應(yīng)商管理與訂單操作分離，劃定專(zhuān)門(mén)的資源從事供應(yīng)商管理；（3）簽訂長(zhǎng)期、框架性協(xié)議，避免“一單一議、一單一操作”的低水平重復(fù)勞動(dòng)。這三種方式相輔相成，并不排斥。
先說(shuō)信息技術(shù)。訂單操作的很多任務(wù)，例如請(qǐng)購(gòu)、下單、核算、付款，都可以自動(dòng)化，讓信息系統(tǒng)來(lái)做。這看上去挺簡(jiǎn)單，但因?yàn)橐|及很多人長(zhǎng)期以來(lái)的工作習(xí)慣，往往需要自上而下的推動(dòng)。記得幾年前在美國(guó)供應(yīng)管理協(xié)會(huì)（ISM）的年會(huì)上，微軟的一位總監(jiān)在做報(bào)告，他展示出一封Email，是比爾·蓋茨發(fā)給全體員工的，大意是說(shuō)作為微軟這樣先進(jìn)的信息技術(shù)公司，他就不相信請(qǐng)購(gòu)單不能用電子方式在線填寫(xiě)。請(qǐng)購(gòu)單電子化，采購(gòu)人員接到請(qǐng)購(gòu)要求后，就不需要手工輸入，省時(shí)省力，而且大大降低了出錯(cuò)概率。請(qǐng)購(gòu)單外，訂單生成、傳送、確認(rèn)等也完全可以自動(dòng)化。不少公司有電子商務(wù)平臺(tái)，采購(gòu)訂單上平臺(tái)是一項(xiàng)主要任務(wù)。供應(yīng)商交貨后，交貨單、質(zhì)檢報(bào)告也可輸入電子商務(wù)系統(tǒng)。這樣，請(qǐng)購(gòu)單、訂單、交貨單都在同一系統(tǒng)，三單合一，供應(yīng)商付款就可自動(dòng)化。從需求請(qǐng)購(gòu)到供應(yīng)商付款都自動(dòng)化了，采購(gòu)的資源就可用來(lái)做更高價(jià)值的事。
再說(shuō)兩層分離。兩層分離把供應(yīng)商管理與訂單處理分開(kāi)，在管理層面設(shè)立供應(yīng)商經(jīng)理、商品經(jīng)理、供應(yīng)商工程師等職位，負(fù)責(zé)供應(yīng)商戰(zhàn)略和總體績(jī)效；在操作層設(shè)立采購(gòu)員、質(zhì)檢員、催貨員等職位，專(zhuān)門(mén)從事訂單層面的日程工作。兩層分離在資源上確保有專(zhuān)門(mén)力量來(lái)管理供應(yīng)商，受到很多北美公司的青睞，可以說(shuō)是北美采購(gòu)管理的一種常見(jiàn)方式。但是，這種方式的缺點(diǎn)是供應(yīng)商管理層面遠(yuǎn)離日常操作，在行動(dòng)上往往滯后；或者在單一指標(biāo)的驅(qū)動(dòng)下，供應(yīng)商經(jīng)理、商品經(jīng)理低價(jià)至上，選擇的供應(yīng)商能夠滿足價(jià)格要求，卻為日后訂單操作層的種種問(wèn)題埋下伏筆。前一點(diǎn)可以通過(guò)信息系統(tǒng)來(lái)彌補(bǔ)，即提供及時(shí)的供應(yīng)商績(jī)效信息，以便供應(yīng)商經(jīng)理和工程師監(jiān)控供應(yīng)商的表現(xiàn)，及時(shí)采取系統(tǒng)的糾偏措施；后者可以通過(guò)調(diào)整指標(biāo)考核體系來(lái)糾正，例如由供應(yīng)商經(jīng)理負(fù)責(zé)供應(yīng)商的總體績(jī)效，從質(zhì)量到成本到交貨到服務(wù)，這樣可避免單一目標(biāo)驅(qū)動(dòng)下的次優(yōu)化決策。
最后說(shuō)框架協(xié)議。國(guó)家有招投標(biāo)法，要求國(guó)企達(dá)到一定金額的采購(gòu)項(xiàng)目一定要公開(kāi)招投標(biāo)。“一單一議，一單一操作”，機(jī)械重復(fù)的工作量很大。而且?guī)啄旰蠡仡^一看，盡管招投標(biāo)時(shí)每一單都最優(yōu)化了，供應(yīng)商層面的問(wèn)題卻來(lái)了：采購(gòu)開(kāi)支非常分散，本來(lái)某個(gè)采購(gòu)項(xiàng)有3個(gè)供應(yīng)商就足夠的，結(jié)果有N個(gè)供應(yīng)商在供貨。這意味著采購(gòu)得去管理N個(gè)供應(yīng)商，管理資源攤得太薄，哪個(gè)也管不好。采購(gòu)額太分散，公司對(duì)哪個(gè)供應(yīng)商來(lái)說(shuō)都不是主要客戶(hù)，一有大范圍的短缺，哪個(gè)供應(yīng)商也不把你當(dāng)回事。年度降本很難談：你就采購(gòu)那么一點(diǎn)，還要我年復(fù)一年地降價(jià)？質(zhì)量問(wèn)題也是，引不起供應(yīng)商足夠的重視。這些都成了供應(yīng)商后續(xù)管理的災(zāi)難，成了公司資源消耗的無(wú)底洞，有很多隱形成本。這問(wèn)題不光是國(guó)企有，頻繁招標(biāo)、價(jià)格壓倒一切的公司都在犯這個(gè)錯(cuò)誤，不管是本土企業(yè)，還是全球企業(yè)。通過(guò)與優(yōu)選供應(yīng)商簽訂框架協(xié)議，確定價(jià)格或定價(jià)機(jī)制，以及未來(lái)一段時(shí)間的年度降價(jià)，可以較好解決這個(gè)問(wèn)題。
從“正三角”到“倒三角”是個(gè)趨勢(shì)。在北美，公司花在戰(zhàn)略性的“大采購(gòu)”上的時(shí)間越來(lái)越多。相應(yīng)地，花在操作層面的“小采購(gòu)”上的時(shí)間越來(lái)越少，就如Corporate Executive Board的調(diào)查所表明。這個(gè)轉(zhuǎn)變過(guò)程，其實(shí)也是采購(gòu)給公司增加更多價(jià)值的過(guò)程。
此外，這兩個(gè)三角形放在采購(gòu)的技術(shù)力量變化上也合適。左邊的正三角是典型的“小采購(gòu)”，采購(gòu)在供應(yīng)商管理層面上既沒(méi)有足夠的精力，也沒(méi)有足夠的技術(shù)能力。既然沒(méi)精力也沒(méi)能力，剩下的就只有苦苦掙扎。右邊的倒三角反映了采購(gòu)技術(shù)力量的增強(qiáng)，管理班子不僅有“文科”性質(zhì)的供應(yīng)商經(jīng)理和采購(gòu)員，而且有工程背景的供應(yīng)商工程師。這樣文理結(jié)合，對(duì)供應(yīng)商的管控力度大增，邁上“大采購(gòu)”之路。工程師力量的增強(qiáng)對(duì)于技術(shù)性、小批量行業(yè)尤其重要?？梢哉f(shuō)，北美最近二三十年里，這是小批量行業(yè)的一個(gè)發(fā)展趨勢(shì)，也成功地把很多公司從“小采購(gòu)”轉(zhuǎn)型到“大采購(gòu)”。這點(diǎn)從美國(guó)《采購(gòu)》雜志評(píng)選的“采購(gòu)金牌”可見(jiàn)一斑：在上世紀(jì)90年代中期以前，沒(méi)有一個(gè)小批量行業(yè)的公司獲得“采購(gòu)金牌”，而以后的10余年，這個(gè)榜單幾乎一半都是來(lái)自小批量行業(yè)。這些都跟從左邊的正三角轉(zhuǎn)變到右邊的倒三角密不可分。
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