工作分析與職務說明書報告
一、工作分析與職務說明書的含義
工作分析是:對某特定的工作,崗位做出明確規(guī)定,并確定完成這一工作所需要的知識技能等資格條件的過程.
職務說明書是工作分析的書面表達形式,其核心是工作分析.工作分析是人力資源管理體系的基礎系統(tǒng).在此基礎上人事管理劃分為招聘,培訓,考核和薪酬四大環(huán)節(jié),而這四個環(huán)節(jié)無一不與工作分析密切相關,因此對職務說明書進行科學化,標準化和規(guī)范化管理是十分重要的.
二、工作分析與職務說明書的意義
工作分析是人力資源管理科學化的重要基礎,是科學管理在人事工作上的應用,是制定人事制度的基本依據之一,也是人事管理法制化的基本前提.同時,通過工作分析與職位分類,便于發(fā)現(xiàn)組織中存在的問題,并明確改進方向,有利于各級組織管理的科學化,系統(tǒng)化.
(一)工作分析與職務說明書是人力資源管理各項工作開展的基礎
1,使招聘工作有據可依,規(guī)范運作.如果某部門一些崗位缺人,該部門就可以依該崗位職務說明書向人力資源部去提出招聘需求,人力資源部據此制定招聘計劃,人力資源部招聘人員并非僅憑自己的好惡來開展招聘活動,而是依據該崗位職務說明書中的"任職資格"一欄以及"特殊技能"要求發(fā)布招聘信息,并對求職者進行一系列的篩選,以招到最合適的人選.這樣可以避免由于主觀因素而造成的不規(guī)范,導致招聘來的人員不能勝任該崗,同時也從一定程度上杜絕招聘中的舞弊行為,做到"因崗設人,因職擇人",從而大大提高工作效率.
2,使工作分配更具科學性,系統(tǒng)性.崗位職務說明書應該是上級安排工作的主要依據.管理層應對部門內員工所從事的崗位有充分的認識,崗位職責的劃分應具有一定的科學性和相關性,什么崗位負責什么作并不是完全憑管理層主觀的想法,而是依據該崗位的職務說明書進行合情合理的工作任務分配.
3,工作分析是崗位評價的前提和工具.崗位評價是在工作分析的基礎上,按照一定的客觀衡量標準,對崗位的工作任務,繁簡難易程度,責任大小,所需資格條件等方面進行系統(tǒng)評比與估計.工作分析和職務說明書由于對各崗位工作進行了理順和規(guī)范,為崗位評價打下了良好的基礎.
崗位評價的作用與特點:
對工作進行科學定量測評,以量值表現(xiàn)崗位特征;
使性質相同或相近的崗位有統(tǒng)一的評判和估價標準,便于比較崗位間價值的高低;為公司崗位歸級列等奠定基礎.
4,提供了績效考核的考核內容.崗位職務說明書是確定員工考核范圍的主要依據.在一個崗位,首先要完成本職工作,完成效果如何,要從考核來體現(xiàn),考核內容的確定來自于職務說明書的工作職責,工作內容,工作目標和要求,考核范圍也應僅限于職務說明書中所列的工作內容和職責,對在崗員工完成職責過程中的德,能,勤,績幾個方面進行較全面的考核.對于不屬于該崗位職責的工作,由于其他原因該員工做了這件事,也不應列入對其業(yè)績的考核范圍.否則會造成"種了他人的田,荒了自己的地",這并不是公司所追求的目標.愛崗敬業(yè),"在一崗,專一事"應當是最起碼的要求.
5,為完善建立薪資,福利制度打下良好的基礎.崗位職務說明書應是評定員工薪資標準的基礎之一.公司應根據不同的崗位,所包含的工作難易程度進行評價.對于薪酬制度來說,要公正的評價員工的能力,必然要考慮其所在崗位,所從事工作的難易程度,相同學歷或能力的員工由于所在崗位的不同,工作難易不同,表現(xiàn)也不盡相同,在簡單崗位上更易較好完成本職工作,表現(xiàn)出色,因此,全面衡量員工的能力,以薪酬制度來度量員工的工作及勞動價值是一個系統(tǒng)工程.一般來講薪酬結構包括幾部分:基本工資,工齡工資,職務工資,各種津貼,其他補助等,首先要對崗位確定一個基本的職務或崗位工資,在此崗位員工的崗位工資應是相同的,只是不同員工的基礎工資,工齡工資,津貼等等其他的部分因各人具體情況而不同.崗位工資標準應依據職務說明書中所反映的工作內容,通過職位評定專家小組進行科學評定來較為公平合理地確定.
(二)職務說明書對員工個人工作及未來發(fā)展起著積極的指導作用
1,指導員工工作方向,有助于對照提高.職務說明書規(guī)定了員工的主要工作內容:什么是我該做的,什么是我負責的,什么是我應當協(xié)助的 我應具有什么樣的特殊能力 我要在哪些知識技能方面提高 我還應具備什么樣的知識等等,同時還可以通過制定工作規(guī)范,促使員工的行為符合規(guī)范,高效的原則,自覺地向公司所要求的方向努力.
2,為員工職業(yè)發(fā)展規(guī)劃提供參考.職務說明書還具有指引員工未來職業(yè)發(fā)展方向的作用.比如員工可以認識到目前所在崗位的上一級崗位是什么,其發(fā)展方向是什么,需要什么任職資格,自身目前具有哪些知識能力優(yōu)勢,還欠缺什么,如何通過努力提高知識技能,獲得提升等等.
三,工作分析的目的和方法
(一)進行工作分析的目的
促使工作的名稱與含義在整個組織中表示特定而一致的意義,實現(xiàn)工作用語的標準化;
確定工作要求,以建立適當的指導與培訓內容;
確定員工錄用與上崗的最低條件;
為確定組織的人力資源需求,制定人力資源計劃提供依據;
確定工作之間的相互關系,以利于合理的晉升,調動與指派;
獲得有關工作與環(huán)境的實際情況,利于發(fā)現(xiàn)導致員工不滿,工作效率下降的原因;
為制定考核程序及方法提供依據,以利于管理人員執(zhí)行監(jiān)督職能及員工進行自我控制;
辨明影響安全的主要因素,以及時采取有效措施,將危險降至最低;
為改進工作方法積累必要的資料,為組織的變革提供依據.
(二)工作分析采用的方法
觀察法;
面談法;
寫實法(職務調查表法,工作日志法,核對法);
工作實踐法;
典型事例法.
(三)工作分析中常用到的一些術語
任務:為達到某一明確目的所從事的一系列活動.
職責:組織要求的在特定崗位上需要完成的任務.
職權:依法賦予的完成特定任務所需要的權力.
職位:即崗位.是組織要求個體完成的一項或多項責任以及為此賦予個體權力的總和.
工作要素:工作中不能再繼續(xù)分解的最小動作單位.
職務:即工作.是按規(guī)定擔任的工作或為實現(xiàn)某一目的而從事的明確的工作行為,由一組主要職責相似的職位所組成.
工作族(職系):由兩個或兩個以上有相似特點的工作組成.
職組:工作性質相近的若干職系綜合而成為職組.
職業(yè):由不同時間內不同組織中的相似工作組成.
職級:工作內容,難易程度,責任大小,所需資格皆很相似的職位.
職等:工作性質不同或主要職務不同,但其困難程度,職責大小,工作所需資格等條件充分相同的職級為同一職等.
四,職務說明書的內涵
職務說明書主要包括四個主要部分.
(一)基本資料
職務名稱;
直接上級職位;
所屬部門;
工資等級;
工資水平;
所轄人員;
定員人數;
工作性質.
(二)工作描述
工作概要;
工作活動內容:活動內容,時間百分比,權限等;
工作職責;
工作結果;
工作關系:受誰監(jiān)督;監(jiān)督誰;可晉升,可轉換的職位及可升遷至此的職位,與哪些職位有聯(lián)系;
工作人員運用設備和信息說明.
(三)任職資格說明
最低學歷;
所需培訓的時間和科目;
從事本職工作和其他相關工作的年限和經驗;
一般能力;
興趣愛好;
個性特征;
性別,年齡特征;
體能要求:工作姿勢,對視覺,聽覺,嗅覺有何特殊要求,精神緊張程度,體力消耗大小.
(四)工作環(huán)境
工作場所;
工作環(huán)境的危險性;
職業(yè)病;
工作時間特征;
工作的均衡性;
工作環(huán)境的舒服程度.
(五)職務說明書填寫時的注意事項
對事不對人;
盡可能具體,可操作;
表述準確;
剔除廢話;
任職資格與崗位責任對應.
五,北大縱橫項目組的工作步驟
步驟一,準備與培訓
由于****電子的具體情況,北大縱橫項目組認為首先應該對有關人員進行工作分析與職務說明書的理論培訓與具體指導,明確該項工作的目的和意義所在,才能引起各級人員的重視,達到較好的效果.
(三)主要問題:
1,形式和格式上的細節(jié)性問題
(1)漏項未填,信息不完整;
(2)內容空泛,不具體,應當注明具體內容;
(3)工作職責與內容混在一起,沒有歸類,而且未按格式要求填時間比例;
(4)崗位名稱不統(tǒng)一,包括相互有所關聯(lián)的崗位在互相提及時名稱不同,容易分辨不清;
(5)任職資格要求填寫不合理,未經討論和認定,有些人只是填寫了自身目前的條件,而不是從工作的角度出發(fā)要求的任職資格.
2.具體職責與崗位的問題
(1)某些部門正,副部長的職責完全相同,管轄人數也相同;
(2)領導,上下級關系不清;
(3)崗位工作量大小與人員設置是否合理有待討論;
(4)填寫空缺現(xiàn)象.有些說明書填寫的崗位直接上級,及有些管理崗位說明書填寫所轄人員均為空缺,上下級匯報關系模糊;
(5)部分現(xiàn)有崗位無說明書.
對問題產生原因分析,除上述提到的部門職責劃分不清,崗位職責缺乏統(tǒng)一規(guī)劃等之外,還由于公司及領導對員工培訓教育不夠,人員學習認識不足,另外公司也存在著人員緊張,事務多,領導亂指揮,抓人干活的現(xiàn)象,導致有些崗位人員對職責要求及本人實際做的事分不清,對上下級領導關系不明確,工作匯報主體不明,因此對本職工作職責認識不清,對上下級領導關系有所誤解,存在錯誤認識.
步驟四,協(xié)助填寫
對以上發(fā)現(xiàn)問題進行總結,在與公司項目協(xié)調小組,高層領導見面時作了介紹和匯報,公司領導對此非常重視,確定了下一步推進計劃:
1.公司召開各部門負責人會議,要求各部門必須在規(guī)定的時間內理順崗位職責及崗位結構,完成職務說明書,同時我們向大家指出了發(fā)現(xiàn)的一些主要問題,并提出指導意見和具體規(guī)范,加強協(xié)助配合與指導;
2.撰寫《工作分析與職務說明書填寫指導意見》發(fā)放各部門,針對第一次填寫中出現(xiàn)較多的問題,對職務說明書上每一項內容的填寫進行了說明,防止類似錯誤再次發(fā)生;
3.雙方項目小組共同抽調人員組成四個小組,分別對研發(fā),市場,客服,供應,生產等部門進行指導,協(xié)助理順部門崗位結構與職責劃分,規(guī)范職務說明書的填寫.
步驟五,職務說明書的再次回收
根據公司要求,我們對其中41個重點,典型崗位的職務說明書(具體名稱及各崗位職務說明書見附錄3)著重進行了修改與規(guī)范,從而在雙方的共同努力下將工作分析與職務說明書的工作做好,以達到較好效果,利于下一步工作的開展.
六,工作分析與職務說明書工作中存在的問題及建議
從以上我們對工作分析及職務說明書的理論及重要作用分析中可以了解到該項基礎工作的意義,但在此之前公司科學管理基礎較為薄弱,這一工作開展不夠,對職務說明書的重視程度也有所不足,此外也存在著一些管理上的缺點:
1,公司還沒有系統(tǒng)組織全公司范圍的職務說明書填寫.
2,不少管理人員缺乏對職務說明書的了解及重要性的認識.
3,公司缺乏系統(tǒng)地職責規(guī)劃,沒有形成一整套完整的公司工作分析系統(tǒng).
我們看到公司也做了一定的工作,有些部門有崗位規(guī)劃及職責劃分,在ISO9000質量文件及其他有關文件中也可以見到有關部門的崗位職責及說明書,但較零散,不系統(tǒng).現(xiàn)有崗位職責說明沒有統(tǒng)一規(guī)范,對其它相關具體工作的開展及員工個人完成本崗位任務不能起到很好的指導作用.
4,部門職責不清現(xiàn)象的存在.據工作前一階段了解情況,不少員工不同程度地反映公司存在著職責不清情況.部門職責不清直接影響到崗位之間職責劃分不科學.
針對以上問題,我們認為,填寫職位說明書,本身就是對各個崗位職責進行梳理與明確的過程.職位說明書是一種工作分析的手段,對工作內容進行確定和描述,而且我們要求在填寫過程中在部門領導的指導下由本崗位員工自己填寫,目的在于使員工和領導就工作職責,有關程序與具體要求互動交流,進一步明確崗位職責及工作要求,希望通過填寫職位說明書的過程,能夠從一定程度上促進以上問題的解決,對公司職責分工進一步系統(tǒng)化和規(guī)范化,達到較好地效果.在此基礎上,公司下一步要將該項工作作為一個長期的工程來看待,還要做大量的日常工作.
七,建議
為根本上提高公司的整體管理水平并發(fā)揮職務說明書的作用,****需從以下一些方面著手:
1,加強對公司管理人員的管理知識與技能培訓,提高管理水平,以保證工作井然有序,運轉高效,避免層次混亂,指揮不力現(xiàn)象的發(fā)生;
2,強調人力資源管理對公司發(fā)展的重要意義,爭取各級管理人員對人力資源基礎工作的重視;
3,理順公司組織結構及部門職責劃分;
4,完善公司各項人力資源規(guī)章制度,科學管理,使包括工作分析及職務說明書在內的各項人力資源管理工作有據可依,有制度可循;
5,公司人力資源管理部門在本次工作分析與職務說明書填寫工作及典型崗位職務說明書的基礎上,建立公司職務說明書系統(tǒng),制定崗位工作規(guī)范,制訂成冊,發(fā)給各部門,以指導在崗人員工作,同時作為開展考核,職業(yè)生涯規(guī)劃等各項工作的依據.
附錄1:****電子股份有限公司職位說明書(空白)
附錄2:****電子股份有限公司職位說明書填寫指導
附錄3:****電子股份有限公司典型崗位崗位名稱表
附錄4:****電子股份有限公司典型崗位職位說明書
附錄1:
****電子股份有限公司職務說明書
附錄2:
****電子股份有限公司
工作分析與職務說明書填寫指導
一,工作說明書填寫程序
二,填寫規(guī)范
(一)字體統(tǒng)一,用宋體五號字,不要加粗,如果從其它地方粘貼來的,注意格式改正.
(二)標號要用1,2,3,的序號及(1)(2)(3),不要用項目符號及A,B,C.
三,填寫注意事項:
(一)該職務說明書應當在有關部門領導的指導下,由崗位人員填寫,并由部門領導審核;
(二)請完整填寫表格每項內容,除以下特別說明可以不填外,不要漏填;
(三)"職務名稱"要統(tǒng)一,不要省略;
(四)"別名"一欄,如該崗位無別名,則標明"無";
(五)"部門編號"由公司人力資源部統(tǒng)一編號填寫;
(六)"所轄人員"請同時填寫數量及名稱;
(七)"工資等級與工資水平"的填寫依據現(xiàn)在的工資狀況;
(八)"分析人"應當是本崗位人員;
(九)"批準人"應當是本部門領導,領導擔負審核該職務說明書的責任;
(十)"工作職責與具體內容"一欄
1,按照范本填寫,把職責歸類,下分具體內容;
2,職責與內容要相符;
3,就每項職責估計出大概時間比例填寫;
4,請?zhí)顚懢唧w,詳細,不要出現(xiàn)"完成本職工作"等含糊不清的詞語;
(十一)"任職資格"一欄,是工作崗位對人員知識,技能,素質的要求及對工具,環(huán)境的要求,請客觀填寫,避免出現(xiàn)任職資格學歷及工作經歷要求不符合實際或僅依據本人現(xiàn)有情況確定的情況;
(十二)"有密切關系的其他崗位和人員"一欄,要填寫部門名稱及有關崗位名稱;
(十三)"所需記錄文檔及傳送部門,人員",請詳細填寫文檔名稱及相應部門;
(十四)"工作結果及建議考核標準"是兩項內容,要分開填寫;工作應當達到何種效果,按職責分類填寫,"建議考核標準"則應當填寫比較具體化的指標.以定量為主,定量與定性相結合.
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