一 、EXCEL電子表格的基本操作 概要 主要教學內(nèi)容 一、本單元教學目的： 通過本單元的學習，要求學員掌握EXCEL電子表格軟件的基本操作，能獨立完成一般的會計用 各種表格的編制、修改、格式化等操作，掌握幾個會計常用函數(shù)的使用。 二、本單元教學內(nèi)容： 二 、Excel高級使用技巧  （5） 多張工作表中輸入相同的內(nèi)容 幾個工作表中同一位置填入同一數(shù)據(jù)時，可以選中一張工作表，然后按住Ctrl鍵，再單擊窗口左下角的Sheet1、Sheet2......來直接選擇需要輸入相同內(nèi)容的多個工作表，接著在其中的任意一個工作表中輸入這些相同的數(shù)據(jù)，此時這些數(shù)據(jù)會自動出現(xiàn)在選中的其它工作表之中。輸入完畢之后，再次按下鍵盤上的Ctrl鍵，然后使用鼠標左鍵單擊所選擇的多個工作表，解除這些工作表的聯(lián)系，否則在一張表單中輸入的數(shù)據(jù)會接著出現(xiàn)在選中的其它工作表內(nèi)。 （6） 不連續(xù)單元格填充同一數(shù)據(jù) 選中一個單元格，按住Ctrl鍵，用鼠標單擊其他單元格，就將這些單元格全部都選中了。在編輯區(qū)中輸入數(shù)據(jù)，然后按住Ctrl鍵，同時敲一下回車，在所有選中的單元格中都出現(xiàn)了這一數(shù)據(jù)。 （7） 在單元格中顯示公式 如果工作表中的數(shù)據(jù)多數(shù)是由公式生成的，想要快速知道每個單元格中的公式形式，以便編輯修改，可以這樣做：用鼠標左鍵單擊“工具”菜單，選取“選項”命令，出現(xiàn)“選項”對話框，單擊“視圖”選項卡，接著設置“窗口選項”欄下的“公式”項有效，單擊“確定”按鈕（如圖2）。這時每個單元格中的分工就顯示出來了。如果想恢復公式計算結(jié)果的顯示，就再設置“窗口選項”欄下的“公式”項失效即可。 圖２  （8） 利用Ctrl＋*選取文本 如果一個工作表中有很多數(shù)據(jù)表格時，可以通過選定表格中某個單元格，然后按下Ctrl＋*鍵可選定整個表格。Ctrl＋*選定的區(qū)域為：根據(jù)選定單元格向四周輻射所涉及到的有數(shù)據(jù)單元格的最大區(qū)域。這樣我們可以方便準確地選取數(shù)據(jù)表格，并能有效避免使用拖動鼠標方法選取較大單元格區(qū)域時屏幕的亂滾現(xiàn)象。 （9） 快速清除單元格的內(nèi)容 如果要刪除內(nèi)容的單元格中的內(nèi)容和它的格式和批注，就不能簡單地應用選定該單元格，然后按Delete鍵的方法了。要徹底清除單元格,可用以下方法：選定想要清除的單元格或單元格范圍；單擊“編輯”菜單中“清除”項中的“全部”命令，這些單元格就恢復了本來面目。 2、單元格內(nèi)容的合并 http://www.hongen.com/pc/oa/excel2k/ex2k1302.htm 根據(jù)需要，有時想把B列與C列的內(nèi)容進行合并，如果行數(shù)較少，可以直接用“剪切”和“粘貼”來完成操作，但如果有幾萬行，就不能這樣辦了。 解決辦法是：在C行后插入一個空列（如果D列沒有內(nèi)容，就直接在D列操作），在Ｄ1中輸入“=B1&C1”，D1列的內(nèi)容就是B、C兩列的和了。選中D1單元格，用鼠標指向單元格右下角的小方塊“■”，當光標變成"＋"后，按住鼠標拖動光標向下拖到要合并的結(jié)尾行處，就完成了B列和C列的合并。這時先不要忙著把B列和C列刪除，先要把D列的結(jié)果復制一下，再用“選擇性粘貼”命令，將數(shù)據(jù)粘貼到一個空列上。這時再刪掉B、C、D列的數(shù)據(jù)。 下面是一個“&”實際應用的例子。用AutoCAD繪圖時，有人喜歡在EXCEL中存儲坐標點，在繪制曲線時調(diào)用這些參數(shù)。存放數(shù)據(jù)格式為“x，y”的形式，首先在Excel中輸入坐標值，將x坐標值放入A列，y坐標值放入到B列，然后利用“&”將A列和B列合并成C列，在C1中輸入：=A1&"，"&B1，此時C1中的數(shù)據(jù)形式就符合要求了，再用鼠標向下拖動C1單元格，完成對A列和B列的所有內(nèi)容的合并（如圖3-4）。 合并不同單元格的內(nèi)容，還有一種方法是利用CONCATENATE函數(shù)，此函數(shù)的作用是將若干文字串合并到一個字串中，具體操作為“=CONCATENATE（B1,C1）”。比如，假設在某一河流生態(tài)調(diào)查工作表中，B2包含“物種”、B3包含“河鱒魚”，B7包含總數(shù)45，那么： 輸入“=CONCATENATE（"本次河流生態(tài)調(diào)查結(jié)果："，B2，""，B3，"為"，B7，"條/公里。"）” 計算結(jié)果為：本次河流生態(tài)調(diào)查結(jié)果：河鱒魚物種為45條/公里。 圖３ 圖４   3、條件顯示 我們知道，利用If函數(shù)，可以實現(xiàn)按照條件顯示。一個常用的例子，就是教師在統(tǒng)計學生成績時，希望輸入60以下的分數(shù)時，能顯示為“不及格”；輸入60以上的分數(shù)時，顯示為“及格"。這樣的效果，利用IF函數(shù)可以很方便地實現(xiàn)。 假設成績在A2單元格中，判斷結(jié)果在A3單元格中。那么在A3單元格中輸入公式： =if（A2<60，“不及格”，“及格”） 同時，在IF函數(shù)中還可以嵌套IF函數(shù)或其它函數(shù)。 例如，如果輸入： =if（A2<60，“不及格”，if（A2<=90，“及格”，“優(yōu)秀"）） 就把成績分成了三個等級?！? 如果輸入 =if（A2<60，“差"，if（A2<=70，“中”，if（A2<90，“良”，“優(yōu)”））） 就把成績分為了四個等級。 再比如，公式： =if（SUM（A1：A5>0，SUM（A1：A5），0） 此式就利用了嵌套函數(shù)，意思是，當A1至A5的和大于0時，返回這個值，如果小于0，那么就返回0。 還有一點要提醒你注意：以上的符號均為半角，而且IF與括號之間也不能有空格。 4、自定義格式 Excel中預設了很多有用的數(shù)據(jù)格式，基本能夠滿足使用的要求，但對一些特殊的要求，如強調(diào)顯示某些重要數(shù)據(jù)或信息、設置顯示條件等，就要使用自定義格式功能來完成。 Excel的自定義格式使用下面的通用模型：正數(shù)格式，負數(shù)格式，零格式，文本格式，在這個通用模型中，包含三個數(shù)字段和一個文本段：大于零的數(shù)據(jù)使用正數(shù)格式；小于零的數(shù)據(jù)使用負數(shù)格式；等于零的數(shù)據(jù)使用零格式；輸入單元格的正文使用文本格式。 我們還可以通過使用條件測試，添加描述文本和使用顏色來擴展自定義格式通用模型的應用。 （1）使用顏色 要在自定義格式的某個段中設置顏色，只需在該段中增加用方括號括住的顏色名或顏色編號。Excel識別的顏色名為：[黑色]、[紅色]、[白色]、[藍色]、[綠色]、[青色]和[洋紅]。Excel也識別按[顏色X]指定的顏色，其中X是1至56之間的數(shù)字，代表56種顏色(如圖5）。 圖５  （2）添加描述文本 要在輸入數(shù)字數(shù)據(jù)之后自動添加文本，使用自定義格式為：＂文本內(nèi)容＂@；要在輸入數(shù)字數(shù)據(jù)之前自動添加文本，使用自定義格式為：@＂文本內(nèi)容＂。@符號的位置決定了Excel輸入的數(shù)字數(shù)據(jù)相對于添加文本的位置。 （3）創(chuàng)建條件格式 可以使用六種邏輯符號來設計一個條件格式：>（大于）、>=（大于等于）、<（小于）、<=（小于等于）、=（等于）、<>（不等于），如果你覺得這些符號不好記，就干脆使用“>”或“>=”號來表示。 由于自定義格式中最多只有3個數(shù)字段，Excel規(guī)定最多只能在前兩個數(shù)字段中包括2個條件測試，滿足某個測試條件的數(shù)字使用相應段中指定的格式，其余數(shù)字使用第3段格式。如果僅包含一個條件測試，則要根據(jù)不同的情況來具體分析。 自定義格式的通用模型相當于下式：[>；0]正數(shù)格式；[<；0]負數(shù)格式；零格式；文本格式。 下面給出一個例子：選中一列，然后單擊“格式”菜單中的“單元格”命令，在彈出的對話框中選擇“數(shù)字”選項卡，在“分類”列表中選擇“自定義”，然后在“類型”文本框中輸入“"正數(shù):"($#,##0.00);"負數(shù):"($ #,##0.00);"零";"文本:"@”，單擊“確定”按鈕，完成格式設置。這時如果我們輸入“12”，就會在單元格中顯示“正數(shù)：（$12.00）”，如果輸入“-0.3”，就會在單元格中顯示“負數(shù)：（$0.30）”，如果輸入“0”，就會在單元格中顯示“零”，如果輸入文本“this is a book”，就會在單元格中顯示“文本：this is a book”。 如果改變自定義格式的內(nèi)容，“[紅色]"正數(shù):"($#,##0.00);[藍色]"負數(shù):"($ #,##0.00);[黃色]"零";"文本:"@”，那么正數(shù)、負數(shù)、零將顯示為不同的顏色。如果輸入“[Blue];[Red];[Yellow];[Green]”，那么正數(shù)、負數(shù)、零和文本將分別顯示上面的顏色（如圖6）。 圖６  再舉一個例子，假設正在進行帳目的結(jié)算，想要用藍色顯示結(jié)余超過$50，000的帳目，負數(shù)值用紅色顯示在括號中，其余的值用缺省顏色顯示，可以創(chuàng)建如下的格式： “[藍色][>50000] $#,##0.00_);[紅色][<0]( $#,##0.00); $#,##0.00_)” 使用條件運算符也可以作為縮放數(shù)值的強有力的輔助方式，例如，如果所在單位生產(chǎn)幾種產(chǎn)品，每個產(chǎn)品中只要幾克某化合物，而一天生產(chǎn)幾千個此產(chǎn)品，那么在編制使用預算時，需要從克轉(zhuǎn)為千克、噸，這時可以定義下面的格式： “[>999999]#,##0,,_m"噸"";[>999]##,_k_m"千克";#_k"克"” 可以看到，使用條件格式，千分符和均勻間隔指示符的組合，不用增加公式的數(shù)目就可以改進工作表的可讀性和效率。 另外，我們還可以運用自定義格式來達到隱藏輸入數(shù)據(jù)的目的，比如格式＂；＃＃；0＂只顯示負數(shù)和零，輸入的正數(shù)則不顯示；格式“；；；”則隱藏所有的輸入值。 自定義格式只改變數(shù)據(jù)的顯示外觀，并不改變數(shù)據(jù)的值，也就是說不影響數(shù)據(jù)的計算。靈活運用好自定義格式功能，將會給實際工作帶來很大的方便。 5、繪制函數(shù)圖象 做教學工作的朋友們一定會遇到畫函數(shù)曲線的問題吧！如果想快速準確地繪制一條函數(shù)曲線，可以借助EXCEL的圖表功能，它能使你畫的曲線既標準又漂亮。你一定會問，是不是很難學呀？其實這一點兒也不難，可以說非常簡便，不信你就跟我試一試。 以繪制y=|lg（6+x^3）|的曲線為例，其方法如下： 在某張空白的工作表中，先輸入函數(shù)的自變量：在A列的A1格輸入"X="，表明這是自變量，再在A列的A2及以后的格內(nèi)逐次從小到大輸入自變量的各個值；實際輸入的時候，通常應用等差數(shù)列輸入法，先輸入前二個值，定出自變量中數(shù)與數(shù)之間的步長，然后選中A2和A3兩個單元格，使這二項變成一個帶黑色邊框的矩形，再用鼠標指向這黑色矩形的右下角的小方塊“■”，當光標變成"＋"后，按住鼠標拖動光標到適當?shù)奈恢?，就完成自變量的輸入? 輸入函數(shù)式：在B列的B1格輸入函數(shù)式的一般書面表達形式，y=|lg（6+x^3）|；在B2格輸入“=ABS（LOG10（6+A2^3））”，B2格內(nèi)馬上得出了計算的結(jié)果。這時，再選中B2格，讓光標指向B2矩形右下角的“■”，當光標變成"＋"時按住光標沿B列拖動到適當?shù)奈恢眉赐瓿珊瘮?shù)值的計算。 圖７ 繪制曲線：點擊工具欄上的“圖表向?qū)А卑粹o，選擇“X，Y散點圖”（如圖7），然后在出現(xiàn)的“X，Y散點圖”類型中選擇“無數(shù)據(jù)點平滑線散點圖”；此時可察看即將繪制的函數(shù)圖像，發(fā)現(xiàn)并不是我們所要的函數(shù)曲線，單擊“下一步”按鈕，選中“數(shù)據(jù)產(chǎn)生在列”項，給出數(shù)據(jù)區(qū)域，這時曲線就在我們面前了（如圖8）。 圖８ 需要注意：如何確定自變量的初始值，數(shù)據(jù)點之間的步長是多少，這是要根據(jù)函數(shù)的具體特點來判斷，這也是對使用者能力的檢驗。如果想很快查到函數(shù)的極值或看出其發(fā)展趨勢，給出的數(shù)據(jù)點也不一定非得是等差的，可以根據(jù)需要任意給定。 從簡單的三角函數(shù)到復雜的對數(shù)、指數(shù)函數(shù)，都可以用EXCEL畫出曲線。如果用得到，你還可以利用EXCEL來完成行列式、矩陣的各種計算，進行簡單的積分運算，利用迭代求函數(shù)值（如x^2=x^7+4，可用迭代方法求x值），等等，凡是涉及計算方面的事，找EXCEL來幫忙，它一定會給你一個滿意的答案。 6、自定義函數(shù) 雖然Excel中已有大量的內(nèi)置函數(shù)，但有時可能還會碰到一些計算無函數(shù)可用的情況。假如某公司采用一個特殊的數(shù)學公式計算產(chǎn)品購買者的折扣，如果有一個函數(shù)來計算豈不更方便？下面就說一下如何創(chuàng)建這樣的自定義函數(shù)。 自定義函數(shù)，也叫用戶定義函數(shù)，是Excel最富有創(chuàng)意和吸引力的功能之一，下面我們在Visual Basic模塊中創(chuàng)建一個函數(shù)。 在下面的例子中，我們要給每個人的金額乘一個系數(shù)，如果是上班時的工作餐，就打六折；如果是加班時的工作餐，就打五折；如果是休息日來就餐，就打九折。首先打開“工具”菜單，單擊“宏”命令中的“Visual Basic編輯器”，進入Visual Basic編輯環(huán)境，在“工程－VBAobject”欄中的當前表上單擊鼠標右鍵，選擇“插入”-“模塊”，在右邊欄創(chuàng)建下面的函數(shù)rrr，代碼如下： Function rrr(tatol, rr) If rr = "上班" Then rrr = 0.6 * tatol ElseIf rr = "加班" Then rrr = 0.5 * tatol ElseIf rr = "休息日" Then rrr = 0.9 * tatol End If End Function （如圖9）。 圖９ 這時關(guān)閉編輯器，只要我們在相應的列中輸入rrr(F２，B２)，那么打完折后的金額就算出來了（如圖10）。 圖10 7、矩陣計算 Excel的強大計算功能，不但能夠進行簡單的四則運算，也可以進行數(shù)組、矩陣的計算。 （1）數(shù)組和矩陣的定義 矩陣不是一個數(shù)，而是一個數(shù)組。在Excel里，數(shù)組占用一片單元域，單元域用大括號表示，例如{A1：C3}，以便和普通單元域A1：C3相區(qū)別。設置時先選定單元域，同時按Shift＋Ctrl＋Enter鍵，大括弧即自動產(chǎn)生，數(shù)組域得以確認。 一個單元格就是一個變量，一片單元域也可以視為一組變量。為了計算上的方便，一組變量最好給一個數(shù)組名。例如A={A1：C3}、B={E1:G3}等。數(shù)組名的設置步驟是：選定數(shù)組域，單擊“插入”菜單，選擇“名稱”項中的“定義”命令，輸入數(shù)組名，單擊“確定”按鈕即可。更簡單的命名辦法為：選擇數(shù)組域，單擊名稱框，直接輸入名稱就行了。 矩陣函數(shù)是Excel進行矩陣計算的專用模塊。用“插入”－“函數(shù)”命令打開“粘貼函數(shù)”對話框（如圖11），選中函數(shù)分類欄中的“數(shù)學與三角函數(shù)”，在右邊欄常用的矩陣函數(shù)有： MDETERM——計算一個矩陣的行列式； MINVERSE——計算一個矩陣的逆矩陣； MMULT——計算兩個矩陣的乘積； SUMPRODUCT——計算所有矩陣對應元素乘積之和。 圖11 （2）矩陣的基本計算 數(shù)組計算和矩陣計算有很大的區(qū)別，比如下面這個例子中，A和B都是定義好的數(shù)組，因為這兩個數(shù)組都是3×3的，輸出結(jié)果也是3×3個單元格。計算時先選定矩陣計算結(jié)果的輸出域，為3×3的單元格區(qū)域，然后輸入公式。如果輸入“=A＋B”或“=A-B”，計算結(jié)果是數(shù)組對應項相加或相減，輸入“=A*B”表示數(shù)組A和B相乘，輸入“=A/B”表示數(shù)組A除數(shù)組B。如果要進行矩陣計算，就要用到相應的矩陣函數(shù)。矩陣相加、相減與數(shù)組的加減表達形式是一樣的，也是“=A＋B”和“=A-B”，表示矩陣相乘可以輸入“=MMULT(A，B)”，而矩陣相除是矩陣A乘B的逆矩陣，所以計算公式是“=MMULT(A，MINVERSE（B）)”。公式輸入后，同時按Shift＋Ctrl＋Enter鍵得到計算結(jié)果。 對于更復雜的矩陣計算，可以采用分步計算。 8、自動切換輸入法 在一張工作表中，往往是既有數(shù)據(jù)，又有文字，這樣在輸入時就需要來回在中英文之間反復切換輸入法，非常麻煩。 如果你要輸入的東西很有規(guī)律性，比如這一列全是單詞，下一列全是漢語解釋，你可以用以下方法實現(xiàn)自動切換。方法是： （1）選中要輸入英文的列，單擊“數(shù)據(jù)”菜單，選擇“有效性...”命令，在彈出的“數(shù)據(jù)有效性”對話框中，選中“輸入法模式”選項卡，在“模式”框中選擇“關(guān)閉（英文模式）”命令，單擊“確定”按鈕（如圖12）。 圖12 （2）選中要輸入漢字的列，在“有效數(shù)據(jù)”對話框中，單擊“IME模式”選項卡，在“模式”框中選擇“打開”命令，單擊“確定”按鈕。這樣，當光標在前一列時，可以輸入英文，在下一列時，直接可以輸入中文，從而實現(xiàn)了中英文輸入方式之間的自動切換。 9、批量刪除空行 有時我們需要刪除Excel工作薄中的空行，一般做法是將空行一一找出，然后刪除。如果工作表的行數(shù)很多，這樣做就非常不方便。我們可以利用“自動篩選”功能，把空行全部找到，然后一次性刪除。 做法：先在表中插入新的一個空行，然后按下Ctrl+A鍵，選擇整個工作表，用鼠標單擊“數(shù)據(jù)”菜單，選擇“篩選”項中的“自動篩選”命令。這時在每一列的頂部，都出現(xiàn)一個下拉列表框，在典型列的下拉列表框中選擇“空白”，直到頁面內(nèi)已看不到數(shù)據(jù)為止（如圖13）。 圖13 在所有數(shù)據(jù)都被選中的情況下，單擊“編輯”菜單，選擇“刪除行”命令，然后按“確定”按鈕。這時所有的空行都已被刪去，再單擊“數(shù)據(jù)”菜單，選取“篩選”項中的“自動篩選”命令，工作表中的數(shù)據(jù)就全恢復了。插入一個空行是為了避免刪除第一行數(shù)據(jù)。 如果想只刪除某一列中的空白單元格，而其它列的數(shù)據(jù)和空白單元格都不受影響，可以先復制 此列，把它粘貼到空白工作表上，按上面的方法將空行全部刪掉，然后再將此列復制，粘貼到原工作表的相應位置上。 10、如何避免錯誤信息 在Excel中輸入公式后，有時不能正確地計算出結(jié)果，并在單元格內(nèi)顯示一個錯誤信息，這些錯誤的產(chǎn)生，有的是因公式本身產(chǎn)生的，有的不是。下面就介紹一下幾種常見的錯誤信息，并提出避免出錯的辦法。 １）錯誤值：＃＃＃＃ 含義：輸入到單元格中的數(shù)據(jù)太長或單元格公式所產(chǎn)生的結(jié)果太大，使結(jié)果在單元格中顯示不下?；蚴侨掌诤蜁r間格式的單元格做減法，出現(xiàn)了負值。 解決辦法：增加列的寬度，使結(jié)果能夠完全顯示。如果是由日期或時間相減產(chǎn)生了負值引起的，可以改變單元格的格式，比如改為文本格式，結(jié)果為負的時間量。 ２）錯誤值：＃DIV/0! 含義：試圖除以0。這個錯誤的產(chǎn)生通常有下面幾種情況：除數(shù)為0、在公式中除數(shù)使用了空單元格或是包含零值單元格的單元格引用。 解決辦法：修改單元格引用，或者在用作除數(shù)的單元格中輸入不為零的值。 ３）錯誤值：＃VALUE! 含義：輸入引用文本項的數(shù)學公式。如果使用了不正確的參數(shù)或運算符，或者當執(zhí)行自動更正公式功能時不能更正公式，都將產(chǎn)生錯誤信息＃VALUE!。 解決辦法：這時應確認公式或函數(shù)所需的運算符或參數(shù)正確，并且公式引用的單元格中包含有效的數(shù)值。例如，單元格C4中有一個數(shù)字或邏輯值，而單元格D4包含文本，則在計算公式=C4＋D4時，系統(tǒng)不能將文本轉(zhuǎn)換為正確的數(shù)據(jù)類型，因而返回錯誤值＃VALUE!。 ４）錯誤值：＃REF! 含義：刪除了被公式引用的單元格范圍。 解決辦法：恢復被引用的單元格范圍，或是重新設定引用范圍。 ５）錯誤值：＃N/A 含義：無信息可用于所要執(zhí)行的計算。在建立模型時，用戶可以在單元格中輸入#N/A，以表明正在等待數(shù)據(jù)。任何引用含有#N/A值的單元格都將返回#N/A。 解決辦法：在等待數(shù)據(jù)的單元格內(nèi)填充上數(shù)據(jù)。 ６）錯誤值：＃NAME? 含義：在公式中使用了Excel所不能識別的文本，比如可能是輸錯了名稱，或是輸入了一個已刪除的名稱，如果沒有將文字串括在雙引號中，也會產(chǎn)生此錯誤值 解決辦法：如果是使用了不存在的名稱而產(chǎn)生這類錯誤，應確認使用的名稱確實存在；如果是名稱，函數(shù)名拼寫錯誤應就改正過來；將文字串括在雙引號中；確認公式中使用的所有區(qū)域引用都使用了冒號（：）。例如：SUM（C1：C10）。 注意將公式中的文本括在雙引號中。 ７）錯誤值：＃NUM! 含義：提供了無效的參數(shù)給工作表函數(shù)，或是公式的結(jié)果太大或太小而無法在工作表中表示。 解決辦法：確認函數(shù)中使用的參數(shù)類型正確。如果是公式結(jié)果太大或太小，就要修改公式，使其結(jié)果在-1×10307和1×10307之間。 ８）錯誤值：＃NULL！ 含義：在公式中的兩個范圍之間插入一個空格以表示交叉點，但這兩個范圍沒有公共單元格。比如輸入：“=SUM(A1:A10 C1:C10)”，就會產(chǎn)生這種情況。 解決辦法： 取消兩個范圍之間的空格。上式可改為“=SUM(A1:A10 ,C1:C10)” 11、宏的應用 宏是一個指令集，用來告訴EXCEL來完成用戶指定的動作。宏類似于計算機程序，但是它是完全運行于EXCEL之中的，我們可以使用宏來完成枯燥的、頻繁的重復性工作。 宏完成動作的速度比用戶自己做要快得多。例如，我們可以創(chuàng)建一個宏，用來在工作表的每一行上輸入一組日期，并在每一單元格內(nèi)居中對齊日期，然后對此行應用邊框格式。我們還可以創(chuàng)建一個宏，在“頁面設置”對話框中指定打印設置并打印文檔。 由于宏病毒的影響和對編程的畏懼心理，使很多人不敢用“宏”，或是不知道什么時候可以找宏來幫忙。其實你盡管放心大膽地去用，如果只是用“錄制宏”的方法，根本就沒有什么難的，只是把一些操作象用錄音機一樣錄下來，到用的時候，只要執(zhí)行這個宏，系統(tǒng)就會把那操作再執(zhí)行一遍。 下面給出了宏的應用場合，只要用“錄制宏”就可以幫你完成任務，而不需要編程。如果想對所錄制的宏再進行編輯，就要有一定的VBA知識了。 * 設定一個每個工作表中都需要的固定形式的表頭； * 將單元格設置成一種有自己風格的形式； * 每次打印都固定的頁面設置； * 頻繁地或是重復地輸入某些固定的內(nèi)容，比如排好格式的公司地址、人員名單等； * 創(chuàng)建格式化表格； * 插入工作表或工作薄等。 需要指出的是，EXCEL中的宏與WORD中的宏有些不同之處，對于錄制的操作，它會記住單元格的坐標（即所有的引用都是絕對的），所以在涉及到與位置有關(guān)的操作時，要格外注意。如果相用相對引用，可以借助于Offset方法，比如下面的語句： ActiveCell.Offset(1,0). range("A1").select 宏的應用是很廣的，上面提到的只是一點點，如果真的用起來，你會發(fā)現(xiàn)它有更豐富的內(nèi)容和更靈活的應用方法。 12、圖表的應用技巧 Excel提供了14種標準的圖表類型，每一種都具有多種組合和變換。在眾多的圖表類型中，選用那一種圖表更好呢？ 根據(jù)數(shù)據(jù)的不同和使用要求的不同，可以選擇不同類型的圖表。圖表的選擇主要同數(shù)據(jù)的形式有關(guān)，其次才考慮感覺效果和美觀性。 下面給出了一些常見的規(guī)則。 面積圖：顯示一段時間內(nèi)變動的幅值。當有幾個部分正在變動，而你對那些部分總和感興趣時，他們特別有用。面積圖使你看見單獨各部分的變動，同時也看到總體的變化。 條形圖：由一系列水平條組成。使得對于時間軸上的某一點，兩個或多個項目的相對尺寸具有可比性。比如：它可以比較每個季度、三種產(chǎn)品中任意一種的銷售數(shù)量。條形圖中的每一條在工作表上是一個單獨的數(shù)據(jù)點或數(shù)。因為它與柱形圖的行和列剛好是調(diào)過來了，所以有時可以互換使用。 柱形圖：由一系列垂直條組成，通常用來比較一段時間中兩個或多個項目的相對尺寸。例如：不同產(chǎn)品季度或年銷售量對比、在幾個項目中不同部門的經(jīng)費分配情況、每年各類資料的數(shù)目等。條形圖是應用較廣的圖表類型，很多人用圖表都是從它開始的。 折線圖：被用來顯示一段時間內(nèi)的趨勢。比如：數(shù)據(jù)在一段時間內(nèi)是呈增長趨勢的，另一段時間內(nèi)處于下降趨勢，我們可以通過折線圖，對將來作出預測。例如：速度-時間曲線、推力-耗油量曲線、升力系數(shù)-馬赫數(shù)曲線、 壓力-溫度曲線、疲勞強度-轉(zhuǎn)數(shù)曲線、轉(zhuǎn)輸功率代價-傳輸距離曲線等，都可以利用折線圖來表示，一般在工程上應用較多，若是其中一個數(shù)據(jù)有幾種情況，折線圖里就有幾條不同的線，比如五名運動員在萬米過程中的速度變化，就有五條折線，可以互相對比，也可以對添加趨勢線對速度進行預測。 股價圖：是具有三個數(shù)據(jù)序列的折線圖，被用來顯示一段給定時間內(nèi)一種股標的最高價、最低價和收盤價。通過在最高、最低數(shù)據(jù)點之間畫線形成垂直線條，而軸上的小刻度代表收盤價。股價圖多用于金融、商貿(mào)等行業(yè)，用來描述商品價格、貨幣兌換率和溫度、壓力測量等，當然對股價進行描述是最拿手的了。 餅形圖：在用于對比幾個數(shù)據(jù)在其形成的總和中所占百分比值時最有用。整個餅代表總和，每一個數(shù)用一個楔形或薄片代表。比如：表示不同產(chǎn)品的銷售量占總銷售量的百分比，各單位的經(jīng)費占總經(jīng)費的比例、收集的藏書中每一類占多少等。餅形圖雖然只能表達一個數(shù)據(jù)列的情況，但因為表達得清楚明了，又易學好用，所以在實際工作中用得比較多。如果想多個系列的數(shù)據(jù)時，可以用環(huán)形圖。 雷達圖：顯示數(shù)據(jù)如何按中心點或其他數(shù)據(jù)變動。每個類別的坐標值從中心點輻射。來源于同一序列的數(shù)據(jù)同線條相連。你可以采用雷達圖來繪制幾個內(nèi)部關(guān)聯(lián)的序列，很容易地做出可視的對比。比如：你有三臺具有五個相同部件的機器，在雷達圖上就可以繪制出每一臺機器上每一部件的磨損量。 XY散點圖：展示成對的數(shù)和它們所代表的趨勢之間的關(guān)系。對于每一數(shù)對，一個數(shù)被繪制在X軸上，而另一個被繪制在Y軸上。過兩點作軸垂線，相交處在圖表上有一個標記。當大量的這種數(shù)對被繪制后，出現(xiàn)一個圖形。散點圖的重要作用是可以用來繪制函數(shù)曲線，從簡單的三角函數(shù)、指數(shù)函數(shù)、對數(shù)函數(shù)到更復雜的混合型函數(shù)，都可以利用它快速準確地繪制出曲線，所以在教學、科學計算中會經(jīng)常用到。 還有其他一些類型的圖表，比如圓柱圖、圓錐圖、棱錐圖，只是條形圖和柱形圖變化而來的，沒有突出的特點，而且用得相對較少，這里就不一一贅述。這里要說明的是：以上只是圖表的一般應用情況，有時一組數(shù)據(jù)，可以用多種圖表來表現(xiàn)，那時就要根據(jù)具體情況加以選擇。 對有些圖表，如果一個數(shù)據(jù)序列繪制成柱形，而另一個則繪制成折線圖或面積圖，則該圖表看上去會更好些。 在EXCE中L允許這創(chuàng)建這樣的組合圖表，但如果想創(chuàng)建一種EXCEL不允許的組合圖表類型，比如不可能將一個二維圖同一個三維圖表混在一起，這種組合是不可能的，系統(tǒng)就會顯示錯誤信息。怎么建立混合圖表呢？單擊“圖表向?qū)А卑粹o，選擇“自定義類型”選項卡，這里還躲著二十種圖表類型（如圖14），也有各種組合形式。如果你對這些內(nèi)部定義的形式還不滿意，就單擊“自定義”選項鈕，按照向?qū)ё约憾x全新的圖表類型。 |
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