本文引言
大多數(shù)管理者都對(duì)流程梳理感興趣，但是真正實(shí)施流程梳理起來(lái)又往往摸不著頭緒，或者常以失敗告終。他們失敗的主要原因如出一轍：為梳理而梳理。作為管理者，要抓住流程梳理的奧秘，就必須對(duì)流程層層剖析，劃分好層次、精簡(jiǎn)環(huán)節(jié)，抓住流程節(jié)點(diǎn)，并實(shí)時(shí)對(duì)流程過(guò)程執(zhí)行監(jiān)控，在找出流程病灶后，一一改善，流程才可能梳理得好，管理和執(zhí)行力才能提高。本篇我們會(huì)在這里和大家探討如何梳理流程、優(yōu)化流程，從而提高生產(chǎn)效率。
流程梳理
一、分層次，讓流程脈絡(luò)更清晰
企業(yè)的流程如同江流河溪，有主干，也有分支，彼此相互依存、相互聯(lián)系。管理者在制作流程時(shí)，必須站在企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略的高度上，在總規(guī)劃范圍內(nèi)，按照精準(zhǔn)定位、精細(xì)梳理、調(diào)整組織架構(gòu)、合理設(shè)置崗位的原則行事，建立由上至下、由整體到局部、由抽象到具體的流程邏輯關(guān)系。流程設(shè)置的正確方法往往是從企業(yè)的戰(zhàn)略定位就開(kāi)始的，從企業(yè)的目標(biāo)體系往下分，把企業(yè)主要事務(wù)的工作互相銜接并優(yōu)化組合，建立清晰的流程結(jié)構(gòu)，之后再細(xì)分流程活動(dòng)。
流程如大河，細(xì)節(jié)致勝
一個(gè)優(yōu)秀流程框架必然涵蓋流程之間的邏輯關(guān)系，同時(shí)它能夠準(zhǔn)確地反映企業(yè)部門之間的層次關(guān)系。這樣，一旦業(yè)務(wù)模型建立了，制定出來(lái)的流程再?gòu)?fù)雜，也不會(huì)混亂不堪。所以，要想制定一張層次分明、脈絡(luò)清晰的流程圖，我們需要注意：
1.1 明確需要梳理的業(yè)務(wù)流程的范圍
1.2 從頂層的業(yè)務(wù)流程開(kāi)始分解，由粗及細(xì)
1.3 持續(xù)優(yōu)化流程
流程梳理不是一個(gè)僵化的過(guò)程，它隨著公司的業(yè)務(wù)發(fā)展而發(fā)展。當(dāng)我們確定流程的層次以后，再快速地尋找薄弱的環(huán)節(jié)和有缺陷的流程就方便得多。甚至，我們透過(guò)明晰的流程脈絡(luò)可以知曉：哪些流程在梳理時(shí)會(huì)影響到其它流程；哪些缺陷流程只需要輕微修改幾個(gè)子流程，無(wú)需大動(dòng)干戈。這對(duì)于管理者來(lái)說(shuō)是非常重要的。這樣管理者就能在梳理流程的同時(shí)，為避免影響到的相關(guān)工作，做好預(yù)防和準(zhǔn)備。
二、精簡(jiǎn)冗繁環(huán)節(jié)
如果企業(yè)的流程管理只是走個(gè)過(guò)場(chǎng)，圖個(gè)形式，或者過(guò)于繁雜，設(shè)置了大量無(wú)關(guān)緊要的環(huán)節(jié)，那么就會(huì)造成重復(fù)的工作，浪費(fèi)大量的時(shí)間和精力，使得企業(yè)的資源在無(wú)謂地消耗。有的時(shí)候，冗繁的流程還容易產(chǎn)生誤操作，一旦失誤，會(huì)給企業(yè)帶去更大的損失。因此，舍棄一個(gè)可有可無(wú)的流程，往往能減少不必要的浪費(fèi)，提高員工的工作效率，也能為企業(yè)的效益上帶來(lái)不可忽視的改變。
如果流程中的各個(gè)環(huán)節(jié)結(jié)束后不能創(chuàng)造預(yù)期的價(jià)值，那么這個(gè)流程就缺乏存在的意義，繼續(xù)保留這樣的流程只會(huì)消耗更多的資源。所以，管理者必須善于發(fā)現(xiàn)和去除流程中缺少價(jià)值的環(huán)節(jié)，將有限的資源投入到其它流程中去，在總體上縮短流程周期。
另一方面，通過(guò)分析流程網(wǎng)絡(luò)圖，對(duì)流程進(jìn)行內(nèi)部控制分析，尋找流程中是否存在多余的環(huán)節(jié)。在此過(guò)程中，流程設(shè)計(jì)者必須考慮到企業(yè)內(nèi)控的環(huán)境，一個(gè)環(huán)節(jié)一個(gè)環(huán)節(jié)的檢查，那些重復(fù)的環(huán)節(jié)，就可以優(yōu)化。同時(shí)，還要注意精簡(jiǎn)后的流程實(shí)際執(zhí)行的情況，降低流程偏離目標(biāo)的風(fēng)險(xiǎn)。對(duì)于一些相似的環(huán)節(jié)，以最大限度地去實(shí)現(xiàn)環(huán)節(jié)并軌，或者利用機(jī)器人節(jié)點(diǎn)的方式傳遞信息和執(zhí)行流程，減少差錯(cuò)，縮短時(shí)間。
在流程梳理中，管理者要衡量各環(huán)節(jié)安排的合理度，保證環(huán)節(jié)銜接暢通。了解各環(huán)節(jié)的完成時(shí)間，提前處理被等待的環(huán)節(jié)，避免環(huán)節(jié)出現(xiàn)不必要的等待和混亂。
三、抓住流程節(jié)點(diǎn)
流程管理必須抓住關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)才能讓管理直達(dá)核心；否則，事無(wú)巨細(xì)，就會(huì)被流程操作中的細(xì)節(jié)和小問(wèn)題所困擾，嚴(yán)重影響工作效率。
精準(zhǔn)把握每個(gè)流程節(jié)點(diǎn)
在現(xiàn)代企業(yè)管理中，很多企業(yè)實(shí)施流程管理之后并沒(méi)有取得相應(yīng)的效果，這可能是流程混亂導(dǎo)致的。通常這類公司沒(méi)有實(shí)施事務(wù)分級(jí)處理，致使總經(jīng)理對(duì)公司大小審批事務(wù)一手抓，不僅難以保證流程的暢通運(yùn)行，還增加了企業(yè)流程的運(yùn)行成本。想要避免這個(gè)問(wèn)題，最好的辦法就是通過(guò)事務(wù)分級(jí)處理來(lái)解決。企業(yè)根據(jù)流程的不同層次，逐層分級(jí)處理，以此來(lái)拿捏各流程中的關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)。這樣既避免了單一責(zé)任人精力有限的問(wèn)題，也讓企業(yè)流程運(yùn)行的成本大大降低，縮減了流程運(yùn)作的周期。
此外，在優(yōu)化流程時(shí)，并不是每個(gè)流程都需要優(yōu)化和改造的，也不是每個(gè)流程都需要去控制。管理者在流程梳理前，一定要加以識(shí)別，看這個(gè)節(jié)點(diǎn)是否值得去優(yōu)化，需要優(yōu)化到什么程度，以及確定優(yōu)化的先后順序。當(dāng)識(shí)別出流程的關(guān)鍵點(diǎn)后，再有的放矢地去改造這個(gè)流程，目的是實(shí)現(xiàn)這個(gè)關(guān)鍵點(diǎn)的標(biāo)準(zhǔn)化、合理化操作。這個(gè)關(guān)鍵點(diǎn)是保證執(zhí)行高效和流程順暢的核心。
四、控制執(zhí)行流程，及時(shí)修正
企業(yè)部分流程上的偏失往往是因缺乏流程控制而造成的。在流程梳理時(shí)，管理者可以利用BPM工具中的流程圖對(duì)流程進(jìn)行診斷，能夠簡(jiǎn)單明了的看清流程中包含的任務(wù)、任務(wù)之間的關(guān)系以及流程中的停頓、檢查、幸存等環(huán)節(jié)，找出存在問(wèn)題的環(huán)節(jié)。并在許多錯(cuò)綜復(fù)雜的流程，通過(guò)設(shè)計(jì)多個(gè)控制環(huán)節(jié)，來(lái)檢驗(yàn)流程和實(shí)際工作中是否存在偏差，能夠大大降低流程偏離的風(fēng)險(xiǎn)。
管理者也可以通過(guò)六何分析法（5W1H分析法）對(duì)流程中選定的項(xiàng)目、工序或操作，從對(duì)象、目的、地點(diǎn)、時(shí)間、人員、方法這六個(gè)方面來(lái)提出問(wèn)題，并對(duì)這些問(wèn)題進(jìn)行思考與分析，去糾正當(dāng)前流程中出現(xiàn)的錯(cuò)誤。只有這樣細(xì)致地排查，向流程發(fā)問(wèn)，管理者才能找到流程中的缺點(diǎn)，從而制定切實(shí)可行的改進(jìn)方案。
結(jié)語(yǔ)
流程是具有一定生命周期的，它具有梳理、設(shè)計(jì)、開(kāi)發(fā)、調(diào)試、部署、維護(hù)、優(yōu)化乃至淘汰等一系列的過(guò)程。因此，企業(yè)管理者應(yīng)該定期對(duì)流程進(jìn)行評(píng)估和監(jiān)控，通過(guò)不斷發(fā)展、完善、優(yōu)化業(yè)務(wù)流程來(lái)保持企業(yè)的高效運(yùn)營(yíng)。值得注意的是，流程優(yōu)化并不推薦全面優(yōu)化，企業(yè)可以根據(jù)實(shí)際情況選擇核心的業(yè)務(wù)流程逐步優(yōu)化提升。
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