本文來自 天空那一點 原創(chuàng)投稿。
寫這篇GTD總結(jié)的初衷——分享是更好的學(xué)習(xí)
接觸GTD有一年多的時間，看了一些時間管理方面的書、用過一些GTD軟件，然后通過研究一些GTD牛人的文章和分享，開始嘗試通過日常的任務(wù)和時間管理，逐步平衡自己工作和生活的狀態(tài)，去更好的專注和執(zhí)行。經(jīng)歷過那些彷徨的日子，撥開一層層的迷霧才慢慢找到自己，我有很多大大小小的夢想，我想在GTD的幫助下，去實踐并完成它們。
你覺得這個世界上不可能的事情，是因為你沒有試著去做。
這篇總結(jié)，一是想把自己一年多的GTD實踐經(jīng)歷梳理一下，二是因為分享是最好的學(xué)習(xí)，通過分享促進自己更加深入的思考。如果這篇總結(jié)里面有內(nèi)容能給看的人帶來一點幫助，就最好不過了。
剛畢業(yè)工作那會，壓力很大。
一是工作上的事情壓得自己喘不過氣，不知道怎么合理的安排自己的時間，同時苦于自己喜歡拖延的工作習(xí)慣，經(jīng)常在強迫性的擔心與焦慮中，浪費掉大量的時間和精力；
二是業(yè)余時間自己制定的個人提升計劃，往往堅持不多久便會擱置，然后陷入重新制定計劃，不久又會擱置的死循環(huán)。
這種狀態(tài)差不多持續(xù)了1年的時間。
Asian Efficiency的Thanh文章中有句話：
From my studies of the brain, I know that I want to free up as many resources as possible so my brain can excel at full capacity for thinking, focus and decision making.
簡單來說，就是想把大腦盡可能的從過多的信息中脫離出來，做事靠系統(tǒng)，有更多精力專注在執(zhí)行和思考上。也是《小強升職記》里面“心如止水”狀態(tài)的第一步。
最開始了解GTD是在13年的時候，當時一度很迷戀這個概念，甚至超出GTD對自己當時的工作狀況可能帶來的幫助。因為本身我自己是一個特別怕麻煩的人，尤其是當某段時間工作和生活亂成一團糟的時候，戰(zhàn)戰(zhàn)兢抓住GTD的稻草，希望能成為高效去生活和工作的人。
看過《小強升職記》和褪墨上一些文章之后，開始進行工具的選擇。當時用的是Android手機，著實費了好大的精力（→_→ Android重度選擇困難癥患者），不是選擇太多，而是因為當時自以為比較渣的體驗，沒有一款讓自己覺得最牛逼的App。試用過Any Do、Doit.im、Google日歷、Wunderlist等眾多軟件，結(jié)果最后陷入不停更換軟件的怪異節(jié)奏?，F(xiàn)在看來，其實有些軟件都不錯，比如國內(nèi)比較火的Doit.im，還有平臺兼容性很好的Wunderlist，不過因為我自己在使用的時候精力很難集中，一直不習(xí)慣使用。
后來換了iOS平臺很快選擇了Omnifocus直到現(xiàn)在。我始終認為，一款好的App是能讓你在使用時感受不到它的存在，而又能切實的給你便利。
作為GTD流程的第一步，我對收集的理解是：把每一個新的工作任務(wù)、想法以及資料收集到個人的Inbox里面，而不是像以前那樣選擇存到腦子里或者不利于整理的紙質(zhì)筆記本上。
目前常用的的收集箱有幾個：
1）iPhone上Omnifocus的Inbox。
參照毒龍的程序人生，對我的Homescreen做了優(yōu)化，把Omnifocus和效率的文件夾放到Dock欄。這樣很方便利用Omnifocus的Inbox進行任務(wù)收集，也是我現(xiàn)在主要的任務(wù)收集Inbox。每天晚間儀式的時候按時清空所有的任務(wù)。
2）便簽。
主要用于日常工作執(zhí)行中的任務(wù)收集，便簽在手邊，可以隨時拿來記錄任務(wù)，然后下班前，從PC端手動輸入或者發(fā)送郵件到Omnifocus的Inbox。
3）電腦的Inbox文件夾。
電腦的Inbox主要是用于存放日常工作和學(xué)習(xí)電子資料，以及一些暫時性的文件。這個文件夾在金山快盤里面實時和服務(wù)器進行網(wǎng)絡(luò)同步，方便個人PC+工作PC和手機資料文件的協(xié)作管理。周回顧的時候按時清空。
4）Evernote的Inbox。
用于存放平時的一些突然冒出來的和寫作或總結(jié)有關(guān)的想法，因為不是可執(zhí)行的任務(wù)，所以也放到里面，周回顧的時候清空。
組織/處理的主要內(nèi)容是，根據(jù)自己的價值判斷和目標，給每一個任務(wù)分配對應(yīng)的項目、上下文以及開始和截止時間。這樣給自己做出承諾，可以確保自己不會有遺漏或拖延的借口。另一方面，我自己對待每一個行動的態(tài)度，也從開始的債主催債般被動，逐漸開始主動的去執(zhí)行跟進。
這一步是每天晚間儀式的時候，在Mac虛擬機上的Omnifocus中進行，對第二天的Todo List做旗標標記。
關(guān)于項目（Project）和上下文（Context）的設(shè)置，當時主要參照Oceannagirl的文章。在后面的自我管理系統(tǒng)部分會介紹一下。
檢視和回顧，是保證整個GTD流程順利運轉(zhuǎn)最核心的步驟。
檢視是保證Omnifocus里面的項目和上下文，以及任務(wù)設(shè)置都更加有效。就像有些人喜歡定期對房間進行斷舍離一樣，我也會在周回顧的時候，檢視項目所有的內(nèi)容，結(jié)合年度和每月的計劃，根據(jù)目前的目標與職責范圍，與自己溝通，對GTD系統(tǒng)進行斷舍離，希望能通過一步步的優(yōu)化，保證整個系統(tǒng)更加清晰合理。
回顧因為月度和季度回顧一直不太明白該如何進行，目前的主力軍是周回顧。
最初的時候因為懶，所以想延長回顧的周期，經(jīng)過一段時間的嘗試，發(fā)現(xiàn)如果兩周進行一次回顧，我也會容易遺漏掉一些重要的工作。另外最開始回顧的時間在4-5個小時，太過于拖沓，最后優(yōu)化到2-3小時，在周六晚上進行。
周回顧的內(nèi)容，除去一些執(zhí)行性的任務(wù)，主要的總結(jié)整理到周回顧Excel表格里面。
執(zhí)行的環(huán)節(jié)，主要考驗的是執(zhí)行力。在執(zhí)行的過程中利用好2分鐘原則和番茄鐘可以更好的提升效率。
我在做2013年全年計劃的時候，給自己定的主題詞是：執(zhí)行力。因為一直懶癌患者，喜歡拖延，且不自信。所以有針對性的養(yǎng)成了跑步以及晨起的習(xí)慣，年底回顧的時候，狀況已經(jīng)大有改善。
然后當時會對每天的工作，做時間日志。這一方面的回顧一直沒有開始，不過也對自己的精力規(guī)律有了大概的了解，在組織/處理的時候，可以結(jié)合使用。
我個人的自我管理系統(tǒng)，核心是Omnifocus。關(guān)于Omnifocus的設(shè)置，對于職場小白和職責范圍不是特別多的人來說，強烈推薦Oceannagirl的《工具控的福音》文章系列，介紹詳細而且干貨很多，特別是情境（Context）和透視（Perspective）的設(shè)置，有很大的啟發(fā)。就不多說了，有興趣的可以去看一下。
每天的執(zhí)行清單（Todolist），遵循要事優(yōu)先和搞定的原則。是除了Morning Ritual和Evening Ritual之外，主要的任務(wù)清單。
每天Evening Ritual的時候，會根據(jù)組織/處理階段，分配的項目、上下文以及截止時間，對于一些常規(guī)性的任務(wù)比如整理今天市場的銷售數(shù)據(jù)，以及需要重點跟進的最新的推廣營銷策略等工作，標上旗標。
每天的旗標任務(wù)數(shù)量在10個左右，最多的時候嘗試過15個，但效率和執(zhí)行完成度都不滿意。這個可以根據(jù)每天任務(wù)的時間進行具體安排。
而且每個旗標都是一個承諾，一旦標上旗標，就意味著肯定要完成的任務(wù)。我最開始的時候沒有理解這一點，一段時間下來，旗標變得形同虛設(shè)，短期的影響是任務(wù)完不成，長期的影響是自己對待承諾的態(tài)度，后果可想而知。
除了工作和休息日的時間，每天早晨和晚上這兩塊時間，如果利用好了，也是可以利用來進行自我管理的。特別是早上這段最不受打擾的時間，可以更好地與自己相處。
這是我每天的Morning Ritual。通過一些小任務(wù)，讓自己清醒，保持健康。其中最核心的部分是“晨間日記”和“自我管理時間”。
自我管理時間：每個人的方式不同，我最主要的是閱讀、聽英文等適合早晨做的事情。哪怕只是聽下音樂，拉伸下身體，也會很有幫助。
晨間日記：是從13年9月開始執(zhí)行的，一年多的時間，每天堅持記錄天氣、心情、一些反思、人際交往和感悟等，也是蠻有意義的。
這是我經(jīng)過一年多的實踐，每天晨間日記的主要內(nèi)容框架。有興趣的可以看《晨間日記的奇跡》一書，然后根據(jù)自己的情況進行定制。
晚上相比早晨更容易受到打擾。對于上班族，臨時性加班、社交娛樂都會占用大量的時間。同時晚間也是可利用的最大塊的時間。
Evening Ritual主要也是由一些常規(guī)性的內(nèi)容比如吃飯，洗漱這些，以及自我管理和回顧、計劃組成。
自我管理：和每年每周的計劃對應(yīng)，在進行周回顧的時候?qū)ο轮艿闹饕蝿?wù)進行計劃。
回顧：是對當天的工作時間日志、消費支出、時間記錄和每日清單進行回顧總結(jié)，內(nèi)容整理到Evernote相對應(yīng)的筆記本。
其中【每日回顧】是參照Jack Dorsey的每日清單，對自己一些生活的準則進行每日強化。
計劃：是在Omnifocus中，對明天的任務(wù)根據(jù)重要緊急程度和精力情況分配上下文（context），標上旗標，并估計大約完成所需時間。
周回顧是維持整個GTD系統(tǒng)順暢最核心的環(huán)節(jié)。最初的內(nèi)容是參考毒龍的程序人生，在1年多的實踐過程中對內(nèi)容進行不斷的優(yōu)化，以便更貼近年度的目標。
周回顧的意義在于：讓我能在2-3個小時內(nèi)，集中精力檢視所有的事情，確認自己把最大的精力放到最重要的事情上，方向沒有錯，執(zhí)行也沒有拖延。最好能把平時的積累形成一股合力，朝著一個明確的目標一步步去實現(xiàn)。
每年的年底會做第二年的年度計劃。前幾天學(xué)習(xí)著做了一個圖形化的展示，這樣每周回顧的時候會更加直觀一些。
目前只有1年的計劃，對于2-3年甚至更久的計劃，還沒有太明確的思路。
Evernote、電腦文件對應(yīng)的內(nèi)容規(guī)則：為了讓整個GTD形成更加緊密的一個系統(tǒng)，Evernote的筆記本和個人PC的電腦文件夾設(shè)置，都是從職責范圍、自我管理、興趣愛好這些角度出發(fā)，進行統(tǒng)一命名規(guī)則管理的。
繼續(xù)閱讀《一年多的GTD和自我管理之路（下）》。
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