用人單位制定的規(guī)章制度必須合法才能發(fā)生效力。根據(jù)我國《勞動合同法》和《最高人民法院關(guān)于審理勞動爭議案件適用法律若干問題的解釋（一）》的規(guī)定，用人單位制定的內(nèi)部規(guī)章制度得以作為審理勞動爭議的依據(jù)，必須具備如下條件：
1、 主體合法
制定主體必須具備勞動規(guī)章制度的法律資格，也就是說，只能由用人單位行政管理機(jī)關(guān)制定。
2、 內(nèi)容依法
依法制定就是用人單位的規(guī)章制度的具體內(nèi)容必須符合《勞動法》、《勞動合同法》及相關(guān)司法解釋，不能與法律、法規(guī)相抵觸。我國《勞動合同法》第4條第1款規(guī)定：“用人單位應(yīng)當(dāng)依法建立和完善勞動規(guī)章制度，保障勞動者享有的勞動權(quán)利、履行勞動義務(wù)?！?/span>
3、程序民主
規(guī)章制度必須經(jīng)過職工代表大會或者其他民主程序通過，未設(shè)職工代表大會制度的用人單位，由股東大會、董事會等權(quán)利機(jī)構(gòu)或者依相應(yīng)的民主程序通過制定。這里的“民主程序”應(yīng)當(dāng)理解為“職工參與勞動規(guī)章制度的制定。我國《勞動合同法》第4條將用人單位的規(guī)章制度的制定程序的民主性列為規(guī)章制度具有法律約束力的首要要件，可見對此問題的重視。我國《勞動法》和相關(guān)法律法規(guī)并沒有就企業(yè)規(guī)章制度的制定程序作出具體規(guī)定，《勞動法》第8條規(guī)定：“勞動者通過職工大會、職工代表大會或者其他形式，參與民主管理就保護(hù)勞動者合法權(quán)益與用人單位進(jìn)行平等協(xié)商?！蔽覈秳趧雍贤ā返?/span>4條第2款規(guī)定：“用人單位在制定、修改或者決定有關(guān)勞動報(bào)酬、工作時(shí)間、休息休假、勞動安全衛(wèi)生、保險(xiǎn)福利、職工培訓(xùn)、勞動紀(jì)律以及勞動定額管理等直接涉及勞動者切身利益的規(guī)章制度或者重大事項(xiàng)時(shí)，應(yīng)當(dāng)經(jīng)職工代表大會或者全體職工討論，提出方案和意見，與工會或者職工代表大會平等協(xié)商確定?！?/span>
4、必須公示
規(guī)章制度必須要明確告知勞動者，用人單位未盡告知義務(wù)的，不能作為處理勞動爭議案件的依據(jù)。用人單位規(guī)章制度的適用對象是本單位的全體職工和本單位行政的各個(gè)部分，所以它必須為單位的所有成員所知悉?！肮尽本褪瞧髽I(yè)規(guī)章制度制定后，盡到告知職工的義務(wù)。關(guān)于用人單位規(guī)章制度向勞動者公示的方法、形式、時(shí)限等具體問題，在我國勞動法律法規(guī)中均沒有明確的規(guī)定。因此，在勞動爭議案件中，規(guī)章制度是否已經(jīng)向勞動者公示往往成為紛爭的焦點(diǎn)之一?！蹲罡呷嗣穹ㄔ宏P(guān)于審理勞動爭議案件適用法律若干問題的解釋（一）》明確規(guī)定了用人單位規(guī)章制度向勞動者公示，是該項(xiàng)規(guī)章制度可以人民法院關(guān)于審理勞動爭議案件依據(jù)的必備要件之一。我國《勞動合同法》第4條第4款規(guī)定：“用人單位應(yīng)當(dāng)將直接涉及勞動者切身利益的規(guī)章制度和重大事項(xiàng)決定公示，或者告知勞動者。”明確告知勞動者可與有各種方式，如在勞動合同中約定，或者在職工守則、勞動手冊中告知，或者提供一些告示牌來告知，形式不限，只要明確告知勞動者即可，如用人單位的規(guī)章制度雖符合國家法律法規(guī)，也通過民主程序，但用人單位沒有盡到告知職工的義務(wù)，這樣的規(guī)章制度沒有效力。
