律所如何建立內(nèi)控機(jī)制
作者：薛軍（貴州君躍律師事務(wù)）
編者按：今天推薦的文章來自iCourt貴州校友薛軍律師。他從案源、過程、成果三方面分享了律師事務(wù)所的內(nèi)部業(yè)務(wù)質(zhì)量和執(zhí)業(yè)風(fēng)險(xiǎn)控制機(jī)制。
十八屆四中全會(huì)關(guān)于全面依法治國(guó)、建設(shè)法治國(guó)家的決定，為中國(guó)律師業(yè)迎來了新的發(fā)展機(jī)遇。為此，國(guó)內(nèi)眾多律師事務(wù)所都在大舉擴(kuò)張、合縱連橫、加快布局，希望盡快在這一輪趨勢(shì)中搶占風(fēng)口、占盡先機(jī)。
在這個(gè)人人追趕趨勢(shì)、不進(jìn)則退的時(shí)候，探討律師事務(wù)所的內(nèi)部業(yè)務(wù)質(zhì)量和執(zhí)業(yè)風(fēng)險(xiǎn)控制，仿佛有點(diǎn)不合時(shí)宜。有人喜歡拿移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)的明星企業(yè)——小米公司舉例，說小米的雷軍就是站在移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)的風(fēng)口上，小米才飛上了天。小米手機(jī)的成功就是因?yàn)橐粋€(gè)“快”字。其實(shí)，雷軍說的移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)企業(yè)的成功秘訣是七字箴言：“專注、極致、口碑、快”。這七字中，“極致”就是質(zhì)量，是貨真價(jià)實(shí)。只有“快”，沒有質(zhì)量保證的產(chǎn)品和服務(wù)，哪怕一時(shí)占領(lǐng)了市場(chǎng)，但是長(zhǎng)遠(yuǎn)來看一定不會(huì)有生命力。
就算要追求“極致”，那也不是一時(shí)半會(huì)兒能做到的事兒。 在“快”字當(dāng)頭的時(shí)候，律師事務(wù)所真的需要建立內(nèi)部業(yè)務(wù)質(zhì)量和執(zhí)業(yè)風(fēng)險(xiǎn)控制機(jī)制嗎？
為了思考論證這一問題，筆者打開網(wǎng)頁，輸入關(guān)鍵詞“證監(jiān)會(huì)處罰律師事務(wù)所”，看到律師界因?yàn)閮?nèi)部業(yè)務(wù)質(zhì)量和執(zhí)業(yè)風(fēng)險(xiǎn)控制出現(xiàn)問題，導(dǎo)致被處罰的一些案例。因?yàn)橹卮筮z漏、未盡最低注意義務(wù)、未能勤勉盡責(zé)導(dǎo)致出具的相關(guān)文件存在虛假記載、未能勤勉盡責(zé)地開展核查驗(yàn)證等違反《證券法》等相關(guān)法律法規(guī)的行為，中國(guó)證監(jiān)會(huì)對(duì)中國(guó)一些知名律師事務(wù)所和承辦律師開出“罰單”：輕者沒收業(yè)務(wù)收入、警告、罰款，重者終身證券市場(chǎng)禁入。
有的同行可能會(huì)說：我又不做IPO這樣高大上的非訴訟業(yè)務(wù)，我暫時(shí)不需要搞什么內(nèi)部業(yè)務(wù)質(zhì)量和執(zhí)業(yè)風(fēng)險(xiǎn)控制；我有知識(shí)、有經(jīng)驗(yàn)，只要足夠小心就行；我的服務(wù)質(zhì)量沒問題，哪里需要這么小題大做、故弄玄虛？
我們暫且不去評(píng)價(jià)這樣的說法好與不好、對(duì)與不對(duì)。我們先來想一想律師這個(gè)行業(yè)存在的理由。
《律師法》規(guī)定：律師事務(wù)所是律師的執(zhí)業(yè)機(jī)構(gòu)；律師是指依法取得律師執(zhí)業(yè)證書，接受委托或者指定，為當(dāng)事人提供法律服務(wù)的執(zhí)業(yè)人員； 律師應(yīng)當(dāng)維護(hù)當(dāng)事人合法權(quán)益，維護(hù)法律正確實(shí)施，維護(hù)社會(huì)公平和正義。毋庸置疑，法律關(guān)乎財(cái)產(chǎn)、自由、生命、尊嚴(yán)，提供精準(zhǔn)和極致的法律服務(wù)是律師事務(wù)所的最低服務(wù)要求。如果提供的法律服務(wù)質(zhì)量不合格，用什么來踐行維護(hù)當(dāng)事人合法權(quán)益、維護(hù)法律正確實(shí)施、維護(hù)公平正義的使命？ 因此，不論從事所謂高大上的非訴訟業(yè)務(wù)，還是從事所謂低端傳統(tǒng)的訴訟業(yè)務(wù)，不符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、存在重大偏差、遺漏、誤導(dǎo)的法律服務(wù)，一定不是委托人需要的法律服務(wù)，同時(shí)也會(huì)給律師和律師事務(wù)所帶來重大執(zhí)業(yè)風(fēng)險(xiǎn)。
其實(shí)，并不是律師們不知道確保法律服務(wù)質(zhì)量的重要性，說多了好像是老生常談。除了極少數(shù)“考霸”之外，絕大多數(shù)從事律師工作的同行都是經(jīng)過了一次或者若干次痛苦煎熬的司法考試，突出重圍、取得資格后才開始執(zhí)業(yè)的。因此，從事律師職業(yè)可謂來之不易。但是，為什么提到內(nèi)部業(yè)務(wù)質(zhì)量和執(zhí)業(yè)風(fēng)險(xiǎn)控制就會(huì)有一些同行不以為然呢？律師事務(wù)所內(nèi)部業(yè)務(wù)質(zhì)量和執(zhí)業(yè)風(fēng)險(xiǎn)控制機(jī)制為什么難以建立呢？原因可能是多方面的。筆者嘗試著分析一二。
一方面，中國(guó)大多數(shù)的律師目前主要還是采取個(gè)體執(zhí)業(yè)的方式。不管是在合伙制律師事務(wù)所、合作制律師事務(wù)所，甚至是國(guó)辦律師事務(wù)所、個(gè)人律師事務(wù)所，律師掛靠一家律師事務(wù)所，向律師事務(wù)所交點(diǎn)管理費(fèi)、包干費(fèi)或者業(yè)務(wù)提成，剩下的事兒就都由律師自己的做主，這已經(jīng)不是什么秘密了。從法律研究、業(yè)務(wù)分析、業(yè)務(wù)操辦到成果提交、客戶維系等等攬活到干活的全過程，幾乎全是律師個(gè)體或者以個(gè)體為主的小團(tuán)隊(duì)獨(dú)立完成。律師事務(wù)所的合伙人除了分擔(dān)事務(wù)所的公共成本和費(fèi)用之外，在執(zhí)業(yè)方式上和律師一樣，基本上也是各自為政、單打獨(dú)斗；在律師事務(wù)所的管理上，大多數(shù)合伙人也是有心無力或者是無心操持。因此，這種情形之下，要說律師事務(wù)所建立內(nèi)部業(yè)務(wù)質(zhì)量和執(zhí)業(yè)風(fēng)險(xiǎn)控制機(jī)制，目前基本上還處于各家自掃門前雪，哪管人家瓦上霜的自覺自律狀態(tài)，要求對(duì)所有律師的業(yè)務(wù)質(zhì)量和執(zhí)業(yè)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行把控，誰來把控？怎么把控？一堆的問題接踵而來。
另一方面，即使是管理相對(duì)規(guī)范的律師事務(wù)所，要建立一套行之有效的內(nèi)部業(yè)務(wù)質(zhì)量和執(zhí)業(yè)風(fēng)險(xiǎn)控制體系并不折不扣地執(zhí)行，也不是一件容易的事兒。一些高大上的業(yè)務(wù)，主管部門要求律師事務(wù)所承擔(dān)復(fù)核、內(nèi)部討論的責(zé)任。但是，如果沒有一定的利益共享、互相監(jiān)督和責(zé)任追究的機(jī)制，律師事務(wù)所也是很難將內(nèi)部業(yè)務(wù)質(zhì)量和執(zhí)業(yè)風(fēng)險(xiǎn)控制機(jī)制落實(shí)到位的。
例如《律師事務(wù)所從事證券法律業(yè)務(wù)管理辦法》和《律師事務(wù)所證券法律業(yè)務(wù)執(zhí)業(yè)規(guī)則（試行）》都要求律師事務(wù)所從事證券法律業(yè)務(wù)，應(yīng)當(dāng)建立、健全內(nèi)部業(yè)務(wù)質(zhì)量和執(zhí)業(yè)風(fēng)險(xiǎn)控制機(jī)制，確保出具的法律意見書內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，邏輯嚴(yán)密、論證充分；律師事務(wù)所對(duì)法律意見書進(jìn)行討論復(fù)核時(shí)，應(yīng)當(dāng)制作相關(guān)記錄存入工作底稿，參與討論復(fù)核的律師應(yīng)當(dāng)簽名確認(rèn)，這些內(nèi)控措施要想在律師事務(wù)所得以不折不扣地執(zhí)行，需要從意識(shí)到規(guī)則、從個(gè)體到整體、從短期目標(biāo)到長(zhǎng)遠(yuǎn)目標(biāo)統(tǒng)籌考慮，并不是簡(jiǎn)單制訂一套制度、下一道指令就可以實(shí)施了的。
另外，除了上述證券法律業(yè)務(wù)，目前國(guó)內(nèi)律師從事的大部分法律服務(wù)業(yè)務(wù)都還沒有建立內(nèi)部業(yè)務(wù)質(zhì)量和執(zhí)業(yè)風(fēng)險(xiǎn)控制機(jī)制的強(qiáng)制要求。因此，即使明知質(zhì)量重要、風(fēng)險(xiǎn)可怕，但是在目前還是以生存為第一要?jiǎng)?wù)的階段，大多數(shù)律師和律師事務(wù)所還沒有建立內(nèi)部業(yè)務(wù)質(zhì)量和執(zhí)業(yè)風(fēng)險(xiǎn)控制機(jī)制的壓力和動(dòng)力。
律師事務(wù)所怎樣建立內(nèi)部業(yè)務(wù)質(zhì)量和執(zhí)業(yè)風(fēng)險(xiǎn)控制機(jī)制？如前所述，這是目前擺在國(guó)內(nèi)絕大多數(shù)律師事務(wù)所面前的一道難題。這道難題像一個(gè)宏大的建筑工程，需要律師同行們添磚加瓦、不斷探索、實(shí)踐和總結(jié)，并無私分享和推廣，然后才能逐漸從地基起步到慢慢建成。為了拋磚引玉，筆者愿意結(jié)合一些工作實(shí)踐，就這一問題談幾點(diǎn)體會(huì)。
首先是源頭控制。所謂源頭控制，是指除了像法律援助這類業(yè)務(wù)（更多是義務(wù)或者是公益工作）之外，在承接業(yè)務(wù)之前對(duì)某項(xiàng)業(yè)務(wù)是否可以承接進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)分析、評(píng)估論證，對(duì)不適宜承接的業(yè)務(wù)直接說NO。源頭控制就是需要律師事務(wù)所通過一套機(jī)制，能夠拒絕承接與現(xiàn)有專業(yè)知識(shí)、專業(yè)技能不匹配、服務(wù)質(zhì)量沒有把握、無法判斷和防范風(fēng)險(xiǎn)的法律服務(wù)業(yè)務(wù)。
說起來容易，但是源頭控制就需要明確由誰來控制？明確誰有權(quán)決定是否承接某項(xiàng)業(yè)務(wù)？這項(xiàng)控制措施的難度也是可以想象的。因?yàn)槟壳皣?guó)內(nèi)多數(shù)律師事務(wù)所不給律師發(fā)工資、不給律師案源。案源、生計(jì)大多由律師自己解決。律師好不容易有了案源卻不讓承接，不論在情理上還是實(shí)操上都是難以想象的。因此，業(yè)務(wù)能否承接，大多還是由接觸此項(xiàng)業(yè)務(wù)的合伙人或者律師說了算。有些律師事務(wù)所更像是個(gè)虛擬的組織，是大家湊在一起成立的機(jī)構(gòu)，其他人無權(quán)對(duì)某一律師尤其是合伙人的業(yè)務(wù)說NO。因此，現(xiàn)實(shí)中哪怕某個(gè)合伙人、律師擅長(zhǎng)的是刑事辯護(hù)或者婚姻家庭業(yè)務(wù)，而可能承接的某項(xiàng)業(yè)務(wù)是投資融資、知識(shí)產(chǎn)權(quán)、金融證券領(lǐng)域的，該合伙人或者律師大多數(shù)情況下仍然是能接就先接下，之后再想其他辦法，比如找事務(wù)所內(nèi)熟悉該業(yè)務(wù)領(lǐng)域的合伙人或者律師合作，甚至不行再以轉(zhuǎn)介之名轉(zhuǎn)給事務(wù)所之外的其他同行去做，自己收取一定的案源介紹費(fèi)。這種情況下，內(nèi)部業(yè)務(wù)質(zhì)量和執(zhí)業(yè)風(fēng)險(xiǎn)控制機(jī)制的源頭就難以控制。當(dāng)然，在管理相對(duì)規(guī)范的律師事務(wù)所，如果確定了發(fā)展目標(biāo)、業(yè)務(wù)方向，實(shí)施了專業(yè)化分工、團(tuán)隊(duì)化運(yùn)作、一體化統(tǒng)籌分配的運(yùn)行機(jī)制，建立了較為規(guī)范的管理體制，對(duì)某項(xiàng)業(yè)務(wù)是否承接，就可以從是否符合事務(wù)所的發(fā)展目標(biāo)和業(yè)務(wù)方向，事務(wù)所現(xiàn)有人力資源、專業(yè)化積累是否匹配等等維度進(jìn)行分析評(píng)估，用一套透明的機(jī)制進(jìn)行決策，接或者不接按照制度辦。這樣的業(yè)務(wù)來源分析、評(píng)估、決策機(jī)制，相對(duì)能夠較好地實(shí)行源頭控制。
其次是過程控制。所謂過程控制，是指業(yè)務(wù)承接后，根據(jù)業(yè)務(wù)特征、專業(yè)屬性，確定事務(wù)所分管合伙人，明確承辦律師、制訂工作計(jì)劃，重大業(yè)務(wù)按照項(xiàng)目管理模式進(jìn)行跟蹤、管理和服務(wù)?，F(xiàn)實(shí)中，律師業(yè)務(wù)的類型看起來好像就那幾大類。但是細(xì)分起來，不論是訴訟還是非訴訟業(yè)務(wù)，其實(shí)律師業(yè)務(wù)的類型遠(yuǎn)比想象的多。由于業(yè)務(wù)復(fù)雜程度的不同，大部分法律關(guān)系相對(duì)簡(jiǎn)單、復(fù)雜程度較低的業(yè)務(wù)，并不當(dāng)然需要如此復(fù)雜的過程控制，而是可以直接進(jìn)入下一個(gè)環(huán)節(jié)——成果控制。當(dāng)然，也并不是只有高大上的非訴訟業(yè)務(wù)才需要過程控制，在爭(zhēng)議巨大、法律關(guān)系復(fù)雜的訴訟領(lǐng)域，國(guó)內(nèi)一些律師事務(wù)所已經(jīng)采用了過程控制的方式。例如，承接案件前會(huì)有書面的案件分析報(bào)告、承接案件后會(huì)有階段工作報(bào)告、開庭前會(huì)采取模擬法庭的方式揭示、分析、評(píng)估各種風(fēng)險(xiǎn)等等。律師事務(wù)所要實(shí)施過程控制，需要實(shí)施專業(yè)化分工、團(tuán)隊(duì)化運(yùn)作、一體化統(tǒng)籌分配的運(yùn)行機(jī)制。第一，讓專業(yè)的人（包括合伙人和律師）做專業(yè)的事，是過程控制的第一要?jiǎng)?wù)；第二，在需要團(tuán)隊(duì)作戰(zhàn)的業(yè)務(wù)中，由合伙人和律師根據(jù)各自的特長(zhǎng)進(jìn)行分工合作、明確責(zé)任；第三，根據(jù)業(yè)務(wù)的特點(diǎn)，運(yùn)用項(xiàng)目管理的理念和方法，對(duì)業(yè)務(wù)進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃、過程分解、任務(wù)跟蹤，這也是律師事務(wù)所實(shí)行過程控制的必要方法。
再次是成果控制。所謂成果控制，是指由律師事務(wù)所在業(yè)務(wù)完成、成果提交給委托人之前，由事務(wù)所相關(guān)人員對(duì)工作成果進(jìn)行審核把關(guān)，確保提交給委托人的工作成果不存在質(zhì)量問題。應(yīng)該說成果控制本身與事務(wù)所適用何種管理體制無關(guān)。任何律師事務(wù)所在提交工作成果之前都應(yīng)當(dāng)有相應(yīng)的審核把關(guān)程序。不僅僅是大家都理解的合同、協(xié)議、律師函、法律意見書、整體解決方案等等非訴訟的法律文件需要進(jìn)行成果控制；在訴訟業(yè)務(wù)中，起訴狀、答辯狀、代理詞、辯護(hù)詞、律師工作報(bào)告、結(jié)案報(bào)告等等法律文書也需要進(jìn)行審核把關(guān)。因此，成果控制是目前中國(guó)律師行業(yè)最為普遍適用的內(nèi)部業(yè)務(wù)質(zhì)量和執(zhí)業(yè)風(fēng)險(xiǎn)控制的方式。
律師事務(wù)所內(nèi)部業(yè)務(wù)質(zhì)量和執(zhí)業(yè)風(fēng)險(xiǎn)控制機(jī)制的建立是個(gè)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，并非筆者以上涂鴉就能真正認(rèn)識(shí)和領(lǐng)會(huì)。以上分析僅僅是筆者結(jié)合自身工作實(shí)踐的一些粗淺思考和體會(huì)。任何一名執(zhí)業(yè)時(shí)間較長(zhǎng)的律師，對(duì)如何控制好自己經(jīng)辦業(yè)務(wù)的質(zhì)量和風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)當(dāng)都有自己的心得體會(huì)和方法經(jīng)驗(yàn)，筆者的觀點(diǎn)僅僅是管中窺豹，難免偏頗。
同時(shí)，作為一個(gè)律師事務(wù)所的管理者，更要思考整個(gè)律師事務(wù)所的內(nèi)部業(yè)務(wù)質(zhì)量和執(zhí)業(yè)風(fēng)險(xiǎn)控制機(jī)制如何建立。希望本文能夠得到更多同行的指正，以指導(dǎo)我們?cè)诠ぷ鲗?shí)踐中不斷提升和進(jìn)步。
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