一、建賬中的技巧
1.代碼設(shè)置
會(huì)計(jì)科目代碼是填制會(huì)計(jì)憑證、登記會(huì)計(jì)賬簿、編制會(huì)計(jì)報(bào)表的基礎(chǔ)。會(huì)計(jì)科目設(shè)置的完整性影響著會(huì)計(jì)過(guò)程的順利實(shí)施，會(huì)計(jì)科目設(shè)置的層次深度直接影響會(huì)計(jì)核算的詳細(xì)、準(zhǔn)確程度。除此之外，對(duì)于電算化系統(tǒng)會(huì)計(jì)科目的設(shè)置是用戶(hù)應(yīng)用系統(tǒng)的基礎(chǔ)，它是實(shí)施各個(gè)會(huì)計(jì)手段的前提。因此，科目設(shè)置的完整性、詳細(xì)程度對(duì)于整個(gè)財(cái)務(wù)電算化系統(tǒng)尤其重要，應(yīng)在創(chuàng)建科目、科目屬性描述、賬戶(hù)分類(lèi)上盡可能為用戶(hù)提供方便和校驗(yàn)保障，而代碼設(shè)置規(guī)則是在建賬時(shí)確定的，確定代碼規(guī)則時(shí)要特別注意協(xié)調(diào)簡(jiǎn)潔性和可擴(kuò)充性，簡(jiǎn)潔性要求每層代碼盡可能短，而可擴(kuò)充性要求每層代碼間留有一定的空間，以備日后會(huì)計(jì)科目增多時(shí)各層代碼仍適用。這就要求在確定每層代碼長(zhǎng)度時(shí)要在這二者間協(xié)調(diào)、平衡。一級(jí)總賬科目的代碼通常已在會(huì)計(jì)制度中規(guī)定，需要用戶(hù)自行確定代碼長(zhǎng)度的是二級(jí)以下明細(xì)科目，大部分明細(xì)科目的科目數(shù)量變化不大，科目數(shù)量不確定性較大的是明細(xì)科目，如往來(lái)科目、材料科目等，但在同一級(jí)的明細(xì)科目中，其代碼長(zhǎng)度是以同一上級(jí)科目下科目數(shù)量最多的一個(gè)來(lái)確定的，即使只有一個(gè)這種科目的明細(xì)科目數(shù)量較多，其他同級(jí)科目的代碼長(zhǎng)度也要與其一致。例如，二級(jí)明細(xì)科目代碼的長(zhǎng)度確定，首先要逐個(gè)分析總賬科目下明細(xì)科目數(shù)，如“現(xiàn)金”可不設(shè)明細(xì)科目，“銀行存款”通常以開(kāi)戶(hù)賬號(hào)為明細(xì)科目，科目數(shù)一般不會(huì)達(dá)百個(gè)，其他的明細(xì)科目也不會(huì)超過(guò)百個(gè)，兩位的代碼長(zhǎng)度應(yīng)能滿(mǎn)足需要，但“應(yīng)收賬款”、“應(yīng)付賬款”等通常以客戶(hù)名和供應(yīng)商名稱(chēng)設(shè)置明細(xì)科目，明細(xì)科目的數(shù)量較多，接近或超過(guò)100個(gè)，兩位代碼就不能滿(mǎn)足要求，所以二級(jí)科目的代碼長(zhǎng)度就應(yīng)設(shè)定為3位。
2.成批復(fù)制科目
在新增會(huì)計(jì)科目過(guò)程中可能會(huì)遇到新增會(huì)計(jì)科目的下級(jí)科目與一個(gè)已設(shè)置好的科目的下級(jí)明細(xì)科目類(lèi)似，在這種情況下如果設(shè)置一批新下級(jí)明細(xì)科目，非常浪費(fèi)時(shí)間和人力，所以U8產(chǎn)品提供了成批復(fù)制下級(jí)明細(xì)科目的功能?？梢詫⒈举~套或其他賬套中的相似的下級(jí)科目復(fù)制給某一科目，減少重復(fù)設(shè)置的工作量，并提高正確率和一致性。例如一個(gè)公司的短期投資1101和長(zhǎng)期投資1401的下級(jí)明細(xì)科目基本相同，那么在設(shè)置長(zhǎng)期投資科目時(shí)，只需將短期投資1101的所有下級(jí)科目復(fù)制為長(zhǎng)期投資1401的下級(jí)即可，如果需要復(fù)制攜帶輔助核算、數(shù)量核算和外幣核算的，則在3個(gè)輔助核算前打勾即可。即使1401的下級(jí)科目與 1101有不同之處，只需稍作修改，也比重新設(shè)置快捷方便。
3.初始數(shù)據(jù)輸入
如果系統(tǒng)中已有上年的數(shù)據(jù)，在使用“結(jié)轉(zhuǎn)上年余額”后，上年各賬戶(hù)余額將自動(dòng)結(jié)轉(zhuǎn)到本年。如果是第一次使用財(cái)務(wù)系統(tǒng)，必須輸入科目年初余額。對(duì)于年初啟用的會(huì)計(jì)核算軟件，年初余額就是期初余額，數(shù)據(jù)輸入工作量較少。年中啟用，數(shù)據(jù)輸入工作量相對(duì)較大，但可以利用數(shù)據(jù)間的關(guān)系盡量減少輸入量，如只輸入最低級(jí)明細(xì)科目的年初余額和借貸方累計(jì)發(fā)生額，然后利用核算軟件提供的功能匯總有明細(xì)科目的上級(jí)科目和總賬科目的年初余額和發(fā)生額，并計(jì)算出期初余額。
二、憑證輸入中的技巧
1.摘要輸入
憑證摘要多為中文，如果你的打字速度不快，輸入憑證的速度就會(huì)受到影響，提高輸入速度的重要技巧是常用摘要的編輯。首先增加常用摘要，可點(diǎn)擊【增加】按鈕，新增一條常用摘要，錄入常用摘要編碼(用以標(biāo)識(shí)某常用摘要。在制單中錄入摘要時(shí)，用戶(hù)只要在摘要區(qū)輸入該常用摘要的編碼，系統(tǒng)即自動(dòng)調(diào)入該摘要正文和相關(guān)科目)、常用摘要正文內(nèi)容(結(jié)合本單位的實(shí)際情況，輸入常用摘要的正文)、相關(guān)科目(如果某條常用摘要對(duì)應(yīng)某科目，則可以在此輸入，在調(diào)用常用摘要的同時(shí)，也將被一同調(diào)入，以提高錄入速度)，這些信息可任意設(shè)定并在調(diào)用后可以修改補(bǔ)充。那么在填制憑證時(shí)，在調(diào)用常用摘要的同時(shí)，自動(dòng)調(diào)入相關(guān)科目，提高憑證錄入效率。其次增加常用摘要，只需選擇某條常用摘要，點(diǎn)擊【選入】按鈕即可以調(diào)用常用摘要。這樣可以提高憑證輸入工作效率。
2.科目代碼輸入
會(huì)計(jì)軟件中的科目代碼是為提高會(huì)計(jì)軟件的運(yùn)算速度和精度而設(shè)計(jì)的。輸入記賬憑證時(shí)只需輸入科目代碼，操作較簡(jiǎn)單。但要求用戶(hù)輸入確定的科目代碼，而用戶(hù)對(duì)會(huì)計(jì)科目較熟悉，對(duì)科目代碼卻不一定能記得準(zhǔn)確，如果用戶(hù)輸入了未經(jīng)定義的科目代碼，軟件系統(tǒng)將提示科目不在，需重新輸入，如果用戶(hù)輸入的科目代碼并非所需，可從軟件系統(tǒng)中的科目代碼表中查找所需科目，更改科目代碼。如果科目數(shù)量較多，人工逐頁(yè)查找也很費(fèi)事。事實(shí)上，許多會(huì)計(jì)軟件的科目代碼表都能模糊快速定位，會(huì)計(jì)人員記不準(zhǔn)確的科目多為明細(xì)科目，其所屬總賬科目或上級(jí)科目一般較明確，輸入此類(lèi)科目時(shí)，干脆只輸入到其上級(jí)科目的代碼，由于系統(tǒng)只能接受最明細(xì)的科目，此時(shí)將打開(kāi)科目代碼表，并指向剛輸入的上級(jí)科目，所要查找的明細(xì)科目應(yīng)就在附近，省去多余的翻頁(yè)查找操作。還有一個(gè)更為簡(jiǎn)捷的方法，是在科目設(shè)置時(shí)的“助記碼”中輸入能夠幫助你記憶的代碼，比如“工商銀行”明細(xì)科目可以設(shè)置成為“GH”代碼，那么你輸入“工商銀行”明細(xì)科目時(shí)可以輸入 “GH”代碼。
3.金額輸入
按照會(huì)計(jì)制度的有關(guān)規(guī)定，記賬憑證可以一借多貸，多借一貸，在輸入完多借或多貸的分錄后，輸入一貸或一借分錄的金額時(shí)可參照合計(jì)欄中的金額輸入，省去人工計(jì)算合計(jì)的麻煩，有些商品軟件還提供了自動(dòng)獲取金額的功能鍵。
4.常用憑證
在單位里，會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)都有其規(guī)范性，因而在日常填制憑證的過(guò)程中，經(jīng)常會(huì)有許多憑證完全相同或部分相同，如果將這些常用的憑證存儲(chǔ)起來(lái)，在填制會(huì)計(jì)憑證時(shí)可隨時(shí)調(diào)用，必將大大提高業(yè)務(wù)處理的效率。關(guān)鍵是如何增加常用憑證，點(diǎn)擊【增加】按鈕，新增一張常用憑證，輸入編號(hào)，編號(hào)是調(diào)用常用憑證的依據(jù)，所以必須唯一。必須選擇憑證類(lèi)別，方便以后參照調(diào)用常用憑證時(shí)，只顯示該憑證類(lèi)別范圍內(nèi)的常用憑證。另外如何調(diào)用常用憑證也很重要，調(diào)用方法一:在制單時(shí)單擊 “編輯”菜單下的“調(diào)用常用憑證”，根據(jù)提示輸入常用憑證的編號(hào)，即可調(diào)出該常用憑證。若調(diào)出的常用憑證與當(dāng)時(shí)處理的業(yè)務(wù)有出入或缺少部分信息，則可直接將其修改成所需的憑證。調(diào)用方法二:在制單時(shí)單擊“編輯”菜單下的“調(diào)用常用憑證”，在輸入常用憑證的編號(hào)處按[F2] 鍵，屏幕顯示常用憑證定義窗，將光標(biāo)移到要調(diào)用的常用憑證，點(diǎn)【選入】按鈕或按[F3] 鍵，可選入要調(diào)用的常用憑證。
5.編制會(huì)計(jì)分錄中的技巧
(1)會(huì)計(jì)分錄盡可能細(xì)。記賬憑證是賬務(wù)處理的原始資料，所有賬簿都是根據(jù)記賬憑證的分錄來(lái)登記的，分錄越詳細(xì)，賬簿也越詳細(xì)。為日后查賬方便、快捷，在編制記賬憑證時(shí)，應(yīng)盡可能詳細(xì)，甚至可以每張?jiān)紤{證編制成一條分錄，摘要也應(yīng)詳細(xì)說(shuō)明。不過(guò)這樣會(huì)使記賬憑證的輸入量加大，但為日后用賬考慮，這樣做還是值得的。
(2)沖減收入或費(fèi)用以紅字或負(fù)數(shù)反映。在輸入收入和費(fèi)用類(lèi)科目的記賬憑證時(shí)，如果發(fā)生額的方向與該類(lèi)科目余額方向相反，如沖減收入或費(fèi)用，應(yīng)將金額以紅字或負(fù)數(shù)方式輸入到與該類(lèi)科目的余額相同的方向，收入類(lèi)為貸方，費(fèi)用類(lèi)為借方。這樣做的目的是為編制報(bào)表公式簡(jiǎn)捷，有些報(bào)表需要取某一會(huì)計(jì)期間某些科目的發(fā)生額，如損益表，損益類(lèi)科目期末結(jié)轉(zhuǎn)后沒(méi)有余額，必須用科目的發(fā)生額填報(bào)。如果沖減費(fèi)用金額記入貸方，報(bào)表所需的期間借方發(fā)生額就不正確，還應(yīng)扣除沖減的費(fèi)用，如取借貸方發(fā)生額的差，由于貸方發(fā)生額中包括期末結(jié)轉(zhuǎn)金額，差為0，由計(jì)算機(jī)識(shí)別自動(dòng)匯總沖減的費(fèi)用比較困難，不如在編制會(huì)計(jì)分錄時(shí)以紅字或負(fù)數(shù)反映沖減的費(fèi)用和收入。
三、改錯(cuò)更正技巧
發(fā)生錯(cuò)賬，如果是當(dāng)月的未登賬記賬憑證，可直接修改，如果是已登賬甚至以前月份的記賬憑證，可沖銷(xiāo)錯(cuò)誤憑證，然后重新填制正確的記賬憑證。這是正常的錯(cuò)賬更正方法。事實(shí)上，有不少會(huì)計(jì)核算軟件還提供反登賬、反結(jié)賬的功能，反結(jié)賬功能可將會(huì)計(jì)期間推前，然后將未結(jié)賬的記賬憑證用反登賬功能返回到未登賬狀態(tài)，再加以修改。
四、打印賬簿時(shí)的技巧
1.年終結(jié)賬后打印
每月打印的賬簿會(huì)有許多空白，紙張浪費(fèi)驚人，每月將同一個(gè)科目的賬頁(yè)歸集起來(lái)也相當(dāng)費(fèi)事。會(huì)計(jì)電算化后，輸入記賬憑證，并經(jīng)登賬、結(jié)賬，賬簿即已在電腦中形成，只要及時(shí)做好備份，數(shù)據(jù)相對(duì)安全，查賬、用賬也方便、快捷，如有需要也可單獨(dú)打印出指定科目的賬頁(yè)，年終結(jié)賬后再打印出全部賬頁(yè)，裝訂成賬簿。
2.清單式打印
采用清單式打印可進(jìn)一步減少賬頁(yè)間的空白，壓縮各科目間的賬簿頭，節(jié)省紙張，可以連續(xù)打印，減少打印中的人工操作，省時(shí)、省事、省紙。
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