| 以下五條，是企業(yè)在職位說明書編制和管理中里常犯的錯(cuò)誤，希望能給大家一些提示。
1、管理人員不夠重視。在這里不是說企業(yè)家不重視，而是企業(yè)的管理人員，特別是中層管理人員不夠重視，認(rèn)為這是人力資源部的事。其實(shí)人力資源部在這里只能充當(dāng)監(jiān)督、指導(dǎo)說明書編寫的角色，真正的責(zé)任人是各部門負(fù)責(zé)人。因?yàn)椴块T負(fù)責(zé)人才最了解部門內(nèi)部職位的職責(zé)，部門運(yùn)作的流程和人員的分工合作。部門負(fù)責(zé)人要對(duì)部門內(nèi)所有職位負(fù)責(zé)，安排任職者編寫職位說明書，對(duì)提交上來的職位說明書進(jìn)行審核。在有些部門負(fù)責(zé)職位管理的人文筆不好，或者是工作太忙，不愿意寫的時(shí)候，出現(xiàn)人力資源部代筆的事。讓一個(gè)不熟悉業(yè)務(wù)的人來寫，結(jié)果可想而知，肯定是吃力不討好。拿著自己寫的職位說明書去招聘，用人部門能滿意嗎？
2、忽視職位分析。職位說明書的編寫包括兩部分，一是職位分析，二是職位說明書的編寫。職位分析就是以戰(zhàn)略為導(dǎo)向，以組織為基礎(chǔ)，與流程相銜接，對(duì)職位信息進(jìn)行收集、整理、分析與綜合的一系列工作程序、技術(shù)與方法。職位分析的成果就是職位說明書。只有把職位分析做好了，職位說明書的質(zhì)量才能保證。職位分析有很多方法，有觀察法、問卷調(diào)查法、面談法、工作日志法、專家討論法等等。采用哪種職位分析法非常重要，比如觀察法，對(duì)觀察人的要求很高，問卷調(diào)查法對(duì)問卷的設(shè)計(jì)要求很高。所以一定要選擇合適的職位分析方法。在企業(yè)里，經(jīng)常采取由任職者自己撰寫的方法。但是因?yàn)槿温氄叩乃刭|(zhì)參差不齊，職位說明書質(zhì)量有好有壞，而且大部分的職位說明書是描述現(xiàn)狀，他們并沒有能力對(duì)自己的職位進(jìn)行分析。缺少了職位分析，就不能發(fā)現(xiàn)職位設(shè)置的問題，不能有所改進(jìn)，只會(huì)“將錯(cuò)就錯(cuò)”。更不能期望能以戰(zhàn)略為導(dǎo)向，組織為基礎(chǔ)，與流程相銜接了。按照這樣的職位說明書來安排任務(wù)，工作效率能改進(jìn)嗎？部門之間的推諉能解決嗎？所以，讓任職者自己寫職位說明書不能產(chǎn)生好的效果，這個(gè)時(shí)候，通過對(duì)職位相關(guān)流程活動(dòng)分析，梳理出該職位的業(yè)務(wù)活動(dòng)模型，然后根據(jù)該職位的業(yè)務(wù)活動(dòng)模型來填寫職位說明書，質(zhì)量才能有保證。
3、沒有使用職位說明書的意識(shí)和流程。職位說明書編寫出來以后，人力資源部就以為萬事大吉了，把職位說明書鎖在電腦里。職位說明書如果沒有使用的話，只是一張張廢紙，沒有任何作用，只有跟人力資源的具體工作聯(lián)系起來，才能起到基礎(chǔ)的作用。根據(jù)職位說明書上的知識(shí)、技能、素質(zhì)要求，工作職責(zé)描述，招聘人員可以尋找合適的人員。針對(duì)知識(shí)、技能要求，培訓(xùn)人員可以制定培訓(xùn)計(jì)劃?？?jī)效考核的指標(biāo)從哪里來呢？在職位說明書的職責(zé)描述里。根據(jù)職責(zé)，對(duì)職位進(jìn)行評(píng)估，解決內(nèi)部不公平的問題。所以，完成職位說明書以后，人力資源部需要做的是趁熱打鐵，宣貫職位說明書的重要性，培訓(xùn)、指導(dǎo)各部門如何使用職位說明書，建立一系列的制度、流程來充分發(fā)揮職位說明書的作用。
4、忽略動(dòng)態(tài)管理。職位說明書編寫好以后，不是一勞永逸的事。隨著企業(yè)的變化、戰(zhàn)略方向的改變、組織發(fā)生變革、流程優(yōu)化，職位的職責(zé)也會(huì)發(fā)生變化。所以，一定要建立職位說明書的動(dòng)態(tài)管理機(jī)制，適時(shí)更新職位說明書。有些企業(yè)做過職位分析，制定了職位說明書，但是“一稿定終身”，忽略了及時(shí)更新職位說明書，隨著企業(yè)的變化，必然有很多職位的職責(zé)發(fā)生了變化，拿著對(duì)不上板的職位說明書，肯定起不了多大作用。人力資源部要制定職位說明書更新制度和流程，保障職位說明書的連續(xù)性。
5、人力資源人員指導(dǎo)作用偏弱。人力資源人員在編寫職位說明書的工作中，雖然不是編寫的主要負(fù)責(zé)人，但是作用非常重大，需要組織、培訓(xùn)、指導(dǎo)各部門進(jìn)行職位分析，編寫職位說明書，對(duì)質(zhì)量進(jìn)行把關(guān)，最后，還需要使用、維護(hù)職位說明書管理系統(tǒng)。如果，人力資源人員的專業(yè)水平不到位或者沒有進(jìn)行指導(dǎo)的話，必然會(huì)影響職位說明書的質(zhì)量。 | 
