在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中，很多顧問(wèn)存在一種固化思維，財(cái)務(wù)顧問(wèn)認(rèn)為存貨管理是后勤模塊應(yīng)該實(shí)現(xiàn)的功能，后勤模塊認(rèn)為存貨價(jià)值是財(cái)務(wù)模塊應(yīng)該關(guān)注的問(wèn)題。
由于上述思想，容易導(dǎo)致項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中出現(xiàn)信息孤島，從而影響企業(yè)管理效果。在此就存貨管理模塊進(jìn)行簡(jiǎn)單的闡述，希望能給各位圈友帶來(lái)幫助，不足之處敬請(qǐng)指正。
基本概念
存貨：存貨是指企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中持有以備出售，或者仍然處在生產(chǎn)過(guò)程，或者在生
產(chǎn)或提供勞務(wù)過(guò)程中將消耗的材料或物料等，包括庫(kù)存中的、加工中的和在途的各類材
料、包裝物、低值易耗品、委托加工物資、商品、在產(chǎn)品、半成品、產(chǎn)成品等。它不僅在企業(yè)營(yíng)運(yùn)資本中占很大比重，而且又是流動(dòng)性較差的流動(dòng)資產(chǎn)。
存貨管理：就是對(duì)企業(yè)的存貨進(jìn)行管理，主要包括存貨的信息管理和在此基礎(chǔ)上的決策分析，最后進(jìn)行有效控制，達(dá)到存貨管理的最終目的提高經(jīng)濟(jì)效益。
存貨分類：企業(yè)的存貨一般分為三大類：第一類是在日常生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中持有已備出售的存貨，指企業(yè)在日常生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中處于代銷售狀態(tài)的各種物品，如工業(yè)企業(yè)的庫(kù)存產(chǎn)品、商品流通企業(yè)的庫(kù)存商品等。第二類是為了最終出售目前尚處于生產(chǎn)過(guò)程中的存貨，指為了最終出售但目前尚處于加工過(guò)程中的各種物品，如委托加工物資、工業(yè)企業(yè)的在產(chǎn)品和自制半成品。第三類是為了生產(chǎn)供銷售的商品或提供勞務(wù)將被消耗的存貨，指企業(yè)為產(chǎn)品生產(chǎn)或提供勞務(wù)儲(chǔ)存的各種物品，如工業(yè)企業(yè)為生產(chǎn)產(chǎn)品而儲(chǔ)存的原材料、燃料、包裝物、低值易耗品等
管理目標(biāo)：企業(yè)置留存貨的原因一方面是為了保證生產(chǎn)或銷售的經(jīng)營(yíng)需要，另一方面是出自價(jià)格的考慮，零購(gòu)物資的價(jià)格往往較高，而整批購(gòu)買在價(jià)格上有優(yōu)惠。但是，過(guò)多地存貨要占用較多資金，并且會(huì)增加包括倉(cāng)儲(chǔ)費(fèi)、保險(xiǎn)費(fèi)、維護(hù)費(fèi)、管理人員工資在內(nèi)的各項(xiàng)開(kāi)支，因此，進(jìn)行存貨管理目標(biāo)就是盡力在各種成本與存貨效益之間做出權(quán)衡，達(dá)到兩者的最佳結(jié)合，這就是存貨管理的目標(biāo)。
存貨管理重要性：在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)越來(lái)越激烈的情況下，企業(yè)靠提高商品售價(jià)獲取利潤(rùn)已不現(xiàn)實(shí)，在產(chǎn)品售價(jià)不變甚至降低的情況下，降低成本就顯得尤為重要。存貨是企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中為生產(chǎn)或銷售而儲(chǔ)備的物資，是企業(yè)流動(dòng)資產(chǎn)中所占比重最大的一部分。企業(yè)存貨利用程度的好壞對(duì)財(cái)務(wù)狀況影響很大，加強(qiáng)存貨管理便成為財(cái)務(wù)管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容。存貨在降低成本中占了舉足輕重的位置。因此，加強(qiáng)存貨管理的日常管理，降低存貨的管理成本和占用的資金量，加快企業(yè)資金的周轉(zhuǎn)，提高企業(yè)資金的利用效率，使企業(yè)的存貨既能適應(yīng)市場(chǎng)變化、又能保持均衡生產(chǎn)，對(duì)企業(yè)的盈利能力和長(zhǎng)期發(fā)展能力具有不可忽視的意義。
存在問(wèn)題
在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中，發(fā)現(xiàn)絕大多數(shù)企業(yè)在存貨管理過(guò)程中或多或少存在一些問(wèn)題，通過(guò)總結(jié)分析大致問(wèn)題如下：
一、存貨管理混亂，賬實(shí)不符
存貨管理不規(guī)范，造成賬實(shí)不符，信息失真。部分企業(yè)只顧眼前利益，而忽略了企業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展，賬務(wù)處理不規(guī)范，實(shí)現(xiàn)銷售不做銷售收入，不按實(shí)際結(jié)轉(zhuǎn)庫(kù)存產(chǎn)成品，對(duì)收回貨款不列賬，形成資金體外循環(huán)，造成存貨賬面數(shù)大于實(shí)際庫(kù)存數(shù)，賬實(shí)不符；部分相關(guān)聯(lián)企業(yè)之間的貨物轉(zhuǎn)移，雙方不簽定代銷合同，代銷或賒銷商品不實(shí)計(jì)入庫(kù)存，形成實(shí)物數(shù)大于賬面數(shù)；部分企業(yè)不按規(guī)定設(shè)置保管員崗位，不按規(guī)定設(shè)置明細(xì)賬。
存貨的收入、發(fā)出和結(jié)存缺乏真實(shí)記錄：材料領(lǐng)用記錄生產(chǎn)成本及費(fèi)用的歸集、結(jié)轉(zhuǎn)的記錄人為因素較多，尤其在工程項(xiàng)目核算上更顯現(xiàn)其弊端。比如，甲、乙兩個(gè)項(xiàng)目同時(shí)開(kāi)工，月末核算記錄顯示的是乙項(xiàng)目的材料消耗極少甚至為零，而甲項(xiàng)目的材料消耗多出一大塊；原輔材料已經(jīng)領(lǐng)用消耗，而實(shí)際上并未相應(yīng)結(jié)轉(zhuǎn)成本；原輔材料并未領(lǐng)用消耗，而實(shí)際上已經(jīng)結(jié)轉(zhuǎn)了成本；購(gòu)入的材料已經(jīng)領(lǐng)用消耗，購(gòu)貨發(fā)票未到，期末又沒(méi)有按規(guī)定暫估入庫(kù)，造成資產(chǎn)負(fù)債表期末存貨記錄減少甚至出現(xiàn)紅字余額。
存貨擺放紊亂：小企業(yè)存貨擺放紊亂，把原材料與產(chǎn)成品混淆一起。有些企業(yè)甚至連走道和辦公室都擺放存貨，導(dǎo)致存貨的存艤難度大大提高，效率降低。同時(shí),不注意倉(cāng)庫(kù)環(huán)境的改善，在潮濕的天氣不注意室內(nèi)除濕,或不經(jīng)常清理倉(cāng)庫(kù)，致使一些長(zhǎng)期堆放的貴重原材料變質(zhì)和損壞。
驗(yàn)收時(shí)間過(guò)長(zhǎng)：部分中小企業(yè)對(duì)原材料的驗(yàn)收時(shí)間過(guò)長(zhǎng)，企業(yè)向原材料供應(yīng)商發(fā)出訂單及原材料到企業(yè)所需要的時(shí)間過(guò)長(zhǎng)不利于小企業(yè)的生產(chǎn)。同時(shí)，中小企業(yè)無(wú)定期盤(pán)點(diǎn)的良好制度，沒(méi)有安排專門(mén)的人員與確定的時(shí)間對(duì)倉(cāng)庫(kù)里的原材料與產(chǎn)成品進(jìn)行定期盤(pán)點(diǎn)，檢查賬實(shí)是否相符，對(duì)出現(xiàn)質(zhì)量問(wèn)題的產(chǎn)品和產(chǎn)品數(shù)量不符的情況不能做出及時(shí)的處理。
二、存貨儲(chǔ)量不合理，資金占用過(guò)大
一般情況下中小企業(yè)存貨資金平均占用為流動(dòng)資產(chǎn)總額的40%—50%為合理狀態(tài)，但由于企業(yè)往往從最初就忽略了對(duì)企業(yè)存貨的管理，不在乎庫(kù)存占用資金的多少，因庫(kù)存量大，企業(yè)存貨積壓，導(dǎo)致企業(yè)流動(dòng)資金占用額高，有的企業(yè)存貨儲(chǔ)備要占到流動(dòng)資金總額的60％以上，這大大降低了資金周轉(zhuǎn)速度，致使企業(yè)銀行貸款利息支出增加，倉(cāng)儲(chǔ)費(fèi)、保險(xiǎn)費(fèi)、維護(hù)費(fèi)等各項(xiàng)開(kāi)支增加，給企業(yè)流動(dòng)資金周轉(zhuǎn)帶來(lái)很大的困難。在一定程度上影響了企業(yè)正常的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)和控制存貨成本困難。甚至有些中小企業(yè)因?yàn)榇尕浌芾聿簧茖?dǎo)致因無(wú)法維持正常的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)而破產(chǎn)。
三、內(nèi)部控制不健全，崗位職責(zé)不明晰
由于企業(yè)人員較少，管理部門(mén)相互兼職較多，供產(chǎn)銷關(guān)鍵環(huán)節(jié)缺乏市場(chǎng)的預(yù)測(cè)和有效的監(jiān)控，往往都是一人說(shuō)了算，負(fù)責(zé)完成采購(gòu)銷售、付款收款和辦理出入庫(kù)手續(xù)等全過(guò)程。例：某總公司組織對(duì)所屬60多家企業(yè)進(jìn)行資產(chǎn)清查盤(pán)點(diǎn)工作，尤其在存貨管理上暴露出許多問(wèn)題，實(shí)際資產(chǎn)盤(pán)虧近50%，存貨丟失損耗嚴(yán)重，賬實(shí)不符，采購(gòu)無(wú)控制、銷售無(wú)監(jiān)督，反映出存貨占流動(dòng)資產(chǎn)比率過(guò)高，存貨周轉(zhuǎn)速度緩慢，給企業(yè)造成的損失是不可估量的。由此可見(jiàn)存貨管理對(duì)企業(yè)的生存與發(fā)展有著極其重要的影響。
1、 存貨管理制度不規(guī)范，崗位職責(zé)不清：中小企業(yè)普遍由于機(jī)構(gòu)設(shè)置不完整，使管理人員往往身兼數(shù)職.批準(zhǔn)采購(gòu)與驗(yàn)收材料的權(quán)限經(jīng)常由倉(cāng)庫(kù)豐管一人所擁有.同時(shí)該部門(mén)還負(fù)責(zé)對(duì)所采購(gòu)的原材料與產(chǎn)成品進(jìn)行保管.這就缺乏權(quán)限的相互制約，容易使內(nèi)部人員,特別是倉(cāng)庫(kù)主管利用存貨獲取個(gè)人利益.給企業(yè)造成不必要的損失。原材料的采購(gòu)價(jià)格由采購(gòu)人員與供應(yīng)商進(jìn)行協(xié)商，企業(yè)跟供應(yīng)商退貨.這很大程度上阻礙了生產(chǎn)的常進(jìn)行.甚至?xí)绊憸?zhǔn)時(shí)交貨的時(shí)間 。
2、 審計(jì)部門(mén)缺失，內(nèi)部控制不足：有利于防止舞弊。而很多企業(yè)或沒(méi)有良好的內(nèi)部控制，或雖有但由于種種原因無(wú)法真正發(fā)揮作用，一旦出現(xiàn)紕漏，即實(shí)行罰款、降職、撤職，而不是去從根本上解決問(wèn)題。再加上機(jī)構(gòu)設(shè)置不完整，部門(mén)內(nèi)部缺乏權(quán)限的相互制約，以及管理責(zé)任的不落實(shí)，使得企業(yè)內(nèi)部無(wú)法形成有效的監(jiān)督制約機(jī)制，容易導(dǎo)致采購(gòu)、保管。存貨的內(nèi)部控制是企業(yè)內(nèi)控的重要環(huán)節(jié)，完善的內(nèi)控制度可及時(shí)發(fā)現(xiàn)記賬錯(cuò)誤，、領(lǐng)用、發(fā)貨及入庫(kù)等工作無(wú)章可依，造成內(nèi)部資源的浪費(fèi)，同時(shí)也增加了存貨流轉(zhuǎn)過(guò)程中徇私舞弊的可能性。
四、缺乏對(duì)物流資源的整和
利用先進(jìn)的企業(yè)物流管理理論與管理方法，對(duì)企業(yè)存貨管理的全過(guò)程進(jìn)行優(yōu)化組合和合理配置，才能使存貨管理活動(dòng)中的訂單流、物流、資金流等處于最佳組合狀態(tài)，達(dá)到以最少的投人獲得最大的產(chǎn)出的目標(biāo)。但是大多數(shù)企業(yè)卻缺乏對(duì)物流資源的合理有效的整合。
1、企業(yè)內(nèi)部物流資源缺乏優(yōu)化管理：物流資源分為企業(yè)內(nèi)部物流資源和企業(yè)外部物流資源。企業(yè)內(nèi)部物流資源是指有利于加強(qiáng)存貨管理的所有資源。包括倉(cāng)儲(chǔ)資源、人力資源 信息資源、管理資源、運(yùn)力資源等。企業(yè)內(nèi)部物流資源能否充分利用，直接影響著存貨的經(jīng)濟(jì)采購(gòu)量、倉(cāng)儲(chǔ)量和存貨的倉(cāng)儲(chǔ)成本,在企業(yè)存貨管理過(guò)程中企業(yè)內(nèi)部物流資源的整合已為大多數(shù)企業(yè)所重視。但是大部分企業(yè)在企業(yè)內(nèi)部物流資源的利用上存在問(wèn)題，比如有些企業(yè)在存貨管理中注重了存貨的收發(fā)存的管理和實(shí)物保全，但對(duì)存貨的價(jià)值管理重視不夠。還有些企業(yè)在管理手段上注重了運(yùn)用數(shù)學(xué)模型和會(huì)計(jì)帳簿等手段，通過(guò)建立數(shù)學(xué)模型確定最佳經(jīng)濟(jì)批量和最佳進(jìn)貨時(shí)間。但忽視了通過(guò)優(yōu)化業(yè)務(wù)流程及加強(qiáng)信息系統(tǒng)的建設(shè)來(lái)優(yōu)化存貨管理等等。
2、未充分利用企業(yè)外部物流資源：如果僅利用企業(yè)內(nèi)部物流資源，就難以滿足企業(yè)降低成本和提高競(jìng)爭(zhēng)力的要求，還應(yīng)該充分注意利用企業(yè)外部物流資源，實(shí)現(xiàn)物流資源的合理整合。而目前許多企業(yè)在物流資源的利用上注重了內(nèi)部物流系統(tǒng)的整合，卻忽視了對(duì)企業(yè)外部物流資源即第三方物流資源的利用。第三方物流（Third Party Logistics 簡(jiǎn)稱3PL或TPL）是80年代中期由歐美提出的。其定義為：物流行業(yè)既非生產(chǎn)方，又非銷售方，而是從生產(chǎn)到銷售的整個(gè)流通過(guò)程中進(jìn)行服務(wù)的第三方，它不擁有商品，而是為客戶提供代理服務(wù)。具體內(nèi)容包括：商品運(yùn)輸、儲(chǔ)存配送以及附加值服務(wù)。第三方物流的優(yōu)勢(shì)在于能夠使企業(yè)在一定程度上擺脫物流的束縛，而專注于自己的核心業(yè)務(wù)，其績(jī)效表現(xiàn)在作業(yè)成本降低、服務(wù)水平提高、核心業(yè)務(wù)集中化增強(qiáng)、雇員減少等方面。企業(yè)只注重內(nèi)部物流系統(tǒng)的整合而忽視企業(yè)外部物流資源的利用，會(huì)相對(duì)增加企業(yè)的倉(cāng)儲(chǔ)費(fèi)用和運(yùn)輸費(fèi)用，增加推銷和采購(gòu)差旅費(fèi)用，使企業(yè)生產(chǎn)成本增加， 降低產(chǎn)品的競(jìng)爭(zhēng)力。同時(shí)企業(yè)由于要花費(fèi)太多的精力在企業(yè)的流通環(huán)節(jié)，這相對(duì)減少了企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)方面的時(shí)間，不利于企業(yè)專心致志地從事自己所熟悉的業(yè)務(wù)，將資源配置在核心事業(yè)上。
五、管理信息落后，存貨信息缺乏共享
我國(guó)多數(shù)企業(yè)信息技術(shù)相對(duì)落后，網(wǎng)絡(luò)支持力度差，連續(xù)進(jìn)貨系統(tǒng)和電子數(shù)據(jù)交換系統(tǒng)不健全，無(wú)法滿足適時(shí)管理（JIT）生產(chǎn)方式的要求，即“只在需要的時(shí)候，按需要的量生產(chǎn)所需的產(chǎn)品，也就是無(wú)法追求無(wú)庫(kù)存或庫(kù)存最小的生產(chǎn)系統(tǒng)。電子商務(wù)是物流領(lǐng)域的一次革命，可以使最優(yōu)批量模型中的訂貨成本最小化，隨著信息技術(shù)的發(fā)展，企業(yè)間實(shí)行信息共享所需的成本已大大降低，為供應(yīng)鏈企業(yè)降低庫(kù)存水平帶來(lái)了希望，而我國(guó)由于信息技術(shù)滯后，在降低存貨控制成本上無(wú)法全面發(fā)揮作用。存貨管理缺少必要的技術(shù)手段，倉(cāng)庫(kù)的保管賬只記載著存貨的收、發(fā)、存資料，其他信息的收集和交流完全依靠手工進(jìn)行，存貨管理信息化程度低，存貨信息缺乏共享。
如何利用SAP系統(tǒng)加強(qiáng)存貨管理
通過(guò)存貨管理過(guò)程中的問(wèn)題總結(jié)分析，結(jié)合企業(yè)實(shí)際管理需求，在實(shí)施SAP系統(tǒng)時(shí)需重點(diǎn)關(guān)注如下問(wèn)題：
1、 組織結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)
組織結(jié)構(gòu)主要為公司運(yùn)營(yíng)中的組織結(jié)構(gòu)，通過(guò)合理的組織結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)能有效提升企業(yè)監(jiān)控管理水平。在SAP系統(tǒng)中組織結(jié)構(gòu)包括公司代碼、利潤(rùn)中心、工廠、庫(kù)存地點(diǎn)等；結(jié)合實(shí)際管理需求，可以合理利用系統(tǒng)組織結(jié)構(gòu)來(lái)控制業(yè)務(wù)發(fā)生，如不同公司代碼、工廠間的物資轉(zhuǎn)移等業(yè)務(wù)均在組織結(jié)構(gòu)層級(jí)發(fā)生。通過(guò)合理的組織結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)能規(guī)避業(yè)務(wù)操作的不合理業(yè)務(wù)，盡可能的讓每筆業(yè)務(wù)能能在有效控制范圍內(nèi)發(fā)生，從而規(guī)范系統(tǒng)數(shù)據(jù)記錄。
2、 系統(tǒng)權(quán)限控制
SAP系統(tǒng)的權(quán)限控制可以細(xì)化到組織結(jié)構(gòu)、業(yè)務(wù)操作等環(huán)節(jié)。結(jié)合不同屬性的業(yè)務(wù)人員有效控制權(quán)限屬性，讓合適的人做合適的事。一方面可以提升企業(yè)內(nèi)控管理，另一方面能通過(guò)系統(tǒng)控制，有效規(guī)避不合理業(yè)務(wù)的發(fā)生。
3、 流程與制度有效結(jié)合
總所周知系統(tǒng)實(shí)施好壞在于藍(lán)圖設(shè)計(jì)，通過(guò)專業(yè)的流程分析與企業(yè)管理制度的有機(jī)結(jié)合，充分發(fā)揮業(yè)務(wù)流程在管理控制中的作用。盡可能讓系統(tǒng)運(yùn)作流程能夠在企業(yè)予以推行，好的流程控制得不到運(yùn)用或運(yùn)用的流程不能有效監(jiān)控管理過(guò)程，其作用效果對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)均微乎其微。
4、 加強(qiáng)專業(yè)人員培養(yǎng)
在SAP系統(tǒng)實(shí)施過(guò)程中，不僅僅要考慮系統(tǒng)的建設(shè)問(wèn)題，還需要考慮業(yè)務(wù)人員的培養(yǎng)問(wèn)題。當(dāng)前大多數(shù)項(xiàng)目在實(shí)施過(guò)程中，從顧問(wèn)到用戶均存在一種模塊隔閡思想，認(rèn)為部分實(shí)施內(nèi)容與模塊功能無(wú)關(guān)，故不做深入研究，從而導(dǎo)致跨模塊問(wèn)題不能有效吸收，致使流程不能有效運(yùn)作。因此要求在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中，要求顧問(wèn)需具備跨模塊集成思想，并能將該思想有效傳遞至企業(yè)用戶，從而保證項(xiàng)目上線后的流程有效運(yùn)作。
5、 加強(qiáng)數(shù)據(jù)分析建設(shè)
有效的管理過(guò)程能幫助企業(yè)得到有效的分析數(shù)據(jù)，反之有效的數(shù)據(jù)能幫助企業(yè)發(fā)現(xiàn)管理過(guò)程問(wèn)題。建立有效的數(shù)據(jù)分析體系，并定期對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，也是系統(tǒng)運(yùn)用過(guò)程中的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。如通過(guò)定期盤(pán)點(diǎn)數(shù)據(jù)分析，發(fā)現(xiàn)盤(pán)盈或盤(pán)虧的根源在于哪一步流程控制出現(xiàn)了問(wèn)題，并及時(shí)針對(duì)問(wèn)題進(jìn)行解決，避免該問(wèn)題造成的影響被無(wú)限放大。
以上等等，在此不做太多闡述，希望上述總結(jié)能給項(xiàng)目實(shí)施團(tuán)隊(duì)提供幫助，針對(duì)不足之處敬請(qǐng)?zhí)峁┡u(píng)與指正。
總結(jié)
存貨管理本身是一項(xiàng)看是簡(jiǎn)單，實(shí)際復(fù)雜的管理內(nèi)容。不同的企業(yè)均有不同的管理需求，不同的需求其技術(shù)控制點(diǎn)均不相同。此文僅為各位圈友提供一問(wèn)題解決思路，針對(duì)不同的問(wèn)題，還需各位結(jié)合實(shí)際業(yè)務(wù)需求進(jìn)行合理的分析。
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