起草匯報材料，是各級機關文字秘書經(jīng)常遇到的任務。
由于上級檢查重點的不同，匯報內(nèi)容也各有側重。從類別上分有業(yè)務工作的專題匯報，也有政治工作或后勤工作方面的；從性質(zhì)上分有軍事訓練方面的，有部隊管理教育的，也有部隊政治思想教育或文化宣傳的，還有車輛、裝備、財務、給養(yǎng)等；從時間上分，有半年、一年或更長時間的；從范圍上分，有全總隊的、也有各支隊 、邊防檢查站的等等。一般說來，各單位的領導比較重視這類材料，要求也很高。既強調(diào)文字簡潔、篇幅短小，又要求盡量全面反映工作情況；既強調(diào)突出重點，又要求周到得體。準備這類稿件時往往有一定難度，結合多年從事秘書工作的經(jīng)驗，我覺得要特別注意把握五個問題。
第一，不要給人講道理。通常情況下，聽匯報者多為上級機關首長或部門領導，匯報人則是下級機關、部門或單位的負責人。這種差異決定了匯報工作的人必須擺正自己的位置，不能出現(xiàn)錯位。體現(xiàn)在匯報材料上就是不要給聽匯報者講道理。聽匯報者的上級領導中，多是參與某些政策制定或某項工作決策，了解的情況多，理論政策水平比較高的。到基層來，他們主要目的是想掌握更多的情況。如果在匯報工作時總是講開展某項工作或?qū)嵭心稠椪叩闹卮笠饬x、理論依據(jù)，大段闡述道理，就像在給領導人上課。這種角色上出現(xiàn)的錯位，于情于理都說不過去。但是，如果上級領導下來主要是了解某項政策實施后基層的反應，或是為制定新的政策而進行調(diào)查研究，匯報時就得有必要的理論思考。不過，這種情況下最好用探討問題的口氣，將基層廣大官兵在實踐中形成的一些觀點和看法加以提煉概括。
第二，不宜面面俱到。上級領導去一個單位，多是檢查某項工作或了解某方面的情況，而且往往與他自己的工作分工密切相關，所以，秘書人員或?qū)憛R報材料的同志應當根據(jù)領導的身份、主管或分管的工作來確定匯報的主要內(nèi)容（或者是核心內(nèi)容）。起草時要按一定的邏輯順序籌劃匯報稿件的結構，既考慮整個匯報的主線和邏輯關系，又要將一個時期或某方面的工作重點凸現(xiàn)出來。如果是上級領導機關核心層的主要領導，那就應當全面匯報本單位或本部門的工作情況以及最近一個時期的重點工作的開展或完成情況。如果是主管或分管領導，那就應當在簡要介紹整體工作情況后，再集中匯報與領導分工密切相關的工作。這樣考慮詳略得當，便于控制字數(shù)，有利于節(jié)約時間，讓上級領導在基本掌握一個單位或部門總體工作情況的同時，對自己關心的事情有更為詳盡、具體的了解。尤其要注意的是該領導曾經(jīng)多次來過的地方，千萬不能每次都把基本情況、優(yōu)劣勢分析等重復匯報，這樣容易讓人產(chǎn)生反感情緒。
第三，不必齊頭并進。一個地區(qū)、一個單位、一個部門，無論是總隊機關，還是邊防支隊、邊防檢查站，或者是邊防大隊、派出所、工作站等，涉及的事情盡管談不上千頭萬緒，但總有若干個方面。一項工作，哪怕是當前最為重要的任務，在不同地方、部門和單位的工作重點也不相同，比如開展先進性教育分為兩個階段，上半年是支隊以上機關，下半年是各大隊、所站，同樣是一個內(nèi)容在時間上就不同；再比如全國邊防部隊開展“三訪四見”活動，派出所就要全力以赴深入群眾中進行走訪，堅持“四必到”，幫撫弱勢群體等；邊防檢查站則以開展“四心兩滿意”為主，積極為過往旅客提供良好的服務等等。另外，每一項工作各地、各單位不是在同一時間、運用同一種方式部署下去的，具體抓法也不完全相同，其開始、進展和結果肯定也不一樣。有些工作開展起來在時間上是交叉的，有的在內(nèi)容上也會出現(xiàn)一些重疊等，起草匯報時，怎樣才能將幾項不同工作或者同一工作在不同地方的進展情況，如實、客觀、全面、準確地反映出來?關鍵是要選擇好側重點?？煞謩e介紹成績、做法、體會、思路甚至下一步的打算，而不必把每一項工作都從開始部署羅列到最后取得成績。這就是說，匯報工作要堅持有什么說什么，不要用相同的時間去交待每一件事情，也不要用相同的標準去衡量同一項工作?？傊?，不必時時、事事、處處齊頭并進，這也是匯報工作的要害所在。一般地講，對實施時間比較長、取得成績比較突出的工作，重點講取得的成效；對各單位都下力抓又都取得明顯成績的事情，就重點說說自己抓這項工作的具體做法和特點；對上級特別關心、本地也真正抓出了成績的工作，則以體會的形式將深層次思考談出來；對剛剛安排的一些工作，主要匯報工作思路；對有些在本地還沒有完全鋪開或沒有做好的工作，交待清楚原因即可，尤其要交待工作未能開展起來的主觀因素。
第四，不能沿用講話口氣。無論是向上級匯報工作的領導同志，還是機關的文秘人員，日常工作中大量運用的是對下的講話，比較起來，對上的匯報要少一些。由于這個原因，匯報材料里最常見的問題是受習慣的影響，容易把講話中對某項工作進展情況的分析、取得成績的概括甚至對下級的指示和要求等自覺不自覺地帶到匯報中去，讓人感到匯報者驕傲自滿、目中無人。這是長期起草“講話稿”的人在起草“匯報稿”時必須首先克服的問題，實際操作起來也是最難的事情。我覺得一個有效的辦法就是起草者多作換位思考，假如是自己去聽匯報，看這方面應該匯報什么，自己最想聽的話是什么。把這些搞清楚了，也就把“準”了起草匯報材料時應當突出的重點和可以采用的語言的“脈搏”。在具體起草中，要注意語言的運用，既要生動，又要準確；既要大量運用規(guī)范的通用語言，又要適當照顧地方方言，同時還要充分考慮聽匯報者的處事風格、思維特點、語言習慣，等等。但不管怎么說，在起草匯報稿時，應當追求樸實平和、生動鮮明的語言風格。
第五，不能言之無物。事實勝于雄辯。匯報工作，顧名思義就是要匯報全面工作或者某項工作的進展情況、主要成績和存在問題，一定要注意用事實說話，并且要把話說得中聽些。我們起草匯報稿，既要說清總體情況，又要有一些鮮活的第一手資料，不能只講面上的宏觀情況，更不能用大話、套話、空話去應付差事。起草這類材料往往是時間緊迫、任務繁重。在較短的時間內(nèi)能完成一份高質(zhì)量的匯報，要求秘書人員平時必須注意收集、掌握每項工作進展情況，加強對各類動態(tài)工作信息的積累，占有第一手材料，否則寫起來會摸不著頭緒，無處落筆，甚至出現(xiàn)“言之無物”的問題。因此，秘書人員必須經(jīng)常深入基層，到實際工作中去了解和掌握情況，同時，必須注意瀏覽甚至仔細閱讀上級機關不同時期的工作指示、會議精神及本級制定下發(fā)的工作方案、措施和要求，了解基層單位呈報的工作信息、總結等資料，始終做到胸中有全局、手上有典型、筆下有實情。
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