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顆顆談績效管理 (七)如何構(gòu)建KPI體系
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上次談到KPI的幾個關(guān)鍵概念,這次主要是談KPI指標如何構(gòu)建?
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首先,我們還是要弄清楚KPI指標庫和KPI指標體系兩個概念的區(qū)別。KPI指標庫是某個崗位或者某個組織一個時期所有的KPI指標的集合體,指標庫里的KPI之間沒有內(nèi)在的邏輯聯(lián)系,只是量的積累,而KPI指標體系是指對一個崗位或者一個組織在一個考核周期內(nèi)篩選的KPI指標,這些KPI指標之間存在嚴密的邏輯關(guān)系,可謂是少之一個則太少,多之一個則太多,而我們經(jīng)常談的構(gòu)建某一個公司,一個部門或者一個崗位的KPI一般情況下應(yīng)該是指的KPI體系。( I1 A. b6 d$ d1 h" l

究竟應(yīng)該怎么建立KPI指標體系呢?要建立企業(yè)的KPI體系,必須首先明確所建立的KPI體系的導(dǎo)向是什么,也就是我們必須首先回答下列問題:* Q5 m. a/ X+ r! d/ n% b7 i% w7 `& S
1、企業(yè)的戰(zhàn)略是什么?
2、成功的關(guān)鍵因素是什么$ I6 z! f' h0 H8 J- Y- G+ ?
3、什么是關(guān)鍵績效?
4、怎樣處理好績效考核的基本矛盾?/ _* W3 @# j4 d5 |4 ^! R! x
5、如何協(xié)調(diào)擴張與控制,收益增長與潛力增長突出重點與均衡發(fā)展?" H( X8 U5 y) d  N& E5 ^7 R1 O# p
6、定量考核與定性評價之間的關(guān)系?0 J$ `. a' h- S* x5 L2 F
7、是考核結(jié)果還是考核過程?

以上問題主要摘自彭劍鋒《以KPI為核心的績效管理》,回答了上述問題以后,就要開始KPI的分解。建立KPI體系一般有兩種思路:一是按組織結(jié)構(gòu)分解,從目標到手段方法;第二種是按主要流程分解,即從目標到責任方法。基于建立KPI體系的這兩條主線,我們通常有三種方式來建立企業(yè)的KPI體系:依據(jù)部門承擔責任的不同建立KPI體系;依據(jù)職類職種工作性質(zhì)的不同建立KPI體系;依據(jù)平衡記分卡建立KPI體系。下面分別介紹這三種方法的利弊。
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(一)依據(jù)部門承擔責任不同建立KPI體系的方式,主要強調(diào)部門從本身承擔責任的角度,對企業(yè)的目標進行分解,進而形成評價指標,這種方式的優(yōu)勢在于突出了部門的參與,但是有可能導(dǎo)致戰(zhàn)略稀釋現(xiàn)象的發(fā)生,指標可能更多的是對于部門管理責任的體現(xiàn),而疏忽了對于流程責任的體現(xiàn),見下圖。
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(二)基于職類職種劃分建立的KPI體系,突出了對組織具體策略目標的響應(yīng)。各專業(yè)職種按照組織制定的每一項目標,提出專業(yè)的響應(yīng)措施。但是,這種設(shè)置指標的方式增加了部門的管理難度,有可能出現(xiàn)忽視部門管理責任的現(xiàn)象。而且依據(jù)職種工作性質(zhì)確定的KPI體系更多的是結(jié)果性指標,缺乏驅(qū)動性指標對過程的描述,如下圖:# @- T$ ^( u7 W
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(三)平衡記分卡的核心思想是通過財務(wù),客戶,內(nèi)部經(jīng)營過程,學(xué)習與成長四個方面指標之間相互驅(qū)動的因果關(guān)系實現(xiàn)績效考核一績效; P' C! M+ U# ^& H3 W# W9 v9 ?
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改進以及戰(zhàn)略實施一戰(zhàn)略修正的目標。一方面通過財務(wù)指標保持對組織短期業(yè)績的關(guān)注;另一方面通過員工學(xué)習,信息技術(shù)的運用與產(chǎn)品,服務(wù)的創(chuàng)新提高客戶的滿意度,共同驅(qū)動組織未來的財務(wù)績效,展示組織的戰(zhàn)軌跡。這也是為什么平衡積分卡一直被認為是戰(zhàn)略管理工具,而并非只是單純的績效管理工具的原因。5 K  Y) w3 S: m( f8 M, u% t& ^3 I0 N
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依據(jù)平衡記分卡建立的企業(yè)KPI體系兼顧了對結(jié)果和過程的關(guān)注,但是基于戰(zhàn)略分解產(chǎn)生的全面的KPI體系還要同本年度指標的精細篩選相結(jié)合。戰(zhàn)略分解產(chǎn)生的是全面的體系,某一年度指標的還需要針對年度的具體目標和發(fā)展規(guī)劃,對這些指標進行進一步的篩選和劃分,經(jīng)過年度經(jīng)營規(guī)劃來確定。
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以上三種方法,是讓大家學(xué)會如何構(gòu)建KPI體系,也就是KPI指標之間應(yīng)該用什么思路去提取,當你拿到一個部門的部門經(jīng)理給你的KPI指標之后,用什么方法去判斷這一套指標是否合格?就用這三種思路,或者說,當你把績效目標分解的任務(wù)分到各部門主管的身上時,你要教會他們用這三種思路去分解本部門的目標。
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KPI體系建立以后,我們會發(fā)現(xiàn)指標非常多,得出的一套指標涵蓋的范圍也比較廣,如果直接以這些指標進行監(jiān)控的話,指標會顯得太多,主管們根本不可能對這幾十個指標給予同等的注意。因此,我們需要對KPI進行進一步的分析和選擇,以確定企業(yè)當期需要重點關(guān)注的關(guān)鍵業(yè)績指標。; Y9 c% M- B# V# f( X9 s

通常用三種方式來選擇KPI:一種是外部導(dǎo)向法,即標桿基準法,通過選擇業(yè)界最佳企業(yè)或流程作為基準,來牽引本企業(yè)提升績效;第二種是成功關(guān)鍵分析法,即通過提煉本企業(yè)歷史成功經(jīng)驗和要素進行重點績效監(jiān)控;第三種是采用平衡記分卡思想的策略目標分解法,即通過建立包括財務(wù)指標與非財務(wù)指標的綜合指標體系對企業(yè)的績效水平進行監(jiān)控。

(一)標桿基準法) L7 p  s+ \4 P6 t
標桿基準法是企業(yè)將自身的關(guān)鍵業(yè)績行為與最強的競爭企業(yè)或那些在行業(yè)中領(lǐng)先的、最有名望的企業(yè)的關(guān)鍵業(yè)績行為作為基準進行評價與比較,分析這些基準企業(yè)的績效形成原因,在此基礎(chǔ)上建立本企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的關(guān)鍵業(yè)績標準及績效改進的最優(yōu)策略的程序與方法。

標桿基準法成功的關(guān)鍵在于尋找業(yè)界最佳業(yè)績標準作為參照的基準數(shù)據(jù)(如,客戶滿意度、勞動生產(chǎn)率、資金周轉(zhuǎn)速度等)。確定最優(yōu)績效標準后,企業(yè)需以最優(yōu)業(yè)績標準為牽引,確定企業(yè)成功的關(guān)鍵領(lǐng)域,通過各部門及員工持續(xù)不斷的學(xué)習與績效改進,縮小與最優(yōu)基準之間的差距。. t0 L- Y( L( K/ h* ]" w
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標桿基準的分類+ Q- e; d, O: C' e' m& v9 a' y

標桿基準可以有不同的選擇標準,通常有兩種分類方式:按照特性劃分或按照參照的對象劃分。1 W0 c5 z4 |) w
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按照特性可以分為三類:3 g1 U; j; E4 c+ G' X' C
戰(zhàn)略與戰(zhàn)術(shù)的標桿系統(tǒng)(總體戰(zhàn)略標準能標準、最佳實踐標準等);
管理職能的標桿系統(tǒng)(市場營銷、人力資源、生產(chǎn)作業(yè)等);
跨職能的標桿系統(tǒng)(客戶標準、成本標準等)。
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按照標桿參照的對象分為三類:
(1)個體行為標桿
(2)流程標桿;
(3)系統(tǒng)標桿。1 L. y5 ]  z! X' D. ~" c! r

標桿基準法選擇指標的基本程序
(1)詳細了解企業(yè)關(guān)鍵業(yè)務(wù)流程與管理策略,從構(gòu)成這些流程的關(guān)鍵節(jié)點切入,找出企業(yè)運營的瓶頸;& u+ ]" [% O: W! n) A
(2)選擇與研究行業(yè)中幾家領(lǐng)先企業(yè)的業(yè)績,剖析行業(yè)領(lǐng)先者的共性特征,構(gòu)建行業(yè)標桿的基本框架;
(3)深入分析標桿企業(yè)的經(jīng)營模式,從系統(tǒng)的角度剖析與歸納其競爭優(yōu)勢的來源(包括個體行為標桿、職能標桿、流程標桿與系統(tǒng)標桿),總結(jié)其成功的關(guān)鍵要領(lǐng);
(4)將標桿企業(yè)的業(yè)績與本企業(yè)的業(yè)績進行比較與分析,找出存在的差異,借鑒其成功經(jīng)驗,確定適合本企業(yè)的、能夠趕上甚至超越標桿企業(yè)的關(guān)鍵業(yè)績指標。
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(二)成功關(guān)鍵要點分析法

成功關(guān)鍵要點分析,就是要尋找一個企業(yè)成功的關(guān)鍵要點是什么,并對企業(yè)成功的關(guān)鍵要點進行重點監(jiān)控。通過尋找企業(yè)成功的關(guān)鍵,層層分解從而選擇考核的KPI?;舅枷胧峭ㄟ^分析企業(yè)獲得成功或取得市場領(lǐng)先地位的關(guān)鍵因素,提煉出導(dǎo)致成功的關(guān)鍵業(yè)績模塊(又稱“KPI維度”);再把業(yè)績模塊層層分解為關(guān)鍵要素,為了便于對這些要素進行量化考核與分析,須將素細分為各項指標,即KPI。; {3 u/ E- C# t9 N9 Q. E& J
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通過成功關(guān)鍵分析法選擇KPI,分為三個步驟:1 o, h1 ~8 ]5 e# N6 `
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(1)通過魚骨圖分析,尋找企業(yè)成功的關(guān)鍵要素,即確定企業(yè)KPI維度,就是明晰要獲得優(yōu)秀的業(yè)績所必需的條件和要實現(xiàn)的目標。2 Z5 I' A1 `5 J0 U7 c
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(2)尋找企業(yè)成功關(guān)鍵,基本上要涉及三方面的問題:第一,這個企業(yè)為什么成功,過去成功靠什么,過去成功有哪些要素;第二,分析在過去那些成功要素之中,哪些能夠使企業(yè)持續(xù)成功,哪些要素已經(jīng)成為一個企業(yè)持續(xù)成功的障礙;第三,要研究作為一個企業(yè),要面向未來,根據(jù)企業(yè)的戰(zhàn)略規(guī)劃,未來的追求目標是什么,未來成功的關(guān)鍵究竟是什么。6 Z8 S) {4 R7 Z! E2 J

(3)進一步分解。對模塊進行解析和細化,即確定KPI要素。KPI要素為我們提供了一種“描述性”的工作要求,是對維度目標的細化。
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(4)確定KPI。對于一個要素,可能有眾多用于反映其特性的指標,但根據(jù)KPI考核方法的要求和便于考核人員的實際操作,我們需要對眾多指標進行篩選,以最終確定KPI。: w+ W, `- Y9 @
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指標篩選的原則是:有效性,該項指標能夠客觀、最為集中地反映要素的要求;量化性,盡量使用定量化衡量指標,避免憑感覺、主觀判斷來影響考核結(jié)果的公正、公平;易測算性,考核測算的數(shù)據(jù)資料能夠比較容易獲得,并且計算過程盡量簡單。) \' N) L, V  x" c

(三)戰(zhàn)略目標分解法5 r' B8 R" N9 P7 m- C" N

確定企業(yè)戰(zhàn)略
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企業(yè)各級目標的來源必須是企業(yè)的戰(zhàn)略目標,只有經(jīng)過戰(zhàn)略目標的層層分解,才能保證所有的部門和員工的努力方向與企業(yè)保持一致。企業(yè)戰(zhàn)略目標是根據(jù)企業(yè)發(fā)展狀況和環(huán)境的變化不斷調(diào)整的,在不同的發(fā)展時期有著不同的經(jīng)營重點。
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業(yè)務(wù)價值樹分析  ]6 Z1 b$ U. Q/ X9 o" U6 s

業(yè)務(wù)重點是為了實現(xiàn)企業(yè)的戰(zhàn)略目標必須完成的重點,這些業(yè)務(wù)重點就是企業(yè)的關(guān)鍵績效領(lǐng)域。戰(zhàn)略目標確定以后,我們就要通過業(yè)務(wù)價值樹分析,對戰(zhàn)略方案和計劃進行評估,并按照它們對企業(yè)價值創(chuàng)造的貢獻大小進行排序,分別建立企業(yè)的價值體系,并以此找出企業(yè)中數(shù)目有限的關(guān)鍵戰(zhàn)略價值驅(qū)動因素,進而確定關(guān)鍵的崗位和部門。
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關(guān)鍵驅(qū)動因素分析. Y5 R9 y* f" `* h% s

關(guān)鍵驅(qū)動因素分析,通常我們要進行兩方面工作:第一是進行關(guān)鍵驅(qū)動因素的敏感性分析,找出對企業(yè)整體價值最有影響的幾個財務(wù)指標;第二就是將后置的財務(wù)價值驅(qū)動因素與前置的非財務(wù)價值驅(qū)動因素連接起來。一般情況下,我們是借用平衡記分卡的思想,通過策略目標分解來建立這種聯(lián)系。

通過企業(yè)業(yè)務(wù)價值樹確定的關(guān)鍵指標僅僅是財務(wù)指標,它所關(guān)注的是股東的利益,即公司是否取得了令人滿意的投資回報,是否為股東創(chuàng)造了價值,是對企業(yè)過去經(jīng)營情況的評價。其缺點在于只能反映短期績效,不能反映長期績效;只能反映最終結(jié)果,不能反映關(guān)鍵過程;只能度量產(chǎn)出績效不能明確地將企業(yè)戰(zhàn)略轉(zhuǎn)化為內(nèi)部過程和活動。不能度量績效驅(qū)動因素;& K' ]- v- t- h; X; _
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信息時代企業(yè)的成功,依賴于對知識資產(chǎn)的持續(xù)投資和管理,依賴于從職能專業(yè)化向基于顧客的流程運作的轉(zhuǎn)變。顧客需求的日趨個性化和多樣化,要求不斷提高系統(tǒng)的柔性及快速響應(yīng)、創(chuàng)新和優(yōu)質(zhì)服務(wù)水平。產(chǎn)品與服務(wù)的創(chuàng)新和改進將日益取決于員工職業(yè)化技能的提高,以及先進信息技術(shù)的應(yīng)用和組織內(nèi)部關(guān)鍵流程的協(xié)同作用。9 l- n2 N. N- i
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當企業(yè)面臨這一轉(zhuǎn)變時,其成功(或失敗)是不能用傳統(tǒng)的、短期性的財務(wù)指標衡量的,必須從多方面考慮企業(yè)戰(zhàn)略實現(xiàn)的關(guān)鍵驅(qū)動因素。因此必須在企業(yè)戰(zhàn)略目標的指引下,通過對財務(wù)、客戶、內(nèi)部經(jīng)營過程、員工管理四個方面關(guān)鍵要素的提煉,形成財務(wù)策略目標、客戶策略目標、內(nèi)部運營策略目標以及員工管理策略目標,進一步將關(guān)鍵要素轉(zhuǎn)換為財務(wù)、客戶、內(nèi)部業(yè)務(wù)、員工管理四個方面的指標,通過指標之間相互驅(qū)動的因果關(guān)系,實現(xiàn)績效考核到績效改進以及戰(zhàn)略實施一戰(zhàn)略修正的目標,即一方面通過財務(wù)指標保持對組織短期業(yè)績的關(guān)注;另一方面通過員工管理、信息技術(shù)的運用與產(chǎn)品、服務(wù)的創(chuàng)新提高客戶的滿意度,共同驅(qū)動組織未來的財務(wù)績效,展示組織的戰(zhàn)略軌跡。
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公司一級KPI體系建立以后,還應(yīng)當繼續(xù)分解為部門二級KPI體系。在分解時,依然采用平衡記分卡原則,即要求各部門根據(jù)部門的職責定位響應(yīng)組織的戰(zhàn)略和策略目標,在組織戰(zhàn)略的指導(dǎo)下確定部門的目標,在組織策略目標的指導(dǎo)下分別確定部門的財務(wù)策略目標、客戶策略目標、內(nèi)部運營策略目標以及員工管理策略目標。在部門策略目標的制定過程中,由于部門不僅承擔企業(yè)一級KPI直接分解的指標,還應(yīng)當包括部門本身組織建設(shè)、工作改進等責任,因此部門在確定策略目標前必須進行部門的SWOT分析
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注:本節(jié)內(nèi)容多數(shù)參考了彭劍鋒《以KPI為核心的績效管理》,對圖片部分因為版面問題做了刪減,請感興趣的朋友們好好讀讀這本書,一定會比看我的連載有更多啟示!看完這節(jié),不知道朋友們是否會有一種感觸:沒想到談操作涉及的理論竟然更多!6 u2 @! z8 ]- O9 i, [1 z: G+ g4 t

第二種方法基于責任的KPI分解所涉及的表格:' y& K. s6 c8 c7 i
" B; @7 Y: A. V' B

第三種方法:基于職能分解KPI涉及表格:

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