項目管理的五大過程組有清楚的相互依賴關(guān)系，并在每個項目上按照同樣的順序執(zhí)行。它們與應(yīng)用領(lǐng)域或行業(yè)無關(guān)。其中，每個過程組都包含若干個項目管理過程，這些過程以相應(yīng)的輸入輸出相聯(lián)系，即一個過程的成果或結(jié)果成為另一個過程的輸入。
過程組不同于項目階段。項目可以分解為不同的階段或子項目，如可行性研究、概念開發(fā)、設(shè)計、建模、開發(fā)、測試等，每個階段或子項目通常都要重復(fù)所有過程組。下圖把42個項目管理過程歸入5大項目管理過程組和9大項目管理知識領(lǐng)域。
接下來，一起看看各項目過程組，具體做哪些事情。
啟動過程組
啟動過程組包含獲得授權(quán)，定義一個新項目或現(xiàn)有項目的一個新階段，正式開始該項目或階段的一組過程。通過啟動過程，定義初步范圍和落實初步財務(wù)資源，識別那些將相互作用并影響項目總體結(jié)果的內(nèi)外部干系人。從上圖中可以看到啟動過程組主要有兩個項目過程：制定項目章程和識別干系人。
規(guī)劃過程組
規(guī)劃過程組包含明確項目總范圍，定義和優(yōu)化目標(biāo)，以及為實現(xiàn)上述目標(biāo)而制定行動方案的一組過程。規(guī)劃過程組制定用于指導(dǎo)項目實施的項目管理計劃和項目文件。由于項目管理的多維性，就需要通過多次反饋來做進一步分析。隨著收集和掌握的項目信息或特定不斷增多，項目可能需要進一步規(guī)劃。所以，項目規(guī)劃也是反復(fù)進行的一種持續(xù)性過程。
作為規(guī)劃過程組的輸出，項目管理計劃和項目文件將對項目范圍、時間、成本、質(zhì)量、溝通、風(fēng)險和采購等各方面做出規(guī)定。具體項目過程參見上圖。另外，在規(guī)劃項目、制定項目管理計劃和項目文件時，項目團隊?wèi)?yīng)當(dāng)鼓勵所有相關(guān)干系人參與。規(guī)劃過程組內(nèi)各過程之間的其他關(guān)系取決于項目的性質(zhì)。
監(jiān)控過程組
監(jiān)控過程組包含跟蹤、審查和調(diào)整項目進展與績效，識別必要的計劃變更并啟動相應(yīng)變更的一組過程。這一過程組的關(guān)鍵作用是持續(xù)并有規(guī)律地觀察和測量績效，從而識別與項目管理計劃的偏差。監(jiān)控過程組的作用還包括：
- 控制變更，并對可能出現(xiàn)的問題推薦預(yù)防措施。
- 對照項目管理計劃和項目績效基準(zhǔn)，監(jiān)督正在進行中的項目活動。
- 干預(yù)那些規(guī)避整體變更控制的因素，確保只有經(jīng)批準(zhǔn)的變更才能付諸執(zhí)行。
項目過程組的具體管理過程如上圖所示。
收尾過程組
收尾過程組包含為完結(jié)所有項目管理過程組的所有活動，以正式結(jié)束項目或階段或合同責(zé)任而實施的一組過程。當(dāng)這一過程組完成時，就表明為完成某一項目或項目階段所需的所有過程組的所有過程均已完成，并正式確認(rèn)項目或項目階段已經(jīng)結(jié)束。項目或階段收尾時可能要做以下工作：
- 獲得客戶或發(fā)起人的驗收
- 進行項目后評價或階段結(jié)束后評價
- 記錄“裁剪”任何過程的影響
- 記錄經(jīng)驗教訓(xùn)
- 對組織過程資料進行適當(dāng)?shù)母?/span>
- 將所有相關(guān)項目文件在項目管理信息系統(tǒng)中歸檔，以便作為歷史數(shù)據(jù)使用
- 結(jié)束采購工作。
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