9月份我要給幾個小伙伴聯(lián)合搞的沙龍做一次GTD時間管理的分享，準(zhǔn)備了PPT，歡迎豆友們提建議。
準(zhǔn)備工作：
- 請在一張白紙上，寫下你下個星期要完成的事情。
- 同時準(zhǔn)備一些白紙和筆。
- 有空的話，可以看看這段40分鐘的視頻，講拖延癥的，挺有意思：
http://www.douban.com/group/topic/42612826/不知道從什么時候，“時間”變成了我們的一個問題。
在這一次的分享中，我們主要一起了解一下，如何運用GTD的方法，有效率地完成繁雜的任務(wù)。
GTD時間管理方法來自一本暢銷書，作者為許多企業(yè)高管擔(dān)任時間管理個人教練。傳播到國內(nèi)以后，也受到相當(dāng)多效率達(dá)人的推薦，比如說科技作者同人于野，方法愛好者古道，等等。
同人于野歸納過GTD的兩大原則，即把所有要做的事情寫下來，并且將它們拆分成可具體實施的步驟?！安鸱帧笔且环N非常重要的技能。一萬小時天才理論所倡導(dǎo)的“刻意練習(xí)”方法，也要求學(xué)習(xí)者將學(xué)習(xí)任務(wù)拆分成最小的模塊進(jìn)行重復(fù)練習(xí)。拆分的過程，能夠讓我們思考和看清楚對象的內(nèi)部結(jié)構(gòu)，也讓我們更加容易地看到不同事物之間的聯(lián)系，加速學(xué)習(xí)過程，提高理解效率。
GTD時間管理分為三大步驟。我介紹的任務(wù)分類方法，沒有完全按照書本來，而是在實踐中經(jīng)過了自己的簡化。我想強(qiáng)調(diào)的是，大家在一開始應(yīng)該盡量去適應(yīng)書本介紹的嚴(yán)格分類，等熟悉以后，再來設(shè)計自己最舒服的方式。先了解，再簡化，不能一開始就偷懶。
收集這一步，想到什么立即寫下來，想到什么就寫什么。一開始你可能放入了更多的大塊任務(wù)，等熟悉這套方法以后，你或許能夠一開始記錄時就進(jìn)行一些分解。我以我自己一周內(nèi)的事情為例，也請大家認(rèn)真檢視一下之前寫下來的任務(wù)，看是否還有遺漏。
處理即是將任務(wù)進(jìn)行歸類，并安排時間。
-把短時間可完成的單步驟任務(wù)放入To Do List，閑下來就可查看，隨時消滅雜事。
-To Do List按執(zhí)行任務(wù)的環(huán)境細(xì)分，把同一個環(huán)境的小任務(wù)積累起來，一起消滅，以便避免這些小任務(wù)不斷打岔。
請大家把收集單上那些可以短時間處理的任務(wù)挑選出來。你在哪些場所完成它們？比如說電腦上，超市，家里，公司，等等，把它們分類計入To Do List。
需要半小時甚至更長時間才能完成的任務(wù)，排在日程表里。有截止日期的，也放入日程表，設(shè)置提醒。注意預(yù)留緩沖時間。由于我經(jīng)常寫PPT，能比較準(zhǔn)確的估計出準(zhǔn)備PPT的時間，所以直接將它作為整塊任務(wù)放入日程表。最好還是拆成小任務(wù)。
請大家在紙上列出周一到周日，然后把大塊任務(wù)排進(jìn)日程表里面。
然后是需要長期跟蹤的任務(wù)。 分解這些任務(wù)，會考察我們對于任務(wù)本身的理解。我們需要列出行動路線，確定一些關(guān)鍵節(jié)點，考慮哪些外界因素可能影響任務(wù)的進(jìn)行。分解任務(wù)的過程可以訓(xùn)練我們的全局觀、預(yù)測能力，同時也可以幫助我們思考有哪些外部力量可以借助。寫的過程，就是越想越清楚的過程。
請大家把這類任務(wù)分出來，每個任務(wù)寫在一張紙上，然后把每個任務(wù)進(jìn)行詳細(xì)分解。
Projects中的任務(wù)，隨著過程的進(jìn)展，會不斷被歸入To do list和Agenda中。
經(jīng)過上面的處理，“收集”中的任務(wù)被清空了。 然后我們就可以按照日程表完成大塊任務(wù)，零碎時間按優(yōu)先級處理待辦清單，并隨時跟蹤項目進(jìn)度。
在執(zhí)行任務(wù)的過程中，必須融入“回顧”這一步。歷史上許多牛人都會做回顧，比如曾子一日三省，曾國藩每日復(fù)盤并記錄?！盎仡櫋睘楦咝У臋C(jī)械化執(zhí)行過程增加了主動思考的因素，讓我們可以保持靈活性，從生活提供的反饋中進(jìn)行學(xué)習(xí)。有的人倡導(dǎo)從年計劃、月計劃、周計劃、日計劃，層層都需要計劃與回顧。一開始的時候，不妨從周回顧開始，逐步向兩頭擴(kuò)展。
除了用紙質(zhì)筆記本完成GTD，網(wǎng)上也能找到許多專門的工具。廣受好評的是doit.im，而我自己采用了紙質(zhì)筆記本+印象筆記+手機(jī)日程表的方式。還有的人在用有道筆記。我的建議是，新手先在紙上熟悉這個過程，有了一些心得體會之后，可以廣泛嘗試各種工具，然后選出自己用的最順手的。
如果這套方法聽起來很復(fù)雜，讓人有望而卻步之感，不妨先著意培養(yǎng)自己對于時間的敏感性，等珍惜時間的意識越來越強(qiáng)以后，或許就會很樂意地學(xué)習(xí)和練習(xí)這套方法。
當(dāng)然，所謂“不為無益之事，何以遣有涯之生”，并不是每個人都渴望效率。但“記錄和回顧”，是我推薦每個人都動手做的事情。我們也可以把它做得更有趣，比如說許多日本和臺灣青年都有記手繪日記的習(xí)慣。我剛好買了本《知日·斷舍離》，對此有介紹。
我要和大家分享的內(nèi)容就是這些。學(xué)習(xí)一項新技能，在一開始會比較困難，需要我們走出自己的舒適區(qū)，進(jìn)行反復(fù)練習(xí)。使用GTD的一開始，可能也會讓我們花比平時更多的時間來管理自己的時間。一旦熟練，就可以讓這套方法幫助我們更輕松地處理繁瑣任務(wù)，將煩心事轉(zhuǎn)化成機(jī)械的執(zhí)行，讓我們有更多時間和精力去投入更有挑戰(zhàn)性、更有創(chuàng)造性的工作和享受中。就像學(xué)游泳、學(xué)開車，一旦學(xué)會，它會變成一個不費力的自動過程。
