1.如何將Word文檔轉(zhuǎn)換成幻燈片
我們經(jīng)常需要制作內(nèi)容相同的Word文檔和PowerPoint文檔，同時又不想重新進行輸入和制作，這個時候就需要用到Word的文檔轉(zhuǎn)換功能。
其實，Office本身就提供了一種十分方便的各種環(huán)境間文檔轉(zhuǎn)換的方法。方法就是直接把另外一個編輯里的文檔打開。例如，需要將Word文檔轉(zhuǎn)換成PowerPoint文檔時，啟動PowerPoint，單擊“文件”菜單欄，選擇“打開”命令，在打開文件的對話框中把文件類型設(shè)置為“所有文件”，然后選擇已經(jīng)編輯好的Word文檔，單擊“確定”即可實現(xiàn)不同文檔格式的自動轉(zhuǎn)換。
2.如何在沒有安裝Word的計算機上查看文檔
有時用戶需要將制作的文檔拿到其它沒有安裝Word的計算機上使用，如果時間來不及的話，可以不安裝Office，采用以下方法。
在完成文檔編輯后執(zhí)行“文件”菜單下的“另存為網(wǎng)頁”命令，輸出的網(wǎng)頁文件自然可以拿到其他計算機上演示了，而且對作品的效果影響不大，只是一些版式變化。另外，也可以用寫字板來打開Word文件。
3.換頁時不再頻繁敲回車鍵
在編輯文檔時，以常會遇到換頁的情況，大多數(shù)的用戶都會敲很多次的回車鍵以生成新的頁面，這實際上是一個非常不好的習(xí)慣，因為當(dāng)用戶對前面的內(nèi)容再作修改時，會直接影響到版面，所以用戶應(yīng)當(dāng)使用下面的方法：
當(dāng)編輯到需要換頁的位置時，按住“Ctrl”鍵后再按下回車鍵，插入一個分頁符，這樣就完成了換頁的工作，非常方便。
4.微調(diào)各邊距
用戶在進行排版時，通常都會使用鼠標(biāo)左鍵來調(diào)整頁邊距、左右縮進、制表符、表格邊框線等，但有時由于各種原因（如鼠標(biāo)不靈敏，屏幕分辨率較低等），效果不盡人意，不能精確的移到理想的位置，這時可以在調(diào)整的過程中加按鼠標(biāo)右鍵（不釋放左鍵）來進行微調(diào)，可以達到理想的效果。
5.在屏幕提示中顯示快捷鍵
在Microsoft Word中，通過在屏幕提示中顯示快捷鍵。用戶就可以知道最常用Word命令的快捷鍵。在選擇顯示工具欄屏幕提示時，用戶可以指定Word同時顯示該工具欄按鈕的快捷鍵。
執(zhí)行[視圖]菜單上[工具欄]子菜單上的[自定義]命令，在彈出的對話框中選擇[選項]選項卡，選中[顯示關(guān)于工具欄的屏幕提示]復(fù)選框和[在屏幕提示中顯示快捷鍵]復(fù)選框。
6.快速刪除Word不常用的按鈕和菜單
Word中的工具欄上的一些常用按鈕使得編輯文章更加方便，但我們也發(fā)現(xiàn)有些按鈕并不常用，但卻占居了許多寶貴的屏幕空間。其實用戶可以這樣刪除它們：在工具欄空白處單擊鼠標(biāo)右鍵，選擇[自定義]命令，彈出對話框后不要去管它，直接從工具欄上把用戶要刪除的按鈕按住不放，將它拖到屏幕空白處（會出現(xiàn)一個小叉）放開即可刪除，非常方便。
其實還有一個非常容易的方法，只要按下Alt鍵不松開，然后用鼠標(biāo)把相應(yīng)按鈕拖放到工具欄外面即可，利用此法甚至可以刪除Word菜單下不常用的命令。
7.更改菜單打開方式
如果有人的Office xp菜單是以滑動或者展開的動畫效果顯示的，用戶一定覺得夠酷，其實用戶也可以使用這種效果，打開工具菜單下的[自定義]對話框，在[選項]標(biāo)簽中用戶可以看到菜單的打開方式這一項，系統(tǒng)默認是“無”，通過它的下拉菜單用戶可以看到“無”、“任意”、“展開”、“滑動”這幾項，用戶選自己喜歡的方式，就可以看到更酷的效果了。
8.實現(xiàn)文檔的自動滾動
如果你還未使用內(nèi)置滾動的鼠標(biāo)，那么在查看一篇長文檔時，一定會感覺到不停點擊鼠標(biāo)左鍵或拖動滑塊的煩惱，其實Word XP中提供了一個“自動滾動”的功能，為什么不利用一下呢？
從[工具]｜[自定義]下打開[自定義]窗口，從左側(cè)窗口中選中[工具]類別，然后在右側(cè)[命令]下拉列表框中找到[自動滾動]項，再將這個項目拖到Word界面中，隨便找一個地方放置即可，只要你覺得醒目就行了。以后即使你沒有滾動鼠標(biāo)，也可以使用“自動滾動”功能來查看長長的文檔，當(dāng)然如果你想閱讀電子文檔那就更方便了。假如你覺得滾動速度太快，上下移動鼠標(biāo)可以自行調(diào)節(jié)，不需要滾動時只要左擊或右擊均可，相當(dāng)于給你的兩鍵鼠標(biāo)增加了一個免費的滑輪。
9.重命名自定義工具欄
你可以重命名任何已創(chuàng)建的自定義工具欄；但是不能重命名Microsoft Office或Office家族程序提供的內(nèi)置工具欄。
A.在[視圖]菜單上，指向[工具欄]，再單擊[自定義]。
B.單擊[工具欄]選項卡。
C.在[工具欄]框中，單擊要重命名的自定義工具欄。
D.單擊[重命名]。
E.在[工具欄名稱]框中鍵入新名稱，再按Enter鍵即可。
10.將圖片移到全適的位置
當(dāng)用戶有在Word文檔中放置圖片時，它會自動與一個可見的風(fēng)格對齊，以確保所有內(nèi)容整齊的排列。如果需要精確地控制圖片的放置位置，用戶可以在拖動對象時按住“Alt”鍵，以暫時忽略網(wǎng)格。用戶可以看到該圖片將平滑地移動，而不是按照網(wǎng)格間距移動。
如果圖片不需要與文字對齊，用戶可以使用這一技巧。為了確保該功能可用，請用戶雙擊該圖片，然后選擇“版式”選項卡，選擇環(huán)繞方式區(qū)域下非嵌入式的任意放式，最后單擊“確定”按鈕即可。
11.如何在Word中調(diào)整漢字與英文字母間的距離
在中文Word中漢字與英文字母與數(shù)字之間一般都好存在一小段間隔，這個間隔一般有一個空格大小，但我們卻無法刪除掉。例如：我們輸入“中文Windows98的新特性”，在“中文”和“Windows”之間以及“98”與“的”之間都有這段間隔。這雖然有助于突出顯示漢字與英文之間的區(qū)別，使文檔一目了然，但有時我們也需要關(guān)閉些功能，關(guān)閉的方法如下：
a) 按Ctrl+A選定全部文檔；
b) 選擇[格式]｜[段落]｜[中文版式] ；
c) 在[中文版式]選項卡中取消[字符間距]設(shè)置框下面的“中、英文間自動調(diào)整間距”和“中文、數(shù)字間自動調(diào)整間距”選項左邊的復(fù)選框。
12.如何在Word中任意修改字間距
在Word中修改字間距很不直觀，有些用戶甚至不知道該如何設(shè)置字間距，而不得不使用系統(tǒng)默認值。Word的字距有“標(biāo)準”、“加寬”、“緊縮等”三種字間距，它的實際距離不是一塵不變的，而是與文檔中字號的大小有一定的關(guān)系。“加寬”間距則是在“標(biāo)準”的基礎(chǔ)上再增加一個用戶指定的數(shù)值，“緊縮”則是在“標(biāo)準”的基礎(chǔ)上減去一個用戶指定的數(shù)值。由于“加寬”和“緊縮”都是在“標(biāo)準”的基礎(chǔ)上進行調(diào)整，不至于出現(xiàn)字號與字間距不匹配的情況。調(diào)整字間距的方法如下：
a) 選定文本；
b) 選擇[格式][字體][字符間距]選項卡；
c) 在間距下拉列表中選擇適當(dāng)?shù)念愋秃驮鎏砘驕p小的間距數(shù)值。最后“確定”即可。
13.如何在Word中任意修改行距
在Word中提供了很多種標(biāo)準的行距供選擇，在[格式]｜[段落]的[縮進和間距]選項頁，在“行距”框里提供了行距的選擇列表。包括“單倍行距”、“最小行距”等。可是標(biāo)準行距并不一定符合我們的需要。例如，我們希望行距盡可能小時用“最小行距”就滿足不了要求。如果我們想要任意設(shè)置行距的大小，必須將行距設(shè)置為“固定值”，然后在右邊的“設(shè)置值”對話框里任意輸入行距的磅數(shù)即可。
14.怎樣使用鍵盤選定文檔中的字符
在鍵盤上同時單擊Shift和方向鍵[→],則可選定[插入點]右邊的一個字符；若同時單擊Shift和方向鍵[←]，則可選定[插入點]左邊的一個字符。
15.用鍵盤選定行
如果在鍵盤上同時單擊Shift和方向鍵[↑],則可選定從[插入點]開始到[插入點]為止的全部字符。如果同時單擊Shift 和方向鍵[↓]，則可選定從[插入點]開始到[插入點]為止的全部字符。。
16.Word“分節(jié)”的妙用
在Word中，“節(jié)”是文檔的一部分，可以在其中單獨設(shè)置某些頁面格式設(shè)置選項，如果需要修改屬性，例如行編號、列數(shù)、頁眉和頁腳時，可創(chuàng)建一個新的節(jié)，并對這個新的節(jié)應(yīng)用新頁面設(shè)置選項。除非插入分節(jié)符，否則Microsoft Word會將整個文檔視為一個節(jié)。分節(jié)符是為表示節(jié)結(jié)束而插入的一個標(biāo)記。分節(jié)符中保存有節(jié)的格式設(shè)置元素，如頁邊距、頁的方向、頁眉和頁腳以及頁碼的順序。分節(jié)符在文檔中顯示為包含有“分節(jié)符”字樣的雙虛線。插入分節(jié)符的方法如下：
單擊文檔中需要插入分節(jié)符的位置，單擊“插入”菜單欄中的“分隔符”命令，出現(xiàn)一個名為“分隔符”的對話框。
在“分節(jié)符類型”下，單擊描述了所需新分節(jié)符開始位置的選項。分節(jié)符類型共有4種：“下一頁”、“連續(xù)”、“奇數(shù)頁”和“偶數(shù)頁”?？筛鶕?jù)需要進行。
17.為部分文檔創(chuàng)建不同的頁眉或頁腳
創(chuàng)建頁眉或頁腳時，Word自動在整理文檔中使用同樣的頁眉或頁腳。要為部分文檔創(chuàng)建不同于其它部分的頁眉或頁腳，需要對文檔進行分節(jié)，然后斷開當(dāng)前節(jié)和前一節(jié)中頁眉或頁腳間的連接。
a) 如果尚未對文檔進行分節(jié)，需要在要使用不同的頁眉或頁腳的新節(jié)起始處插入一個分節(jié)符；
b) 單擊要為其創(chuàng)建不同頁眉或頁腳的節(jié)；
c) 單擊“視圖”菜單中的“頁眉和頁腳”命令。出現(xiàn)“頁眉和頁腳”工具窗口；
d) 單擊“頁眉和頁腳”工具欄上的“同前”按鈕。
e) 修改已有的頁眉或頁腳,或為該節(jié)創(chuàng)建新的頁眉或頁腳。Word后自動對后續(xù)各節(jié)中的頁眉或頁腳進行同樣的修改。
f) 要為下一節(jié)創(chuàng)建不同的頁眉或頁腳面，重復(fù)步驟1到步驟5.
18.讓文檔中的圖片更瘦一些
如果文檔中僅僅只有一些文字內(nèi)容，那么它的個頭通常不會很大，至多幾十KB而已。不過，假如由于某種原因在文檔中插入了幾幅圖片，那么文檔的個頭就會急劇膨脹，不僅編輯和傳輸非常不便,而且打開或保存時也特別緩慢。
不過，我們可以對插入文檔中的圖片進行壓縮處理，選中圖片后，WordXP會自動激活一個圖片工具欄，選中右起第5個工具按鈕，就可以在“壓縮圖片”窗口中選擇“選中的圖片”項，假如你想壓縮文檔中的所有圖片，可以選擇“文檔中的所有圖片”，這里已經(jīng)自動勾選了“壓縮圖片”和“刪除圖片的剪裁區(qū)域”兩個復(fù)選項，單擊“確定”按鈕后，會出現(xiàn)一個對話框告訴你壓縮圖像命令可能會損壞圖像的質(zhì)量，詢問是否進行圖像優(yōu)化，確定后就可以壓縮圖片的身材了。
19.自定義新符號
雖然Word中有很多符號可以直接挑選使用，但總是感覺不夠用，例如人作弧線，這時就只有通過自己來定做了。定做新符號實際上就是使用Word圖片來進行創(chuàng)作，具體操作起來還是比較簡單的，本文文以定做弧線為例簡單地說明其過程。
首先單擊[插入]菜單欄，選擇[對象]，然后在彈出的對話框中選擇[新建]欄中的“MicrosoftWord圖片”項，單擊“確定”，這樣到了圖片的編輯區(qū)中，下面不可以直接在這該區(qū)中繪制一段圓弧。在圓弧下面做一個文本框?qū)懮弦獙懙膱A弧文字，然后將圖片調(diào)整到合適的大小就可以了。
另外，在選擇制作Word圖片時，最好將“浮于文字上方”這個復(fù)選框取消掉。依此方法就可以自己定義各種比較特殊而又要用到的符號了。如果該符號需經(jīng)常用到，也可以加入到自動圖文集中或者將上述過程用宏的方式記錄下來并放到工具欄中，以后想用的時候就可以直接在工具欄中選取了。
20.準確移動文本
在實際編輯文檔過程中，如果使用鼠標(biāo)拖曳的方式移過長的文檔時，由于移動距離遠，會出現(xiàn)移錯位置的事情。實際我們可以采取這樣的方法避免：先選中要移動的文檔，再按[F2]鍵，此時狀態(tài)欄顯示[移動至何處？]，把輸入焦點點到目的地，按回車鍵便可準確移入。
21.頁面邊框
你可以為文檔中每頁的任意一邊或所有邊添加邊框、也可以只為某節(jié)中的頁面、首頁或除首頁以外的所有頁添加邊框。有多種線條樣式和顏色以及各種圖形邊框的頁面邊框。
22.將姓名按姓氏筆劃排序
在舉辦會議或者進行評比時，需要對相關(guān)的人員姓名按照姓氏筆劃進行排序。首先，將需要排序的姓名寫出來，每個姓名要占一行，即輸入結(jié)束后需按“回車”換行，選中所有需要排序的姓名，執(zhí)行[表格]菜單上的[排序]命令。
在[排序文字]對話框里，“排序依據(jù)”項選擇“段落數(shù)”，“類型”項里根據(jù)各自的要求，可以選擇“筆劃”、“數(shù)字”、“拼音”、“日期”四種排序方式，在其后的二選一框里選擇“遞增”或者“遞減”方式，單擊“確定”，雜亂無章的姓氏就被Word排列的井井有條了。
23.鎖定插入的日期和時間
在上面的例子中，我們介紹了如何插入“日期和時間”，如果在插入日期和時間的時候在“日期和時間”對話中選擇了“自動更新”的話，則每次打開該文檔時日期和時間都會變成當(dāng)前的日期和日間。如果用戶不需要時期和時間的自動更新，可以單擊時間和日期處，按下Ctrl+F11組合鍵，這樣就可以鎖定日期和時間了，還有一種一勞永逸的方法，就是按下Ctrl+Shift+F9組合鍵使時間和日期變?yōu)檎５奈谋?，自然就不會自動更新了?nbsp;
24.給正文添加正文邊框
在Word2003中，若要在[頁面視圖]下給文檔添加[正文邊框]，可以單擊[工具]｜[選項]｜[頁面視圖和Web版式視圖選項]下的[正文邊框]。
25.使有格式刷重復(fù)復(fù)制格式
格式刷的用法相信廣大用戶都會，但是每次只能調(diào)整一次格式是不是很不方便呢？
其實只要雙擊“格式刷”按鈕，用戶可以將選定格式復(fù)制到多個位置。再次單擊格式刷或按下“Esc”鍵即可關(guān)閉格式刷。
26.利用不間斷空格使兩個單詞保持在同一行文字里
用戶在錄入一段文字時，經(jīng)常會遇到這樣的情況，一個由多個單詞組成的詞組（如人名）被分隔在兩行文字里，如果遇到這種情況，可以通過一個不間斷空格使該詞組保持在一行文字里。
方法很簡單，選中詞組中每個單詞（除最后一個單詞）后的空格并按下Ctrl+Shift+Space組合鍵即可。
27.巧用“選擇性粘貼”口的“無格式文本”
用戶在制做文檔時經(jīng)常會用到復(fù)制和粘貼的方法，但是直接粘貼的文本有時會出現(xiàn)不希望的格式，如從復(fù)制的網(wǎng)頁文字粘貼到文檔后，四周留下了表格邊框；從其他文檔粘貼過來的文字延續(xù)了源文件中的格式。通過“選擇性粘貼”我們可以讓這些文字按照設(shè)置好的格式出現(xiàn)。
將需要的文字復(fù)制到剪貼板后，執(zhí)行[編輯]菜單上的[選擇性粘貼]命令，在彈出的對話框口選擇“無格式文本”。單擊“確定”按鈕后，粘貼的文字就是無格式的，也就是說它會按照粘貼光標(biāo)位置的格式出現(xiàn)。
28.快速插入一對大括號
將光標(biāo)置于需要插入一對大括號的地方，然后按下Ctrl+F9組合鍵，就可以快速在插入點插入一對大括號，并且將輸入光標(biāo)置于大括號內(nèi)。
29.Word字體隨身攜帶
在日常辦公中，常常需要在另一臺電腦上打印本機Word文檔，如果采用的是Windows系統(tǒng)默認的字體，在另一臺電腦上打印當(dāng)然不會有什么問題，可是如果本機采用的是另外安裝的字體，而另一臺電腦上又未安裝該字體，那么打印時就會變成宋體了。要想又不在另一臺電腦上安裝該字體，又要正確打印出該文檔，我們可以這樣做：執(zhí)行[工具]｜[選項]命令，打開“選項”對話框，點擊“保存”標(biāo)簽，選中“嵌入TrueType字體”，這樣就可以把創(chuàng)建此文檔所用的TrueType字體與文檔保存在一起，當(dāng)在另一臺電腦上打開此文檔時，仍可用這些字體來查看和打印文檔。
注意：1.如果想實現(xiàn)此目的，必須對該文檔使用一種新的樣式；2.你想嵌入的字體只能是TrueType字體；3.這樣的文檔容量比較大，為了減小文檔的體積，可同時選中“只嵌入所用字符”選項；4.在另一臺電腦上打開該文檔時，不能對嵌入的字體文本進行修改，否則會使嵌入的字體丟失。
30.為Word文本加注釋
如果你想為Word的某個文本（如一個新名詞、一個英文縮寫等）加以注釋，而不想讓注釋出現(xiàn)在文檔中，下面兩種方法中的任意一種可以幫助你實現(xiàn)：
○1先選中需要注釋的文本，用[插入]∣[批注]命令，打開[批注]窗口，在其中輸入注釋文字后關(guān)閉該窗口，則該文本被加上黃色底紋（不會打印出來），當(dāng)鼠標(biāo)移至該文本時，注釋文字則顯示在該文本的上方；
○2將光標(biāo)移至需要加注釋的文本后面，用[插入]∣[腳注或尾注]命令，打開[腳注或尾注]對話框，適當(dāng)設(shè)置后確定，則光標(biāo)移至該頁文本的左下方，輸入注釋文本，則在上述文本后面出現(xiàn)一個數(shù)字序號，光標(biāo)移至該序號處，注釋文本即顯示出來（不過該注釋文本會顯示在文檔下方，并能打印出來）。
31.快速輸入特定的短語
我們在用Word2003進行文檔編輯時，像專業(yè)術(shù)語、單位名稱等這些特定的短語，在一篇文章中可能要反復(fù)輸入，如果每次都是一個字（詞）一個字（詞）地去輸入，不僅麻煩、速度慢，而且容易出錯，同時也很難輸入文本的一致性。我利用Word2003的“剪貼板”功能，實現(xiàn)了選定短語的一次性輸入，達到快速、準確、一致之目的。
○1啟動Word2003打開“剪貼板”工具欄。
○2選將特定的短語（如“《中華人民共和國建筑法》”、“《建設(shè)工程質(zhì)量管理條例》”、“建設(shè)工程質(zhì)量監(jiān)督工作”等）輸入到文檔中，然后一個一個的選中，用“復(fù)制”命令逐條加到“剪貼板”中。
○3在需要某一短語的位置，單擊“剪貼板”工具欄上相應(yīng)短語的圖標(biāo)就可以一次性輸入該短語。
○4如果短語太多，記不清某條短語在“剪貼板”上的具體位置也沒關(guān)系，當(dāng)你將鼠標(biāo)指向某條短語時，在左下方即可顯示出該短語，點擊你需要的短語即可（在Word2003中，“剪貼板”上直接會顯示出短語的內(nèi)容）。
32.[水印]文字
給文檔添加的[水印]文字，它可以顯示在文字后，它是可視的，但不會使文字變模糊。我們給文檔添加的[水印]文字，如同給文檔添加的文字一樣，也可以選擇[字體]、[字號]和[顏色]。也可設(shè)置透明和斜線或水平版式等。
33.即時取消后臺打印
失誤是難免的！可能剛剛按完了打印命令后，又后悔不想打印當(dāng)前的文檔了，那么怎樣才能即時取消后臺打印任務(wù)呢？一般來說，大家在發(fā)出打印任務(wù)后，程序會自動將打印任務(wù)設(shè)置為后臺打印，同時在狀態(tài)欄上出現(xiàn)打印機圖標(biāo)，打印機圖標(biāo)旁邊的數(shù)字顯示的是正在打印的頁的頁碼。要想即時取消后臺打印任務(wù)的話，大家只要用鼠標(biāo)雙擊圖標(biāo)就可以了，不過你的動作得快，一定要趕在打印機前面“出手”！
34.讓剪貼不再智能
在文檔中進行刪除文檔操作時，Word會自動刪除多余空格，而當(dāng)插入剪貼板中的內(nèi)容時，Word會在插入內(nèi)容的前后自動添加空格，這就是Word提供的智能剪貼功能。該功能對于英文編輯來說，將省去大家動手增刪空格的麻煩，但對漢字來說，稍有畫蛇添足之嫌。要是想禁用智能剪貼功能，可以首先在“工具”菜單中，依次執(zhí)行[選項]｜[編輯]命令，在“智能剪切和粘貼”設(shè)置框中，單擊“設(shè)置”按鈕，然后清除“自動調(diào)整語句和單詞間隔”復(fù)選框，依次單擊“確定”按鈕就可以了。
35.彎引號變直引號
想要在文檔中輸入“5′16″”，以表示時間為“5分16秒”，你一定無法完成你的操作吧？因為Word2003會自動把你輸入的直引號變成彎引號。其實該轉(zhuǎn)換功能意義不大，因為當(dāng)輸入直引號時，Word2003只能將其替換半角的彎引號，而不是中文標(biāo)點符號要求的全角引號。想在文檔中鍵入直引號，請關(guān)閉該自動功能，方法是：在[工具]菜單中，單擊[自動更正選項]命令，單擊[鍵入時自動套用格式]選項卡，在“鍵入時自動替換”下，清除“直引號替換為彎引號”就可以了。
36.設(shè)置通欄標(biāo)題
設(shè)置通欄標(biāo)題最簡單的辦法是：在對文檔分欄時，不選定[標(biāo)題]，只對文檔的文體部分分欄；然后再對文檔的標(biāo)題進行相應(yīng)的設(shè)置。。
37.縮寫圖像尺寸
Word2003 不僅能改變圖像的大小、亮度、對比度以及設(shè)置圖像格式，而且還能作為一個壓縮軟件，來壓縮圖像，以便縮小圖像所占用的空間。要壓縮圖像時，首先選中指定的圖像，并單擊“圖像”工具欄中的“壓縮”按鈕，或者在菜單欄中依次單擊[視圖][工具欄][圖像]，隨后圖像將會打開一個圖像壓縮對話框，在該對話框中你可以選擇壓縮指定的圖像，也可以選擇壓縮文檔中所有圖像，另外你可以通過設(shè)置圖像分辨率的方法來更改圖像的占用空間。最后筆者要提醒大家的是，一旦對圖像進行了壓縮后，圖像上的色彩會損失一些，而且將再也不能恢復(fù)。
38.編號自動錄入
如果要在普通的文本中輸入編號，許多人都會使用手工的方法來輸入，但如果要輸入的編號有很多的話，手工輸入將變得很麻煩。其實用Word2003 內(nèi)置的虛擬表格功能能很輕松地輸入編號，比如假設(shè)筆者要輸入1到6000的一個編號，只要先在Word2003 中使用插入表格功能，來向編輯文檔中插入一個行數(shù)為1、列數(shù)為6000的表格，然后選中生成的表格，接著選擇格式菜單中的項目符號和編號，選擇第二項編號欄，根據(jù)自己的需要選擇一種編號形式，此時電腦自動生成編號，選中整個表格，用CTRL+X剪切，然后使用選擇性粘貼，選用無文本格式，此時會直接粘貼上編號而不會出現(xiàn)表格了。
39.字母與單詞“分家”
有時想選擇單詞中的某個字母，看似很簡單的操作在Word2003 中卻很難實現(xiàn)，當(dāng)你開始拖動單詞時，Word 總是自動選定整個單詞和其后的空格。這是什么原因呢？其實這是Word2003 提供的自動選定整個單詞功能，該功能使得Word 能在你選定單詞的一部分時，自動選定整個單詞及其后的空格。有時，你發(fā)現(xiàn)無論如何也不能選中某個或幾個漢字，也是該功能在作怪。當(dāng)然，你可指定是否讓Word 自動幫助你選定整個單詞，具體步驟為：在“工具”菜單中，單擊“選項”命令，單擊“編輯”標(biāo)簽，清除或選中“選定時自動選定整個單詞”復(fù)選框就可以了。
40.兩行合一行顯示
這時我們可以請“雙行合一”命令來幫助：將插入點置于希望插入“雙行合一”文字的地方，單擊[格式]菜單中的[中文版式]子菜單，然后單擊[雙行合一]命令，在“文字”文本框中，輸入希望以兩行合并成一行的文字，輸入的文字將顯示在“預(yù)覽”框中。
若要自動輸入包含雙行合一文字的括號，可選中“帶括號”復(fù)選框，然后在“括號類型”框中選擇所需括號，最后單擊確定按鈕即可。
41.字母大小寫快速切換
將所需要更改的文字部分選中，按“Shift+F3”組合鍵可以將所選內(nèi)容在“全部大寫”、“全部小寫”和“首字母大小，其它小寫”之間進行轉(zhuǎn)換，非常便利。例如你輸入了“software”,按一次Shift+F3鍵，它將變?yōu)槭鬃执髮?#8220;Software”；再按一次“Shift+F3”，則變?yōu)槿看髮?#8220;SOFTWARE”；再按一次“Shift+F3”，它又會變?yōu)槿啃憽?nbsp;
42.特大字和特小字
眾所周知，在Word 文檔編輯過程中，選擇適當(dāng)大小的字體，可使文檔美觀大方，并且具有較好的閱讀性。可是Word 文檔字號的默認設(shè)置最大只能為72磅，最小只能為5磅，那么如何輸入比72磅更大或比5磅更小的字呢？操作的步驟是：先選中要修飾的文本，然后單擊菜單“格式”中的“字體”項，直接在“字號（S）”欄輸入所需的磅值即可，字體大小的磅值范圍為1～1638之間，在改變字體大小時，為了更具有直觀性，可反復(fù)使用快捷鍵“Ctrl+]”使字體逐漸增大，使用快捷鍵“Ctrl+[”使字體逐漸變小，直到你滿意為止。
43.自動重新分頁
在使用Word 進行文檔編輯的時候，分頁命令可被自動執(zhí)行。比如正在編輯的文檔超過一頁紙時，它會自動進入到下頁。自動重新分頁是在進行文檔編輯的時候Word 自動執(zhí)行的功能。它主要用于如下情況：
1. 當(dāng)打開一個編輯好的長文檔時，在屏幕最底行的狀態(tài)中會顯示[Word 正在重新分頁]；
2. 編輯過程中對文檔的內(nèi)容進行了插入或刪除等操作后，Word 會在后臺進行自動重新分頁，對于長文檔，Word 則會出現(xiàn)暫時[忙]狀態(tài)，以進行自動重新分頁的操作；
3. 打印時Word 必須先計算出文檔的頁數(shù)，才能進行打印操作，故處于打印預(yù)覽狀態(tài)時也會出現(xiàn)進行自動重新分頁的操作；
4. 編輯文檔過程中正在編寫文檔的目錄或索引。
當(dāng)然Word 的自動功能很多，這里只介紹這幾個，希望能給你帶來收獲。
44.文字快速轉(zhuǎn)換為圖片
如果你發(fā)現(xiàn)E-mail給海外的親友，但對方計算機又沒有中文系統(tǒng)，無法進行漢字瀏覽，是不是很掃興呢？別遺憾，我在辦法，其實我們只要把文字轉(zhuǎn)換為圖片，就會保持文檔格式的原貌，這樣你的海外親友就能讀到祖國的語言啦。將文字快速轉(zhuǎn)換為圖片并不需要專門的圖形編輯器，Word2003 一樣可以做到。方法如下：首先，將編輯的文件存為doc格式，然后將其關(guān)閉。再在Word2003 中新建一個文件，把剛才存盤的那個文件拖到新建的文件中，你會發(fā)現(xiàn)，你看見的雖然是文字，但Word2003 已經(jīng)把它轉(zhuǎn)換成圖片啦。用E-mail發(fā)送給你的海外親友吧。
45.快速創(chuàng)建和撤銷上下標(biāo)
我們一般創(chuàng)建和撤銷上、下標(biāo)的方法是通過單擊工具欄上的上、下標(biāo)按鈕，其實他們都有快捷鍵可用，掌握和使用它們，讓我們的工作更省時。創(chuàng)建上標(biāo)：[Ctrl+加號]，再按一次即撤消。創(chuàng)建下標(biāo)：[Ctrl+減號]，再按一次即撤銷。
46.快速還原圖形尺寸
有時我人會在文檔中放置一些圖片，并作適當(dāng)?shù)男薷模绻薷牡貌粷M意，想還原后重新來過，可按住Ctrl鍵，用鼠標(biāo)雙擊該圖片，即可快速還原原來的尺寸。
47.快速重復(fù)輸入字符
要想重復(fù)最后一步操作，可按F4鍵。特別是用于重復(fù)輸入某個字符，非常有用。比如我們要輸入“咚咚咚咚咚咚”一組象聲詞，在輸入第一個“咚”以后，按下F4鍵，將在光標(biāo)所在處重復(fù)輸入又一個“咚”，如果你想要重復(fù)復(fù)制大段大段的文件，按F4是絕佳的選擇。
48.快速取消項目編號格式
當(dāng)我們在文檔中輸入了項目編號1，回車之后Word2003 會自動為我們生成項目編號2、3、4、……如果我們想取消這些項目編號，一般的方法比較繁瑣，我有一簡便方法：將文檔全選，然后剪切，再粘貼回去，在Word2003 中的智能標(biāo)記中選[僅保留文本]格式，即可快速取消項目編號。
49.快速選定字符塊
在文件左邊空白處：單擊鼠標(biāo)可以選定一行文字；雙擊則選定整個段落；按住Ctrl鍵單擊鼠標(biāo)，選定全文。
在文檔中：雙擊鼠標(biāo)選定詞組；三擊鼠標(biāo)選定段落；按住Ctrl鍵單擊鼠標(biāo)，選定一個句子。
50.快速插入當(dāng)前日期和時間
一般情況下我們要在文檔中插入日期和時間，所用的方法是打開菜單欄的[插入]下拉菜單，選取[日期與時間]獲得?，F(xiàn)在你可以使用以下這兩個組合鍵快速插入啦，插入日期：[Alt+Shift+D]鍵；插入時間：[Alt+Shift+T]鍵。
51.自動插入頁碼
當(dāng)被編輯的Word 文檔較長時，就需要為其加上頁碼，以方便瀏覽和進一步編輯。手動給每一頁加上頁碼很單調(diào)和麻煩。如何讓Word 文檔自動為被編輯的文檔加上頁碼呢？方法如下：[插入]｜[頁碼]，會出現(xiàn)頁碼編輯對話框。在這里還可以選擇文檔中頁碼的位置、格式等。
52.Word 中巧輸星期
進入[項目符號和編號]對話框[編號]選項卡，單擊[自定義]按鈕，在[編號樣式]一欄內(nèi)只能選擇[1，2，3]或[一，二，三]等樣式，要輸入星期一、二、三怎么辦？其實只須先選中要填充的表格，在[編號樣式]欄內(nèi)選擇[一，二，三]，然后在[編號格式]欄內(nèi)的[一]前輸入[星期]即可。
53.顯示過寬文檔
在打開文檔時，有時會發(fā)現(xiàn)因為文檔過寬，屏幕上顯示不全。這可怎么辦，總不能看一行就拖動一次水平滾動條吧！這時我樣可以重新調(diào)整行的寬度，使其適合文檔窗口的大小。如果使用的是普通視圖或大綱視圖，可以單擊[工具]菜單中的[選項]命令，再單擊[視圖]選項卡，然后選中[窗口內(nèi)自動換行]復(fù)選框即可。我們也可以改變顯示比例使文字適于普通視圖或頁面視圖中的文檔窗口。這時我們可以單擊[視圖]菜單中的[顯示比例]命令，然后選擇[頁寬]選項即可。我們還可以切換到Web版式視圖中，使文字自動換行。
55.在圖片中鍵入文字
如果想在Word2003 文檔中插入的圖片上添加說明之類的文字，可以采用下面的技巧：
首先將圖片插入文檔，單擊“插入”｜“文本框”子菜單下的“橫排”命令。十字光標(biāo)出現(xiàn)后在圖片上建立一個文本框，然后在其中輸入需要的文字。最后打開“設(shè)置文本框格式”對話框，將文本框的填充和線條顏色設(shè)置為“無”，文字就會非常自然地顯示在圖片上
1.如何將Word文檔轉(zhuǎn)換成幻燈片
我們經(jīng)常需要制作內(nèi)容相同的Word文檔和PowerPoint文檔，同時又不想重新進行輸入和制作，這個時候就需要用到Word的文檔轉(zhuǎn)換功能。
其實，Office本身就提供了一種十分方便的各種環(huán)境間文檔轉(zhuǎn)換的方法。方法就是直接把另外一個編輯里的文檔打開。例如，需要將Word文檔轉(zhuǎn)換成PowerPoint文檔時，啟動PowerPoint，單擊“文件”菜單欄，選擇“打開”命令，在打開文件的對話框中把文件類型設(shè)置為“所有文件”，然后選擇已經(jīng)編輯好的Word文檔，單擊“確定”即可實現(xiàn)不同文檔格式的自動轉(zhuǎn)換。
2.如何在沒有安裝Word的計算機上查看文檔
有時用戶需要將制作的文檔拿到其它沒有安裝Word的計算機上使用，如果時間來不及的話，可以不安裝Office，采用以下方法。
在完成文檔編輯后執(zhí)行“文件”菜單下的“另存為網(wǎng)頁”命令，輸出的網(wǎng)頁文件自然可以拿到其他計算機上演示了，而且對作品的效果影響不大，只是一些版式變化。另外，也可以用寫字板來打開Word文件。
3.換頁時不再頻繁敲回車鍵
在編輯文檔時，以常會遇到換頁的情況，大多數(shù)的用戶都會敲很多次的回車鍵以生成新的頁面，這實際上是一個非常不好的習(xí)慣，因為當(dāng)用戶對前面的內(nèi)容再作修改時，會直接影響到版面，所以用戶應(yīng)當(dāng)使用下面的方法：
當(dāng)編輯到需要換頁的位置時，按住“Ctrl”鍵后再按下回車鍵，插入一個分頁符，這樣就完成了換頁的工作，非常方便。
4.微調(diào)各邊距
用戶在進行排版時，通常都會使用鼠標(biāo)左鍵來調(diào)整頁邊距、左右縮進、制表符、表格邊框線等，但有時由于各種原因（如鼠標(biāo)不靈敏，屏幕分辨率較低等），效果不盡人意，不能精確的移到理想的位置，這時可以在調(diào)整的過程中加按鼠標(biāo)右鍵（不釋放左鍵）來進行微調(diào)，可以達到理想的效果。
5.在屏幕提示中顯示快捷鍵
在Microsoft Word中，通過在屏幕提示中顯示快捷鍵。用戶就可以知道最常用Word命令的快捷鍵。在選擇顯示工具欄屏幕提示時，用戶可以指定Word同時顯示該工具欄按鈕的快捷鍵。
執(zhí)行[視圖]菜單上[工具欄]子菜單上的[自定義]命令，在彈出的對話框中選擇[選項]選項卡，選中[顯示關(guān)于工具欄的屏幕提示]復(fù)選框和[在屏幕提示中顯示快捷鍵]復(fù)選框。
6.快速刪除Word不常用的按鈕和菜單
Word中的工具欄上的一些常用按鈕使得編輯文章更加方便，但我們也發(fā)現(xiàn)有些按鈕并不常用，但卻占居了許多寶貴的屏幕空間。其實用戶可以這樣刪除它們：在工具欄空白處單擊鼠標(biāo)右鍵，選擇[自定義]命令，彈出對話框后不要去管它，直接從工具欄上把用戶要刪除的按鈕按住不放，將它拖到屏幕空白處（會出現(xiàn)一個小叉）放開即可刪除，非常方便。
其實還有一個非常容易的方法，只要按下Alt鍵不松開，然后用鼠標(biāo)把相應(yīng)按鈕拖放到工具欄外面即可，利用此法甚至可以刪除Word菜單下不常用的命令。
7.更改菜單打開方式
如果有人的Office xp菜單是以滑動或者展開的動畫效果顯示的，用戶一定覺得夠酷，其實用戶也可以使用這種效果，打開工具菜單下的[自定義]對話框，在[選項]標(biāo)簽中用戶可以看到菜單的打開方式這一項，系統(tǒng)默認是“無”，通過它的下拉菜單用戶可以看到“無”、“任意”、“展開”、“滑動”這幾項，用戶選自己喜歡的方式，就可以看到更酷的效果了。
8.實現(xiàn)文檔的自動滾動
如果你還未使用內(nèi)置滾動的鼠標(biāo)，那么在查看一篇長文檔時，一定會感覺到不停點擊鼠標(biāo)左鍵或拖動滑塊的煩惱，其實Word XP中提供了一個“自動滾動”的功能，為什么不利用一下呢？
從[工具]｜[自定義]下打開[自定義]窗口，從左側(cè)窗口中選中[工具]類別，然后在右側(cè)[命令]下拉列表框中找到[自動滾動]項，再將這個項目拖到Word界面中，隨便找一個地方放置即可，只要你覺得醒目就行了。以后即使你沒有滾動鼠標(biāo)，也可以使用“自動滾動”功能來查看長長的文檔，當(dāng)然如果你想閱讀電子文檔那就更方便了。假如你覺得滾動速度太快，上下移動鼠標(biāo)可以自行調(diào)節(jié)，不需要滾動時只要左擊或右擊均可，相當(dāng)于給你的兩鍵鼠標(biāo)增加了一個免費的滑輪。
9.重命名自定義工具欄
你可以重命名任何已創(chuàng)建的自定義工具欄；但是不能重命名Microsoft Office或Office家族程序提供的內(nèi)置工具欄。
A.在[視圖]菜單上，指向[工具欄]，再單擊[自定義]。
B.單擊[工具欄]選項卡。
C.在[工具欄]框中，單擊要重命名的自定義工具欄。
D.單擊[重命名]。
E.在[工具欄名稱]框中鍵入新名稱，再按Enter鍵即可。
10.將圖片移到全適的位置
當(dāng)用戶有在Word文檔中放置圖片時，它會自動與一個可見的風(fēng)格對齊，以確保所有內(nèi)容整齊的排列。如果需要精確地控制圖片的放置位置，用戶可以在拖動對象時按住“Alt”鍵，以暫時忽略網(wǎng)格。用戶可以看到該圖片將平滑地移動，而不是按照網(wǎng)格間距移動。
如果圖片不需要與文字對齊，用戶可以使用這一技巧。為了確保該功能可用，請用戶雙擊該圖片，然后選擇“版式”選項卡，選擇環(huán)繞方式區(qū)域下非嵌入式的任意放式，最后單擊“確定”按鈕即可。
11.如何在Word中調(diào)整漢字與英文字母間的距離
在中文Word中漢字與英文字母與數(shù)字之間一般都好存在一小段間隔，這個間隔一般有一個空格大小，但我們卻無法刪除掉。例如：我們輸入“中文Windows98的新特性”，在“中文”和“Windows”之間以及“98”與“的”之間都有這段間隔。這雖然有助于突出顯示漢字與英文之間的區(qū)別，使文檔一目了然，但有時我們也需要關(guān)閉些功能，關(guān)閉的方法如下：
a) 按Ctrl+A選定全部文檔；
b) 選擇[格式]｜[段落]｜[中文版式] ；
c) 在[中文版式]選項卡中取消[字符間距]設(shè)置框下面的“中、英文間自動調(diào)整間距”和“中文、數(shù)字間自動調(diào)整間距”選項左邊的復(fù)選框。
12.如何在Word中任意修改字間距
在Word中修改字間距很不直觀，有些用戶甚至不知道該如何設(shè)置字間距，而不得不使用系統(tǒng)默認值。Word的字距有“標(biāo)準”、“加寬”、“緊縮等”三種字間距，它的實際距離不是一塵不變的，而是與文檔中字號的大小有一定的關(guān)系。“加寬”間距則是在“標(biāo)準”的基礎(chǔ)上再增加一個用戶指定的數(shù)值，“緊縮”則是在“標(biāo)準”的基礎(chǔ)上減去一個用戶指定的數(shù)值。由于“加寬”和“緊縮”都是在“標(biāo)準”的基礎(chǔ)上進行調(diào)整，不至于出現(xiàn)字號與字間距不匹配的情況。調(diào)整字間距的方法如下：
a) 選定文本；
b) 選擇[格式][字體][字符間距]選項卡；
c) 在間距下拉列表中選擇適當(dāng)?shù)念愋秃驮鎏砘驕p小的間距數(shù)值。最后“確定”即可。
13.如何在Word中任意修改行距
在Word中提供了很多種標(biāo)準的行距供選擇，在[格式]｜[段落]的[縮進和間距]選項頁，在“行距”框里提供了行距的選擇列表。包括“單倍行距”、“最小行距”等?？墒菢?biāo)準行距并不一定符合我們的需要。例如，我們希望行距盡可能小時用“最小行距”就滿足不了要求。如果我們想要任意設(shè)置行距的大小，必須將行距設(shè)置為“固定值”，然后在右邊的“設(shè)置值”對話框里任意輸入行距的磅數(shù)即可。
14.怎樣使用鍵盤選定文檔中的字符
在鍵盤上同時單擊Shift和方向鍵[→],則可選定[插入點]右邊的一個字符；若同時單擊Shift和方向鍵[←]，則可選定[插入點]左邊的一個字符。
15.用鍵盤選定行
如果在鍵盤上同時單擊Shift和方向鍵[↑],則可選定從[插入點]開始到[插入點]為止的全部字符。如果同時單擊Shift 和方向鍵[↓]，則可選定從[插入點]開始到[插入點]為止的全部字符。。
16.Word“分節(jié)”的妙用
在Word中，“節(jié)”是文檔的一部分，可以在其中單獨設(shè)置某些頁面格式設(shè)置選項，如果需要修改屬性，例如行編號、列數(shù)、頁眉和頁腳時，可創(chuàng)建一個新的節(jié)，并對這個新的節(jié)應(yīng)用新頁面設(shè)置選項。除非插入分節(jié)符，否則Microsoft Word會將整個文檔視為一個節(jié)。分節(jié)符是為表示節(jié)結(jié)束而插入的一個標(biāo)記。分節(jié)符中保存有節(jié)的格式設(shè)置元素，如頁邊距、頁的方向、頁眉和頁腳以及頁碼的順序。分節(jié)符在文檔中顯示為包含有“分節(jié)符”字樣的雙虛線。插入分節(jié)符的方法如下：
單擊文檔中需要插入分節(jié)符的位置，單擊“插入”菜單欄中的“分隔符”命令，出現(xiàn)一個名為“分隔符”的對話框。
在“分節(jié)符類型”下，單擊描述了所需新分節(jié)符開始位置的選項。分節(jié)符類型共有4種：“下一頁”、“連續(xù)”、“奇數(shù)頁”和“偶數(shù)頁”。可根據(jù)需要進行。
17.為部分文檔創(chuàng)建不同的頁眉或頁腳
創(chuàng)建頁眉或頁腳時，Word自動在整理文檔中使用同樣的頁眉或頁腳。要為部分文檔創(chuàng)建不同于其它部分的頁眉或頁腳，需要對文檔進行分節(jié)，然后斷開當(dāng)前節(jié)和前一節(jié)中頁眉或頁腳間的連接。
a) 如果尚未對文檔進行分節(jié)，需要在要使用不同的頁眉或頁腳的新節(jié)起始處插入一個分節(jié)符；
b) 單擊要為其創(chuàng)建不同頁眉或頁腳的節(jié)；
c) 單擊“視圖”菜單中的“頁眉和頁腳”命令。出現(xiàn)“頁眉和頁腳”工具窗口；
d) 單擊“頁眉和頁腳”工具欄上的“同前”按鈕。
e) 修改已有的頁眉或頁腳,或為該節(jié)創(chuàng)建新的頁眉或頁腳。Word后自動對后續(xù)各節(jié)中的頁眉或頁腳進行同樣的修改。
f) 要為下一節(jié)創(chuàng)建不同的頁眉或頁腳面，重復(fù)步驟1到步驟5.
18.讓文檔中的圖片更瘦一些
如果文檔中僅僅只有一些文字內(nèi)容，那么它的個頭通常不會很大，至多幾十KB而已。不過，假如由于某種原因在文檔中插入了幾幅圖片，那么文檔的個頭就會急劇膨脹，不僅編輯和傳輸非常不便,而且打開或保存時也特別緩慢。
不過，我們可以對插入文檔中的圖片進行壓縮處理，選中圖片后，WordXP會自動激活一個圖片工具欄，選中右起第5個工具按鈕，就可以在“壓縮圖片”窗口中選擇“選中的圖片”項，假如你想壓縮文檔中的所有圖片，可以選擇“文檔中的所有圖片”，這里已經(jīng)自動勾選了“壓縮圖片”和“刪除圖片的剪裁區(qū)域”兩個復(fù)選項，單擊“確定”按鈕后，會出現(xiàn)一個對話框告訴你壓縮圖像命令可能會損壞圖像的質(zhì)量，詢問是否進行圖像優(yōu)化，確定后就可以壓縮圖片的身材了。
19.自定義新符號
雖然Word中有很多符號可以直接挑選使用，但總是感覺不夠用，例如人作弧線，這時就只有通過自己來定做了。定做新符號實際上就是使用Word圖片來進行創(chuàng)作，具體操作起來還是比較簡單的，本文文以定做弧線為例簡單地說明其過程。
首先單擊[插入]菜單欄，選擇[對象]，然后在彈出的對話框中選擇[新建]欄中的“MicrosoftWord圖片”項，單擊“確定”，這樣到了圖片的編輯區(qū)中，下面不可以直接在這該區(qū)中繪制一段圓弧。在圓弧下面做一個文本框?qū)懮弦獙懙膱A弧文字，然后將圖片調(diào)整到合適的大小就可以了。
另外，在選擇制作Word圖片時，最好將“浮于文字上方”這個復(fù)選框取消掉。依此方法就可以自己定義各種比較特殊而又要用到的符號了。如果該符號需經(jīng)常用到，也可以加入到自動圖文集中或者將上述過程用宏的方式記錄下來并放到工具欄中，以后想用的時候就可以直接在工具欄中選取了。
20.準確移動文本
在實際編輯文檔過程中，如果使用鼠標(biāo)拖曳的方式移過長的文檔時，由于移動距離遠，會出現(xiàn)移錯位置的事情。實際我們可以采取這樣的方法避免：先選中要移動的文檔，再按[F2]鍵，此時狀態(tài)欄顯示[移動至何處？]，把輸入焦點點到目的地，按回車鍵便可準確移入。
21.頁面邊框
你可以為文檔中每頁的任意一邊或所有邊添加邊框、也可以只為某節(jié)中的頁面、首頁或除首頁以外的所有頁添加邊框。有多種線條樣式和顏色以及各種圖形邊框的頁面邊框。
22.將姓名按姓氏筆劃排序
在舉辦會議或者進行評比時，需要對相關(guān)的人員姓名按照姓氏筆劃進行排序。首先，將需要排序的姓名寫出來，每個姓名要占一行，即輸入結(jié)束后需按“回車”換行，選中所有需要排序的姓名，執(zhí)行[表格]菜單上的[排序]命令。
在[排序文字]對話框里，“排序依據(jù)”項選擇“段落數(shù)”，“類型”項里根據(jù)各自的要求，可以選擇“筆劃”、“數(shù)字”、“拼音”、“日期”四種排序方式，在其后的二選一框里選擇“遞增”或者“遞減”方式，單擊“確定”，雜亂無章的姓氏就被Word排列的井井有條了。
23.鎖定插入的日期和時間
在上面的例子中，我們介紹了如何插入“日期和時間”，如果在插入日期和時間的時候在“日期和時間”對話中選擇了“自動更新”的話，則每次打開該文檔時日期和時間都會變成當(dāng)前的日期和日間。如果用戶不需要時期和時間的自動更新，可以單擊時間和日期處，按下Ctrl+F11組合鍵，這樣就可以鎖定日期和時間了，還有一種一勞永逸的方法，就是按下Ctrl+Shift+F9組合鍵使時間和日期變?yōu)檎５奈谋?，自然就不會自動更新了?nbsp;
24.給正文添加正文邊框
在Word2003中，若要在[頁面視圖]下給文檔添加[正文邊框]，可以單擊[工具]｜[選項]｜[頁面視圖和Web版式視圖選項]下的[正文邊框]。
25.使有格式刷重復(fù)復(fù)制格式
格式刷的用法相信廣大用戶都會，但是每次只能調(diào)整一次格式是不是很不方便呢？
其實只要雙擊“格式刷”按鈕，用戶可以將選定格式復(fù)制到多個位置。再次單擊格式刷或按下“Esc”鍵即可關(guān)閉格式刷。
26.利用不間斷空格使兩個單詞保持在同一行文字里
用戶在錄入一段文字時，經(jīng)常會遇到這樣的情況，一個由多個單詞組成的詞組（如人名）被分隔在兩行文字里，如果遇到這種情況，可以通過一個不間斷空格使該詞組保持在一行文字里。
方法很簡單，選中詞組中每個單詞（除最后一個單詞）后的空格并按下Ctrl+Shift+Space組合鍵即可。
27.巧用“選擇性粘貼”口的“無格式文本”
用戶在制做文檔時經(jīng)常會用到復(fù)制和粘貼的方法，但是直接粘貼的文本有時會出現(xiàn)不希望的格式，如從復(fù)制的網(wǎng)頁文字粘貼到文檔后，四周留下了表格邊框；從其他文檔粘貼過來的文字延續(xù)了源文件中的格式。通過“選擇性粘貼”我們可以讓這些文字按照設(shè)置好的格式出現(xiàn)。
將需要的文字復(fù)制到剪貼板后，執(zhí)行[編輯]菜單上的[選擇性粘貼]命令，在彈出的對話框口選擇“無格式文本”。單擊“確定”按鈕后，粘貼的文字就是無格式的，也就是說它會按照粘貼光標(biāo)位置的格式出現(xiàn)。
28.快速插入一對大括號
將光標(biāo)置于需要插入一對大括號的地方，然后按下Ctrl+F9組合鍵，就可以快速在插入點插入一對大括號，并且將輸入光標(biāo)置于大括號內(nèi)。
29.Word字體隨身攜帶
在日常辦公中，常常需要在另一臺電腦上打印本機Word文檔，如果采用的是Windows系統(tǒng)默認的字體，在另一臺電腦上打印當(dāng)然不會有什么問題，可是如果本機采用的是另外安裝的字體，而另一臺電腦上又未安裝該字體，那么打印時就會變成宋體了。要想又不在另一臺電腦上安裝該字體，又要正確打印出該文檔，我們可以這樣做：執(zhí)行[工具]｜[選項]命令，打開“選項”對話框，點擊“保存”標(biāo)簽，選中“嵌入TrueType字體”，這樣就可以把創(chuàng)建此文檔所用的TrueType字體與文檔保存在一起，當(dāng)在另一臺電腦上打開此文檔時，仍可用這些字體來查看和打印文檔。
注意：1.如果想實現(xiàn)此目的，必須對該文檔使用一種新的樣式；2.你想嵌入的字體只能是TrueType字體；3.這樣的文檔容量比較大，為了減小文檔的體積，可同時選中“只嵌入所用字符”選項；4.在另一臺電腦上打開該文檔時，不能對嵌入的字體文本進行修改，否則會使嵌入的字體丟失。
30.為Word文本加注釋
如果你想為Word的某個文本（如一個新名詞、一個英文縮寫等）加以注釋，而不想讓注釋出現(xiàn)在文檔中，下面兩種方法中的任意一種可以幫助你實現(xiàn)：
○1先選中需要注釋的文本，用[插入]∣[批注]命令，打開[批注]窗口，在其中輸入注釋文字后關(guān)閉該窗口，則該文本被加上黃色底紋（不會打印出來），當(dāng)鼠標(biāo)移至該文本時，注釋文字則顯示在該文本的上方；
○2將光標(biāo)移至需要加注釋的文本后面，用[插入]∣[腳注或尾注]命令，打開[腳注或尾注]對話框，適當(dāng)設(shè)置后確定，則光標(biāo)移至該頁文本的左下方，輸入注釋文本，則在上述文本后面出現(xiàn)一個數(shù)字序號，光標(biāo)移至該序號處，注釋文本即顯示出來（不過該注釋文本會顯示在文檔下方，并能打印出來）。
31.快速輸入特定的短語
我們在用Word2003進行文檔編輯時，像專業(yè)術(shù)語、單位名稱等這些特定的短語，在一篇文章中可能要反復(fù)輸入，如果每次都是一個字（詞）一個字（詞）地去輸入，不僅麻煩、速度慢，而且容易出錯，同時也很難輸入文本的一致性。我利用Word2003的“剪貼板”功能，實現(xiàn)了選定短語的一次性輸入，達到快速、準確、一致之目的。
○1啟動Word2003打開“剪貼板”工具欄。
○2選將特定的短語（如“《中華人民共和國建筑法》”、“《建設(shè)工程質(zhì)量管理條例》”、“建設(shè)工程質(zhì)量監(jiān)督工作”等）輸入到文檔中，然后一個一個的選中，用“復(fù)制”命令逐條加到“剪貼板”中。
○3在需要某一短語的位置，單擊“剪貼板”工具欄上相應(yīng)短語的圖標(biāo)就可以一次性輸入該短語。
○4如果短語太多，記不清某條短語在“剪貼板”上的具體位置也沒關(guān)系，當(dāng)你將鼠標(biāo)指向某條短語時，在左下方即可顯示出該短語，點擊你需要的短語即可（在Word2003中，“剪貼板”上直接會顯示出短語的內(nèi)容）。
32.[水印]文字
給文檔添加的[水印]文字，它可以顯示在文字后，它是可視的，但不會使文字變模糊。我們給文檔添加的[水印]文字，如同給文檔添加的文字一樣，也可以選擇[字體]、[字號]和[顏色]。也可設(shè)置透明和斜線或水平版式等。
33.即時取消后臺打印
失誤是難免的！可能剛剛按完了打印命令后，又后悔不想打印當(dāng)前的文檔了，那么怎樣才能即時取消后臺打印任務(wù)呢？一般來說，大家在發(fā)出打印任務(wù)后，程序會自動將打印任務(wù)設(shè)置為后臺打印，同時在狀態(tài)欄上出現(xiàn)打印機圖標(biāo)，打印機圖標(biāo)旁邊的數(shù)字顯示的是正在打印的頁的頁碼。要想即時取消后臺打印任務(wù)的話，大家只要用鼠標(biāo)雙擊圖標(biāo)就可以了，不過你的動作得快，一定要趕在打印機前面“出手”！
34.讓剪貼不再智能
在文檔中進行刪除文檔操作時，Word會自動刪除多余空格，而當(dāng)插入剪貼板中的內(nèi)容時，Word會在插入內(nèi)容的前后自動添加空格，這就是Word提供的智能剪貼功能。該功能對于英文編輯來說，將省去大家動手增刪空格的麻煩，但對漢字來說，稍有畫蛇添足之嫌。要是想禁用智能剪貼功能，可以首先在“工具”菜單中，依次執(zhí)行[選項]｜[編輯]命令，在“智能剪切和粘貼”設(shè)置框中，單擊“設(shè)置”按鈕，然后清除“自動調(diào)整語句和單詞間隔”復(fù)選框，依次單擊“確定”按鈕就可以了。
35.彎引號變直引號
想要在文檔中輸入“5′16″”，以表示時間為“5分16秒”，你一定無法完成你的操作吧？因為Word2003會自動把你輸入的直引號變成彎引號。其實該轉(zhuǎn)換功能意義不大，因為當(dāng)輸入直引號時，Word2003只能將其替換半角的彎引號，而不是中文標(biāo)點符號要求的全角引號。想在文檔中鍵入直引號，請關(guān)閉該自動功能，方法是：在[工具]菜單中，單擊[自動更正選項]命令，單擊[鍵入時自動套用格式]選項卡，在“鍵入時自動替換”下，清除“直引號替換為彎引號”就可以了。
36.設(shè)置通欄標(biāo)題
設(shè)置通欄標(biāo)題最簡單的辦法是：在對文檔分欄時，不選定[標(biāo)題]，只對文檔的文體部分分欄；然后再對文檔的標(biāo)題進行相應(yīng)的設(shè)置。。
37.縮寫圖像尺寸
Word2003 不僅能改變圖像的大小、亮度、對比度以及設(shè)置圖像格式，而且還能作為一個壓縮軟件，來壓縮圖像，以便縮小圖像所占用的空間。要壓縮圖像時，首先選中指定的圖像，并單擊“圖像”工具欄中的“壓縮”按鈕，或者在菜單欄中依次單擊[視圖][工具欄][圖像]，隨后圖像將會打開一個圖像壓縮對話框，在該對話框中你可以選擇壓縮指定的圖像，也可以選擇壓縮文檔中所有圖像，另外你可以通過設(shè)置圖像分辨率的方法來更改圖像的占用空間。最后筆者要提醒大家的是，一旦對圖像進行了壓縮后，圖像上的色彩會損失一些，而且將再也不能恢復(fù)。
38.編號自動錄入
如果要在普通的文本中輸入編號，許多人都會使用手工的方法來輸入，但如果要輸入的編號有很多的話，手工輸入將變得很麻煩。其實用Word2003 內(nèi)置的虛擬表格功能能很輕松地輸入編號，比如假設(shè)筆者要輸入1到6000的一個編號，只要先在Word2003 中使用插入表格功能，來向編輯文檔中插入一個行數(shù)為1、列數(shù)為6000的表格，然后選中生成的表格，接著選擇格式菜單中的項目符號和編號，選擇第二項編號欄，根據(jù)自己的需要選擇一種編號形式，此時電腦自動生成編號，選中整個表格，用CTRL+X剪切，然后使用選擇性粘貼，選用無文本格式，此時會直接粘貼上編號而不會出現(xiàn)表格了。
39.字母與單詞“分家”
有時想選擇單詞中的某個字母，看似很簡單的操作在Word2003 中卻很難實現(xiàn)，當(dāng)你開始拖動單詞時，Word 總是自動選定整個單詞和其后的空格。這是什么原因呢？其實這是Word2003 提供的自動選定整個單詞功能，該功能使得Word 能在你選定單詞的一部分時，自動選定整個單詞及其后的空格。有時，你發(fā)現(xiàn)無論如何也不能選中某個或幾個漢字，也是該功能在作怪。當(dāng)然，你可指定是否讓Word 自動幫助你選定整個單詞，具體步驟為：在“工具”菜單中，單擊“選項”命令，單擊“編輯”標(biāo)簽，清除或選中“選定時自動選定整個單詞”復(fù)選框就可以了。
40.兩行合一行顯示
這時我們可以請“雙行合一”命令來幫助：將插入點置于希望插入“雙行合一”文字的地方，單擊[格式]菜單中的[中文版式]子菜單，然后單擊[雙行合一]命令，在“文字”文本框中，輸入希望以兩行合并成一行的文字，輸入的文字將顯示在“預(yù)覽”框中。
若要自動輸入包含雙行合一文字的括號，可選中“帶括號”復(fù)選框，然后在“括號類型”框中選擇所需括號，最后單擊確定按鈕即可。
41.字母大小寫快速切換
將所需要更改的文字部分選中，按“Shift+F3”組合鍵可以將所選內(nèi)容在“全部大寫”、“全部小寫”和“首字母大小，其它小寫”之間進行轉(zhuǎn)換，非常便利。例如你輸入了“software”,按一次Shift+F3鍵，它將變?yōu)槭鬃执髮?#8220;Software”；再按一次“Shift+F3”，則變?yōu)槿看髮?#8220;SOFTWARE”；再按一次“Shift+F3”，它又會變?yōu)槿啃憽?nbsp;
42.特大字和特小字
眾所周知，在Word 文檔編輯過程中，選擇適當(dāng)大小的字體，可使文檔美觀大方，并且具有較好的閱讀性。可是Word 文檔字號的默認設(shè)置最大只能為72磅，最小只能為5磅，那么如何輸入比72磅更大或比5磅更小的字呢？操作的步驟是：先選中要修飾的文本，然后單擊菜單“格式”中的“字體”項，直接在“字號（S）”欄輸入所需的磅值即可，字體大小的磅值范圍為1～1638之間，在改變字體大小時，為了更具有直觀性，可反復(fù)使用快捷鍵“Ctrl+]”使字體逐漸增大，使用快捷鍵“Ctrl+[”使字體逐漸變小，直到你滿意為止。
43.自動重新分頁
在使用Word 進行文檔編輯的時候，分頁命令可被自動執(zhí)行。比如正在編輯的文檔超過一頁紙時，它會自動進入到下頁。自動重新分頁是在進行文檔編輯的時候Word 自動執(zhí)行的功能。它主要用于如下情況：
1. 當(dāng)打開一個編輯好的長文檔時，在屏幕最底行的狀態(tài)中會顯示[Word 正在重新分頁]；
2. 編輯過程中對文檔的內(nèi)容進行了插入或刪除等操作后，Word 會在后臺進行自動重新分頁，對于長文檔，Word 則會出現(xiàn)暫時[忙]狀態(tài)，以進行自動重新分頁的操作；
3. 打印時Word 必須先計算出文檔的頁數(shù)，才能進行打印操作，故處于打印預(yù)覽狀態(tài)時也會出現(xiàn)進行自動重新分頁的操作；
4. 編輯文檔過程中正在編寫文檔的目錄或索引。
當(dāng)然Word 的自動功能很多，這里只介紹這幾個，希望能給你帶來收獲。
44.文字快速轉(zhuǎn)換為圖片
如果你發(fā)現(xiàn)E-mail給海外的親友，但對方計算機又沒有中文系統(tǒng)，無法進行漢字瀏覽，是不是很掃興呢？別遺憾，我在辦法，其實我們只要把文字轉(zhuǎn)換為圖片，就會保持文檔格式的原貌，這樣你的海外親友就能讀到祖國的語言啦。將文字快速轉(zhuǎn)換為圖片并不需要專門的圖形編輯器，Word2003 一樣可以做到。方法如下：首先，將編輯的文件存為doc格式，然后將其關(guān)閉。再在Word2003 中新建一個文件，把剛才存盤的那個文件拖到新建的文件中，你會發(fā)現(xiàn)，你看見的雖然是文字，但Word2003 已經(jīng)把它轉(zhuǎn)換成圖片啦。用E-mail發(fā)送給你的海外親友吧。
45.快速創(chuàng)建和撤銷上下標(biāo)
我們一般創(chuàng)建和撤銷上、下標(biāo)的方法是通過單擊工具欄上的上、下標(biāo)按鈕，其實他們都有快捷鍵可用，掌握和使用它們，讓我們的工作更省時。創(chuàng)建上標(biāo)：[Ctrl+加號]，再按一次即撤消。創(chuàng)建下標(biāo)：[Ctrl+減號]，再按一次即撤銷。
46.快速還原圖形尺寸
有時我人會在文檔中放置一些圖片，并作適當(dāng)?shù)男薷?，如果修改得不滿意，想還原后重新來過，可按住Ctrl鍵，用鼠標(biāo)雙擊該圖片，即可快速還原原來的尺寸。
47.快速重復(fù)輸入字符
要想重復(fù)最后一步操作，可按F4鍵。特別是用于重復(fù)輸入某個字符，非常有用。比如我們要輸入“咚咚咚咚咚咚”一組象聲詞，在輸入第一個“咚”以后，按下F4鍵，將在光標(biāo)所在處重復(fù)輸入又一個“咚”，如果你想要重復(fù)復(fù)制大段大段的文件，按F4是絕佳的選擇。
48.快速取消項目編號格式
當(dāng)我們在文檔中輸入了項目編號1，回車之后Word2003 會自動為我們生成項目編號2、3、4、……如果我們想取消這些項目編號，一般的方法比較繁瑣，我有一簡便方法：將文檔全選，然后剪切，再粘貼回去，在Word2003 中的智能標(biāo)記中選[僅保留文本]格式，即可快速取消項目編號。
49.快速選定字符塊
在文件左邊空白處：單擊鼠標(biāo)可以選定一行文字；雙擊則選定整個段落；按住Ctrl鍵單擊鼠標(biāo)，選定全文。
在文檔中：雙擊鼠標(biāo)選定詞組；三擊鼠標(biāo)選定段落；按住Ctrl鍵單擊鼠標(biāo)，選定一個句子。
50.快速插入當(dāng)前日期和時間
一般情況下我們要在文檔中插入日期和時間，所用的方法是打開菜單欄的[插入]下拉菜單，選取[日期與時間]獲得?，F(xiàn)在你可以使用以下這兩個組合鍵快速插入啦，插入日期：[Alt+Shift+D]鍵；插入時間：[Alt+Shift+T]鍵。
51.自動插入頁碼
當(dāng)被編輯的Word 文檔較長時，就需要為其加上頁碼，以方便瀏覽和進一步編輯。手動給每一頁加上頁碼很單調(diào)和麻煩。如何讓Word 文檔自動為被編輯的文檔加上頁碼呢？方法如下：[插入]｜[頁碼]，會出現(xiàn)頁碼編輯對話框。在這里還可以選擇文檔中頁碼的位置、格式等。
52.Word 中巧輸星期
進入[項目符號和編號]對話框[編號]選項卡，單擊[自定義]按鈕，在[編號樣式]一欄內(nèi)只能選擇[1，2，3]或[一，二，三]等樣式，要輸入星期一、二、三怎么辦？其實只須先選中要填充的表格，在[編號樣式]欄內(nèi)選擇[一，二，三]，然后在[編號格式]欄內(nèi)的[一]前輸入[星期]即可。
53.顯示過寬文檔
在打開文檔時，有時會發(fā)現(xiàn)因為文檔過寬，屏幕上顯示不全。這可怎么辦，總不能看一行就拖動一次水平滾動條吧！這時我樣可以重新調(diào)整行的寬度，使其適合文檔窗口的大小。如果使用的是普通視圖或大綱視圖，可以單擊[工具]菜單中的[選項]命令，再單擊[視圖]選項卡，然后選中[窗口內(nèi)自動換行]復(fù)選框即可。我們也可以改變顯示比例使文字適于普通視圖或頁面視圖中的文檔窗口。這時我們可以單擊[視圖]菜單中的[顯示比例]命令，然后選擇[頁寬]選項即可。我們還可以切換到Web版式視圖中，使文字自動換行。
55.在圖片中鍵入文字
如果想在Word2003 文檔中插入的圖片上添加說明之類的文字，可以采用下面的技巧：
首先將圖片插入文檔，單擊“插入”｜“文本框”子菜單下的“橫排”命令。十字光標(biāo)出現(xiàn)后在圖片上建立一個文本框，然后在其中輸入需要的文字。最后打開“設(shè)置文本框格式”對話框，將文本框的填充和線條顏色設(shè)置為“無”，文字就會非常自然地顯示在圖片上
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