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本文轉(zhuǎn)載自：CDA數(shù)據(jù)分析師（ID：cadcdacda）

文 | Sunil Ray
翻譯 | 沙拉丁

介紹

我一直很欣賞EXCEL蘊(yùn)藏的巨大能量。這款軟件不僅具備基本的數(shù)據(jù)運(yùn)算，還能使用它對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析。EXCEL被廣泛運(yùn)用到很多領(lǐng)域，例如：金融建模和商業(yè)預(yù)測(cè)。對(duì)于剛進(jìn)入數(shù)據(jù)分析行業(yè)新手來(lái)說(shuō)，EXCEL可以被當(dāng)做一款入門的軟件。

甚至在學(xué)習(xí)R或Python前，對(duì)于新入門的小白來(lái)說(shuō)，事先掌握一定的EXCEL知識(shí)是百利而無(wú)一害。EXCEL憑借其功能強(qiáng)大的函數(shù)、可視化圖表、以及整齊排列的電子表格功能，使你能夠快速而深入的洞察到數(shù)據(jù)不輕易為人所知的一面。

但與此同時(shí)，EXCEL也有它的一些不足之處，即它無(wú)法非常有效的處理大型數(shù)據(jù)。這是我曾經(jīng)遇到的這個(gè)問(wèn)題。當(dāng)我嘗試使用EXCEL處理含有20萬(wàn)行數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)集時(shí)，就會(huì)發(fā)現(xiàn)EXCEL運(yùn)行的非常吃力。EXCEL并不適用于處理海量數(shù)據(jù)，雖然在某種程度上，可以通過(guò)一些其他的方法讓EXCEL處理大型數(shù)據(jù)集，但我更推薦使用R或Python去處理，而不是EXCEL。

我感到非常榮幸，在我的職業(yè)生涯開始的時(shí)候就接觸到了EXCEL。工作了這么多年后，我已經(jīng)掌握了很多比以前更快處理數(shù)據(jù)的方法。EXCEL有著豐富的函數(shù)，使得我們通常困擾如何選擇最有效的那個(gè)。在這篇文章中，我將會(huì)提到一些關(guān)于EXCEL使用方面的小技巧，從而可以節(jié)省你寶貴的時(shí)間。同時(shí)，這篇文章也適合熱衷于提升自己的數(shù)據(jù)分析技能的人。

提示：如果你認(rèn)為自己可以熟練使用代碼去進(jìn)行數(shù)據(jù)處理方面的運(yùn)算，那么閱讀本文將對(duì)你沒有太多用處。而對(duì)于其他人，我建議你學(xué)習(xí)這些技巧，從而更深入的掌握并理解如何使用。

常用的函數(shù)

1.Vlooup()：它可以幫助你在表格中搜索并返回相應(yīng)的值。讓我們來(lái)看看下面Policy表和Customer表。在Policy表中，我們需要根據(jù)共同字段 “Customer id”將Customer表內(nèi)City字段的信息匹配到Policy表中。這時(shí)，我們可以使用Vlookup()函數(shù)來(lái)執(zhí)行這項(xiàng)任務(wù)。

對(duì)于上面的問(wèn)題，我們可以在F4單元格中輸入公式“=VLOOKUP(B4， $H$4：$L$15， 5， 0)”。按回車鍵后，在City字段下將會(huì)返回所有Customer id為1的城市名稱，然后將公式復(fù)制到其他單元格中，從而匹配所有對(duì)應(yīng)的值。

提示：在復(fù)制公式中請(qǐng)別忘記使用符號(hào)“$”，來(lái)鎖定Customer表的查詢范圍。這被稱之為絕對(duì)引用，也是經(jīng)常容易出錯(cuò)的地方。

2. CONCATINATE()：這個(gè)函數(shù)可以將兩個(gè)或更多單元格的內(nèi)容進(jìn)行聯(lián)接并存入到一個(gè)單元格中。例如：我們希望通過(guò)聯(lián)接Host Name和Request path字段來(lái)創(chuàng)建一個(gè)新的URL字段。

上面的問(wèn)題可以通過(guò)使用公式“ =concatenate(B3，C3)” 并且下拉復(fù)制公式來(lái)解決。

提示：相對(duì)于“concatenate”函數(shù)，我更傾向于使用連接符“&”來(lái)解決上述問(wèn)題，公式為“= B3&C3”。

3. LEN()-這個(gè)公式可以以數(shù)字的形式返回單元格內(nèi)數(shù)據(jù)的長(zhǎng)度，包括空格和特殊符號(hào)。

示例：=Len(B3) =23

4. LOWER()， UPPER() and PROPER()—這三個(gè)函數(shù)用以改變單元格內(nèi)容的小寫、大寫以及首字母大寫（即每個(gè)單詞的第一個(gè)字母）。

在數(shù)據(jù)分析的項(xiàng)目中，這些函數(shù)對(duì)于將不同大小寫形式的內(nèi)容轉(zhuǎn)換成統(tǒng)一的形式將會(huì)非常有用。否則，處理這些具有不同特征的內(nèi)容將會(huì)非常麻煩。

下面的截圖中，A列有五種形式的內(nèi)容，而B列只有兩種，這是因?yàn)槲覀円呀?jīng)將內(nèi)容轉(zhuǎn)換成了小寫。

5. TRIM()：這是一個(gè)簡(jiǎn)單方便的函數(shù)，可以被用于清洗具有前綴或后綴的文本內(nèi)容。通常，當(dāng)你將數(shù)據(jù)庫(kù)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行轉(zhuǎn)儲(chǔ)時(shí)，這些正在處理的文本數(shù)據(jù)將會(huì)保留字符串內(nèi)部作為詞與詞之間分隔的空格。并且，如果你對(duì)這些內(nèi)容不進(jìn)行處理，后面的分析中將產(chǎn)生很多麻煩。

6. If()：我認(rèn)為在EXCEL眾多函數(shù)之中最有用的一個(gè)。當(dāng)特定的事件在某個(gè)條件下為真，并且另一個(gè)條件為假時(shí)，可以使用這個(gè)公式來(lái)進(jìn)行條件運(yùn)算。例如：你想對(duì)每個(gè)銷售訂單進(jìn)行評(píng)級(jí)，“高級(jí)”和“低級(jí)”。假設(shè)銷售額大于或等于5000，則標(biāo)記為“高級(jí)”，否則被標(biāo)記為“低級(jí)”。

由數(shù)據(jù)得出結(jié)論

1. 數(shù)據(jù)透視表：每當(dāng)你在處理公司的數(shù)據(jù)時(shí)，你需要從“北區(qū)分公司貢獻(xiàn)的收入是多少？”或“客戶購(gòu)買產(chǎn)品A訂單的平均價(jià)格是多少？”以及許多類似的其它問(wèn)題中尋找答案。

EXCEL的數(shù)據(jù)透視表將會(huì)幫你輕松的找到這些問(wèn)題的答案。數(shù)據(jù)透視表是一款用于匯總?cè)纾河?jì)數(shù)，求平均值，求和，以及其他依據(jù)相關(guān)選擇進(jìn)行特征計(jì)算的功能。它可以將數(shù)據(jù)表轉(zhuǎn)換為反應(yīng)數(shù)據(jù)結(jié)論的表格，從而幫助你做出決策。請(qǐng)看下面的截圖：

從上圖可以看出，左邊的表格中有銷售產(chǎn)品的細(xì)節(jié)內(nèi)容，即以區(qū)域分布和產(chǎn)品的對(duì)應(yīng)關(guān)系匹配到每一個(gè)客戶。在右邊的表格中，我們按不同區(qū)域進(jìn)行了匯總，并且?guī)椭覀兊贸隽四蠀^(qū)有著最高銷售額的結(jié)論。

創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表的方法：

第一步：點(diǎn)擊數(shù)據(jù)列表內(nèi)的任何區(qū)域，選擇：插入—數(shù)據(jù)透視表。EXCEL將會(huì)自動(dòng)選擇包含數(shù)據(jù)的區(qū)域，包括標(biāo)題名稱。如果系統(tǒng)自動(dòng)選擇的區(qū)域不正確，則可人為的進(jìn)行修改。建議將數(shù)據(jù)透視表創(chuàng)建到新的工作表，點(diǎn)擊New Worksheet（新工作表），然后點(diǎn)擊OK。

第二步：現(xiàn)在，你可以看到數(shù)據(jù)透視表的選項(xiàng)板了，包含了所有已選的字段。你要做的就是把他們放在選項(xiàng)板的過(guò)濾器中，就可以看到在左邊生成相應(yīng)的數(shù)據(jù)透視表。

從上圖可以看到，我們將“Region”放入行，“Productid”放入列中，“Premium”放入值中?，F(xiàn)在，數(shù)據(jù)透視表中展示了“Premium”按照不同區(qū)域、不同產(chǎn)品費(fèi)用的匯總情況。你也可以選擇計(jì)數(shù)、平均值、最小值、最大值以及其他的統(tǒng)計(jì)指標(biāo)。

2.創(chuàng)建圖表：在EXCEL里面創(chuàng)建一個(gè)圖表，你只要選擇相應(yīng)的數(shù)據(jù)，然后按F11，就會(huì)自動(dòng)生成系統(tǒng)默認(rèn)的圖表。除此之外，你可以手工改變不同的圖表類型。如果你傾向于在當(dāng)前工作表中生成圖表，可以按ALT F1，而不是F11。

當(dāng)然，在任何一種情況下，只要你創(chuàng)建了圖表，就可以通過(guò)定義特定數(shù)據(jù)源來(lái)展示期望的信息。

數(shù)據(jù)清洗

1.刪除重復(fù)值：EXCEL有內(nèi)置的功能，可以刪除表中的重復(fù)值。它可以刪除所選列中所含的重復(fù)值，也就是說(shuō)，如果選擇了兩列，就會(huì)查找兩列數(shù)據(jù)的相同組合，并刪除。

如上圖所示，可以看到A001 和 A002有重復(fù)的值，但是如果同時(shí)選定“ID”和“Name”列，將只會(huì)刪除重復(fù)值（A002，2）。

按照下列步驟操作可以刪除重復(fù)值：選擇所需數(shù)據(jù)-轉(zhuǎn)到數(shù)據(jù)面板-刪除重復(fù)值

2.文本分列：假設(shè)你的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在一列中，如下圖所示：

如上如所示，我們可以看到A列中單元格內(nèi)容被“；”所區(qū)分。我們需要將其進(jìn)行分列，建議使用EXCEL的文本分列功能。按照下面的步驟可以實(shí)現(xiàn)分列：

1.選擇A1：A6

2.點(diǎn)擊：數(shù)據(jù)—分列

上圖中，有兩個(gè)選項(xiàng)，“分隔符號(hào)”和“固定寬度”。我選擇“分隔符號(hào)”是因?yàn)橛蟹指舴?；”。如果我們希望按照寬度分列，例如：前四個(gè)字符為第一列，第五到第十個(gè)字符為第二列，則可以選擇按固定寬度分列。

3.點(diǎn)擊下一步—點(diǎn)擊“分號(hào)”，然后下一步，然后點(diǎn)擊完成。

基本的快捷鍵

通過(guò)快捷鍵來(lái)瀏覽單元格或更快速地輸入公式的是最佳的途徑。下面列出了最常用的幾種快捷鍵：

1.按Ctrl [向下|向上箭頭]：移動(dòng)到當(dāng)前列的最底部或最頂部，按Ctrl [向左|向右箭頭]，移動(dòng)到當(dāng)前行的最左端和最右端。

2.按Ctrl Shift 向下/向上箭頭：選擇包括從當(dāng)前單元格直到最頂部或最底部范圍內(nèi)的數(shù)據(jù)。

3.Ctrl Home：定位到單元格A1

4.Ctrl End：導(dǎo)航到包含數(shù)據(jù)的最右下角的單元格

5.ALT F1：創(chuàng)建基于所選數(shù)據(jù)集的圖表。

6.按Ctrl Shift L：激活自動(dòng)篩選數(shù)據(jù)功能。

7.Alt 向下箭頭：打開下拉自動(dòng)篩選的菜單。

8.ALT D S：要排序的數(shù)據(jù)集

9.按Ctrl O：打開一個(gè)新的工作簿

10.按Ctrl N：創(chuàng)建一個(gè)新的工作簿

11.F4：選擇范圍，并且按F4鍵，可以將數(shù)據(jù)引用改為絕對(duì)引用，混合引用，相對(duì)引用。

注意：這不是一個(gè)詳盡的清單，從字面上講，我使用快捷鍵完成了平日工作的80%。

后記

EXCEL作為使用最廣泛的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析軟件，無(wú)論你是小白還是資深用戶，總會(huì)有一些東西值得你去學(xué)習(xí)。

原文鏈接：https://www.analyticsvidhya.com/blog/2015/11/excel-tips-tricks-data-analysis/

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本文轉(zhuǎn)載自：CDA數(shù)據(jù)分析師（ID：cadcdacda）