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在Excel數(shù)據(jù)表中，重復(fù)數(shù)據(jù)是常見的事情。有時候需要將空白單元格以重復(fù)的數(shù)據(jù)填充上，有時候又會需要將重復(fù)數(shù)據(jù)項刪除掉，有時候還需要統(tǒng)計有多少重復(fù)數(shù)據(jù)項等。這些都是Excel重復(fù)數(shù)據(jù)項的操作。

1.  批量填充重復(fù)數(shù)據(jù)

在Excel中，快速數(shù)據(jù)填充功能可以用來批量填充重復(fù)數(shù)據(jù)，還可以借助ctrl+Enter組合鍵來快速批量填充重復(fù)數(shù)據(jù)。

示例1：

圖1所示的數(shù)據(jù)表中，第3行~第11行員工所屬的分公司為“北京”，而第13行~第20行員工所屬的分公司為“東京”。如何將空缺的數(shù)據(jù)快速填充上？

操作步驟：

1)       在圖 1中選中需要填充數(shù)據(jù)的列（D列）。

2)       按“F5”，彈出“定位”對話框，在“定位”對話框中單擊“定位條件”按鈕，彈出“定位條件”對話框，如圖 2所示。在“定位條件”對話框中選擇“空值”單選按鈕，單擊“確定”按鈕。

3)       然后在編輯欄中輸入“=D2”（D2單元格數(shù)值為“北京”），再按Ctrl+Enter組合鍵。此時D列中的空單元格中將批量填充上相應(yīng)的內(nèi)容，如圖 3所示。

2.  刪除重復(fù)項

EXCEL刪除重復(fù)數(shù)據(jù)有多種方法。

示例2：

在圖 3（填充后的數(shù)據(jù)表）所示的數(shù)據(jù)清單中，將重復(fù)的分公司項去掉（即每個分公司只取一條記錄）。

方法一：借助高級篩選功能

具體步驟：

1）    選中D列。

2）    點選“數(shù)據(jù)—>排序與篩選—>高級(篩選)”命令，打開“高級篩選”對話框，如圖 4所示。

3）    在圖 4中，點選“選擇不重復(fù)的記錄”復(fù)選框，同時可以選擇將篩選結(jié)果復(fù)制到其他位置（如J列）。點擊“確定”，最終結(jié)果如圖 5的J列所示。

%小提示：

如果本例中想刪除的重復(fù)項不只是“分公司”一列，而是想刪除重復(fù)的記錄行（即A：H列完全相同的記錄），那么只需在圖 4中的“列表區(qū)域”設(shè)定為整個數(shù)據(jù)區(qū)即可（即A1:H43）。

方法二：借助“刪除重復(fù)項”功能

具體步驟：

1）    將光標(biāo)放置在數(shù)據(jù)區(qū)域內(nèi)。

2）    點選“數(shù)據(jù)—>數(shù)據(jù)工具—>刪除重復(fù)項”命令，打開“刪除重復(fù)項”對話框，如圖 6所示。

3）    在圖 6中，選中“分公司”前面的復(fù)選框，其他列的復(fù)選框取消，然后點擊“確定”，最終將提示刪除了多少重復(fù)項，并得到結(jié)果如圖 7所示。

3.  重復(fù)數(shù)據(jù)的統(tǒng)計

示例3：

如何統(tǒng)計圖 3（填充后的數(shù)據(jù)表）所示的數(shù)據(jù)清單中，各個分公司各有多少個員工。

操作步驟：

1)       在圖 3中，選中D列任一單元格。

2)       點選“開始—>編輯—>排序與篩選—>升序”命令（或者點選“數(shù)據(jù)—>排序和篩選—>排序”命令，打開排序?qū)υ捒騺矶x），將數(shù)據(jù)表按D列進(jìn)行排序。

3)       點選“數(shù)據(jù)—>分級顯示—>分類匯總”命令，打開分類匯總對話框，如圖 8所示。在該對話框中，將“分類字段”設(shè)為“分公司”，“匯總方式”設(shè)為“計數(shù)”，“選定匯總項”中選中“序號”復(fù)選框（每個人對應(yīng)一個序號），其它復(fù)選框都去掉。單擊“確定”，將得到結(jié)果如圖 9所示。

4)       在圖 9中，點擊名稱框下方的“

%小提示：

統(tǒng)計重復(fù)數(shù)據(jù)項借助了分類匯總功能。值得注意的是，分類匯總前必須先對分類字段進(jìn)行排序（如本例中需先對分公司列進(jìn)行排序）。

文章來自   職場達(dá)人每日一招。