GTD理論是戴維·艾倫《搞定》系列的精華所在，也是時(shí)間管理的重要理論。簡(jiǎn)單歸納為“收集、加工、組織整理、回顧、執(zhí)行”五個(gè)步驟。
GTD理論在實(shí)踐中有很多延伸發(fā)展和靈活運(yùn)用。易效能葉武濱老師就將其簡(jiǎn)化為“收集、排程、執(zhí)行”三步驟。
在我對(duì)GTD理論的實(shí)踐過程中，對(duì)GTD理論總結(jié)規(guī)劃為4個(gè)步驟——“收集清空、加工整理、行動(dòng)執(zhí)行、復(fù)盤反思”。
收集的目的是清空大腦。無(wú)論在工作、生活、家庭等各方面，我們?nèi)粘６加泻芏嗍虑橐幚怼?/p>
這些事有的是要事、有的是雜事，有的緊迫、有的可以拖延，有的需要當(dāng)下完成、有的可以等待未來(lái)。無(wú)論事情是何種類，都會(huì)占用我們大腦的CPU，浪費(fèi)我們的精力。
運(yùn)用GTD，首先就是百分百捕獲一切未盡事宜、待辦事項(xiàng)，搜尋一切不分大小、輕重、緩急的事項(xiàng)。只要等待處理、需要改進(jìn)、計(jì)劃實(shí)施的事項(xiàng)統(tǒng)統(tǒng)收集、一網(wǎng)打盡。
收集的工具既可以是實(shí)物，如工作籃、記事本，也可以是手機(jī)APP（如奇妙清單、OmniFocus等）、錄音設(shè)備、電子郵箱。收集工具要方便隨時(shí)記錄、隨時(shí)修改，越簡(jiǎn)單、越便于攜帶，越利于平時(shí)及時(shí)整理清空，越能發(fā)揮最大效用。
收集事務(wù)的種類根據(jù)不同人也有不同分類，但總體涵蓋：辦公環(huán)境、職業(yè)發(fā)展、財(cái)務(wù)管理、計(jì)劃組織、公司管理、個(gè)人學(xué)習(xí)、溝通協(xié)調(diào)、家庭關(guān)系、娛樂休閑、衣食住行等種類。
按照這種大體分類原則，一般人起碼都能收集到50項(xiàng)以上的待辦事項(xiàng)。我們的大腦都很想偷懶，能不記憶就堅(jiān)決不記憶。列出所有事項(xiàng)后，大腦會(huì)感到無(wú)比的輕松。
需要注意的是：
為了保持思維的連貫性，第一次收集不要進(jìn)行分類處理，統(tǒng)統(tǒng)放進(jìn)收集箱；
在收集過程的時(shí)間跨度上可能會(huì)達(dá)到幾小時(shí)甚至1周時(shí)間，但務(wù)求第一次將能想到的全部放進(jìn)收集箱；
如果收集的東西太多，一個(gè)實(shí)物工作籃裝不下，對(duì)較大的物品可以用一個(gè)紙條代替；
如果發(fā)現(xiàn)是垃圾應(yīng)該立即倒掉，垃圾既包括實(shí)物垃圾，也包括那些“四象限”法則中“不重要也不緊急”的事項(xiàng)，防止它們進(jìn)入下一步的打掃和整理的程序；
對(duì)以前任務(wù)清單未完成的事項(xiàng)或臨時(shí)想到的事項(xiàng)，需要一并進(jìn)行歸納收集。
完成事項(xiàng)收集后，需要對(duì)事項(xiàng)進(jìn)行分類和整理。分類整理的原則需要參考“四象限”法則的重要程度和緊急程度的判斷標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)行具體區(qū)分。
我們重點(diǎn)對(duì)重要且緊急、重要不緊急、緊急而不重要的事項(xiàng)進(jìn)行整理，不重要不緊急的事項(xiàng)可以不用考慮。明確事項(xiàng)分類后，需要明確下一步是否采取行動(dòng)。
對(duì)需要采取行動(dòng)的，要思考兩個(gè)問題：
一是完成這個(gè)任務(wù)能達(dá)到什么樣的效果，帶來(lái)什么樣的影響？這樣可以判定自己投入的時(shí)間和精力，確定項(xiàng)目清單、存儲(chǔ)系統(tǒng)、日程表、具體行動(dòng)、未來(lái)也許和等待委托等具體的分類。
二是下一步需要采取的具體行動(dòng)是什么？下一步行動(dòng)是指那些可執(zhí)行可操作的具體行動(dòng)，完成了可以推動(dòng)整個(gè)事項(xiàng)向既定目標(biāo)發(fā)展。這個(gè)行動(dòng)必須是具體的步驟，實(shí)實(shí)在在、真實(shí)明確的活動(dòng)。比如，“吃晚飯”就不如“晚上和女朋友到XX餐廳吃自助”更加具體明確。
——如果該事項(xiàng)屬于項(xiàng)目類別，就是包含了一系列具體行動(dòng)，需要進(jìn)行任務(wù)細(xì)化分解，將項(xiàng)目分解為具體的行動(dòng)和階段性目標(biāo)。比如“通過雅思考試”就是一個(gè)項(xiàng)目，需要分解為購(gòu)買學(xué)習(xí)資料、報(bào)名、參加培訓(xùn)班、自我考核、參加考試等多個(gè)行動(dòng)。
——如果該事項(xiàng)屬于項(xiàng)目規(guī)劃和輔助性的資料，就需要我們對(duì)這些資料進(jìn)行系統(tǒng)整理，可以按事項(xiàng)性質(zhì)、時(shí)間期限、項(xiàng)目名稱等分類建立索引目錄，逐個(gè)打上標(biāo)簽，確保60秒內(nèi)高效調(diào)用資料。
——如果該事項(xiàng)屬于日程表事項(xiàng)，需要在指定時(shí)間、日期完成的行動(dòng)，我們要把該事項(xiàng)及時(shí)整理到日程表系統(tǒng)，設(shè)立提醒時(shí)間、注意事項(xiàng)和完成計(jì)劃。
——如果該事項(xiàng)屬于下一步行動(dòng)清單，首先我們需要根據(jù)辦公室、電腦、電話、外出、家里、未來(lái)也許、等待委托等情境進(jìn)行分類，其次再根據(jù)行動(dòng)時(shí)間和緊急程度，做出三種選擇：
1、如果2分鐘內(nèi)可以搞定的話，不要猶豫，馬上完成。2分鐘僅是一個(gè)指導(dǎo)原則，既可以把時(shí)間延長(zhǎng)到5到10分鐘，當(dāng)然也可以縮短至一分鐘或30秒。比如吃飯后馬上洗碗，加微信、QQ順手添加備注名，用完物品立即歸于原處。
2、指派他人。如果你不是自己完成任務(wù)的最佳人選，可以選擇委托方式。委托方式依次可選擇為：最恰當(dāng)?shù)氖墙o對(duì)方發(fā)一封電子郵件，其次寫一張紙條，再次發(fā)條語(yǔ)音留言或短信，最后可直接與他對(duì)話或當(dāng)面打電話。對(duì)委托事項(xiàng)，要及時(shí)跟蹤，并在每個(gè)委派他人處理的任務(wù)上，標(biāo)明具體的日期。
3、推遲執(zhí)行。如果一項(xiàng)行動(dòng)超過2分鐘，而自己又是最佳人選，那就把事務(wù)放進(jìn)清單系統(tǒng)，在以后有時(shí)間的時(shí)候再完成。
——如果該事項(xiàng)是一個(gè)需要等候別人完成的任務(wù)，我們只需要關(guān)心事務(wù)完成的結(jié)果，不用非要關(guān)心具體的過程。
——如果該事項(xiàng)屬于將來(lái)也許要做的，不能確定何時(shí)進(jìn)行，如想培養(yǎng)的興趣愛好、想要學(xué)習(xí)的重要技能、想去非洲大草原等，那就先記入未來(lái)也許清單，待時(shí)機(jī)成熟再去執(zhí)行。
對(duì)于不需要采取的行動(dòng)有三種情況：
一是無(wú)用的垃圾，要及時(shí)丟入垃圾桶；
二是目前沒有必要行動(dòng)，但日后需要處理，可以放入自己孵化系統(tǒng)，列入將來(lái)事項(xiàng)清單和備忘錄清單；
三是屬于參考資料的，有潛在利用價(jià)值的可以歸檔為參考資料系統(tǒng)，不需要采取行動(dòng)，但要確保方便查看回顧。
行動(dòng)執(zhí)行主要是針對(duì)屬于下一步行動(dòng)清單的事項(xiàng)，不能在2分鐘內(nèi)完成，又需要安排時(shí)間執(zhí)行。
做出具體的執(zhí)行行動(dòng)需要考慮4個(gè)標(biāo)準(zhǔn)：
一是明確情境。根據(jù)不同的情境分類，安排不同類型的事務(wù)。盡量在同一情境完成類似事務(wù)。比如，外出時(shí)進(jìn)行車輛保養(yǎng)時(shí)可在旁邊商場(chǎng)購(gòu)物，開會(huì)議事盡量將近期議題一同討論決定，給客戶打電話時(shí)一次性將重要客戶逐個(gè)打完，這樣根據(jù)情境合并同類事項(xiàng)能夠有效提高辦事效率，減少任務(wù)切換時(shí)間。
二是考慮多少時(shí)間投入。執(zhí)行一項(xiàng)具體行動(dòng)，要充分預(yù)估完成的時(shí)間長(zhǎng)短，盡量留出余量，避免出現(xiàn)上下銜接問題。比如安排一天事務(wù)，不能太過緊湊，連吃飯休息時(shí)間都沒有，至少應(yīng)預(yù)留50%的機(jī)動(dòng)時(shí)間。因?yàn)槿瞬皇菣C(jī)器，既不能長(zhǎng)時(shí)間超負(fù)荷運(yùn)轉(zhuǎn)，也不能準(zhǔn)確預(yù)測(cè)未知的突發(fā)事件。
三是估量自己有多少精力。我們倡導(dǎo)在高精力時(shí)吃青蛙——就是在生理黃金時(shí)間堅(jiān)持要事第一，在低精力時(shí)吃蝌蚪——利用零碎時(shí)間做小事。例如，在高精力時(shí)，提高專注力，運(yùn)用番茄鐘工作法，高效完成要事；當(dāng)精神疲憊、體力不支時(shí)，就可以拿出小事清單來(lái)執(zhí)行，花費(fèi)極少的精力和創(chuàng)造力就能完成，比如閑時(shí)瀏覽網(wǎng)頁(yè)、錄入電話號(hào)碼、地址信息文件夾整理、資料備份、手機(jī)相冊(cè)清理等。
四是評(píng)估任務(wù)重要性。執(zhí)行任務(wù)要明確事項(xiàng)的重要程度，是否符合自己的價(jià)值判斷標(biāo)準(zhǔn)、目標(biāo)愿景，對(duì)于那些高價(jià)值的事情即使收效緩慢也要堅(jiān)持做下去，對(duì)那些價(jià)值不大又浪費(fèi)時(shí)間的事即使容易也不能做。
根據(jù)行動(dòng)清單的標(biāo)準(zhǔn)，我們就可以對(duì)年、月、周的目標(biāo)細(xì)化分解，確立日行動(dòng)清單。日行動(dòng)清單專注一天的行動(dòng)，專注當(dāng)下的事務(wù)。而在一天的行動(dòng)中，我們必須堅(jiān)持首先吃三個(gè)青蛙——完成三件重要的事，其他不重要的事即使沒完成也不用感到可惜。
對(duì)那些別人委托的緊急突發(fā)事件，如果可以2分鐘內(nèi)搞定，就盡快搞定，避免別人等太久；如果超過2分鐘，需要另外安排計(jì)劃執(zhí)行，這樣可以避免原計(jì)劃的中斷、一直處于忙于應(yīng)對(duì)外界的狀態(tài)。
在執(zhí)行具體行動(dòng)的同時(shí)，我們還要兼顧那些重要而不緊急的項(xiàng)目清單事務(wù)，做好統(tǒng)籌安排。這樣可以促進(jìn)你整個(gè)時(shí)間管理系統(tǒng)的平衡，實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)短目標(biāo)的有機(jī)結(jié)合。
復(fù)盤是升級(jí)能力的重要手段，可以幫助我們避免犯同樣的錯(cuò)誤，校驗(yàn)行動(dòng)方向，認(rèn)清問題背后的本質(zhì)，并發(fā)現(xiàn)和產(chǎn)生新的想法和知識(shí)。
復(fù)盤的一般程序是回顧過程、反思原因、探究規(guī)律、提升能力?；仡櫋⒎此?、探究是復(fù)盤的過程，提升是復(fù)盤的結(jié)果。
聯(lián)想公司歷來(lái)推崇復(fù)盤。沙盤推演（Preview）—執(zhí)行（Do）—復(fù)盤（Fupan），被稱為柳傳志環(huán)。執(zhí)行之前進(jìn)行沙盤推演，執(zhí)行之后再進(jìn)行復(fù)盤。這相當(dāng)于讓人三次做同一件事情。沙盤推演讓他有預(yù)案，執(zhí)行讓他有實(shí)際經(jīng)歷，復(fù)盤讓他事后重來(lái)。
我們做好時(shí)間管理，也同樣要對(duì)事務(wù)的計(jì)劃執(zhí)行進(jìn)行復(fù)盤，對(duì)照目標(biāo)評(píng)價(jià)結(jié)果，進(jìn)行情景再現(xiàn)，分析得失利弊，探究總結(jié)規(guī)律。
做好復(fù)盤，重點(diǎn)檢查的內(nèi)容為項(xiàng)目清單、日程表、下一步行動(dòng)清單和等待委托清單。
——復(fù)盤項(xiàng)目清單需要關(guān)注具體行動(dòng)進(jìn)程，掌握項(xiàng)目進(jìn)度，做好行動(dòng)規(guī)劃；
——復(fù)盤日程表，需要將指定日期、確定的行動(dòng)逐項(xiàng)完成，不能遺漏；
——復(fù)盤行動(dòng)清單，要合理安排時(shí)間和情境，做到統(tǒng)一規(guī)劃，爭(zhēng)取較短時(shí)間完成更多的事務(wù)；
——復(fù)盤等待委托清單，關(guān)注他人完成事務(wù)的結(jié)果，確定自己的行動(dòng)計(jì)劃。
提高復(fù)盤效率有以下基本原則：
一是堅(jiān)持日、周、月、年及長(zhǎng)期目標(biāo)的一致性。復(fù)盤時(shí)間序列由短到長(zhǎng)，日行動(dòng)是對(duì)周目標(biāo)的細(xì)化，周目標(biāo)是對(duì)月目標(biāo)的分解，月目標(biāo)是年目標(biāo)的具化，年目標(biāo)是長(zhǎng)期乃至人生目標(biāo)的階段。復(fù)盤時(shí)認(rèn)真核對(duì)這種連貫性和平衡性，根據(jù)終極目標(biāo)反思執(zhí)行過程，適時(shí)調(diào)整行動(dòng)。
二是保持清單的最新?；仡櫽?jì)劃清單和執(zhí)行結(jié)果，要及時(shí)清空大腦，捕捉一切隨時(shí)涌現(xiàn)的新項(xiàng)目清單、行動(dòng)清單、委托等待清單、將來(lái)也許清單和輔助資料系統(tǒng)，發(fā)揮創(chuàng)造性和想象力，搜集奇思怪想，保持各個(gè)清單系統(tǒng)的最新實(shí)時(shí)調(diào)整。
三是留出專注的時(shí)間進(jìn)行反思回顧。不管有多忙碌，也要堅(jiān)持進(jìn)行思考?？梢詧?jiān)持每日寫晨間日記，寫出每日三件重要的事、昨日成就回顧、多完成的事、未完成的事、明白的道理等內(nèi)容。每周、月、年也要安排專門時(shí)間做好復(fù)盤，不僅回顧總結(jié)已完成的事，還要制定下一階段的行動(dòng)計(jì)劃，對(duì)照目標(biāo)進(jìn)行系統(tǒng)調(diào)整。
GTD不簡(jiǎn)單，是因?yàn)樗旧硖N(yùn)含大智慧，屬于思想模型范疇；GTD不復(fù)雜，是因?yàn)樗鼒?zhí)行的過程環(huán)環(huán)相扣、道法自然、清晰明了。
扎扎實(shí)實(shí)做好收集清空、加工整理、行動(dòng)執(zhí)行、復(fù)盤反思，可以在我們向著人生高峰攀爬路途中，為每一步都規(guī)劃姿勢(shì)、銘刻印記、積累小勝。
GTD也是一種人生的核心算法，在我們大量重復(fù)執(zhí)行后，能讓你的軟肋變?yōu)殒z甲，能讓你的堅(jiān)硬變得無(wú)堅(jiān)不摧。
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